Πώς να υπολογίσετε τη μισθοδοσία για μικρές επιχειρήσεις

Ο σωστός υπολογισμός της μισθοδοσίας είναι μία από τις σημαντικότερες ευθύνες στη λειτουργία μιας επιχείρησης. Οι εργαζόμενοι περιμένουν να πληρώνονται σωστά και εγκαίρως, ενώ οι κρατικοί φορείς περιμένουν να παρακρατούνται και να αποδίδονται οι σωστοί φόροι και κρατήσεις. Ένα σφάλμα στη μισθοδοσία μπορεί να οδηγήσει σε δαπανηρά πρόστιμα, δυσαρέσκεια των εργαζομένων και ζητήματα συμμόρφωσης που είναι δύσκολο να διορθωθούν αργότερα.

Για τους νέους επιχειρηματίες, η μισθοδοσία μπορεί αρχικά να φαίνεται υπερβολικά περίπλοκη. Η διαδικασία περιλαμβάνει περισσότερα από το να πολλαπλασιάσετε τις ώρες με την ωριαία αμοιβή. Πρέπει επίσης να λάβετε υπόψη υπερωρίες, μισθολογικά προγράμματα, προ φόρου και μετά φόρου κρατήσεις, εργοδοτικούς φόρους μισθοδοσίας και τοπικούς ή πολιτειακούς κανόνες που μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με το πού δραστηριοποιείται η επιχείρησή σας.

Αυτός ο οδηγός αναλύει τη μισθοδοσία σε σαφή βήματα, ώστε να μπορείτε να υπολογίζετε τις αποδοχές με σιγουριά και να δημιουργήσετε μια διαδικασία που κλιμακώνεται μαζί με την επιχείρησή σας.

Τι περιλαμβάνει η μισθοδοσία

Πριν υπολογίσετε τη μισθοδοσία, είναι χρήσιμο να κατανοήσετε τα επιμέρους στοιχεία που εμπλέκονται σε κάθε περίοδο πληρωμής:

• Μεικτές αποδοχές: Το συνολικό ποσό που κερδίζει ένας εργαζόμενος πριν από φόρους ή κρατήσεις.
• Αμοιβή υπερωριών: Πρόσθετη αμοιβή που οφείλεται για επιλέξιμες ώρες εργασίας πέρα από το κανονικό όριο.
• Προ φόρου κρατήσεις: Εισφορές που μειώνουν το φορολογητέο εισόδημα, όπως ορισμένες εισφορές σε ασφάλιση υγείας ή συνταξιοδοτικά προγράμματα.
• Μετά φόρου κρατήσεις: Ποσά που παρακρατούνται μετά τους φόρους, όπως κατασχέσεις μισθού ή ορισμένες προαιρετικές κρατήσεις.
• Φόροι εργαζομένου: Παρακράτηση ομοσπονδιακού, πολιτειακού και τοπικού φόρου εισοδήματος, καθώς και το μερίδιο του εργαζομένου για Κοινωνική Ασφάλιση και Medicare.
• Φόροι εργοδότη: Το μερίδιο της επιχείρησης στους φόρους μισθοδοσίας, στους φόρους ανεργίας και σε τυχόν εργοδοτικές εισφορές που προβλέπονται από την πολιτεία.

Η ακριβής λίστα μπορεί να διαφέρει ανάλογα με την τοποθεσία και με τα επιδόματα ή τις επιλογές παρακράτησης που επιλέγουν οι εργαζόμενοι.

Βήμα 1: Προσδιορίστε τις μεικτές αποδοχές του εργαζομένου

Οι μεικτές αποδοχές είναι το σημείο εκκίνησης για κάθε υπολογισμό μισθοδοσίας. Η μέθοδος που χρησιμοποιείτε εξαρτάται από το αν ο εργαζόμενος αμείβεται με ωρομίσθιο ή με μισθό.

Πώς να υπολογίσετε τις μεικτές αποδοχές για ωρομίσθιους εργαζομένους

Για τους εργαζομένους με ωρομίσθιο, οι μεικτές αποδοχές βασίζονται στον αριθμό των ωρών που εργάστηκαν κατά την περίοδο πληρωμής, πολλαπλασιασμένο με την ωριαία αμοιβή.

Τύπος:

Μεικτές αποδοχές = Ώρες εργασίας x Ωριαία αμοιβή

Αν ένας εργαζόμενος εργαστεί 40 ώρες σε μία εβδομάδα με 18 $ ανά ώρα, οι μεικτές αποδοχές είναι:

40 x 18 $ = 720 $

Αν η επιχείρησή σας χρησιμοποιεί δεκαπενθήμερο πρόγραμμα μισθοδοσίας, προσθέστε το σύνολο των ωρών και από τις δύο εβδομάδες πριν εφαρμόσετε την ωριαία αμοιβή.

Πώς να υπολογίσετε τις μεικτές αποδοχές για μισθωτούς εργαζομένους

Οι μισθωτοί εργαζόμενοι πληρώνονται ένα σταθερό ποσό για κάθε περίοδο πληρωμής. Για να υπολογίσετε τις αποδοχές, διαιρέστε τον ετήσιο μισθό με τον αριθμό των περιόδων πληρωμής ανά έτος.

Τύπος:

Αμοιβή ανά περίοδο = Ετήσιος μισθός ÷ Αριθμός περιόδων πληρωμής

Για παράδειγμα, αν ένας εργαζόμενος κερδίζει 72.000 $ ετησίως και πληρώνεται ανά δεκαπενθήμερο:

72.000 $ ÷ 26 = 2.769,23 $

Αν ο εργαζόμενος πληρώνεται δύο φορές τον μήνα, ο αριθμός των περιόδων πληρωμής είναι 24 αντί για 26.

Βήμα 2: Προσθέστε υπερωρίες όταν απαιτείται

Οι κανόνες υπερωριών εξαρτώνται από την ομοσπονδιακή, πολιτειακή και μερικές φορές την τοπική νομοθεσία. Σε πολλές περιπτώσεις, οι μη απαλλασσόμενοι εργαζόμενοι πρέπει να λαμβάνουν αμοιβή μιάμισης φοράς για τις επιλέξιμες ώρες υπερωρίας.

Τύπος:

Αμοιβή υπερωριών = Ώρες υπερωρίας x Ωριαία αμοιβή x Πολλαπλασιαστής υπερωρίας

Αν ένας εργαζόμενος αμείβεται με 20 $ ανά ώρα και εργάζεται 6 ώρες υπερωρίας με αμοιβή 1,5x, η αμοιβή υπερωριών είναι:

6 x 20 $ x 1,5 = 180 $

Οι συνολικές μεικτές αποδοχές του για την περίοδο θα είναι οι κανονικές αποδοχές συν τις αποδοχές υπερωριών.

Για παράδειγμα, αν ο εργαζόμενος δούλεψε 40 κανονικές ώρες και 6 ώρες υπερωρίας:

(40 x 20 $) + 180 $ = 980 $

Σημαντικά σημεία που πρέπει να ελέγξετε πριν πληρώσετε υπερωρίες:

• Ποιοι εργαζόμενοι ταξινομούνται ως απαλλασσόμενοι ή μη απαλλασσόμενοι
• Το όριο υπερωρίας στην πολιτεία σας
• Αν ισχύουν κανόνες ημερήσιων υπερωριών
• Αν κάποια πόλη ή κομητεία έχει πρόσθετες απαιτήσεις αμοιβής

Η λανθασμένη ταξινόμηση εργαζομένων ή η παράβλεψη τοπικών κανόνων υπερωριών είναι ένα συνηθισμένο λάθος στη μισθοδοσία.

Βήμα 3: Αφαιρέστε τις προ φόρου κρατήσεις

Μόλις υπολογιστούν οι μεικτές αποδοχές, αφαιρέστε τυχόν κρατήσεις που μειώνουν το φορολογητέο εισόδημα πριν παρακρατηθούν οι φόροι μισθοδοσίας.

Συνηθισμένες προ φόρου κρατήσεις περιλαμβάνουν:

• Ασφάλιστρα υγειονομικής κάλυψης
• Ορισμένες εισφορές σε συνταξιοδοτικά προγράμματα
• Εισφορές σε λογαριασμούς ευέλικτων δαπανών
• Εισφορές σε λογαριασμούς αποταμίευσης υγείας, όταν ισχύει

Παράδειγμα:

• Μεικτές αποδοχές: 2.500 $
• Προ φόρου κρατήσεις: 250 $
• Φορολογητέες αποδοχές μετά τις προ φόρου κρατήσεις: 2.250 $

Οι προ φόρου κρατήσεις έχουν σημασία επειδή μπορούν να αλλάξουν το ποσό του εισοδήματος που υπόκειται σε παρακράτηση.

Βήμα 4: Παρακρατήστε τους φόρους μισθοδοσίας

Οι φόροι μισθοδοσίας συνήθως περιλαμβάνουν ομοσπονδιακή παρακράτηση φόρου εισοδήματος, Κοινωνική Ασφάλιση, Medicare και, ενδεχομένως, πολιτειακούς και τοπικούς φόρους εισοδήματος.

Ομοσπονδιακή παρακράτηση

Η ομοσπονδιακή παρακράτηση φόρου εισοδήματος εξαρτάται από το έντυπο W-4 του εργαζομένου, την κατάσταση υποβολής και άλλους παράγοντες. Επειδή οι πίνακες παρακράτησης και οι φορολογικοί κανόνες μπορεί να αλλάζουν, οι περισσότερες επιχειρήσεις βασίζονται σε λογισμικό μισθοδοσίας ή σε πάροχο μισθοδοσίας για να υπολογίσουν αυτό το ποσό.

Κοινωνική Ασφάλιση και Medicare

Τόσο οι εργαζόμενοι όσο και οι εργοδότες συνεισφέρουν σε αυτούς τους φόρους. Το μερίδιο του εργαζομένου παρακρατείται από τις αποδοχές, ενώ ο εργοδότης πληρώνει ξεχωριστά το δικό του μερίδιο.

Πολιτειακοί και τοπικοί φόροι

Ορισμένες πολιτείες έχουν φόρο εισοδήματος, ενώ άλλες όχι. Ορισμένες πόλεις και κομητείες επιβάλλουν επίσης τοπικούς φόρους μισθοδοσίας ή φόρους εισοδήματος. Οι επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται σε πολλαπλές δικαιοδοσίες πρέπει να βεβαιωθούν ότι κάθε εργαζόμενος φορολογείται σωστά με βάση τον τόπο εργασίας και τους ισχύοντες κανόνες.

Επειδή οι κανόνες των φόρων μισθοδοσίας εξαρτώνται από την τοποθεσία, αυτός είναι ένας τομέας όπου η προσεκτική αρχική ρύθμιση έχει μεγαλύτερη σημασία από την εικασία.

Βήμα 5: Εφαρμόστε τις μετά φόρου κρατήσεις

Μετά την παρακράτηση των φόρων, αφαιρέστε τις μετά φόρου κρατήσεις από τις αποδοχές του εργαζομένου.

Αυτές μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Κατασχέσεις μισθού
• Παρακρατήσεις για διατροφή παιδιού
• Ορισμένα ασφάλιστρα
• Φιλανθρωπικές κρατήσεις
• Μετά φόρου εισφορές σε συνταξιοδοτικά προγράμματα

Η σειρά των κρατήσεων έχει σημασία. Ορισμένες αφαιρούνται πριν από τους φόρους, ενώ άλλες πρέπει να αφαιρεθούν μετά τους φόρους. Αν επεξεργαστείτε τις κρατήσεις με λάθος σειρά, μπορεί να επηρεαστούν τόσο οι καθαρές αποδοχές του εργαζομένου όσο και οι φορολογικές σας δηλώσεις.

Βήμα 6: Υπολογίστε τις καθαρές αποδοχές

Οι καθαρές αποδοχές είναι το ποσό που παίρνει στο χέρι ο εργαζόμενος μετά την αφαίρεση όλων των φόρων και κρατήσεων από τις μεικτές αποδοχές.

Τύπος:

Καθαρές αποδοχές = Μεικτές αποδοχές - Φόροι - Κρατήσεις

Παράδειγμα:

• Μεικτές αποδοχές: 3.000 $
• Προ φόρου κρατήσεις: 200 $
• Φόροι που παρακρατήθηκαν: 650 $
• Μετά φόρου κρατήσεις: 50 $
• Καθαρές αποδοχές: 2.100 $

Αυτό είναι το ποσό που λαμβάνει ο εργαζόμενος μέσω άμεσης κατάθεσης, επιταγής ή άλλου εγκεκριμένου τρόπου πληρωμής.

Παράδειγμα πλήρους υπολογισμού μισθοδοσίας

Ακολουθεί ένα απλοποιημένο παράδειγμα για έναν ωρομίσθιο εργαζόμενο.

• Ωριαία αμοιβή: 22 $
• Κανονικές ώρες: 40
• Ώρες υπερωρίας: 5
• Πολλαπλασιαστής υπερωρίας: 1,5
• Προ φόρου κρατήσεις: 125 $
• Φόροι που παρακρατήθηκαν: 310 $
• Μετά φόρου κρατήσεις: 40 $

Βήμα 1: Υπολογισμός κανονικής αμοιβής

40 x 22 $ = 880 $

Βήμα 2: Υπολογισμός αμοιβής υπερωριών

5 x 22 $ x 1,5 = 165 $

Βήμα 3: Υπολογισμός μεικτών αποδοχών

880 $ + 165 $ = 1.045 $

Βήμα 4: Αφαίρεση προ φόρου κρατήσεων

1.045 $ - 125 $ = 920 $

Βήμα 5: Αφαίρεση φόρων και μετά φόρου κρατήσεων

920 $ - 310 $ - 40 $ = 570 $

Οι καθαρές αποδοχές του εργαζομένου είναι 570 $.

Λίστα ελέγχου μισθοδοσίας για μικρές επιχειρήσεις

Μια αξιόπιστη διαδικασία μισθοδοσίας πρέπει να επαναλαμβάνεται με τον ίδιο τρόπο σε κάθε περίοδο πληρωμής. Χρησιμοποιήστε αυτή τη λίστα ελέγχου για να διατηρείτε τη μισθοδοσία οργανωμένη:

• Επιβεβαιώστε τις ώρες εργασίας και την παρουσία των εργαζομένων
• Ελέγξτε την επιλεξιμότητα για υπερωρίες
• Επαληθεύστε τους μισθούς και τις ωριαίες αμοιβές
• Ελέγξτε τις επιλογές παροχών και τις αλλαγές στις κρατήσεις
• Εφαρμόστε τους ομοσπονδιακούς, πολιτειακούς και τοπικούς φορολογικούς κανόνες
• Συμφωνήστε τα συνολικά στοιχεία μισθοδοσίας πριν από την πληρωμή
• Αποδώστε τους φόρους μισθοδοσίας εγκαίρως
• Αποθηκεύστε με ασφάλεια τα αρχεία μισθοδοσίας

Μια συνεπής λίστα ελέγχου μειώνει τα λάθη και διευκολύνει τους ελέγχους αν προκύψουν ερωτήματα αργότερα.

Συνηθισμένα λάθη μισθοδοσίας που πρέπει να αποφύγετε

Ακόμη και έμπειροι επιχειρηματίες κάνουν λάθη στη μισθοδοσία. Μερικά από τα πιο συνηθισμένα περιλαμβάνουν:

• Αντιμετώπιση των απαλλασσόμενων και μη απαλλασσόμενων εργαζομένων με τον ίδιο τρόπο
• Παράλειψη ενημέρωσης της παρακράτησης φόρου όταν ένας εργαζόμενος αλλάζει κατάσταση
• Χρήση λανθασμένου αριθμού περιόδων πληρωμής για μισθωτούς εργαζομένους
• Παράβλεψη πολιτειακών ή τοπικών φορολογικών υποχρεώσεων
• Εφαρμογή των κρατήσεων με λάθος σειρά
• Μη τήρηση ακριβών αρχείων ωρών, αμοιβών και εγκρίσεων
• Καθυστερημένη πληρωμή ή παράλειψη προθεσμιών κατάθεσης φόρων

Αυτά τα σφάλματα μπορούν να δημιουργήσουν οικονομικές κυρώσεις και ζητήματα συμμόρφωσης, επομένως αξίζει να θεσπίσετε ελέγχους από νωρίς.

Χειροκίνητη μισθοδοσία vs. λογισμικό μισθοδοσίας

Ορισμένες πολύ μικρές επιχειρήσεις ξεκινούν υπολογίζοντας τη μισθοδοσία χειροκίνητα, αλλά αυτή η προσέγγιση γίνεται επικίνδυνη καθώς η ομάδα μεγαλώνει. Το λογισμικό μισθοδοσίας μπορεί να βοηθήσει με:

• Αυτοματοποίηση των φορολογικών υπολογισμών
• Παρακολούθηση προγραμμάτων πληρωμής
• Διαχείριση κρατήσεων και παροχών
• Δημιουργία αναφορών μισθοδοσίας
• Υποστήριξη των φορολογικών εντύπων τέλους έτους

Η χειροκίνητη μισθοδοσία μπορεί να είναι εφικτή για έναν μόνο ιδιοκτήτη ή για μια πολύ μικρή ομάδα, αλλά το λογισμικό συνήθως γίνεται καλύτερη επιλογή μόλις έχετε πολλούς εργαζομένους, πολλαπλές πολιτείες ή επαναλαμβανόμενες κρατήσεις παροχών.

Πότε να αναθέσετε τη μισθοδοσία σε τρίτους

Η ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξωτερικό συνεργάτη μπορεί να έχει νόημα όταν η επιχείρησή σας χρειάζεται περισσότερο χρόνο, μεγαλύτερη ακρίβεια ή περισσότερη σιγουριά σχετικά με τη συμμόρφωση. Εξετάστε την ανάθεση αν:

• Δραστηριοποιείστε σε περισσότερες από μία πολιτείες
• Έχετε να διαχειριστείτε ωρομίσθιους εργαζομένους, μισθωτούς εργαζομένους και ανεξάρτητους συνεργάτες
• Προσφέρετε παροχές με πολλαπλούς τύπους κρατήσεων
• Δεν έχετε εσωτερική εμπειρία στη μισθοδοσία
• Θέλετε να μειώσετε τον κίνδυνο φορολογικών ή δηλωτικών λαθών

Για πολλές μικρές επιχειρήσεις, η ανάθεση της μισθοδοσίας δεν είναι απλώς θέμα ευκολίας. Μπορεί να είναι μια απόφαση διαχείρισης κινδύνου.

Μισθοδοσία και σύσταση επιχείρησης

Η μισθοδοσία είναι συχνά ένα από τα πρώτα λειτουργικά συστήματα που χρειάζεται μια νέα επιχείρηση μετά τη σύστασή της. Μόλις η LLC ή η εταιρεία σας ιδρυθεί, μπορεί να χρειαστείτε EIN, λογαριασμούς μισθοδοσίας, φορολογικές εγγραφές και διαδικασίες συμμόρφωσης που υποστηρίζουν τις προσλήψεις.

Εδώ έχει σημασία η ισχυρή υποστήριξη στη σύσταση επιχείρησης. Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να ιδρύουν τις επιχειρήσεις τους και να παραμένουν οργανωμένοι με υπηρεσίες εστιασμένες στη συμμόρφωση, ώστε οι ιδιοκτήτες να μπορούν να περάσουν από τη ρύθμιση στη λειτουργία με λιγότερα διοικητικά κενά.

Τελικές σκέψεις

Ο σωστός υπολογισμός της μισθοδοσίας ξεκινά με τις μεικτές αποδοχές και στη συνέχεια περνά από τις υπερωρίες, τις κρατήσεις, τους φόρους μισθοδοσίας και τις καθαρές αποδοχές. Η διαδικασία είναι διαχειρίσιμη όταν χωρίζεται σε βήματα, αλλά γίνεται πιο σύνθετη καθώς μεγαλώνει η ομάδα σας και καθώς μπαίνουν στο παιχνίδι οι πολιτειακοί και τοπικοί κανόνες.

Η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να τεκμηριώνετε κάθε βήμα, να ελέγχετε προσεκτικά τη ρύθμιση της μισθοδοσίας σας και να χρησιμοποιείτε συστήματα που μειώνουν την πιθανότητα ανθρώπινου λάθους. Είτε διαχειρίζεστε τη μισθοδοσία εσωτερικά είτε χρησιμοποιείτε λογισμικό μισθοδοσίας, ο στόχος είναι ο ίδιος: να πληρώνετε τους εργαζομένους σωστά, να παραμένετε σε συμμόρφωση και να διατηρείτε την επιχείρησή σας σε ομαλή λειτουργία.