Hur man beräknar lön för småföretag

Att beräkna lön korrekt är ett av de viktigaste ansvarsområdena när man driver ett företag. Anställda förväntar sig att bli betalda korrekt och i tid, och myndigheter förväntar sig att rätt skatter och avdrag hålls inne och betalas in. Ett fel i lönehanteringen kan leda till kostsamma avgifter, frustration hos anställda och efterlevnadsproblem som kan vara svåra att rätta i efterhand.

För nya företagare kan lönehantering kännas överväldigande i början. Processen handlar om mer än att multiplicera arbetade timmar med en timlön. Du behöver också ta hänsyn till övertid, lönescheman, avdrag före och efter skatt, arbetsgivarens lönebikostnader och lokala eller delstatliga regler som kan variera beroende på var företaget bedriver verksamhet.

Den här guiden delar upp löneberäkningen i tydliga steg så att du kan räkna ut lön med trygghet och bygga en process som skalar med företaget.

Vad lönehantering omfattar

Innan du kan beräkna lön är det bra att förstå de delar som ingår i varje löneperiod:

• Bruttolön: Det totala belopp som en anställd tjänar före skatt och avdrag.
• Övertidsersättning: Extra ersättning som ska betalas för kvalificerade timmar utöver den ordinarie gränsen.
• Avdrag före skatt: Inbetalningar som minskar den beskattningsbara inkomsten, till exempel vissa sjukförsäkrings- eller pensionsinbetalningar.
• Avdrag efter skatt: Belopp som hålls inne efter skatt, till exempel löneutmätning eller vissa frivilliga avdrag.
• Anställdas skatter: Federal, delstatlig och lokal inkomstskatteinnehållning samt den anställdes andel av Social Security och Medicare.
• Arbetsgivarens skatter: Företagets andel av löneskatter, arbetslöshetsskatter och eventuella delstatsspecifika arbetsgivaravgifter.

Den exakta listan kan variera beroende på plats och på de förmåner eller innehållningsval som de anställda gör.

Steg 1: Fastställ den anställdes bruttolön

Bruttolönen är utgångspunkten för varje löneberäkning. Metoden beror på om den anställde har timlön eller månadslön/fast lön.

Så beräknar du bruttolön för timanställda

För timanställda baseras bruttolönen på antalet arbetade timmar under löneperioden multiplicerat med timlönen.

Formel:

Bruttolön = Arbetade timmar x Timlön

Om en anställd arbetar 40 timmar på en vecka till 18 USD per timme blir bruttolönen:

40 x 18 USD = 720 USD

Om företaget använder en tvåveckors löneperiod ska du lägga ihop det totala antalet timmar från båda veckorna innan du multiplicerar med timlönen.

Så beräknar du bruttolön för fast anställda

Anställda med fast lön får ett bestämt belopp för varje löneperiod. För att räkna ut lönen delar du årslönen med antalet löneperioder per år.

Formel:

Lön per period = Årslön ÷ Antal löneperioder

Om en anställd tjänar 72 000 USD per år och får lön varannan vecka:

72 000 USD ÷ 26 = 2 769,23 USD

Om den anställde får lön två gånger per månad är antalet löneperioder 24 i stället för 26.

Steg 2: Lägg till övertid när det krävs

Regler för övertid beror på federal, delstatlig och ibland lokal lagstiftning. I många fall måste icke-undantagna anställda få ersättning med 1,5 gånger timlönen för kvalificerade övertidstimmar.

Formel:

Övertidsersättning = Övertidstimmar x Timlön x Övertidsmultipel

Om en anställd tjänar 20 USD per timme och arbetar 6 övertidstimmar med 1,5 gånger ersättning blir övertidsersättningen:

6 x 20 USD x 1,5 = 180 USD

Deras totala bruttolön för perioden blir då den ordinarie lönen plus övertidsersättningen.

Till exempel, om den anställde arbetade 40 ordinarie timmar och 6 övertidstimmar:

(40 x 20 USD) + 180 USD = 980 USD

Viktiga saker att kontrollera innan övertid betalas ut:

• Vilka anställda som klassificeras som undantagna eller icke-undantagna
• Övertidsgränsen i din delstat
• Om regler för övertid per dag gäller
• Om en stad eller ett county har ytterligare lönekrav

Att felklassificera anställda eller förbise lokala övertidsregler är ett vanligt lönefel.

Steg 3: Dra av avdrag före skatt

När bruttolönen har beräknats ska du dra av eventuella avdrag som minskar den beskattningsbara inkomsten innan löneskatter innehålls.

Vanliga avdrag före skatt inkluderar:

• Sjukförsäkringspremier
• Vissa pensionsinbetalningar
• Inbetalningar till flexibla utgiftskonton
• Inbetalningar till hälsosparkonton, när det är aktuellt

Exempel:

• Bruttolön: 2 500 USD
• Avdrag före skatt: 250 USD
• Beskattningsbar lön efter avdrag före skatt: 2 250 USD

Avdrag före skatt är viktiga eftersom de kan påverka hur mycket inkomst som är föremål för innehållning.

Steg 4: Håll inne löneskatter

Löneskatter omfattar vanligtvis federal inkomstskatteinnehållning, Social Security, Medicare och eventuellt delstatlig och lokal inkomstskatt.

Federal innehållning

Federal inkomstskatteinnehållning beror på den anställdes formulär W-4, civilstånd och andra faktorer. Eftersom tabeller och skatteregler kan förändras förlitar sig de flesta företag på lönesystem eller en löneleverantör för att räkna ut beloppet.

Social Security och Medicare

Både anställda och arbetsgivare bidrar till dessa skatter. Den anställdes andel hålls inne från lönen, medan arbetsgivaren betalar sin del separat.

Delstatliga och lokala skatter

Vissa delstater har inkomstskatt, andra inte. En del städer och counties tar också ut lokala löneskatter eller inkomstskatter. Företag som verkar i flera jurisdiktioner behöver säkerställa att varje anställd beskattas korrekt utifrån arbetsplatsen och tillämpliga regler.

Eftersom löneskatter är platsberoende är detta ett område där en noggrann uppsättning är viktigare än gissningar.

Steg 5: Tillämpa avdrag efter skatt

Efter att skatterna har hållits inne ska du dra av avdrag efter skatt från den anställdes lön.

Detta kan inkludera:

• Löneutmätning
• Underhållsbidrag för barn
• Vissa försäkringspremier
• Välgörenhetsavdrag
• Pensionsinbetalningar efter skatt

Ordningen på avdragen spelar roll. Vissa görs före skatt, medan andra måste göras efter skatt. Om du behandlar avdragen i fel ordning kan både den anställdes nettolön och företagets skattedeklarationer påverkas.

Steg 6: Beräkna nettolön

Nettolön är det belopp som den anställde får ut efter att alla skatter och avdrag har dragits från bruttolönen.

Formel:

Nettolön = Bruttolön - Skatter - Avdrag

Exempel:

• Bruttolön: 3 000 USD
• Avdrag före skatt: 200 USD
• Innehållna skatter: 650 USD
• Avdrag efter skatt: 50 USD
• Nettolön: 2 100 USD

Detta är det belopp som den anställde får via direktinsättning, check eller annan godkänd betalningsmetod.

Exempel på en fullständig löneberäkning

Här är ett förenklat exempel för en timanställd.

• Timlön: 22 USD
• Ordinarie timmar: 40
• Övertidstimmar: 5
• Övertidsmultipel: 1,5
• Avdrag före skatt: 125 USD
• Innehållna skatter: 310 USD
• Avdrag efter skatt: 40 USD

Steg 1: Beräkna ordinarie lön

40 x 22 USD = 880 USD

Steg 2: Beräkna övertidsersättning

5 x 22 USD x 1,5 = 165 USD

Steg 3: Beräkna bruttolön

880 USD + 165 USD = 1 045 USD

Steg 4: Dra av avdrag före skatt

1 045 USD - 125 USD = 920 USD

Steg 5: Dra av skatter och avdrag efter skatt

920 USD - 310 USD - 40 USD = 570 USD

Den anställdes nettolön är 570 USD.

Checklista för lön för småföretag

En pålitlig löneprocess bör vara upprepningsbar varje löneperiod. Använd den här checklistan för att hålla ordning på lönehanteringen:

• Bekräfta arbetstimmar och närvaro
• Granska rätt till övertid
• Verifiera löner och timsatser
• Kontrollera förmånsval och förändringar i avdrag
• Tillämpa federal, delstatlig och lokal skattelagstiftning
• Stäm av lönebelopp innan betalning skickas
• Betala in löneskatter i tid
• Förvara löneuppgifter säkert

En konsekvent checklista minskar fel och gör revisioner enklare om frågor uppstår senare.

Vanliga lönefel att undvika

Även erfarna företagare gör lönefel. Några av de vanligaste är:

• Att behandla undantagna och icke-undantagna arbetstagare på samma sätt
• Att glömma att uppdatera skatteinnehållning när en anställd byter status
• Att använda fel antal löneperioder för anställda med fast lön
• Att missa delstatliga eller lokala skatteskulder
• Att tillämpa avdrag i fel ordning
• Att inte föra korrekta register över timmar, löner och godkännanden
• Att betala för sent eller missa tidsfrister för skatteinbetalningar

Dessa fel kan leda till ekonomiska påföljder och efterlevnadsproblem, så det är värt att införa kontroller tidigt.

Manuell lön kontra lönesystem

Vissa mycket små företag börjar med att beräkna lön manuellt, men det blir riskabelt i takt med att teamet växer. Lönesystem kan hjälpa till genom att:

• Automatisera skatteberäkningar
• Spåra löneperioder
• Hantera avdrag och förmåner
• Skapa lönerapporter
• Hjälpa till med årsvisa skatteblanketter

Manuell lönehantering kan fungera för en enskild ägare eller ett mycket litet team, men programvara blir vanligtvis det bättre valet när du har flera anställda, flera delstater eller återkommande avdrag för förmåner.

När du bör outsourca lön

Att outsourca lön kan vara rimligt när företaget behöver mer tid, större noggrannhet eller bättre trygghet kring efterlevnad. Överväg outsourcing om:

• Du bedriver verksamhet i mer än en delstat
• Du har timanställda, fast anställda och konsulter att hantera
• Du erbjuder förmåner med flera olika avdragstyper
• Du saknar intern expertis inom lön
• Du vill minska risken för skatte- eller deklarationsfel

För många småföretag är outsourcad lön inte bara en bekvämlighet. Det kan vara ett beslut för att minska risk.

Lön och företagsbildning

Lönehantering är ofta ett av de första operativa systemen ett nytt företag behöver efter bildandet. När ditt LLC eller aktiebolag har etablerats kan du behöva ett EIN, lönekonton, skatteregistreringar och efterlevnadsprocesser som stödjer nyanställning.

Det är här starkt stöd för företagsbildning spelar roll. Zenind hjälper entreprenörer att bilda sina företag och hålla ordning med efterlevnadsfokuserade tjänster, så att ägare kan gå från uppstart till drift med färre administrativa luckor.

Avslutande tankar

Att beräkna lön korrekt börjar med bruttolön och fortsätter genom övertid, avdrag, löneskatter och nettolön. Processen är hanterbar när den bryts ner i steg, men den blir mer komplex i takt med att teamet växer och när delstatliga och lokala regler tillkommer.

Det säkraste tillvägagångssättet är att dokumentera varje steg, granska din löneuppsättning noggrant och använda system som minskar risken för mänskliga fel. Oavsett om du hanterar lön internt eller använder ett lönesystem är målet detsamma: betala anställda korrekt, följa reglerna och hålla företaget igång smidigt.