ITIN dan Persyaratan Spesifik Negara Bagian: Panduan Praktis untuk Pendiri Nonresiden

Individual Taxpayer Identification Number, atau ITIN, sering kali menjadi nomor pajak AS pertama yang perlu dipahami oleh banyak pendiri nonresiden, investor, dan anggota keluarga. Hal utama yang perlu diketahui sederhana: ITIN adalah nomor pajak federal, bukan izin universal untuk setiap persyaratan negara bagian.

Perbedaan ini penting. Seorang pendiri mungkin memerlukan ITIN untuk mengajukan laporan pajak federal, mengklaim manfaat pajak tertentu, atau memenuhi persyaratan IRS lainnya, sambil tetap harus menghadapi aturan pelaporan pajak negara bagian, langkah pendaftaran bisnis, dan kewajiban perizinan yang terpisah. Aturan negara bagian tersebut dapat berubah tergantung pada di mana bisnis didirikan, di mana pendapatan diperoleh, di mana pemilik tinggal, dan di mana perusahaan memiliki aktivitas.

Jika Anda sedang membangun atau mengoperasikan bisnis di AS, ada baiknya memperlakukan ITIN sebagai salah satu bagian dari gambaran kepatuhan yang lebih besar. Zenind membantu para pendiri melalui proses pembentukan perusahaan di AS dengan pandangan yang lebih jelas mengenai langkah-langkah praktis yang menyusul setelahnya.

Apa Itu ITIN

ITIN adalah nomor 9 digit yang diterbitkan oleh IRS untuk tujuan pajak federal kepada orang-orang yang tidak memenuhi syarat untuk mendapatkan Social Security number tetapi tetap memiliki kebutuhan pajak di AS.

Dalam praktiknya, hal ini sering mencakup:

• Warga asing nonresiden yang harus mengajukan laporan pajak federal AS
• Individu asing yang perlu melaporkan pendapatan
• Tanggungan atau pasangan tertentu yang dicantumkan dalam laporan federal
• Orang yang perlu mengklaim pengembalian pajak atau manfaat pajak yang diizinkan dalam laporan federal

ITIN tidak sama dengan SSN, dan tidak dimaksudkan untuk menggantikan pengajuan pembentukan bisnis, lisensi, atau pendaftaran negara bagian.

Apa yang Tidak Dilakukan ITIN

Mudah untuk melebih-lebihkan apa yang dapat dicapai oleh ITIN. ITIN memang berguna, tetapi terbatas.

ITIN tidak:

• Memberikan otorisasi kerja di Amerika Serikat
• Mengubah status imigrasi
• Menggantikan Social Security number untuk tujuan ketenagakerjaan
• Berfungsi sebagai nomor identifikasi umum di luar sistem pajak federal
• Menghilangkan kebutuhan untuk memeriksa aturan pajak dan bisnis negara bagian

Poin terakhir inilah yang sering menimbulkan masalah. Mendapatkan ITIN dapat membantu pelaporan federal, tetapi itu tidak memberi tahu Anda apakah laporan negara bagian harus diajukan, apakah bisnis Anda harus mendaftar secara lokal, atau apakah suatu negara bagian memiliki persyaratan lisensi terpisah.

Mengapa Persyaratan Spesifik Negara Bagian Tetap Penting

IRS mengatur ITIN, tetapi negara bagian mengatur aturan pajak dan bisnis mereka sendiri. Artinya, dua hal bisa benar pada saat yang sama:

1. Anda mungkin sudah memiliki semua yang diperlukan untuk pelaporan federal.
2. Anda masih mungkin memiliki kewajiban negara bagian yang terpisah.

Persyaratan spesifik negara bagian penting karena negara bagian dapat menerapkan aturan berbeda untuk:

• Domisili
• Sumber pendapatan
• Pajak entitas pass-through
• Pendaftaran bisnis
• Pemungutan pajak penjualan
• Registrasi pajak pemberi kerja
• Lisensi dan izin lokal

Dengan kata lain, ITIN membantu menjawab pertanyaan federal. Aturan negara bagian menjawab pertanyaan lokal.

Situasi Umum Saat ITIN dan Aturan Negara Bagian Saling Berkaitan

1. Mengajukan Laporan Pajak Penghasilan Negara Bagian

Seorang nonresiden atau penduduk sebagian tahun mungkin perlu mengajukan laporan pajak penghasilan negara bagian meskipun sudah memiliki ITIN untuk tujuan federal.

Hal ini sering bergantung pada di mana pendapatan diperoleh dan bagaimana negara bagian mendefinisikan penghasilan kena pajak. Pemicu umum meliputi:

• Upah yang diperoleh di negara bagian tersebut
• Pendapatan wiraswasta dari pekerjaan yang dilakukan di negara bagian tersebut
• Pendapatan sewa dari properti yang berlokasi di negara bagian tersebut
• Pendapatan bisnis yang bersumber dari negara bagian tersebut
• Kepemilikan dalam entitas pass-through yang menjalankan bisnis di negara bagian tersebut

Ambang batas pelaporan yang tepat berbeda-beda menurut negara bagian. Beberapa negara bagian mewajibkan pelaporan meskipun pada akhirnya tidak ada pajak yang terutang. Negara bagian lain hanya mewajibkan pelaporan setelah pendapatan mencapai tingkat tertentu.

2. Memiliki atau Mendirikan Bisnis di Suatu Negara Bagian

Jika Anda memulai LLC, korporasi, atau entitas lain, ITIN bukan pengganti langkah pembentukan di tingkat negara bagian.

Anda mungkin masih perlu:

• Mendaftarkan entitas ke negara bagian
• Menunjuk registered agent jika diwajibkan
• Mendapatkan EIN jika bisnis membutuhkannya
• Mendaftar untuk pajak negara bagian jika bisnis memiliki aktivitas kena pajak
• Mengajukan laporan tahunan atau pemberitahuan negara bagian lain yang berulang

Bagi para pendiri, inilah titik kebingungan yang paling umum. ITIN berkaitan dengan Anda sebagai wajib pajak individu. Aturan pembentukan negara bagian berkaitan dengan perusahaan.

3. Beroperasi di Beberapa Negara Bagian

Sebuah bisnis dapat menimbulkan kewajiban kepatuhan di lebih dari satu negara bagian. Hal itu dapat terjadi ketika Anda:

• Menjual ke beberapa negara bagian
• Mempekerjakan karyawan di negara bagian yang berbeda
• Menyimpan inventaris di negara bagian lain
• Membuka kantor atau gudang di yurisdiksi berbeda
• Menyediakan layanan di lokasi tempat pekerjaan dilakukan secara fisik di tempat lain

ITIN tidak menyederhanakan aturan lintas negara bagian tersebut. ITIN hanya membantu pemilik atau pelapor individu berpartisipasi dalam sistem pajak federal bila diperlukan.

4. Entitas Pass-Through

Banyak bisnis kecil dikenai pajak melalui pemiliknya, bukan di tingkat entitas. Hal ini justru dapat membuat isu negara bagian menjadi lebih penting, bukan sebaliknya.

Jika bisnis Anda adalah LLC yang dikenai pajak sebagai disregarded entity atau partnership, penghasilan dapat mengalir kepada Anda secara pribadi. Bergantung pada negaranya, Anda mungkin perlu mengajukan laporan individu, laporan komposit, atau laporan nonresident.

Jika bisnis Anda adalah S corporation atau jenis entitas lain dengan pelaporan di tingkat negara bagian, entitas itu sendiri juga mungkin memiliki kewajiban pelaporan.

5. Lisensi Bisnis dan Registrasi Lokal

Beberapa pendiri berasumsi bahwa memiliki ITIN berarti mereka dapat melewati pemeriksaan bisnis lokal. Itu tidak benar.

Negara bagian, county, dan kota dapat memiliki aturan lisensi atau registrasi sendiri. Tergantung pada aktivitas bisnis, Anda mungkin memerlukan:

• Lisensi bisnis umum
• Izin lokal
• Izin pajak penjualan
• Lisensi profesional
• Nomor registrasi pajak negara bagian

ITIN tidak menggantikan salah satu dari hal-hal tersebut.

Apa yang Perlu Dicek Pendiri Nonresiden Sebelum Mengajukan

Jika Anda tidak yakin aturan negara bagian mana yang berlaku, ikuti daftar periksa ini sebelum mengajukan:

• Tentukan apakah Anda merupakan penduduk, nonresiden, atau penduduk sebagian tahun untuk negara bagian tersebut
• Identifikasi di mana pendapatan Anda diperoleh atau bersumber
• Periksa apakah entitas Anda memiliki nexus atau kewajiban registrasi di negara bagian tersebut
• Pastikan apakah Anda perlu mengajukan laporan pajak penghasilan negara bagian
• Tinjau apakah registrasi pajak penjualan berlaku untuk produk atau layanan Anda
• Periksa apakah lisensi atau izin lokal diperlukan
• Verifikasi apakah pelaporan federal Anda memerlukan ITIN atau perpanjangan

Di sinilah organisasi menjadi penting. Catatan yang baik mengurangi kesalahan dan memudahkan respons jika suatu negara bagian atau IRS meminta klarifikasi.

Dokumen dan Catatan yang Perlu Disimpan

Baik saat Anda mengajukan ITIN maupun mengelola pelaporan negara bagian, simpan catatan Anda secara rapi.

Dokumen yang berguna meliputi:

• Salinan laporan pajak federal dan negara bagian
• Pemberitahuan IRS tentang pengajuan atau perpanjangan ITIN
• Dokumen pembentukan bisnis
• Konfirmasi registrasi negara bagian
• Pemberitahuan penetapan EIN
• Catatan kepemilikan dan dokumen cap table
• Dokumen sumber pendapatan, pengeluaran, dan pemotongan pajak
• Kalender tenggat pelaporan untuk setiap yurisdiksi

Jika Anda bekerja dengan akuntan atau profesional pajak, pastikan mereka memahami sisi federal dan negara bagian dari pelaporan.

Kesalahan Umum yang Perlu Dihindari

Kesalahan terbesar biasanya adalah hal-hal sederhana.

• Menganggap ITIN mencakup kepatuhan negara bagian
• Menunggu hingga musim pelaporan untuk memeriksa persyaratan negara bagian
• Lupa bahwa satu bisnis dapat menimbulkan kewajiban di beberapa negara bagian
• Melewatkan waktu perpanjangan ITIN ketika nomornya telah kedaluwarsa atau tidak digunakan selama beberapa tahun
• Menggunakan catatan yang tidak lengkap untuk analisis sumber pendapatan atau domisili
• Menganggap pengajuan pembentukan entitas sama dengan pendaftaran pajak

Masalah-masalah ini dapat dihindari ketika Anda memisahkan pertanyaan federal dan negara bagian sejak awal.

Bagaimana Zenind Membantu dalam Proses Ini

Zenind membantu para pendiri membentuk perusahaan di AS dan menjaga sisi operasional kepatuhan tetap teratur.

Hal ini penting karena pembentukan bisnis jarang menjadi akhir dari proses penyiapan. Setelah entitas berdiri, pendiri masih perlu melacak langkah-langkah berikutnya agar perusahaan tetap dalam kondisi baik, seperti:

• Pengajuan pembentukan
• Kewajiban registered agent
• Tenggat laporan tahunan
• Pengingat kepatuhan bisnis
• Pencatatan dasar terkait entitas

Bagi pendiri nonresiden, struktur seperti ini sangat berguna. ITIN mungkin menjadi bagian dari gambaran pajak pribadi Anda, tetapi perusahaan Anda tetap membutuhkan alur pembentukan dan kepatuhan yang rapi. Zenind membantu menjaga tanggung jawab tersebut tetap terorganisasi agar Anda bisa fokus membangun bisnis.

Inti Kesimpulan

ITIN adalah alat pajak federal, bukan solusi universal untuk persyaratan negara bagian. Jika Anda adalah pendiri nonresiden, investor, atau pemilik bisnis, Anda harus selalu memeriksa kedua sisi persamaan: kebutuhan pajak federal dan kewajiban spesifik negara bagian.

Ketika Anda memisahkan dua lapisan ini sejak awal, Anda mengurangi kesalahan pelaporan, menghindari penundaan yang tidak perlu, dan membuat bisnis AS Anda lebih mudah dikelola sejak awal.