ITIN a požiadavky podľa jednotlivých štátov: Praktický sprievodca pre nerezidentných zakladateľov

Individual Taxpayer Identification Number, teda ITIN, je často prvé americké daňové číslo, ktoré musia nerezidentní zakladatelia, investori a rodinní príslušníci pochopiť. Základná vec, ktorú treba vedieť, je jednoduchá: ITIN je federálne daňové číslo, nie univerzálna výnimka zo všetkých požiadaviek jednotlivých štátov.

Tento rozdiel je dôležitý. Zakladateľ môže potrebovať ITIN na podanie federálneho daňového priznania, uplatnenie určitých daňových výhod alebo splnenie iných požiadaviek IRS, a zároveň riešiť samostatné pravidlá štátneho zdaňovania, kroky pri registrácii spoločnosti a licenčné povinnosti. Tieto štátne pravidlá sa môžu meniť podľa toho, kde je podnik založený, kde vzniká príjem, kde žije vlastník a kde spoločnosť vykonáva svoju činnosť.

Ak budujete alebo prevádzkujete americký podnik, je užitočné vnímať ITIN ako jednu časť širšieho obrazu súladu s predpismi. Zenind pomáha zakladateľom prechádzať procesom založenia spoločnosti v USA s jasnejším pohľadom na praktické kroky, ktoré nasledujú.

Čo je ITIN

ITIN je 9-miestne číslo vydávané IRS na federálne daňové účely pre osoby, ktoré nemajú nárok na Social Security number, ale stále majú daňovú potrebu v USA.

V praxi sem často patria:

• Nerezidentní cudzinci, ktorí musia podať federálne daňové priznanie v USA
• Zahraničné osoby, ktoré potrebujú vykázať príjem
• Niektoré vyživované osoby alebo manželia/manželky zahrnutí v federálnom priznaní
• Osoby, ktoré si potrebujú nárokovať vrátenie dane alebo prípustnú daňovú výhodu vo federálnom priznaní

ITIN nie je to isté ako SSN a nie je určený na nahradenie podaní pri založení spoločnosti, licencií ani štátnych registrácií.

Čo ITIN nerobí

Je ľahké preceňovať, čo ITIN dokáže. Je užitočný, ale obmedzený.

ITIN:

• Neposkytuje oprávnenie na prácu v Spojených štátoch
• Nepretriedi imigračný status
• Nenahrádza Social Security number na účely zamestnania
• Nepôsobí ako všeobecné identifikačné číslo mimo federálneho daňového systému
• Nezbavuje potreby overiť štátne daňové a podnikateľské pravidlá

Práve pri poslednom bode sa mnohí ľudia dostanú do problémov. Získanie ITIN môže pomôcť pri federálnych podaniach, ale nepovie vám, či je potrebné podať štátne priznanie, či sa váš podnik musí zaregistrovať lokálne alebo či štát nevyžaduje samostatnú licenciu.

Prečo sú stále dôležité požiadavky jednotlivých štátov

IRS spravuje ITIN, ale štáty si riadia vlastné daňové a podnikateľské pravidlá. To znamená, že môžu platiť dve veci naraz:

1. Pre federálne podanie máte všetko potrebné.
2. Stále môžete mať samostatnú povinnosť voči štátu.

Požiadavky jednotlivých štátov sú dôležité, pretože štáty môžu uplatňovať odlišné pravidlá pre:

• Daňovú rezidenciu
• Zdroj príjmu
• Zdaňovanie pass-through subjektov
• Registráciu podnikania
• Výber dane z predaja
• Registráciu zamestnávateľských daní
• Miestne licencie a povolenia

Inými slovami, ITIN pomáha zodpovedať federálnu otázku. Štátne pravidlá odpovedajú na tú lokálnu.

Bežné situácie, keď sa ITIN a štátne pravidlá prelínajú

1. Podanie štátneho daňového priznania

Nerezident alebo daňovník s čiastočným pobytom môže potrebovať podať štátne daňové priznanie aj vtedy, keď už má ITIN na federálne účely.

To často závisí od toho, kde bol príjem dosiahnutý a ako štát definuje zdaniteľný príjem. Medzi bežné spúšťače patria:

• Mzdy zarobené v štáte
• Príjem zo samostatnej zárobkovej činnosti vykonávanej v štáte
• Príjem z prenájmu nehnuteľnosti nachádzajúcej sa v štáte
• Príjem z podnikania priraditeľný do štátu
• Vlastníctvo v pass-through subjekte pôsobiacom v štáte

Presný limit na podanie sa líši podľa štátu. Niektoré štáty vyžadujú podanie aj vtedy, keď nakoniec nie je splatná žiadna daň. Iné vyžadujú podanie až po dosiahnutí určitej úrovne príjmu.

2. Vlastnenie alebo založenie podniku v štáte

Ak zakladáte LLC, corporation alebo iný subjekt, ITIN nie je náhradou za kroky potrebné pri štátnej registrácii.

Stále môžete potrebovať:

• Zaregistrovať subjekt v štáte
• Určiť registered agenta, ak to zákon vyžaduje
• Získať EIN, ak ho podnik potrebuje
• Zaregistrovať sa na štátne dane, ak má podnik zdaniteľnú činnosť
• Podávať výročné správy alebo iné opakované štátne oznámenia

Pre zakladateľov je to najčastejší zdroj zmätku. ITIN sa týka vás ako jednotlivého daňovníka. Pravidlá štátu pri založení sa týkajú spoločnosti.

3. Prevádzka vo viacerých štátoch

Podnik môže vytvoriť povinnosti v súlade s predpismi vo viacerých štátoch. Môže sa to stať, keď:

• Predávate do viacerých štátov
• Zamestnávate ľudí v rôznych štátoch
• Skladujete zásoby v inom štáte
• Otvoríte kanceláriu alebo sklad v inej jurisdikcii
• Poskytujete služby tam, kde sa práca fyzicky vykonáva inde

ITIN tieto viacštátne pravidlá nezjednodušuje. Len pomáha jednotlivému vlastníkovi alebo podávajúcej osobe vstúpiť do federálneho daňového systému tam, kde je to potrebné.

4. Pass-through subjekty

Mnohé malé podniky sa zdaňujú na úrovni vlastníka, nie na úrovni subjektu. To môže štátne otázky ešte viac zvýrazniť.

Ak je váš podnik LLC zdaňovaná ako disregarded entity alebo partnership, príjem vám môže prúdiť osobne. V závislosti od štátu možno budete musieť podať individuálne priznanie, composite return alebo nonresident return.

Ak je váš podnik S corporation alebo iný typ subjektu so štátnymi výkazmi, aj samotný subjekt môže mať povinnosti podania.

5. Licencie na podnikanie a miestna registrácia

Niektorí zakladatelia predpokladajú, že ITIN im umožní vynechať miestne podnikateľské kontroly. To nie je pravda.

Štáty, okresy a mestá môžu mať vlastné licenčné alebo registračné pravidlá. V závislosti od činnosti môže byť potrebné:

• Všeobecná podnikateľská licencia
• Miestne povolenie
• Povolenie na daň z predaja
• Profesijná licencia
• Štátne registračné daňové číslo

ITIN nič z toho nenahrádza.

Čo by mali nerezidentní zakladatelia skontrolovať pred podaním

Ak si nie ste istí, ktoré štátne pravidlá sa na vás vzťahujú, prejdite si tento kontrolný zoznam ešte pred podaním:

• Zistite, či ste pre daný štát rezident, nerezident alebo osoba s čiastočným pobytom
• Určte, kde bol váš príjem dosiahnutý alebo kde vznikol
• Overte, či váš subjekt vytvára v štáte nexus alebo registračné povinnosti
• Potvrďte, či potrebujete štátne daňové priznanie
• Skontrolujte, či sa na vaše produkty alebo služby vzťahuje registrácia na daň z predaja
• Overte, či sú potrebné miestne licencie alebo povolenia
• Skontrolujte, či vaše federálne podanie vyžaduje ITIN alebo jeho obnovu

Práve tu je dôležitá organizácia. Dobrá evidencia znižuje chyby a uľahčuje reakciu, ak si štát alebo IRS vyžiada vysvetlenie.

Aké dokumenty a záznamy si uchovávať

Či už žiadate o ITIN alebo riešite štátne podanie, majte dokumenty usporiadané.

Užitočné dokumenty zahŕňajú:

• Kópie federálnych a štátnych daňových priznaní
• Oznámenia IRS o žiadosti o ITIN alebo o jeho obnove
• Zakladateľské dokumenty spoločnosti
• Potvrdenia o štátnej registrácii
• Oznámenia o pridelení EIN
• Záznamy o vlastníctve a cap table dokumenty
• Podkladové dokumenty k príjmom, výdavkom a zrážkam
• Kalendár termínov podania podľa jurisdikcie

Ak spolupracujete s účtovníkom alebo daňovým odborníkom, uistite sa, že rozumie federálnej aj štátnej stránke podania.

Bežné chyby, ktorým sa treba vyhnúť

Najväčšie chyby bývajú zvyčajne jednoduché.

• Predpokladať, že ITIN pokrýva štátny súlad s predpismi
• Čakať so zistením štátnych požiadaviek až do daňovej sezóny
• Zabudnúť, že jeden podnik môže vytvárať povinnosti vo viacerých štátoch
• Premeškať obnovu ITIN, ak číslo expirovalo alebo sa niekoľko rokov nepoužívalo
• Používať neúplné záznamy pri analýze zdroja príjmu alebo rezidencie
• Považovať podanie pri založení subjektu za to isté ako daňovú registráciu

Tieto problémy sú riešiteľné, keď federálne a štátne otázky oddelíte včas.

Ako do procesu zapadá Zenind

Zenind pomáha zakladateľom založiť spoločnosti v USA a udržať si prehľad o operatívnej strane súladu s predpismi.

To je dôležité, pretože založenie firmy je zriedka koncom nastavovania. Po vzniku subjektu musia zakladatelia stále sledovať ďalšie kroky, ktoré pomáhajú spoločnosti zostať v dobrom stave, napríklad:

• Podania pri založení
• Požiadavky na registered agenta
• Termíny výročných správ
• Pripomienky k súladu s podnikateľskými predpismi
• Základnú evidenciu týkajúcu sa subjektu

Pre nerezidentných zakladateľov je táto štruktúra obzvlášť užitočná. ITIN môže byť súčasťou vášho osobného daňového obrazu, ale vaša spoločnosť stále potrebuje prehľadný proces založenia a súladu s predpismi. Zenind pomáha tieto povinnosti organizovať, aby ste sa mohli sústrediť na budovanie podniku.

Záverečné zhrnutie

ITIN je federálny daňový nástroj, nie univerzálne riešenie pre požiadavky jednotlivých štátov. Ak ste nerezidentný zakladateľ, investor alebo vlastník podniku, mali by ste vždy skontrolovať obe strany rovnice: federálne daňové potreby aj štátne špecifické povinnosti.

Keď tieto dve vrstvy oddelíte už na začiatku, znížite počet chýb pri podávaní, vyhnete sa zbytočným oneskoreniam a uľahčíte si správu amerického podniku od samého začiatku.