ข้อกำหนด ITIN และข้อกำหนดเฉพาะของแต่ละรัฐ: คู่มือปฏิบัติสำหรับผู้ก่อตั้งที่ไม่ได้มีถิ่นพำนักในสหรัฐฯ
หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีรายบุคคล หรือ ITIN มักเป็นหมายเลขภาษีของสหรัฐฯ หมายเลขแรกที่ผู้ก่อตั้ง นักลงทุน และสมาชิกในครอบครัวที่ไม่ได้มีถิ่นพำนักในสหรัฐฯ หลายคนจำเป็นต้องทำความเข้าใจ สิ่งสำคัญที่ควรรู้มีเพียงข้อเดียวคือ ITIN เป็นหมายเลขภาษีระดับรัฐบาลกลาง ไม่ใช่กุญแจสากลสำหรับข้อกำหนดของทุกมลรัฐ
ความแตกต่างนี้สำคัญ ผู้ก่อตั้งอาจต้องใช้ ITIN เพื่อยื่นแบบแสดงรายการภาษีของรัฐบาลกลาง ขอรับสิทธิประโยชน์ทางภาษีบางอย่าง หรือปฏิบัติตามข้อกำหนดของ IRS ในขณะเดียวกันก็ต้องจัดการกับกฎการยื่นภาษีของรัฐ ขั้นตอนการจดทะเบียนธุรกิจ และข้อกำหนดด้านใบอนุญาตที่แยกต่างหาก กฎของแต่ละรัฐอาจเปลี่ยนไปตามสถานที่จัดตั้งธุรกิจ สถานที่ที่มีรายได้เกิดขึ้น ที่อยู่อาศัยของเจ้าของ และพื้นที่ที่บริษัทมีกิจกรรมทางธุรกิจ
หากคุณกำลังสร้างหรือดำเนินธุรกิจในสหรัฐฯ การมอง ITIN เป็นเพียงส่วนหนึ่งของภาพรวมการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งหมดจะช่วยได้ Zenind ช่วยผู้ก่อตั้งก้าวผ่านขั้นตอนการจัดตั้งบริษัทในสหรัฐฯ ด้วยมุมมองที่ชัดเจนขึ้นเกี่ยวกับขั้นตอนปฏิบัติที่ต้องดำเนินการต่อไป
ITIN คืออะไร
ITIN คือหมายเลข 9 หลักที่ IRS ออกให้เพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษีของรัฐบาลกลางแก่บุคคลที่ไม่มีสิทธิ์ได้รับหมายเลข Social Security แต่ยังมีความจำเป็นทางภาษีในสหรัฐฯ
ในทางปฏิบัติ มักครอบคลุมถึง:
- บุคคลต่างด้าวที่ไม่มีถิ่นพำนักซึ่งต้องยื่นแบบแสดงรายการภาษีของรัฐบาลกลางสหรัฐฯ
- บุคคลต่างชาติที่ต้องรายงานรายได้
- ผู้ที่อยู่ในความอุปการะหรือคู่สมรสบางกรณีซึ่งถูกรวมอยู่ในแบบแสดงรายการภาษีของรัฐบาลกลาง
- ผู้ที่ต้องการขอคืนภาษีหรือรับสิทธิประโยชน์ทางภาษีที่อนุญาตบนแบบแสดงรายการภาษีของรัฐบาลกลาง
ITIN ไม่เหมือนกับ SSN และไม่ได้มีไว้เพื่อแทนที่เอกสารการจัดตั้งธุรกิจ ใบอนุญาต หรือการจดทะเบียนกับรัฐ
ITIN ไม่ได้ทำอะไรบ้าง
เป็นเรื่องง่ายที่จะประเมินความสามารถของ ITIN เกินจริง มันมีประโยชน์ แต่มีขอบเขตจำกัด
ITIN ไม่ได้:
- ให้สิทธิ์ในการทำงานในสหรัฐฯ
- เปลี่ยนสถานะการเข้าเมือง
- ใช้แทน Social Security number สำหรับวัตถุประสงค์ด้านการจ้างงาน
- ทำหน้าที่เป็นหมายเลขระบุตัวตนทั่วไปนอกระบบภาษีของรัฐบาลกลาง
- ทำให้ไม่จำเป็นต้องตรวจสอบกฎภาษีและกฎธุรกิจของรัฐ
ข้อสุดท้ายนี่เองที่ทำให้หลายคนเกิดปัญหา การมี ITIN อาจช่วยเรื่องการยื่นภาษีของรัฐบาลกลาง แต่ไม่ได้บอกว่าคุณต้องยื่นภาษีของรัฐหรือไม่ ธุรกิจของคุณต้องจดทะเบียนในท้องถิ่นหรือไม่ หรือรัฐนั้นมีข้อกำหนดด้านใบอนุญาตแยกต่างหากหรือไม่
ทำไมข้อกำหนดเฉพาะของแต่ละรัฐจึงยังสำคัญ
IRS เป็นผู้ดูแล ITIN แต่แต่ละรัฐเป็นผู้กำหนดกฎภาษีและกฎธุรกิจของตนเอง นั่นหมายความว่าสองสิ่งนี้สามารถเป็นจริงได้พร้อมกัน:
- คุณอาจมีทุกอย่างครบสำหรับการยื่นภาษีของรัฐบาลกลาง
- แต่คุณอาจยังมีภาระผูกพันของรัฐแยกต่างหาก
ข้อกำหนดเฉพาะของแต่ละรัฐมีความสำคัญ เพราะรัฐต่าง ๆ อาจใช้กฎที่แตกต่างกันในเรื่อง:
- ถิ่นที่อยู่
- แหล่งที่มาของรายได้
- การเก็บภาษีของกิจการแบบส่งผ่านถึงเจ้าของ
- การจดทะเบียนธุรกิจ
- การเก็บภาษีขาย
- การจดทะเบียนภาษีนายจ้าง
- ใบอนุญาตและการอนุญาตในท้องถิ่น
กล่าวอีกแบบ ITIN ช่วยตอบคำถามในระดับรัฐบาลกลาง ส่วนกฎของรัฐช่วยตอบคำถามในระดับท้องถิ่น
สถานการณ์ที่มักมีการทับซ้อนระหว่าง ITIN และกฎของรัฐ
1. การยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้ของรัฐ
ผู้ที่ไม่ได้มีถิ่นพำนักหรือผู้ที่พำนักบางส่วนของปีอาจต้องยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้ของรัฐ แม้จะมี ITIN สำหรับวัตถุประสงค์ของรัฐบาลกลางแล้วก็ตาม
เรื่องนี้มักขึ้นอยู่กับว่ารายได้เกิดขึ้นที่ไหน และรัฐนั้นนิยามรายได้ที่ต้องเสียภาษีอย่างไร ปัจจัยที่มักเป็นตัวกระตุ้นให้ต้องยื่น ได้แก่:
- ค่าจ้างที่ได้รับในรัฐนั้น
- รายได้จากการประกอบอาชีพอิสระจากงานที่ทำในรัฐนั้น
- รายได้ค่าเช่าจากทรัพย์สินที่ตั้งอยู่ในรัฐนั้น
- รายได้ของธุรกิจที่จัดสรรให้กับรัฐนั้น
- การถือครองในกิจการแบบส่งผ่านถึงเจ้าของที่ดำเนินธุรกิจในรัฐนั้น
เกณฑ์ขั้นต่ำในการยื่นจะแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ บางรัฐกำหนดให้ต้องยื่นแม้สุดท้ายจะไม่มีภาษีที่ต้องชำระ บางรัฐจะกำหนดให้ยื่นก็ต่อเมื่อรายได้ถึงระดับหนึ่ง
2. การเป็นเจ้าของหรือจัดตั้งธุรกิจในรัฐหนึ่ง
หากคุณกำลังก่อตั้ง LLC, corporation หรือองค์กรรูปแบบอื่น ITIN ไม่ใช่สิ่งทดแทนขั้นตอนการจัดตั้งของรัฐ
คุณอาจยังต้อง:
- จดทะเบียนนิติบุคคลกับรัฐ
- แต่งตั้ง registered agent ในกรณีที่กฎหมายกำหนด
- ขอ EIN หากธุรกิจต้องใช้
- ลงทะเบียนภาษีของรัฐหากธุรกิจมีกิจกรรมที่ต้องเสียภาษี
- ยื่นรายงานประจำปีหรือหนังสือแจ้งของรัฐอื่น ๆ ตามรอบเวลา
สำหรับผู้ก่อตั้ง นี่คือจุดที่มักสับสนที่สุด ITIN เกี่ยวข้องกับคุณในฐานะผู้เสียภาษีรายบุคคล ส่วนกฎการจัดตั้งของรัฐเกี่ยวข้องกับบริษัท
3. การดำเนินงานข้ามหลายรัฐ
ธุรกิจหนึ่งอาจสร้างภาระผูกพันด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดในมากกว่าหนึ่งรัฐได้ ซึ่งอาจเกิดขึ้นเมื่อคุณ:
- จำหน่ายสินค้าไปยังหลายรัฐ
- จ้างพนักงานในรัฐต่าง ๆ
- เก็บสินค้าคงคลังไว้ในอีกรัฐหนึ่ง
- เปิดสำนักงานหรือคลังสินค้าในเขตอำนาจศาลอื่น
- ให้บริการในสถานที่ที่งานถูกดำเนินการจริงในอีกรัฐหนึ่ง
ITIN ไม่ได้ทำให้กฎข้ามรัฐเหล่านี้ง่ายขึ้น มันเพียงช่วยให้เจ้าของกิจการรายบุคคลหรือผู้ยื่นเอกสารสามารถเข้าระบบภาษีของรัฐบาลกลางได้เมื่อจำเป็นเท่านั้น
4. กิจการแบบส่งผ่านถึงเจ้าของ
ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากถูกเก็บภาษีผ่านเจ้าของแทนที่จะเก็บในระดับนิติบุคคล นั่นอาจทำให้ประเด็นของรัฐมีความสำคัญมากขึ้น ไม่ใช่น้อยลง
หากธุรกิจของคุณเป็น LLC ที่ถูกจัดเก็บภาษีแบบ disregarded entity หรือ partnership รายได้อาจไหลมาสู่คุณโดยตรง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรัฐ คุณอาจต้องยื่นภาษีบุคคลธรรมดา แบบแสดงรายการร่วม หรือแบบแสดงรายการสำหรับผู้ไม่มีถิ่นพำนัก
หากธุรกิจของคุณเป็น S corporation หรือองค์กรประเภทอื่นที่มีการรายงานในระดับรัฐ ตัวนิติบุคคลเองอาจมีหน้าที่ต้องยื่นภาษีด้วย
5. ใบอนุญาตธุรกิจและการจดทะเบียนท้องถิ่น
ผู้ก่อตั้งบางคนเข้าใจผิดว่าการมี ITIN หมายความว่าสามารถข้ามการตรวจสอบข้อกำหนดของท้องถิ่นได้ ซึ่งไม่ใช่กรณีนั้น
รัฐ เคาน์ตี และเมือง อาจมีกฎด้านใบอนุญาตหรือการจดทะเบียนของตนเอง ขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจ คุณอาจต้องมี:
- ใบอนุญาตธุรกิจทั่วไป
- ใบอนุญาตท้องถิ่น
- ใบอนุญาตภาษีขาย
- ใบอนุญาตวิชาชีพ
- หมายเลขจดทะเบียนภาษีของรัฐ
ITIN ไม่ได้ใช้แทนสิ่งเหล่านี้
สิ่งที่ผู้ก่อตั้งที่ไม่ได้มีถิ่นพำนักควรตรวจสอบก่อนยื่น
หากคุณยังไม่แน่ใจว่ากฎของรัฐใดมีผลกับคุณ ให้เดินตามรายการตรวจสอบนี้ก่อนยื่นเอกสาร:
- ระบุว่าคุณเป็น resident, nonresident หรือ part-year resident ของรัฐนั้น
- ระบุว่ารายได้ของคุณเกิดขึ้นหรือถูกจัดสรรในที่ใด
- ตรวจสอบว่านิติบุคคลของคุณมี nexus หรือหน้าที่ในการจดทะเบียนในรัฐหรือไม่
- ยืนยันว่าคุณต้องยื่นภาษีเงินได้ของรัฐหรือไม่
- ตรวจสอบว่าการจดทะเบียนภาษีขายมีผลกับสินค้าหรือบริการของคุณหรือไม่
- ตรวจสอบว่าต้องมีใบอนุญาตหรือการอนุญาตในท้องถิ่นหรือไม่
- ยืนยันว่าการยื่นภาษีของรัฐบาลกลางของคุณต้องใช้ ITIN หรือการต่ออายุหรือไม่
นี่คือจุดที่การจัดระเบียบมีความสำคัญ บันทึกที่ดีช่วยลดข้อผิดพลาดและทำให้ตอบสนองได้ง่ายขึ้นหากรัฐหรือ IRS ขอคำชี้แจง
เอกสารและบันทึกที่ควรเก็บ
ไม่ว่าคุณจะยื่นขอ ITIN หรือจัดการการยื่นภาษีของรัฐ ควรเก็บบันทึกให้เป็นระเบียบ
เอกสารที่เป็นประโยชน์ ได้แก่:
- สำเนาแบบแสดงรายการภาษีของรัฐบาลกลางและของรัฐ
- หนังสือแจ้งจาก IRS เกี่ยวกับการยื่นขอหรือการต่ออายุ ITIN
- เอกสารการจัดตั้งธุรกิจ
- หนังสือยืนยันการจดทะเบียนของรัฐ
- หนังสือแจ้งการออก EIN
- บันทึกความเป็นเจ้าของและเอกสาร cap table
- เอกสารต้นทางเกี่ยวกับรายได้ ค่าใช้จ่าย และภาษีหัก ณ ที่จ่าย
- ปฏิทินกำหนดเส้นตายการยื่นเอกสารของแต่ละเขตอำนาจศาล
หากคุณทำงานกับนักบัญชีหรือผู้เชี่ยวชาญด้านภาษี ให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจทั้งด้านรัฐบาลกลางและด้านรัฐของการยื่นเอกสาร
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่ควรหลีกเลี่ยง
ข้อผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดมักเป็นเรื่องง่าย ๆ
- คิดว่า ITIN ครอบคลุมการปฏิบัติตามข้อกำหนดของรัฐ
- รอจนถึงฤดูกาลยื่นภาษีแล้วค่อยตรวจสอบข้อกำหนดของรัฐ
- ลืมว่าธุรกิจหนึ่งกิจการสามารถสร้างภาระผูกพันในหลายรัฐ
- พลาดช่วงเวลาต่ออายุ ITIN เมื่อหมายเลขหมดอายุหรือไม่ได้ใช้งานมาหลายปี
- ใช้บันทึกข้อมูลรายได้หรือการวิเคราะห์ถิ่นที่อยู่ที่ไม่ครบถ้วน
- มองว่าการยื่นจัดตั้งนิติบุคคลเป็นสิ่งเดียวกับการจดทะเบียนภาษี
ปัญหาเหล่านี้หลีกเลี่ยงได้เมื่อคุณแยกคำถามของรัฐบาลกลางและของรัฐออกจากกันตั้งแต่ต้น
Zenind เข้ามามีบทบาทอย่างไร
Zenind ช่วยผู้ก่อตั้งจัดตั้งบริษัทในสหรัฐฯ และติดตามงานด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดในเชิงปฏิบัติ
สิ่งนี้สำคัญเพราะการจัดตั้งธุรกิจมักไม่ใช่จุดจบของกระบวนการตั้งค่า หลังจากนิติบุคคลเกิดขึ้นแล้ว ผู้ก่อตั้งยังต้องติดตามขั้นตอนถัดไปเพื่อให้บริษัทยังคงมีสถานะที่ดี เช่น:
- การยื่นเอกสารจัดตั้ง
- ข้อกำหนดของ registered agent
- กำหนดเวลายื่นรายงานประจำปี
- การแจ้งเตือนการปฏิบัติตามข้อกำหนดของธุรกิจ
- การจัดเก็บบันทึกพื้นฐานของนิติบุคคล
สำหรับผู้ก่อตั้งที่ไม่ได้มีถิ่นพำนัก โครงสร้างแบบนี้มีประโยชน์เป็นพิเศษ ITIN อาจเป็นส่วนหนึ่งของภาพภาษีส่วนบุคคลของคุณ แต่บริษัทของคุณยังต้องมีเวิร์กโฟลว์การจัดตั้งและการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ชัดเจน Zenind ช่วยจัดระเบียบความรับผิดชอบเหล่านี้ เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การสร้างธุรกิจได้
สรุปสุดท้าย
ITIN เป็นเครื่องมือด้านภาษีของรัฐบาลกลาง ไม่ใช่คำตอบแบบครอบคลุมสำหรับข้อกำหนดของรัฐ หากคุณเป็นผู้ก่อตั้ง นักลงทุน หรือเจ้าของธุรกิจที่ไม่ได้มีถิ่นพำนักในสหรัฐฯ คุณควรตรวจสอบทั้งสองด้านเสมอ ได้แก่ ความต้องการด้านภาษีของรัฐบาลกลางและภาระผูกพันเฉพาะของแต่ละรัฐ
เมื่อคุณแยกสองชั้นนี้ออกจากกันตั้งแต่ต้น คุณจะลดข้อผิดพลาดในการยื่นเอกสาร หลีกเลี่ยงความล่าช้าที่ไม่จำเป็น และทำให้ธุรกิจในสหรัฐฯ ของคุณบริหารได้ง่ายขึ้นตั้งแต่เริ่มต้น
ยังไม่มีคำถามในขณะนี้ โปรดกลับมาตรวจสอบอีกครั้งในภายหลัง