Mã số ITIN và các yêu cầu riêng theo từng tiểu bang: Hướng dẫn thực tế cho nhà sáng lập không cư trú

Mã số Nhận dạng Người nộp Thuế Cá nhân, hay ITIN, thường là mã số thuế tại Hoa Kỳ đầu tiên mà nhiều nhà sáng lập, nhà đầu tư và thành viên gia đình không cư trú cần hiểu. Điều quan trọng cần biết rất đơn giản: ITIN là mã số thuế liên bang, không phải giấy phép chung đáp ứng mọi yêu cầu của từng tiểu bang.

Sự khác biệt này rất quan trọng. Một nhà sáng lập có thể cần ITIN để nộp tờ khai thuế liên bang, yêu cầu một số lợi ích thuế nhất định hoặc đáp ứng các yêu cầu khác của IRS, trong khi vẫn phải xử lý các quy định riêng của tiểu bang về khai thuế, thủ tục đăng ký doanh nghiệp và nghĩa vụ xin giấy phép. Những quy định của tiểu bang đó có thể thay đổi tùy theo nơi doanh nghiệp được thành lập, nơi phát sinh thu nhập, nơi chủ sở hữu cư trú và nơi công ty có hoạt động.

Nếu bạn đang xây dựng hoặc vận hành một doanh nghiệp tại Hoa Kỳ, hãy xem ITIN như một phần trong bức tranh tuân thủ rộng hơn. Zenind giúp các nhà sáng lập đi qua quy trình thành lập công ty tại Hoa Kỳ với cái nhìn rõ ràng hơn về những bước thực tế tiếp theo.

ITIN là gì

ITIN là một số gồm 9 chữ số do IRS cấp cho mục đích thuế liên bang đối với những người không đủ điều kiện nhận số An sinh Xã hội nhưng vẫn có nhu cầu thuế tại Hoa Kỳ.

Trên thực tế, điều đó thường bao gồm:

• Người nước ngoài không cư trú phải nộp tờ khai thuế liên bang Hoa Kỳ
• Cá nhân nước ngoài cần khai báo thu nhập
• Một số người phụ thuộc hoặc vợ/chồng được khai trên tờ khai liên bang
• Người cần yêu cầu hoàn thuế hoặc một lợi ích thuế được phép trên tờ khai liên bang

ITIN không giống SSN và không nhằm thay thế hồ sơ thành lập doanh nghiệp, giấy phép hoặc đăng ký ở cấp tiểu bang.

ITIN không làm được gì

Rất dễ đánh giá quá cao những gì ITIN có thể làm. ITIN hữu ích, nhưng có giới hạn.

ITIN không:

• Cấp quyền làm việc tại Hoa Kỳ
• Thay đổi tình trạng di trú
• Thay thế số An sinh Xã hội cho mục đích việc làm
• Hoạt động như một mã định danh chung ngoài hệ thống thuế liên bang
• Loại bỏ nhu cầu kiểm tra các quy định thuế và kinh doanh của tiểu bang

Chính điểm cuối này là nơi nhiều người gặp rắc rối. Có ITIN có thể giúp ích cho các hồ sơ liên bang, nhưng không cho bạn biết liệu có phải nộp tờ khai thuế tiểu bang hay không, doanh nghiệp của bạn có phải đăng ký địa phương hay không, hoặc tiểu bang có yêu cầu giấy phép riêng hay không.

Vì sao các yêu cầu riêng theo từng tiểu bang vẫn quan trọng

IRS quản lý ITIN, nhưng các tiểu bang tự quản lý quy tắc thuế và kinh doanh của mình. Điều đó có nghĩa là hai điều có thể đúng cùng lúc:

1. Bạn có mọi thứ cần cho một hồ sơ liên bang.
2. Bạn vẫn có thể có nghĩa vụ riêng ở cấp tiểu bang.

Các yêu cầu theo từng tiểu bang quan trọng vì mỗi tiểu bang có thể áp dụng các quy tắc khác nhau cho:

• Tình trạng cư trú
• Nguồn thu nhập
• Thuế đối với thực thể chuyển tiếp
• Đăng ký doanh nghiệp
• Thu thuế bán hàng
• Đăng ký thuế cho người sử dụng lao động
• Giấy phép và cho phép hoạt động ở địa phương

Nói cách khác, ITIN giúp trả lời câu hỏi ở cấp liên bang. Quy định của tiểu bang trả lời câu hỏi ở cấp địa phương.

Các tình huống phổ biến khi ITIN và quy định của tiểu bang giao nhau

1. Nộp tờ khai thuế thu nhập cấp tiểu bang

Người không cư trú hoặc cư trú một phần năm có thể cần nộp tờ khai thuế thu nhập cấp tiểu bang ngay cả khi họ đã có ITIN cho mục đích liên bang.

Điều này thường phụ thuộc vào nơi thu nhập được tạo ra và cách tiểu bang xác định thu nhập chịu thuế. Các yếu tố kích hoạt phổ biến bao gồm:

• Tiền lương kiếm được trong tiểu bang
• Thu nhập tự doanh từ công việc thực hiện trong tiểu bang
• Thu nhập cho thuê từ bất động sản nằm trong tiểu bang
• Thu nhập kinh doanh được phân bổ cho tiểu bang
• Sở hữu trong một thực thể chuyển tiếp đang kinh doanh trong tiểu bang

Ngưỡng khai thuế cụ thể khác nhau theo từng tiểu bang. Một số tiểu bang yêu cầu nộp tờ khai ngay cả khi cuối cùng không phải nộp thuế. Một số khác chỉ yêu cầu nộp khi thu nhập đạt đến một mức nhất định.

2. Sở hữu hoặc thành lập doanh nghiệp tại một tiểu bang

Nếu bạn đang bắt đầu một LLC, công ty cổ phần hoặc một loại thực thể khác, ITIN không thay thế cho các bước thành lập của tiểu bang.

Bạn vẫn có thể cần:

• Đăng ký thực thể với tiểu bang
• Chỉ định đại lý đăng ký khi được yêu cầu
• Xin EIN nếu doanh nghiệp cần
• Đăng ký các loại thuế của tiểu bang nếu doanh nghiệp có hoạt động chịu thuế
• Nộp báo cáo thường niên hoặc các thông báo định kỳ khác của tiểu bang

Đối với nhà sáng lập, đây là điểm dễ gây nhầm lẫn nhất. ITIN liên quan đến bạn với tư cách cá nhân nộp thuế. Quy định thành lập ở cấp tiểu bang là về công ty.

3. Hoạt động trên nhiều tiểu bang

Một doanh nghiệp có thể tạo nghĩa vụ tuân thủ ở nhiều hơn một tiểu bang. Điều đó có thể xảy ra khi bạn:

• Bán hàng vào nhiều tiểu bang
• Tuyển nhân viên ở các tiểu bang khác nhau
• Lưu trữ hàng tồn kho ở một tiểu bang khác
• Mở văn phòng hoặc kho hàng ở một khu vực pháp lý khác
• Cung cấp dịch vụ tại nơi công việc được thực hiện ở địa điểm khác

ITIN không đơn giản hóa các quy tắc đa tiểu bang đó. Nó chỉ giúp chủ sở hữu hoặc người nộp hồ sơ cá nhân tham gia vào hệ thống thuế liên bang khi cần.

4. Thực thể chuyển tiếp

Nhiều doanh nghiệp nhỏ bị đánh thuế thông qua chủ sở hữu thay vì ở cấp thực thể. Điều đó có thể làm cho vấn đề của tiểu bang trở nên quan trọng hơn, chứ không phải ít hơn.

Nếu doanh nghiệp của bạn là LLC bị đánh thuế như một thực thể bị bỏ qua hoặc công ty hợp danh, thu nhập có thể chuyển sang cho bạn ở cấp cá nhân. Tùy theo tiểu bang, bạn có thể cần nộp tờ khai cá nhân, tờ khai tổng hợp hoặc tờ khai cho người không cư trú.

Nếu doanh nghiệp của bạn là S corporation hoặc một loại thực thể khác có nghĩa vụ báo cáo ở cấp tiểu bang, chính thực thể đó cũng có thể có nghĩa vụ nộp hồ sơ.

5. Giấy phép kinh doanh và đăng ký địa phương

Một số nhà sáng lập cho rằng có ITIN nghĩa là họ có thể bỏ qua các bước kiểm tra kinh doanh địa phương. Điều đó không đúng.

Tiểu bang, quận và thành phố có thể có quy định cấp phép hoặc đăng ký riêng. Tùy theo hoạt động kinh doanh, bạn có thể cần:

• Giấy phép kinh doanh chung
• Giấy phép địa phương
• Giấy phép thuế bán hàng
• Giấy phép hành nghề
• Mã số đăng ký thuế của tiểu bang

ITIN không thay thế bất kỳ loại nào trong số đó.

Nhà sáng lập không cư trú nên kiểm tra gì trước khi nộp hồ sơ

Nếu bạn không chắc quy định nào của tiểu bang áp dụng, hãy thực hiện danh sách kiểm tra này trước khi nộp:

• Xác định bạn là cư trú, không cư trú hay cư trú một phần năm tại tiểu bang đó
• Xác định nơi thu nhập của bạn được tạo ra hoặc được phân bổ
• Kiểm tra xem thực thể của bạn có tạo ra nexus hoặc nghĩa vụ đăng ký tại tiểu bang hay không
• Xác nhận xem bạn có cần nộp tờ khai thuế thu nhập cấp tiểu bang hay không
• Xem xét liệu việc đăng ký thuế bán hàng có áp dụng cho sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn hay không
• Kiểm tra xem có cần giấy phép hoặc cho phép hoạt động ở địa phương hay không
• Xác minh việc khai thuế liên bang của bạn có yêu cầu ITIN hoặc gia hạn hay không

Đây là lúc việc tổ chức trở nên quan trọng. Hồ sơ rõ ràng giúp giảm sai sót và dễ phản hồi hơn nếu tiểu bang hoặc IRS yêu cầu giải trình.

Tài liệu và hồ sơ cần lưu giữ

Dù bạn đang xin ITIN hay quản lý hồ sơ cấp tiểu bang, hãy giữ hồ sơ của mình thật ngăn nắp.

Các tài liệu hữu ích bao gồm:

• Bản sao tờ khai thuế liên bang và tiểu bang
• Thông báo của IRS về việc nộp đơn hoặc gia hạn ITIN
• Hồ sơ thành lập doanh nghiệp
• Xác nhận đăng ký cấp tiểu bang
• Thông báo cấp EIN
• Hồ sơ sở hữu và tài liệu cap table
• Tài liệu nguồn về thu nhập, chi phí và khấu trừ tại nguồn
• Lịch các thời hạn nộp hồ sơ theo từng khu vực pháp lý

Nếu bạn làm việc với kế toán viên hoặc chuyên gia thuế, hãy đảm bảo họ hiểu cả phần liên bang lẫn phần tiểu bang của hồ sơ.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Những sai lầm lớn nhất thường là những lỗi đơn giản.

• Cho rằng ITIN bao phủ toàn bộ việc tuân thủ ở cấp tiểu bang
• Chờ đến mùa khai thuế mới kiểm tra các yêu cầu của tiểu bang
• Quên rằng một doanh nghiệp có thể tạo ra nghĩa vụ ở nhiều tiểu bang
• Bỏ lỡ thời điểm gia hạn ITIN khi số đó đã hết hạn hoặc không được sử dụng trong vài năm
• Dùng hồ sơ không đầy đủ để phân tích nguồn thu nhập hoặc tình trạng cư trú
• Xem hồ sơ thành lập thực thể như thể nó giống với đăng ký thuế

Những vấn đề này có thể tránh được khi bạn tách bạch sớm câu hỏi về liên bang và tiểu bang.

Zenind phù hợp như thế nào trong quy trình

Zenind giúp các nhà sáng lập thành lập công ty tại Hoa Kỳ và theo dõi phần vận hành của việc tuân thủ.

Điều đó quan trọng vì thành lập doanh nghiệp hiếm khi là bước kết thúc của quy trình thiết lập. Sau khi thực thể đã tồn tại, nhà sáng lập vẫn cần theo dõi các bước tiếp theo để giữ công ty ở trạng thái tốt, chẳng hạn như:

• Hồ sơ thành lập
• Yêu cầu đại lý đăng ký
• Thời hạn nộp báo cáo thường niên
• Nhắc nhở tuân thủ kinh doanh
• Ghi chép cơ bản liên quan đến thực thể

Đối với nhà sáng lập không cư trú, cấu trúc đó đặc biệt hữu ích. ITIN có thể là một phần trong bức tranh thuế cá nhân của bạn, nhưng công ty của bạn vẫn cần một quy trình thành lập và tuân thủ rõ ràng. Zenind giúp sắp xếp những trách nhiệm đó để bạn có thể tập trung vào việc xây dựng doanh nghiệp.

Kết luận

ITIN là công cụ thuế liên bang, không phải giải pháp toàn diện cho các yêu cầu của tiểu bang. Nếu bạn là nhà sáng lập, nhà đầu tư hoặc chủ doanh nghiệp không cư trú, bạn nên luôn kiểm tra cả hai phía: nhu cầu thuế liên bang và các nghĩa vụ riêng theo từng tiểu bang.

Khi bạn tách hai lớp này từ sớm, bạn sẽ giảm lỗi kê khai, tránh chậm trễ không cần thiết và giúp doanh nghiệp tại Hoa Kỳ của bạn dễ quản lý hơn ngay từ đầu.