ITIN και ειδικές απαιτήσεις ανά πολιτεία: Ένας πρακτικός οδηγός για ιδρυτές χωρίς φορολογική κατοικία στις ΗΠΑ

Ο Αριθμός Φορολογικής Ταυτοποίησης Ατομικού Φορολογουμένου, ή ITIN, είναι συχνά ο πρώτος αμερικανικός φορολογικός αριθμός που χρειάζεται να κατανοήσουν πολλοί ιδρυτές, επενδυτές και μέλη οικογένειας χωρίς φορολογική κατοικία στις ΗΠΑ. Το βασικό που πρέπει να γνωρίζετε είναι απλό: το ITIN είναι ομοσπονδιακός φορολογικός αριθμός, όχι μια καθολική άδεια που καλύπτει κάθε απαίτηση κάθε πολιτείας.

Αυτή η διάκριση έχει σημασία. Ένας ιδρυτής μπορεί να χρειάζεται ITIN για να υποβάλει ομοσπονδιακή δήλωση, να διεκδικήσει ορισμένα φορολογικά οφέλη ή να καλύψει άλλες απαιτήσεις της IRS, ενώ ταυτόχρονα να αντιμετωπίζει ξεχωριστούς κανόνες δήλωσης φόρου σε επίπεδο πολιτείας, βήματα σύστασης επιχείρησης και υποχρεώσεις αδειοδότησης. Αυτοί οι κανόνες διαφέρουν ανάλογα με το πού συστήνεται μια επιχείρηση, πού αποκτάται το εισόδημα, πού κατοικεί ο ιδιοκτήτης και πού έχει δραστηριότητα η εταιρεία.

Αν χτίζετε ή λειτουργείτε μια επιχείρηση στις ΗΠΑ, βοηθά να αντιμετωπίζετε το ITIN ως ένα μόνο μέρος ενός ευρύτερου πλαισίου συμμόρφωσης. Η Zenind βοηθά τους ιδρυτές να προχωρήσουν στη σύσταση εταιρείας στις ΗΠΑ με πιο καθαρή εικόνα των πρακτικών βημάτων που ακολουθούν.

Τι είναι το ITIN

Το ITIN είναι ένας 9ψήφιος αριθμός που εκδίδεται από την IRS για ομοσπονδιακούς φορολογικούς σκοπούς σε άτομα που δεν είναι επιλέξιμα για αριθμό Κοινωνικής Ασφάλισης, αλλά εξακολουθούν να έχουν φορολογική ανάγκη στις ΗΠΑ.

Στην πράξη, αυτό συχνά περιλαμβάνει:

• Μη κατοίκους αλλοδαπής που πρέπει να υποβάλουν ομοσπονδιακή φορολογική δήλωση στις ΗΠΑ
• Αλλοδαπά φυσικά πρόσωπα που χρειάζεται να δηλώσουν εισόδημα
• Ορισμένα εξαρτώμενα μέλη ή συζύγους που περιλαμβάνονται σε ομοσπονδιακή δήλωση
• Άτομα που χρειάζεται να ζητήσουν επιστροφή χρημάτων ή κάποιο επιτρεπτό φορολογικό όφελος σε ομοσπονδιακή δήλωση

Το ITIN δεν είναι το ίδιο με το SSN και δεν προορίζεται να αντικαταστήσει τα έγγραφα σύστασης εταιρείας, τις άδειες ή τις εγγραφές σε επίπεδο πολιτείας.

Τι δεν κάνει το ITIN

Είναι εύκολο να υπερεκτιμήσει κανείς τι μπορεί να πετύχει ένα ITIN. Είναι χρήσιμο, αλλά περιορισμένο.

Το ITIN δεν:

• Παρέχει άδεια εργασίας στις Ηνωμένες Πολιτείες
• Αλλάζει το μεταναστευτικό καθεστώς
• Αντικαθιστά αριθμό Κοινωνικής Ασφάλισης για σκοπούς απασχόλησης
• Λειτουργεί ως γενικός αριθμός ταυτοποίησης εκτός του ομοσπονδιακού φορολογικού συστήματος
• Εξαλείφει την ανάγκη να ελέγξετε τους κανόνες της πολιτείας για φόρους και επιχειρήσεις

Το τελευταίο σημείο είναι εκεί όπου πολλοί άνθρωποι αντιμετωπίζουν προβλήματα. Η απόκτηση ITIN μπορεί να βοηθήσει στις ομοσπονδιακές δηλώσεις, αλλά δεν σας λέει αν οφείλεται δήλωση σε επίπεδο πολιτείας, αν η επιχείρησή σας πρέπει να εγγραφεί τοπικά ή αν μια πολιτεία έχει ξεχωριστή απαίτηση άδειας.

Γιατί εξακολουθούν να έχουν σημασία οι ειδικές απαιτήσεις ανά πολιτεία

Η IRS ελέγχει τα ITIN, αλλά οι πολιτείες ελέγχουν τους δικούς τους φορολογικούς και επιχειρηματικούς κανόνες. Αυτό σημαίνει ότι δύο πράγματα μπορούν να ισχύουν ταυτόχρονα:

1. Μπορεί να έχετε όλα όσα χρειάζεστε για μια ομοσπονδιακή δήλωση.
2. Μπορεί να έχετε μια ξεχωριστή υποχρέωση σε επίπεδο πολιτείας.

Οι ειδικές απαιτήσεις ανά πολιτεία έχουν σημασία επειδή οι πολιτείες μπορούν να εφαρμόζουν διαφορετικούς κανόνες για:

• Την κατοικία
• Την πηγή του εισοδήματος
• Τη φορολόγηση οντοτήτων pass-through
• Την εγγραφή επιχείρησης
• Τη συλλογή φόρου επί των πωλήσεων
• Την εγγραφή για φόρους εργοδότη
• Τοπικές άδειες και εγκρίσεις

Με άλλα λόγια, το ITIN βοηθά να απαντηθεί το ομοσπονδιακό ερώτημα. Οι κανόνες της πολιτείας απαντούν στο τοπικό.

Συνήθεις περιπτώσεις όπου το ITIN και οι κανόνες πολιτείας αλληλεπικαλύπτονται

1. Υποβολή φορολογικής δήλωσης πολιτείας

Ένας μη κάτοικος ή φορολογικός κάτοικος για μέρος του έτους μπορεί να χρειάζεται να υποβάλει φορολογική δήλωση πολιτείας ακόμη κι αν έχει ήδη ITIN για ομοσπονδιακούς σκοπούς.

Αυτό εξαρτάται συχνά από το πού αποκτήθηκε το εισόδημα και από το πώς ορίζει η πολιτεία το φορολογητέο εισόδημα. Συνήθη κριτήρια είναι:

• Μισθοί που αποκτήθηκαν στην πολιτεία
• Εισόδημα από αυτοαπασχόληση για εργασία που πραγματοποιήθηκε στην πολιτεία
• Εισόδημα από ενοίκια ακινήτου που βρίσκεται στην πολιτεία
• Επιχειρηματικό εισόδημα που αποδίδεται στην πολιτεία
• Συμμετοχή σε οντότητα pass-through που δραστηριοποιείται στην πολιτεία

Το ακριβές όριο υποβολής διαφέρει ανά πολιτεία. Ορισμένες πολιτείες απαιτούν δήλωση ακόμη και όταν τελικά δεν οφείλεται φόρος. Άλλες απαιτούν υποβολή μόνο όταν το εισόδημα φτάσει σε συγκεκριμένο επίπεδο.

2. Κατοχή ή σύσταση επιχείρησης σε πολιτεία

Αν ξεκινάτε μια LLC, μια corporation ή άλλη οντότητα, το ITIN δεν υποκαθιστά τα βήματα σύστασης σε επίπεδο πολιτείας.

Μπορεί να εξακολουθεί να χρειάζεται να:

• Εγγράψετε την οντότητα στην πολιτεία
• Ορίσετε εγγεγραμμένο αντιπρόσωπο όπου απαιτείται
• Λάβετε EIN αν η επιχείρηση το χρειάζεται
• Εγγραφείτε για φορολογία πολιτείας αν η επιχείρηση έχει φορολογητέα δραστηριότητα
• Υποβάλετε ετήσιες εκθέσεις ή άλλες επαναλαμβανόμενες ειδοποιήσεις της πολιτείας

Για τους ιδρυτές, αυτό είναι το πιο συνηθισμένο σημείο σύγχυσης. Το ITIN αφορά εσάς ως ατομικό φορολογούμενο. Οι κανόνες σύστασης της πολιτείας αφορούν την εταιρεία.

3. Δραστηριότητα σε περισσότερες από μία πολιτείες

Μια επιχείρηση μπορεί να δημιουργήσει υποχρεώσεις συμμόρφωσης σε περισσότερες από μία πολιτείες. Αυτό μπορεί να συμβεί όταν:

• Πουλάτε σε πολλές πολιτείες
• Προσλαμβάνετε εργαζομένους σε διαφορετικές πολιτείες
• Φυλάσσετε απόθεμα σε άλλη πολιτεία
• Ανοίγετε γραφείο ή αποθήκη σε άλλη δικαιοδοσία
• Παρέχετε υπηρεσίες όπου η εργασία εκτελείται φυσικά αλλού

Το ITIN δεν απλοποιεί αυτούς τους κανόνες πολλαπλών πολιτειών. Απλώς βοηθά τον ατομικό ιδιοκτήτη ή φορολογούμενο να συμμετέχει στο ομοσπονδιακό φορολογικό σύστημα όπου χρειάζεται.

4. Οντότητες pass-through

Πολλές μικρές επιχειρήσεις φορολογούνται μέσω του ιδιοκτήτη και όχι σε επίπεδο οντότητας. Αυτό μπορεί να κάνει τα ζητήματα της πολιτείας πιο σημαντικά, όχι λιγότερο.

Αν η επιχείρησή σας είναι LLC που φορολογείται ως disregarded entity ή partnership, το εισόδημα μπορεί να περνά σε εσάς προσωπικά. Ανάλογα με την πολιτεία, μπορεί να χρειάζεται να υποβάλετε ατομική δήλωση, σύνθετη δήλωση ή δήλωση μη κατοίκου.

Αν η επιχείρησή σας είναι S corporation ή άλλη μορφή οντότητας με υποχρεώσεις αναφοράς σε επίπεδο πολιτείας, η ίδια η οντότητα μπορεί επίσης να έχει υποχρεώσεις υποβολής.

5. Άδειες επιχείρησης και τοπική εγγραφή

Ορισμένοι ιδρυτές υποθέτουν ότι επειδή έχουν ITIN μπορούν να παραλείψουν τους τοπικούς ελέγχους επιχείρησης. Αυτό δεν ισχύει.

Οι πολιτείες, οι κομητείες και οι πόλεις μπορεί να έχουν δικούς τους κανόνες αδειοδότησης ή εγγραφής. Ανάλογα με τη δραστηριότητα της επιχείρησης, μπορεί να χρειάζεστε:

• Γενική άδεια επιχείρησης
• Τοπική άδεια ή έγκριση
• Άδεια φόρου πωλήσεων
• Επαγγελματική άδεια
• Αριθμό φορολογικής εγγραφής πολιτείας

Το ITIN δεν αντικαθιστά κανένα από αυτά.

Τι πρέπει να ελέγξουν οι ιδρυτές χωρίς φορολογική κατοικία πριν από την υποβολή

Αν δεν είστε σίγουροι ποιοι κανόνες πολιτείας ισχύουν, περάστε από αυτή τη λίστα πριν υποβάλετε:

• Καθορίστε αν είστε κάτοικος, μη κάτοικος ή φορολογικός κάτοικος για μέρος του έτους στην πολιτεία
• Εντοπίστε πού αποκτήθηκε ή αποδόθηκε το εισόδημά σας
• Ελέγξτε αν η οντότητά σας έχει nexus ή υποχρεώσεις εγγραφής στην πολιτεία
• Επιβεβαιώστε αν χρειάζεστε φορολογική δήλωση πολιτείας
• Εξετάστε αν ισχύει εγγραφή για φόρο επί των πωλήσεων για τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες σας
• Ελέγξτε αν απαιτούνται τοπικές άδειες ή εγκρίσεις
• Βεβαιωθείτε αν η ομοσπονδιακή σας δήλωση απαιτεί ITIN ή ανανέωση

Εδώ η οργάνωση έχει σημασία. Τα σωστά αρχεία μειώνουν τα λάθη και κάνουν ευκολότερη την ανταπόκριση αν η πολιτεία ή η IRS ζητήσει διευκρινίσεις.

Έγγραφα και αρχεία που πρέπει να διατηρείτε

Είτε υποβάλλετε αίτηση για ITIN είτε διαχειρίζεστε δήλωση σε επίπεδο πολιτείας, κρατήστε τα αρχεία σας οργανωμένα.

Χρήσιμα έγγραφα περιλαμβάνουν:

• Αντίγραφα ομοσπονδιακών και πολιτειακών φορολογικών δηλώσεων
• Ειδοποιήσεις της IRS σχετικά με αίτηση ή ανανέωση ITIN
• Έγγραφα σύστασης της επιχείρησης
• Επιβεβαιώσεις εγγραφής στην πολιτεία
• Ειδοποιήσεις απόδοσης EIN
• Αρχεία ιδιοκτησίας και cap table
• Πρωτογενή έγγραφα για εισόδημα, έξοδα και παρακράτηση
• Ημερολόγιο προθεσμιών υποβολής ανά δικαιοδοσία

Αν συνεργάζεστε με λογιστή ή φοροτεχνικό, βεβαιωθείτε ότι κατανοεί και την ομοσπονδιακή και την πολιτειακή πλευρά της υποβολής.

Συνήθη λάθη που πρέπει να αποφύγετε

Τα μεγαλύτερα λάθη είναι συνήθως απλά.

• Να θεωρείτε ότι το ITIN καλύπτει τη συμμόρφωση σε επίπεδο πολιτείας
• Να περιμένετε μέχρι την περίοδο υποβολής για να ελέγξετε τις απαιτήσεις της πολιτείας
• Να ξεχνάτε ότι μία επιχείρηση μπορεί να δημιουργήσει υποχρεώσεις σε πολλές πολιτείες
• Να χάνετε την προθεσμία ανανέωσης του ITIN όταν ο αριθμός έχει λήξει ή δεν έχει χρησιμοποιηθεί για αρκετά χρόνια
• Να χρησιμοποιείτε ελλιπή αρχεία για την ανάλυση της πηγής εισοδήματος ή της κατοικίας
• Να αντιμετωπίζετε ένα έγγραφο σύστασης οντότητας ως το ίδιο με τη φορολογική εγγραφή

Αυτά τα ζητήματα αποφεύγονται όταν διαχωρίζετε νωρίς τα ομοσπονδιακά και τα πολιτειακά ερωτήματα.

Πώς εντάσσεται η Zenind στη διαδικασία

Η Zenind βοηθά τους ιδρυτές να συστήσουν εταιρείες στις ΗΠΑ και να παραμένουν οργανωμένοι ως προς το λειτουργικό σκέλος της συμμόρφωσης.

Αυτό έχει σημασία επειδή η σύσταση της επιχείρησης σπάνια είναι το τέλος της διαδικασίας εγκατάστασης. Αφού η οντότητα δημιουργηθεί, οι ιδρυτές πρέπει ακόμη να παρακολουθούν τα επόμενα βήματα που διατηρούν την εταιρεία σε καλή κατάσταση, όπως:

• Έγγραφα σύστασης
• Απαιτήσεις εγγεγραμμένου αντιπροσώπου
• Προθεσμίες ετήσιων εκθέσεων
• Υπενθυμίσεις επιχειρηματικής συμμόρφωσης
• Βασική τήρηση αρχείων για την οντότητα

Για ιδρυτές χωρίς φορολογική κατοικία στις ΗΠΑ, αυτή η δομή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη. Ένα ITIN μπορεί να αποτελεί μέρος της προσωπικής σας φορολογικής εικόνας, αλλά η εταιρεία σας εξακολουθεί να χρειάζεται μια καθαρή ροή εργασίας σύστασης και συμμόρφωσης. Η Zenind βοηθά να οργανωθούν αυτές οι ευθύνες ώστε να μπορείτε να επικεντρωθείτε στην ανάπτυξη της επιχείρησης.

Τελικό συμπέρασμα

Το ITIN είναι ένα ομοσπονδιακό φορολογικό εργαλείο, όχι μια καθολική λύση για τις απαιτήσεις της πολιτείας. Αν είστε ιδρυτής, επενδυτής ή επιχειρηματίας χωρίς φορολογική κατοικία στις ΗΠΑ, θα πρέπει πάντα να ελέγχετε και τις δύο πλευρές της εξίσωσης: τις ομοσπονδιακές φορολογικές ανάγκες και τις ειδικές υποχρεώσεις της πολιτείας.

Όταν διαχωρίζετε αυτά τα δύο επίπεδα από νωρίς, μειώνετε τα λάθη στην υποβολή, αποφεύγετε περιττές καθυστερήσεις και κάνετε την αμερικανική σας επιχείρηση ευκολότερη στη διαχείριση από την αρχή.