ITIN és az államspecifikus követelmények: gyakorlati útmutató nem rezidens alapítóknak

Az egyéni adóazonosító szám, vagyis az ITIN, gyakran az első amerikai adóazonosító, amelyet sok nem rezidens alapítónak, befektetőnek és családtagnak meg kell ismernie. A legfontosabb tudnivaló egyszerű: az ITIN szövetségi adóazonosító, nem pedig általános felmentés minden állami követelmény alól.

Ez a különbség számít. Egy alapítónak szüksége lehet ITIN-re a szövetségi bevallás benyújtásához, bizonyos adókedvezmények igényléséhez vagy más IRS-követelmények teljesítéséhez, miközben külön állami adóbevallási szabályokkal, vállalkozásbejegyzési lépésekkel és engedélyezési kötelezettségekkel is szembe kell néznie. Ezek az állami szabályok attól függően változhatnak, hogy hol alapítják a vállalkozást, hol keletkezik a jövedelem, hol él a tulajdonos, és hol folytat tevékenységet a cég.

Ha Ön amerikai vállalkozást épít vagy működtet, érdemes az ITIN-t a megfelelőségi kép nagyobb egészének egyik elemeként kezelni. A Zenind segíti az alapítókat abban, hogy átláthatóbban haladjanak végig az amerikai vállalatalapítás gyakorlati lépésein.

Mi az ITIN

Az ITIN egy 9 jegyű szám, amelyet az IRS szövetségi adózási célokra bocsát ki azoknak a személyeknek, akik nem jogosultak társadalombiztosítási számra, de mégis van amerikai adózási kötelezettségük.

A gyakorlatban ez gyakran az alábbiakat foglalja magában:

• Nem rezidens külföldi személyek, akiknek amerikai szövetségi adóbevallást kell benyújtaniuk
• Külföldi magánszemélyek, akiknek jövedelmet kell bevallaniuk
• Bizonyos eltartottak vagy házastársak, akiket szövetségi bevallásban szerepeltetnek
• Olyan személyek, akik szövetségi bevallásban visszatérítést vagy megengedett adókedvezményt igényelnek

Az ITIN nem ugyanaz, mint az SSN, és nem helyettesíti a vállalkozásalapítási bejelentéseket, engedélyeket vagy állami regisztrációkat.

Mire nem alkalmas az ITIN

Könnyű túlbecsülni, mire képes az ITIN. Hasznos, de korlátozott.

Az ITIN nem:

• Ad munkavállalási jogosultságot az Egyesült Államokban
• Változtatja meg a bevándorlási státuszt
• Helyettesíti a társadalombiztosítási számot foglalkoztatási célokra
• Általános azonosítószámként működik a szövetségi adórendszeren kívül
• Megszünteti az állami adó- és vállalkozási szabályok ellenőrzésének szükségességét

Ez az utolsó pont az, ahol sokan hibáznak. Az ITIN segíthet a szövetségi benyújtásokban, de nem mondja meg, hogy kell-e állami bevallást benyújtani, regisztrálnia kell-e a vállalkozásnak helyi szinten, vagy hogy egy államban külön engedélykövetelmény van-e.

Miért fontosak továbbra is az államspecifikus követelmények

Az ITIN-eket az IRS szabályozza, az államok viszont a saját adózási és vállalkozási szabályaikat határozzák meg. Ez azt jelenti, hogy egyszerre két dolog is igaz lehet:

1. Mindennel rendelkezik a szövetségi benyújtáshoz.
2. Mégis lehet külön állami kötelezettsége.

Az államspecifikus követelmények azért fontosak, mert az államok eltérő szabályokat alkalmazhatnak az alábbiakra:

• Rezidencia
• Jövedelem forrása
• Átfolyó adóztatású társaságok adózása
• Vállalkozásbejegyzés
• Értékesítési adó beszedése
• Munkáltatói adóregisztráció
• Helyi engedélyek és permittek

Másképp fogalmazva: az ITIN a szövetségi kérdésre ad választ. Az állami szabályok a helyi kérdésre.

Gyakori helyzetek, amikor az ITIN és az állami szabályok átfedésben vannak

1. Állami személyi jövedelemadó-bevallás benyújtása

Előfordulhat, hogy egy nem rezidens vagy részéves rezidens állami személyi jövedelemadó-bevallást köteles benyújtani, még akkor is, ha szövetségi célokra már rendelkezik ITIN-nel.

Ez gyakran attól függ, hogy hol keletkezett a jövedelem, és hogyan határozza meg az adott állam az adóköteles jövedelmet. Gyakori kiváltó okok:

• Az államban szerzett munkabér
• Az államban végzett önálló vállalkozói tevékenységből származó jövedelem
• Az államban fekvő ingatlanból származó bérleti díj
• Az államban forrásolt vállalkozási jövedelem
• Tulajdonrész egy olyan átfolyó adóztatású társaságban, amely az adott államban működik

A pontos bevallási küszöb államonként eltér. Egyes államokban akkor is be kell nyújtani a bevallást, ha végül nem keletkezik fizetendő adó. Más államok csak bizonyos jövedelemszint felett írnak elő benyújtási kötelezettséget.

2. Vállalkozás birtoklása vagy alapítása egy államban

Ha LLC-t, vállalatot vagy más társasági formát alapít, az ITIN nem helyettesíti az állami alapítási lépéseket.

Előfordulhat, hogy még mindig szükség van az alábbiakra:

• Az entitás állami bejegyzése
• Kijelölt bejegyzett képviselő, ahol ez kötelező
• EIN igénylése, ha a vállalkozásnak szüksége van rá
• Regisztráció állami adókra, ha a vállalkozás adóköteles tevékenységet végez
• Éves jelentések vagy más ismétlődő állami bejelentések benyújtása

Alapítók esetében ez a leggyakoribb félreértési pont. Az ITIN Önről szól mint magánszemélyről, az állami alapítási szabályok pedig a cégről.

3. Több államban történő működés

Egy vállalkozás több államban is keletkeztethet megfelelőségi kötelezettséget. Ez akkor fordulhat elő, ha Ön:

• Több államba értékesít
• Több államban alkalmaz munkavállalókat
• Más államban tárol készletet
• Más joghatóságban irodát vagy raktárt nyit
• Olyan szolgáltatásokat nyújt, ahol a munka fizikailag máshol történik

Az ITIN nem egyszerűsíti ezeket a többállamos szabályokat. Csupán abban segít, hogy az egyéni tulajdonos vagy benyújtó szükség esetén részt vehessen a szövetségi adórendszerben.

4. Átfolyó adóztatású társaságok

Sok kisvállalkozást a tulajdonos adóztat meg, nem pedig maga az entitás. Ez az állami kérdéseket nem kevésbé, hanem sokszor még fontosabbá teszi.

Ha a vállalkozása LLC, amelyet disregarded entity-ként vagy partnershipként adóztatnak, a jövedelem személyesen Önhöz folyhat át. Az államtól függően előfordulhat, hogy egyéni bevallást, összevont bevallást vagy nem rezidens bevallást kell benyújtania.

Ha a vállalkozása S corporation vagy más olyan entitás, amelyre állami szintű jelentési kötelezettség vonatkozik, maga a társaság is lehet bevallási kötelezett.

5. Vállalkozási engedélyek és helyi regisztráció

Egyes alapítók azt feltételezik, hogy az ITIN birtokában kihagyhatják a helyi vállalkozási ellenőrzéseket. Ez nem igaz.

Az államok, megyék és városok saját engedélyezési vagy regisztrációs szabályokat alkalmazhatnak. A tevékenységtől függően szükség lehet:

• Általános vállalkozási engedélyre
• Helyi permitre
• Értékesítési adó engedélyre
• Szakmai engedélyre
• Állami adóregisztrációs számra

Az ITIN ezek közül semelyiket nem helyettesíti.

Mit ellenőrizzenek a nem rezidens alapítók a benyújtás előtt

Ha nem biztos benne, mely állami szabályok vonatkoznak Önre, a benyújtás előtt menjen végig ezen az ellenőrzőlistán:

• Határozza meg, hogy az adott államban rezidensnek, nem rezidensnek vagy részéves rezidensnek minősül-e
• Azonosítsa, hol keletkezett vagy honnan származik a jövedelem
• Ellenőrizze, hogy az entitásának van-e nexusza vagy regisztrációs kötelezettsége az adott államban
• Erősítse meg, hogy kell-e állami személyi jövedelemadó-bevallást benyújtania
• Vizsgálja meg, hogy a termékekre vagy szolgáltatásokra vonatkozik-e értékesítési adóregisztráció
• Ellenőrizze, szükséges-e helyi engedély vagy permit
• Győződjön meg arról, hogy a szövetségi benyújtáshoz szükség van-e ITIN-re vagy annak megújítására

Itt számít az átlátható szervezés. A jó nyilvántartás csökkenti a hibákat, és megkönnyíti a válaszadást, ha egy állam vagy az IRS magyarázatot kér.

Milyen dokumentumokat és nyilvántartásokat érdemes megőrizni

Akár ITIN-t igényel, akár állami bevallást kezel, tartsa rendezetten az iratait.

Hasznos dokumentumok lehetnek:

• Szövetségi és állami adóbevallások másolatai
• IRS értesítések ITIN-kérelemről vagy megújításról
• A vállalkozás alapítási dokumentumai
• Állami regisztrációs visszaigazolások
• EIN-kiadási értesítések
• Tulajdonosi nyilvántartások és cap table dokumentumok
• Jövedelemre, költségekre és levonásokra vonatkozó forrásdokumentumok
• Benyújtási határidők naptára joghatóságonként

Ha könyvelővel vagy adótanácsadóval dolgozik, győződjön meg arról, hogy mind a szövetségi, mind az állami oldalt értik.

Gyakori hibák, amelyeket érdemes elkerülni

A legnagyobb hibák általában egyszerűek.

• Annak feltételezése, hogy az ITIN lefedi az állami megfelelőséget
• Azt az utolsó pillanatra hagyni, hogy ellenőrizze az állami követelményeket
• Elfelejteni, hogy egyetlen vállalkozás több államban is kötelezettséget keletkeztethet
• Elmulasztani az ITIN megújításának idejét, ha a szám lejárt vagy több éve nem használták
• Hiányos nyilvántartás alapján meghatározni a jövedelem forrását vagy a rezidenciát
• Az entitásalapítási bejelentést összekeverni az adóregisztrációval

Ezek az ügyek elkerülhetők, ha a szövetségi és állami kérdéseket már korán különválasztja.

Hogyan illeszkedik ebbe a Zenind

A Zenind segíti az alapítókat abban, hogy amerikai vállalkozásokat hozzanak létre, és kézben tartsák a működési megfelelőséghez kapcsolódó feladatokat.

Ez azért fontos, mert a vállalkozásalapítás ritkán jelenti a beállítási folyamat végét. Miután az entitás létrejött, az alapítóknak továbbra is figyelniük kell azokra a következő lépésekre, amelyek segítenek a cég jó állapotának megőrzésében, például:

• Alapítási bejelentések
• Bejegyzett képviselővel kapcsolatos követelmények
• Éves jelentések határidejei
• Vállalkozási megfelelőségi emlékeztetők
• Alapvető nyilvántartásvezetés az entitás vonatkozásában

Nem rezidens alapítók számára ez a struktúra különösen hasznos. Az ITIN része lehet az Ön személyes adózási képének, de a vállalkozásának továbbra is tiszta alapítási és megfelelőségi folyamatra van szüksége. A Zenind segít rendszerezni ezeket a feladatokat, hogy Ön a vállalkozás építésére koncentrálhasson.

Végső tanulság

Az ITIN szövetségi adózási eszköz, nem pedig univerzális megoldás az állami követelményekre. Ha Ön nem rezidens alapító, befektető vagy vállalkozó, mindig ellenőrizze az egyenlet mindkét oldalát: a szövetségi adózási igényeket és az államspecifikus kötelezettségeket.

Ha ezt a két réteget már korán elkülöníti, csökkentheti a benyújtási hibákat, elkerülheti a felesleges késedelmeket, és könnyebben kezelheti amerikai vállalkozását már az indulástól kezdve.