ITIN и изискванията по отделните щати: Практическо ръководство за основатели-нерезиденти

Individual Taxpayer Identification Number, или ITIN, често е първият федерален данъчен номер в САЩ, който много основатели-нерезиденти, инвеститори и членове на семейството трябва да разберат. Най-важното е просто: ITIN е федерален данъчен номер, а не универсален пропуск за всяко изискване на отделните щати.

Това разграничение има значение. Един основател може да се нуждае от ITIN, за да подаде федерална данъчна декларация, да претендира за определени данъчни облекчения или да изпълни други изисквания на IRS, като същевременно се сблъсква с отделни правила за данъчно отчитане по щати, стъпки по регистрация на бизнес и лицензионни задължения. Тези правила по щати могат да се променят в зависимост от това къде е учреден бизнесът, къде се реализира доходът, къде живее собственикът и къде компанията има дейност.

Ако изграждате или управлявате бизнес в САЩ, е полезно да разглеждате ITIN като само една част от по-широката картина на съответствието. Zenind помага на основателите да преминават през учредяването на компания в САЩ с по-ясен поглед към практическите следващи стъпки.

Какво представлява ITIN

ITIN е 9-цифрен номер, издаван от IRS за федерални данъчни цели на хора, които нямат право на Social Security number, но все пак имат данъчна необходимост в САЩ.

На практика това често включва:

• Нерезидентни чужденци, които трябва да подадат федерална данъчна декларация в САЩ
• Чуждестранни лица, които трябва да декларират доходи
• Определени издържани лица или съпрузи, включени във федерална декларация
• Хора, които трябва да поискат възстановяване на сума или допустимо данъчно облекчение във федерална декларация

ITIN не е същото като SSN и не е предназначен да замества документи за учредяване на бизнес, лицензи или регистрации по щати.

Какво ITIN не прави

Лесно е да се надцени какво може да постигне ITIN. Полезен е, но има ограничения.

ITIN не:

• Дава разрешение за работа в Съединените щати
• Променя имиграционния статут
• Замества Social Security number за целите на трудова заетост
• Действа като общ идентификационен номер извън федералната данъчна система
• Премахва необходимостта да се проверяват данъчните и бизнес правила на отделните щати

Именно последната точка създава проблеми за много хора. Получаването на ITIN може да помогне при федерални декларации, но не ви казва дали се дължи декларация по щат, дали бизнесът ви трябва да се регистрира локално или дали щатът има отделно лицензионно изискване.

Защо изискванията по отделните щати остават важни

IRS контролира ITIN, но щатите контролират собствените си данъчни и бизнес правила. Това означава, че две неща могат да са верни едновременно:

1. Може да имате всичко необходимо за федерална декларация.
2. Все пак може да имате отделно задължение към щата.

Изискванията по отделните щати са важни, защото щатите могат да прилагат различни правила за:

• Местоживеене
• Източник на дохода
• Данъчно облагане на pass-through структури
• Регистрация на бизнес
• Събиране на sales tax
• Регистрация за данъци върху работодатели
• Локални лицензи и разрешителни

С други думи, ITIN отговаря на федералния въпрос. Правилата на щата отговарят на местния.

Чести ситуации, в които ITIN и правилата на щатите се припокриват

1. Подаване на данъчна декларация по щат

Нерезидент или лице с частично годишно пребиваване може да трябва да подаде данъчна декларация по щат, дори ако вече има ITIN за федерални цели.

Това често зависи от това къде е реализиран доходът и как щатът определя облагаемия доход. Чести основания включват:

• Заплати, изработени в щата
• Доход от самостоятелна заетост за работа, извършена в щата
• Наемни доходи от имот, намиращ се в щата
• Бизнес доход, източникът на който е в щата
• Дял в pass-through структура, която извършва дейност в щата

Точният праг за подаване варира по щати. Някои щати изискват декларация дори когато в крайна сметка не се дължи данък. Други изискват подаване едва когато доходът достигне определено ниво.

2. Притежаване или учредяване на бизнес в даден щат

Ако стартирате LLC, corporation или друг вид юридическо лице, ITIN не е заместител на стъпките по учредяване на щатско ниво.

Все още може да се наложи да:

• Регистрирате юридическото лице в щата
• Назначите registered agent, когато това се изисква
• Получите EIN, ако бизнесът се нуждае от такъв
• Регистрирате се за щатски данъци, ако бизнесът има облагаема дейност
• Подавате годишни отчети или други периодични уведомления към щата

За основателите това е най-честата точка на объркване. ITIN е за вас като физическо лице данъкоплатец. Правилата за учредяване по щат се отнасят до компанията.

3. Дейност в повече от един щат

Един бизнес може да създаде данъчни и регулаторни задължения в повече от един щат. Това може да се случи, когато:

• Продавате в няколко щата
• Назначавате служители в различни щати
• Съхранявате инвентар в друг щат
• Отваряте офис или склад в друга юрисдикция
• Предлагате услуги, при които работата се извършва физически на друго място

ITIN не опростява тези multi-state правила. Той само помага на индивидуалния собственик или подател да участва във федералната данъчна система, когато е необходимо.

4. Pass-through структури

Много малки бизнеси се облагат през собственика, а не на ниво юридическо лице. Това може да направи щатските въпроси още по-важни, а не по-малко.

Ако вашият бизнес е LLC, облагано като disregarded entity или partnership, доходът може да преминава лично към вас. В зависимост от щата може да се наложи да подадете индивидуална декларация, composite return или nonresident return.

Ако бизнесът ви е S corporation или друг тип структура с щатско ниво на отчетност, самото юридическо лице може също да има задължения за подаване.

5. Бизнес лицензи и локална регистрация

Някои основатели приемат, че наличието на ITIN означава, че могат да пропуснат местните проверки за бизнес. Това не е така.

Щатите, окръзите и градовете могат да имат собствени правила за лицензиране или регистрация. В зависимост от дейността може да ви е необходим:

• Общ бизнес лиценз
• Локално разрешително
• Sales tax permit
• Професионален лиценз
• Щатски данъчен регистрационен номер

ITIN не замества нито едно от тези изисквания.

Какво трябва да проверят основателите-нерезиденти преди подаване

Ако не сте сигурни кои правила на щата се прилагат, преминете през този списък преди да подадете декларация:

• Определете дали за щата сте resident, nonresident или part-year resident
• Идентифицирайте къде е реализиран или източникът на дохода ви
• Проверете дали юридическото ви лице има nexus или задължения за регистрация в щата
• Потвърдете дали трябва да подадете данъчна декларация по щат
• Прегледайте дали се изисква регистрация за sales tax за вашите продукти или услуги
• Проверете дали са необходими местни лицензи или разрешителни
• Уверете се дали за федералната декларация ви е необходим ITIN или подновяване

Това е моментът, в който организацията е важна. Добрата документация намалява грешките и улеснява реакцията, ако щат или IRS поискат разяснение.

Документи и записи, които да пазите

Независимо дали кандидатствате за ITIN или управлявате щатска декларация, поддържайте документите си организирани.

Полезни документи включват:

• Копия от федерални и щатски данъчни декларации
• Известия от IRS относно подадена молба за ITIN или подновяване
• Учредителни документи на бизнеса
• Потвърждения за щатска регистрация
• Писма за присвояване на EIN
• Записи за собственост и cap table документи
• Изходни документи за доходи, разходи и удържани данъци
• Календар на сроковете за подаване по юрисдикции

Ако работите със счетоводител или данъчен специалист, уверете се, че той разбира както федералната, така и щатската страна на подаването.

Чести грешки, които да избегнете

Най-големите грешки обикновено са прости.

• Да приемате, че ITIN покрива съответствието на щатско ниво
• Да чакате до данъчния сезон, за да проверите изискванията на щата
• Да забравите, че един бизнес може да създаде задължения в повече от един щат
• Да пропуснете срок за подновяване на ITIN, когато номерът е изтекъл или не е използван в продължение на няколко години
• Да използвате непълни записи за анализ на източника на дохода или местоживеенето
• Да третирате подаването за учредяване на юридическо лице като същото като данъчна регистрация

Тези проблеми могат да бъдат избегнати, когато отделите федералните и щатските въпроси още в началото.

Как Zenind се вписва в процеса

Zenind помага на основателите да учредяват компании в САЩ и да следят оперативната страна на съответствието.

Това е важно, защото учредяването на бизнес рядко е краят на процеса на настройка. След като юридическото лице вече съществува, основателите все още трябва да следят следващите стъпки, които поддържат компанията в добро състояние, като например:

• Учредителни документи
• Изисквания за registered agent
• Срокове за годишни отчети
• Напомняния за бизнес съответствие
• Основно водене на записи за юридическото лице

За основателите-нерезиденти тази структура е особено полезна. ITIN може да е част от вашата лична данъчна картина, но компанията ви все още има нужда от ясен процес за учредяване и съответствие. Zenind помага да се организират тези отговорности, за да можете да се съсредоточите върху изграждането на бизнеса.

Основен извод

ITIN е федерален данъчен инструмент, а не универсално решение за изискванията на отделните щати. Ако сте основател-нерезидент, инвеститор или собственик на бизнес, винаги трябва да проверявате и двете страни на уравнението: федералните данъчни нужди и специфичните задължения по щати.

Когато отделите тези два слоя още в началото, намалявате грешките при подаване, избягвате ненужни забавяния и правите U.S. бизнеса си по-лесен за управление от самото начало.