実際に商談につながるフォローアップ電話のかけ方
面談、交流会、紹介、初回の商談のあとにフォローアップの電話をする目的は、会話を次の段階へ進めることです。ところが実際には、曖昧な雑談やはっきりしない提案、気まずい終わり方になってしまい、双方ともに「結局、何のための電話だったのか」と感じることが少なくありません。
起業家、コンサルタント、中小企業の経営者にとって、すべての電話は信頼を築き、価値を明確にし、次の一歩をつくる機会です。効果的なフォローアップ電話は「様子をうかがう」ためのものではありません。相手に、自分が何を提供できるのか、なぜ重要なのか、そして次に何が起きるのかを理解してもらうためのものです。
フォローアップ電話が失敗する理由
生産的でないフォローアップ電話には、よく似た問題があります。
- 電話の目的が明確でない
- 連絡する理由があまりに一般的すぎる
- 会話が成果ではなく機能の説明に偏る
- 最後に具体的な依頼がない
- 話の流れを相手に委ねてしまっている
この組み合わせだと、やり取り全体が曖昧に感じられます。相手が何を望んでいるのか分からなければ、前に進む理由もありません。
より良いフォローアップ電話は、発信する前から始まっています。なぜ電話するのか、相手に何を理解してほしいのか、そしてどんな行動を取ってほしいのかを、あらかじめ明確にしておく必要があります。
まず、1つの明確な目標を決める
フォローアップ電話には、1つの主要な目標だけを持たせるべきです。3つでも5つでもなく、1つです。
良い目標の例は次のとおりです。
- デモや相談の予定を入れる
- 提案書を確認してもらう
- 特定のサービスへの関心を確かめる
- まだニーズがあるかを確認する
- 範囲や料金について話すための面談を設定する
目標が広すぎると、メッセージの力が弱まります。逆に狭すぎると、より大きな機会を逃すことがあります。大事なのは、相手にとって負担が少なく、自然に思える次の一歩を1つに絞ることです。
電話をかける前に、その目標を1文で書いてみましょう。
この電話の終わりまでに、料金プランについて話す20分の面談を設定したい。
このような一文があると、電話に方向性が生まれます。また、会話が脱線しそうになったときの軸にもなります。
明確な理由から始める
フォローアップを「ちょっとご連絡しました」で始めてはいけません。その言い方では勢いを失い、相手にも何も伝わりません。
代わりに、電話をかけた具体的な理由を最初に伝えます。たとえば次のように言えます。
- 「先月の業界交流会でお会いして、御社の立ち上げ計画について改めてご連絡しました」
- 「LLC設立のサポートについてご質問いただいていたので、その後の状況を伺いたくお電話しました」
- 「製品パッケージのお話をしていましたので、その続きを少し深められればと思いご連絡しました」
- 「御社の事業段階を考えると、このサービスがちょうど役立つ時期かもしれないと思い、再度ご連絡しました」
具体的な入り方は、相手にすぐ文脈を与えます。それと同時に、準備ができていること、プロ意識があることも伝わります。
機能ではなく成果を売る
フォローアップ電話で最もよくある失敗の1つは、自分が何をするかだけを説明して、なぜそれが重要なのかを伝えないことです。
機能は、提供するものの仕組みです。便益は、その結果として得られるものです。
たとえば次のようになります。
- 機能: 「お客様ごとに最適化したサービスパッケージを提供します」
便益: 「事業に合った解決策を得られるので、より早く進めて、不要な作業を減らせます」
機能: 「事業設立の申請手続きをサポートします」
便益: 「会社を正しい形で立ち上げられ、書類作業にかける時間を減らせます」
機能: 「ガイダンスとサポートを提供します」
- 便益: 「次に何をすべきか、何を想定すべきか、どのステップが重要かが分かります」
人は、機能そのものを買うわけではありません。その機能が生み出す成果に価値を感じて選びます。
自分の価値を説明するときは、次の問いを自分に投げかけてみてください。
- これはどんな問題を解決するのか
- どんなリスクを減らすのか
- どれだけの時間を節約できるのか
- どんな結果を顧客にもたらすのか
この問いに明確に答えられれば、電話の説得力は大きく高まります。
より良い質問をする
生産的なフォローアップ電話は、一方的な話ではなく会話です。適切な質問をすることで、関心の度合いを見極め、本当に必要なものを引き出せます。
役立つ質問の例は次のとおりです。
- 「今、何を最優先にされていますか」
- 「前回お話ししてから何か変わりましたか」
- 「いま解決したいことは何ですか」
- 「御社にとっての成功はどのような状態ですか」
- 「前に進むうえで、何があれば助かりますか」
良い質問には2つの役割があります。相手の状況を気にかけていることを示すこと、そして自分の提案が合っているかを見極めることです。
あまりに広すぎる質問は避けましょう。相手にすべてを考えさせる質問ではなく、こちらがリードしながら会話に勢いを作る質問が望ましいです。
シンプルな通話構成を使う
優れたフォローアップ電話は、流れが分かりやすいものです。シンプルな構成があれば、会話は生産的に進みます。
1. 再接続する
まずは、どのような関係で知り合ったのか、そしてなぜ連絡したのかを思い出してもらいます。
2. 目的を伝える
何について話したかったのか、なぜ今それが重要なのかを伝えます。
3. ニーズを探る
短い質問をいくつかして、相手の現在の状況を理解します。
4. 価値を説明する
相手が話した課題や機会に、自分の提案を結びつけます。
5. 次のステップを依頼する
はっきりと依頼を伝え、具体的な行動を提案します。
この構成があれば、会話は前に進みます。話が脱線した場合でも、元に戻しやすくなります。
効果的なフォローアップ電話の例
生産的なフォローアップがどのように聞こえるか、簡単な例を示します。
「数週間前のネットワーキング朝食でお話ししたとき、事業を正式な形にする方法を検討されていると伺いました。会社の形態、申請手続き、次のステップについて疑問が出やすい段階だと思いましたので、ご連絡しました。
今いちばん優先しているのは、法人形態を整えること、社内の運営体制を整えること、それとも立ち上げ準備を進めることのどれでしょうか。
お話を伺う限り、まずは設立手続きをきちんと整えて、成長に集中できる状態にすることが最も価値がありそうです。まだその点が重要であれば、今週短い面談を設定して次のステップを整理するのがよいと思います。」
この通話が機能するのは、具体的で、関連性があり、行動につながるからです。相手が会話の内容を推測する必要がありません。
避けるべきよくあるミス
曖昧であること
なぜ電話したのかが相手に伝わらなければ、どう応じればいいかも分かりません。
話しすぎること
長く話しすぎるほど、相手が関与する可能性は下がります。
自分の提供内容を全部並べること
サービス一覧を長く並べても、営業戦略にはなりません。電話の相手にとって本当に重要なことに絞りましょう。
次のステップなしで終えること
明確な締めくくりのない通話は、すぐに忘れられます。必ず行動につなげて終えてください。
明確さの代わりに圧をかけること
無理に押し込む必要はありません。必要なのは、価値を分かりやすく伝え、妥当な次の一歩をお願いすることです。
実践的なチェックリスト
電話をかける前に、次の質問に答えられるか確認してください。
- 自分の目標は何か
- なぜ今この相手に電話するのか
- どんな問題や機会に対応しているのか
- どんな便益を明確に伝えられるのか
- どんな具体的な次のステップをお願いするのか
この5つに答えられないなら、その電話はまだ準備不足です。
フォローアップは営業プロセスの一部
フォローアップ電話は、場当たり的な連絡ではありません。営業プロセスの一部であり、見込み客を意思決定へ進めるためのものです。
つまり、少なくとも次のどれか1つを達成する必要があります。
- 関心度を見極める
- 緊急性を高める
- 適合性を明確にする
- 面談を設定する
- 商談を前進させる
もしこれらのどれも達成しないなら、その電話にはもっと明確な目的が必要です。
起業家や中小企業の経営者にとってこれは重要です。時間には限りがあるからです。すべての会話は、何かを学ぶ、何かを売る、次の会話を設定する、のいずれかに役立つべきです。
まとめ
良いフォローアップ電話は、明確で、役に立ち、意図を持って行われます。つながる本当の理由から始まり、相手が理解できる言葉で価値を伝え、最後は具体的な次の一歩で締めくくります。
「様子をうかがう」のをやめて会話を主導すると、電話の効果は高まります。曖昧な関心を追いかける時間が減り、本当のビジネスの前進に時間を使えるようになります。
会社を築く起業家にとって、この考え方は重要です。これから立ち上げる場合でも、新しい事業を設立する場合でも、既存事業を成長させる場合でも、原則は同じです。目的を明確にし、価値を伝え、次の一歩をお願いすることです。
それが、フォローアップ電話をビジネスの機会に変える方法です。
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