O que é um número ITIN? Guia para fundadores estrangeiros e declarações fiscais nos EUA

O Individual Taxpayer Identification Number, ou ITIN, é um número de processamento fiscal emitido pelo IRS para fins de impostos federais. Destina-se a pessoas que precisam de um número de identificação de contribuinte nos EUA, mas não são elegíveis para um Social Security number.

Para fundadores estrangeiros, proprietários não residentes, dependentes e outras pessoas com obrigações fiscais nos EUA, um ITIN pode ser uma parte importante para manter a conformidade. Não é uma autorização de trabalho, não altera o estatuto de imigração e não dá direito a benefícios da Segurança Social.

Se estiver a constituir uma empresa nos EUA, é fácil confundir um ITIN com um EIN ou um SSN. Servem propósitos diferentes, e compreender a diferença pode ajudá-lo a evitar atrasos quando apresentar declarações, reclamar benefícios de tratado ou responder a requisitos do IRS.

Para que serve um ITIN

O IRS utiliza um ITIN apenas para administração fiscal federal. As pessoas normalmente precisam de um quando têm um motivo válido para apresentar impostos, mas não conseguem obter um SSN.

As razões comuns para precisar de um ITIN incluem:

• Apresentar uma declaração de IRS federal nos EUA
• Reclamar um reembolso fiscal
• Reclamar certos benefícios de tratado fiscal
• Ser indicado como cônjuge ou dependente numa declaração fiscal nos EUA
• Declarar rendimentos que devem ser comunicados ao IRS, mesmo que não haja imposto final a pagar

Um ITIN é muitas vezes relevante para empreendedores internacionais, investidores e membros da família ligados a declarações fiscais nos EUA.

Quem precisa de um ITIN

Pode precisar de um ITIN se ambas as condições forem verdadeiras:

1. Tem um motivo fiscal federal.
2. Não é elegível para um Social Security number.

Isto inclui muitos não cidadãos dos EUA, estrangeiros não residentes e certas pessoas estrangeiras que têm de apresentar ou constar numa declaração fiscal dos EUA.

Exemplos incluem:

• Um fundador estrangeiro que recebe rendimentos de fonte norte-americana que têm de ser declarados
• Um cônjuge não residente incluído numa declaração conjunta em circunstâncias limitadas
• Um dependente que vive no estrangeiro e que tem de ser indicado numa declaração fiscal dos EUA
• Um investidor estrangeiro que precisa de reclamar um benefício fiscal baseado em tratado

Se não tiver a certeza de que precisa de um ITIN, o IRS disponibiliza uma ferramenta interativa que ajuda a determinar se deve apresentar o pedido.

Quem não precisa de um ITIN

Nem todas as pessoas que fazem negócios nos Estados Unidos precisam de um ITIN.

Normalmente, não precisa de um ITIN se:

• É elegível para um SSN
• Só precisa de um employer identification number para a sua empresa
• Ainda não tem obrigação de apresentar uma declaração fiscal nos EUA nem de reclamar um benefício fiscal
• Está apenas a constituir uma empresa e não tem obrigação fiscal federal pessoal

Esta distinção é importante para fundadores. Constituir uma LLC ou corporation nos EUA não significa automaticamente que precisa de um ITIN. O seu estatuto fiscal pessoal e as suas obrigações de apresentação determinam isso.

ITIN vs. SSN vs. EIN

Estes três números são fáceis de confundir, mas não são intercambiáveis.

Número	Emitido por	Finalidade principal
SSN	Social Security Administration	Identificação pessoal para trabalhadores e contribuintes elegíveis
EIN	IRS	Número de identificação fiscal para empresas e entidades
ITIN	IRS	Número de identificação fiscal individual para pessoas não elegíveis para um SSN

Para fundadores estrangeiros, a combinação mais comum é um EIN para a empresa e, quando necessário, um ITIN para o proprietário individual ou contribuinte. A Zenind ajuda empreendedores a constituir empresas nos EUA, mas os requisitos de número fiscal pessoal devem ser avaliados separadamente com base nos seus factos.

Como pedir um ITIN

O IRS exige, em geral, o Form W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number.

Um pedido típico inclui:

• Um Form W-7 preenchido
• Uma declaração de imposto federal, salvo se se aplicar uma exceção
• Documentos comprovativos de identidade e de estatuto estrangeiro

O IRS permite pedidos por correio ou presencialmente. Também pode utilizar um acceptance agent aprovado pelo IRS, o que pode ajudar a reduzir erros e problemas com a gestão de documentos.

Ao apresentar o pedido, certifique-se de que o nome e os dados fiscais em todos os formulários coincidem exatamente. Pequenas discrepâncias podem atrasar o processamento.

Passos gerais de apresentação

1. Confirme que não é elegível para um SSN.
2. Identifique o motivo fiscal federal para o ITIN.
3. Preencha o Form W-7 corretamente.
4. Anexe a declaração fiscal exigida ou a documentação de exceção.
5. Envie o processo pelo canal correto do IRS.

Se estiver a pedir para membros da família, cada pessoa precisa de um Form W-7 separado.

Quando pedir

Normalmente, o momento certo para pedir um ITIN é quando está a preparar uma declaração ou a reclamar um benefício fiscal que o exige.

Pedir demasiado cedo pode criar problemas se ainda não tiver obrigação de apresentar. Pedir demasiado tarde pode atrasar a declaração ou o reembolso que pretende processar.

Se precisar de mais tempo para apresentar, pode haver uma extensão disponível, mas uma extensão não elimina a necessidade de um ITIN quando este é exigido. Apenas lhe dá mais tempo para apresentar a declaração.

Expiração e renovação do ITIN

Um ITIN não dura para sempre.

De acordo com o IRS, se um ITIN não for utilizado numa declaração fiscal federal dos EUA durante 3 anos fiscais consecutivos, expira em 31 de dezembro após o terceiro ano de não utilização.

Deve rever os seus registos se não tiver utilizado o seu ITIN recentemente. Se tiver expirado, pode renová-lo através do Form W-7.

Isto é importante porque um ITIN expirado pode atrasar a apresentação e o processamento, especialmente se estiver indicado para um cônjuge ou dependente numa declaração fiscal.

Erros comuns a evitar

Os pedidos de ITIN são frequentemente atrasados por erros evitáveis.

Tenha atenção a estes problemas:

• Enviar o Form W-7 sem os anexos obrigatórios
• Utilizar um passaporte ou documento de identificação expirado ou incompatível
• Confundir os requisitos do ITIN com os requisitos de constituição da empresa
• Assumir que um EIN substitui um ITIN
• Esperar até ao último minuto para pedir antes de um prazo de entrega
• Esquecer que cada membro da família precisa de um pedido separado

Uma preparação cuidadosa poupa tempo e reduz a probabilidade de rejeição pelo IRS ou de pedidos de esclarecimento.

Porque é que os ITINs são importantes para fundadores estrangeiros

Para empreendedores internacionais, o ITIN costuma surgir em conjunto com outros passos-chave de conformidade nos EUA.

Pode precisar de um EIN para abrir contas bancárias empresariais, apresentar formulários fiscais da empresa ou tratar da administração da entidade. Em separado, pode precisar de um ITIN se tiver obrigações fiscais pessoais nos EUA, reclamar certas deduções ou benefícios de tratado, ou ser incluído numa declaração num papel de declaração.

É por isso que os fundadores devem tratar a constituição da empresa e a identificação fiscal como tarefas relacionadas, mas distintas. Uma estrutura bem organizada para os EUA pode evitar confusões mais tarde, quando bancos, contabilistas e o IRS pedirem números diferentes.

Exemplo prático

Imagine um fundador não norte-americano que constitui uma LLC nos EUA.

• A LLC pode precisar de um EIN para operações bancárias e administração fiscal.
• O fundador também pode precisar de um ITIN se for obrigado a apresentar uma declaração fiscal nos EUA ou a reclamar um benefício fiscal de tratado.

Nessa situação, um número não substitui o outro. A empresa tem a sua própria identidade fiscal, e o proprietário individual tem uma identidade fiscal separada.

Considerações finais

Um ITIN é uma ferramenta fiscal federal, não um número de identificação de uso geral. Para a pessoa certa, no momento certo, permite apresentar declarações, reclamar benefícios e manter os registos fiscais dos EUA alinhados.

Se estiver a constituir uma empresa nos Estados Unidos, comece por compreender a estrutura da sua entidade, as suas obrigações de apresentação e se precisa de um EIN, de um ITIN ou de ambos. Essa clareza pode poupar tempo e ajudar a evitar atrasos desnecessários.

Como cada situação é diferente, fundadores estrangeiros e contribuintes não residentes devem confirmar as suas obrigações de apresentação com um profissional de impostos qualificado antes de submeter formulários ao IRS.