10 právnych chýb, ktoré môžu zastaviť nový biznis v USA

Začatie podnikania je rovnako právny proces ako tvorivý alebo finančný. Mnohí zakladatelia sa sústredia na produkt, značku a predaj a až neskôr zistia, že vynechanie základného právneho kroku môže viesť k sporom, pokutám, zamietnutým podaniam alebo dokonca k nútenému ukončeniu činnosti. Dobrá správa je, že väčšine týchto problémov sa dá predísť, ak si od začiatku vybudujete správny právny základ.

Nižšie je desať najčastejších právnych chýb, ktoré robia noví majitelia firiem, prečo sú dôležité a čo namiesto toho robiť.

1. Odklad založenia právnickej osoby

Jednou z najväčších chýb je fungovať ako živnostník dlhšie, než je potrebné. Mnohí zakladatelia začnú predávať, prijímať ľudí alebo podpisovať dohody ešte pred založením LLC alebo korporácie. Tým sa môže rozmazať hranica medzi osobnými a firemnými záväzkami.

Bez formálnej entity môže súdny spor, dlh alebo zmluvný konflikt ľahšie zasiahnuť osobný majetok. Navyše môže vzniknúť zmätok v otázke vlastníctva, keď si partneri, investori alebo členovia rodiny myslia, že majú v spoločnosti podiel, hoci nič nie je zdokumentované.

Čo robiť namiesto toho:

• Vyberte si správnu právnu formu ešte predtým, než začnete podstupovať reálne podnikateľské riziká.
• Včas podajte zakladajúce dokumenty štátu.
• Pravidlá o vlastníctve, riadení a rozhodovaní dajte písomne.

Pre mnohé malé firmy je LLC praktickým východiskom. Iné môžu profitovať z korporácie v závislosti od rastových plánov, daňových úvah a štruktúry vlastníctva.

2. Výber nesprávnej obchodnej štruktúry

Nie každá firma by mala byť LLC a nie každá firma by mala byť korporácia. Správna štruktúra závisí od rizika zodpovednosti, daňových cieľov, plánov na získavanie kapitálu a od toho, ako bude firma riadená.

Bežnou chybou je rozhodovanie podľa počutia namiesto faktov. Štruktúra, ktorá funguje pre jednoduchú lokálnu službu, nemusí fungovať pre produktovú spoločnosť, ktorá plánuje získavať externý kapitál. Rovnako zakladateľ, ktorý očakáva viacerých vlastníkov, môže potrebovať silnejšie riadiace dokumenty než samostatný podnikateľ.

Čo robiť namiesto toho:

• Pred podaním porovnajte LLC, C corporation a S corporation.
• Zvážte, ako očakávate, že zisky budú zdaňované a rozdeľované.
• Myslite na budúcich investorov, partnerov a plán odchodu.

Ak si nie ste istí, požiadajte o odborné usmernenie pred podaním. Zmena štruktúry neskôr je možná, ale môže priniesť administratívnu prácu a daňové dôsledky.

3. Miešanie osobných a firemných financií

Miešanie osobných a firemných peňazí je klasická právna aj účtovná chyba. Ak používate jeden účet na všetko, ťažšie sa dokazuje, že firma je od vás ako jednotlivca skutočne oddelená.

Toto oddelenie je dôležité pre ochranu pred zodpovednosťou aj pre prehľadné účtovníctvo. Zmiešané finančné prostriedky môžu skomplikovať dane, zneprehľadniť účtovníctvo a oslabiť dôveryhodnosť vašej entity, ak by bola niekedy napadnutá na súde.

Čo robiť namiesto toho:

• Založte samostatný firemný bankový účet.
• Na firemné výdavky používajte firemné karty a účty.
• Vyplácajte si odmenu zdokumentovaným a konzistentným spôsobom.
• Uchovávajte účtenky a finančné záznamy od prvého dňa.

Samostatná finančná štruktúra nie je len účtovná preferencia. Je to súčasť toho, aby bola firma považovaná za skutočnú právnu entitu.

4. Podnikanie bez písomnej dohody

Mnohé začínajúce firmy začnú na základe dôvery a nadšenia a potom sa spoliehajú na ústne prísľuby. To je riskantné. Ak máte spoluzakladateľov, dodávateľov, externých spolupracovníkov alebo kľúčových zamestnancov, podmienky by mali byť písomne.

Bez písomných dohôd sú časté spory o:

• kto vlastní duševné vlastníctvo
• kto môže robiť rozhodnutia za firmu
• ako sa rozdeľuje zisk
• čo sa stane, ak jeden zakladateľ odíde
• aké výsledky má dodať zmluvný dodávateľ

Čo robiť namiesto toho:

• Vytvorte dohodu medzi zakladateľmi alebo prevádzkovú dohodu.
• Používajte písomné zmluvy s dodávateľmi a externými spolupracovníkmi.
• Podmienky platby, vlastníctva a termíny formulujte jasne.

Jasná zmluva je lacnejšia než konflikt.

5. Ignorovanie požiadaviek na licencie a povolenia

Firma môže byť správne založená a napriek tomu môže byť nelegálne ju prevádzkovať, ak nemá správne licencie alebo povolenia. Požiadavky sa líšia podľa štátu, okresu, mesta, odvetvia a dokonca aj podľa typu produktu alebo služby, ktorú predávate.

Medzi príklady patria miestne podnikateľské licencie, povolenia na daň z predaja, odborné licencie, hygienické povolenia a zónové schválenia. Ak firma funguje z domácej kancelárie, skladu, predajne alebo zdieľaného priestoru, môžu byť dôležité aj pravidlá lokality.

Čo robiť namiesto toho:

• Pred spustením skontrolujte federálne, štátne a miestne licenčné požiadavky.
• Overte si zónové pravidlá pre miesto podnikania.
• Pri rozšírení, presťahovaní alebo pridávaní služieb skontrolujte povolenia znova.

Právny súlad nie je jednorazové podanie. Mení sa spolu s firmou.

6. Zanedbanie ochrany duševného vlastníctva

Vaša značka, názvy produktov, obsah, softvér a vlastnícke procesy sa môžu stať cenným firemným majetkom. Ak ich nechránite včas, môže iná firma používať podobné označenie alebo bývalý spolupracovník môže tvrdiť, že ich vlastní.

To je obzvlášť dôležité pre nové firmy, ktoré investujú veľa do názvu, loga, obalov, obsahu webu a marketingových materiálov ešte predtým, než si overia dostupnosť týchto aktív.

Čo robiť namiesto toho:

• Pred investíciou do značky vyhľadajte existujúce ochranné známky.
• Ak je to vhodné, podajte prihlášky ochranných známok.
• Uistite sa, že zmluvní dodávatelia priraďujú duševné vlastníctvo firme.
• Chráňte obchodné tajomstvá internými kontrolami a doložkami o dôvernosti.

Ak názov alebo značka nie je dostupná, je lepšie zistiť to pred spustením než po vytlačení nápisov, vizitiek a obalov.

7. Nesprávne zaradenie pracovníkov

Najímanie môže vytvoriť vážne právne riziko, ak pracovníkov zaradíte nesprávne. Nezávislí dodávatelia a zamestnanci nie sú podľa práva to isté a pravidlá sú prísnejšie, než si mnohí zakladatelia uvedomujú.

Ak s niekým zaobchádzate ako so zamestnancom, ale označíte ho ako dodávateľa, môžete čeliť daňovým problémom, mzdovým nárokom a sankciám. Rovnako rizikové je opak: označiť pracovníka ako zamestnanca, keď by mal byť dodávateľom, môže vytvoriť zbytočné náklady a komplikácie súladu.

Čo robiť namiesto toho:

• Pred najímaním si prejdite federálne a štátne pravidlá klasifikácie.
• Používajte správne onboardingové dokumenty pre každý typ pracovníka.
• Rozsah práce dodávateľov držte úzky a presne definovaný.
• Starostlivo sledujte mzdy, zrážky a pracovnoprávne povinnosti.

Nesprávne najatie môže vytvoriť zodpovednosť dlho po skončení práce.

8. Používanie vágnych alebo neúplných zmlúv

Zmluva, ktorá necháva kľúčové podmienky nejasné, môže byť takmer rovnako nebezpečná ako žiadna zmluva. Nejasné platobné podmienky, chýbajúce termíny, nešpecifikovaný rozsah a slabé ustanovenia o ukončení často vedú k sporom, ktoré míňajú čas aj peniaze.

Tento problém sa často objavuje pri:

• zmluvách o službách pre klientov
• zmluvách o vývoji softvéru a produktov
• dohodách s dodávateľmi a subdodávateľmi
• licenčných dohodách
• marketingových a partnerských dohodách

Čo robiť namiesto toho:

• Presne uveďte rozsah, cenu, termíny a výstupy.
• Zahrňte ustanovenia o ukončení a riešení sporov.
• Definujte vlastníctvo výslednej práce a duševného vlastníctva.
• Uistite sa, že podpisy sú získané ešte pred začiatkom plnenia.

Dobrá zmluva má znižovať neistotu, nie ju vytvárať.

9. Zmeškanie compliance termínov po založení

Niektorí zakladatelia si myslia, že založenie je cieľová páska. V skutočnosti je to začiatok priebežného súladu s predpismi. Štáty môžu vyžadovať výročné správy, franchise tax, vedenie registrovaného zástupcu alebo iné opakujúce sa podania.

Ak zmeškáte termín, firma môže čeliť pokutám, strate dobrého postavenia alebo dokonca administratívnemu zrušeniu. To môže spôsobiť problémy s bankovníctvom, licenciami a zmluvami.

Čo robiť namiesto toho:

• Sledujte opakujúce sa štátne a federálne termíny podaní.
• Udržiavajte aktuálne údaje o registrovanom zástupcovi.
• Ak sa zmení adresa, manažéri alebo názov firmy, oznámte to štátu.
• Každý rok si prejdite všetky povinnosti súladu.

Firma, ktorá je založená správne, ale nie je správne udržiavaná, sa môže dostať do problémov aj tak.

10. Čakanie s vyhľadaním pomoci až do momentu právneho problému

Mnohí zakladatelia kontaktujú právnika až po doručení sporu, výzvy alebo žaloby. Vtedy je často náprava oveľa drahšia. Preventívne právne plánovanie býva výrazne lacnejšie než krízové riešenie.

Skutočná cena čakania nie sú len právne poplatky. Môže zahŕňať stratené obchody, odložené spustenie, narušené partnerstvá a zmeškané termíny podaní, ktorým sa dalo vyhnúť.

Čo robiť namiesto toho:

• Zahrňte právnu kontrolu do startup checklistu.
• Používajte šablóny len vtedy, keď sú vhodné a právne v poriadku.
• Požiadajte o pomoc pred podpisom veľkých zmlúv alebo pred prijatím prvých zamestnancov.
• Keď firma rastie, znova prehodnocujte štruktúru aj dokumenty.

Praktický právny checklist pre nových zakladateľov

Ak sa chcete vyhnúť najčastejším rizikám ukončenia činnosti, začnite tu:

• Včas založte správnu právnu entitu.
• Oddeľte firemné a osobné financie.
• Používajte písomné dohody so zakladateľmi, dodávateľmi aj zákazníkmi.
• Skontrolujte licencie, povolenia a zónovanie.
• Chráňte svoju značku a ďalšie duševné vlastníctvo.
• Správne klasifikujte pracovníkov.
• Sledujte priebežné termíny podaní a súladu.
• Revidujte právne dokumenty skôr, než vzniknú problémy.

Ako Zenind pomáha zakladateľom udržať súlad s predpismi

Zenind pomáha podnikateľom zakladať LLC a korporácie v Spojených štátoch a zostať po založení organizovaní. Na tom záleží, pretože právne chyby zvyčajne nevznikajú jednou dramatickou udalosťou. Väčšinou sú výsledkom malých prehliadnutí: nepodaného formulára, nepodpísanej dohody, zabudnutého termínu alebo obchodnej štruktúry, ktorá nebola od začiatku nastavená správne.

So správnou podporou pri založení a súlade s predpismi sa môžu zakladatelia viac sústrediť na budovanie firmy a menej na opravovanie vyhnuteľných právnych problémov.

Záverečné myšlienky

Nový biznis zriedka skončí len kvôli jednému zlému rozhodnutiu. Problémy sa skôr hromadia z viacerých právnych chýb, ktorým sa dalo predísť. Najlepšia obrana je vytvoriť si jasný právny základ ešte pred škálovaním firmy.

Ak založíte firmu správne, budete viesť čisté záznamy, používať pevné zmluvy a držať krok so súladom s predpismi, dostanete spoločnosť do oveľa silnejšej pozície na rast.