10 právních chyb, které mohou zastavit nový podnik v USA

Zahájení podnikání je stejně tak právní proces jako proces kreativní nebo finanční. Mnoho zakladatelů se soustředí na produkt, značku a prodej, a teprve pozdě zjistí, že vynechání základního právního kroku může vést ke sporům, pokutám, zamítnutým podáním nebo dokonce k nucenému ukončení činnosti. Dobrá zpráva je, že většině těchto problémů lze předejít, pokud od začátku vybudujete správný právní základ.

Níže uvádíme deset nejčastějších právních chyb, kterých se noví podnikatelé dopouštějí, proč jsou důležité a co dělat místo toho.

1. Odkládání založení právnické osoby

Jednou z největších chyb je fungovat jako fyzická osoba podnikající na živnostenský list déle, než je nutné. Mnoho zakladatelů začne prodávat, najímat nebo podepisovat smlouvy ještě před založením LLC nebo korporace. Tím se může rozmazat hranice mezi osobními a firemními závazky.

Bez formální právnické osoby se žaloba, dluh nebo smluvní spor mohou snadněji dotknout osobního majetku. Kromě toho můžete vytvořit zmatek kolem vlastnictví, když partneři, investoři nebo rodinní příslušníci všichni věří, že mají podíl ve společnosti, ale nic není zdokumentováno.

Co dělat místo toho:

• Vyberte vhodnou právnickou osobu dříve, než začnete podstupovat skutečná podnikatelská rizika.
• Včas podejte zakládací dokumenty u státu.
• Upravte vlastnictví, řízení a rozhodovací pravomoci písemně.

Pro mnoho malých podniků je LLC praktickým výchozím řešením. Jiné mohou mít větší prospěch z korporace podle plánů růstu, daňových úvah a vlastnické struktury.

2. Volba nesprávné právní formy podnikání

Ne každé podnikání by mělo být LLC a ne každé podnikání by mělo být korporací. Správná struktura závisí na míře odpovědnosti, daňových cílech, plánech na získávání kapitálu a způsobu řízení firmy.

Častou chybou je volba na základě doslechu místo faktů. Struktura, která funguje pro jednoduchou lokální službu, nemusí fungovat pro produktovou společnost plánující získat externí kapitál. Stejně tak zakladatel, který očekává více vlastníků, může potřebovat silnější řídicí dokumenty než jednotlivec podnikající sám.

Co dělat místo toho:

• Před podáním porovnejte LLC, C corporation a S corporation.
• Zvažte, jak očekáváte, že zisky budou zdaněny a rozdělovány.
• Přemýšlejte o budoucích investorech, partnerech a plánech na exit.

Pokud si nejste jisti, vyhledejte radu před podáním. Změna struktury později může být možná, ale může přinést administrativní práci a daňové důsledky.

3. Nedostatečné oddělení osobních a firemních financí

Míchání osobních a firemních peněz je klasická právní i účetní chyba. Pokud používáte jeden bankovní účet na všechno, je těžší prokázat, že je podnik skutečně oddělený od vás jako fyzické osoby.

Toto oddělení je důležité pro ochranu odpovědnosti i pro přehledné účetnictví. Smíšené finance mohou komplikovat daně, zhoršit přehlednost evidence a oslabit důvěryhodnost vaší právnické osoby, pokud by byla někdy zpochybněna u soudu.

Co dělat místo toho:

• Založte si samostatný firemní bankovní účet.
• Používejte firemní karty a účty pro firemní výdaje.
• Vyplácejte si odměnu zdokumentovaným a konzistentním způsobem.
• Uchovávejte účtenky a finanční záznamy přehledně od prvního dne.

Samostatná finanční struktura není jen účetní preference. Je součástí toho, že s podnikem zacházíte jako se skutečnou právnickou osobou.

4. Podnikání bez písemné dohody

Mnoho raně vznikajících firem začíná na důvěře a nadšení a poté spoléhá na ústní přísliby. To je riskantní. Pokud máte spoluzakladatele, dodavatele, smluvní partnery nebo klíčové zaměstnance, podmínky by měly být písemně.

Bez písemných dohod bývají běžné spory například o:

• Kdo vlastní duševní vlastnictví
• Kdo může jednat jménem společnosti
• Jak se rozdělují zisky
• Co se stane, když jeden ze spoluzakladatelů odejde
• Jaké výstupy musí dodavatel dodat

Co dělat místo toho:

• Vytvořte dohody zakladatelů nebo provozní smlouvu.
• Používejte písemné smlouvy s dodavateli a partnery.
• Napište podmínky platby, vlastnictví a termíny jasným jazykem.

Jasná smlouva je levnější než konflikt.

5. Ignorování požadavků na licence a povolení

Podnik může být správně založený a přesto může být nelegální ho provozovat, pokud nemá příslušné licence nebo povolení. Požadavky se liší podle státu, okresu, města, odvětví a dokonce i podle typu produktu nebo služby, kterou prodáváte.

Mezi příklady patří místní podnikatelské licence, povolení k dani z prodeje, profesní licence, zdravotní povolení a územní souhlasy. Pokud podnikáte z domácí kanceláře, skladu, provozovny nebo sdíleného prostoru, mohou být důležitá i pravidla pro danou lokalitu.

Co dělat místo toho:

• Před spuštěním ověřte federální, státní a místní licenční požadavky.
• Zkontrolujte územní pravidla pro místo podnikání.
• Přezkoumejte povinnosti týkající se povolení při rozšíření, přemístění nebo přidání služeb.

Právní soulad není jednorázové podání. Mění se spolu s podnikáním.

6. Podceňování ochrany duševního vlastnictví

Vaše značka, názvy produktů, obsah, software a vlastní procesy se mohou stát cennými obchodními aktivy. Pokud je neochráníte včas, může jiný podnik používat podobnou značku nebo bývalý spolupracovník může tvrdit, že je vlastní.

To je obzvlášť důležité pro nové společnosti, které investují hodně do názvu, loga, obalů, webového obsahu a marketingových materiálů ještě před ověřením, zda jsou tyto prvky dostupné.

Co dělat místo toho:

• Před investicí do značky si ověřte, zda už neexistují ochranné známky.
• Podávejte přihlášky ochranných známek, pokud je to vhodné.
• Ujistěte se, že dodavatelé převádějí duševní vlastnictví na společnost.
• Chraňte obchodní tajemství interními kontrolami a doložkami o mlčenlivosti.

Pokud váš název nebo značka nejsou dostupné, je lepší to zjistit před spuštěním než po tisku cedulí, vizitek a obalů.

7. Chybné zařazení pracovníků

Nábor může přinést vážné právní riziko, pokud pracovníky zařadíte nesprávně. Nezávislí dodavatelé a zaměstnanci nejsou podle práva totéž a pravidla jsou přísnější, než si mnoho zakladatelů uvědomuje.

Pokud s někým zacházíte jako se zaměstnancem, ale označíte ho za dodavatele, můžete čelit daňovým problémům, mzdovým sporům a sankcím. Opačný postup je také rizikový: označit pracovníka za zaměstnance, i když by měl být dodavatelem, může vytvořit zbytečné náklady a složitější soulad s předpisy.

Co dělat místo toho:

• Před náborem prostudujte federální a státní pravidla pro klasifikaci pracovníků.
• Používejte správné vstupní dokumenty pro každý typ pracovníka.
• Udržujte rozsah práce dodavatelů úzký a jasně vymezený.
• Pečlivě sledujte mzdovou agendu, srážky a povinnosti pracovního práva.

Špatně provedený nábor může vytvořit odpovědnost dlouho po skončení práce.

8. Používání nejasných nebo neúplných smluv

Smlouva, která ponechává klíčové podmínky nejasné, může být téměř stejně nebezpečná jako žádná smlouva. Nejednoznačné platební podmínky, chybějící termíny, nevymezený rozsah a slabá ustanovení o ukončení často vedou ke sporům, které stojí čas i peníze.

Tento problém se často objevuje v:

• Smlouvách o poskytování služeb klientům
• Smlouvách o vývoji softwaru a produktů
• Dohodách s dodavateli a subdodavateli
• Licenčních smlouvách
• Marketingových a partnerských dohodách

Co dělat místo toho:

• Jasně uveďte rozsah, cenu, termíny a výstupy.
• Zahrňte ustanovení o ukončení a řešení sporů.
• Definujte vlastnictví výsledné práce a duševního vlastnictví.
• Ujistěte se, že podpisy jsou získány před zahájením plnění.

Kvalitní dohoda by měla snižovat nejistotu, ne ji vytvářet.

9. Zmeškání lhůt po založení

Někteří zakladatelé si myslí, že založení je cílová páska. Ve skutečnosti je to začátek průběžného souladu s předpisy. Státy mohou vyžadovat výroční zprávy, franšízové daně, udržování registrovaného zástupce nebo jiné opakované podání.

Pokud zmeškáte termín, může podnik čelit sankcím, ztratit dobré postavení nebo být dokonce administrativně zrušen. To může způsobit problémy s bankovnictvím, licencemi a smlouvami.

Co dělat místo toho:

• Sledujte opakující se státní a federální termíny podání.
• Udržujte aktuální informace o registrovaném zástupci.
• Oznámte státu změny adresy, vedení nebo názvu společnosti.
• Každý rok zkontrolujte všechny povinnosti související se souladem.

Podnik, který je správně založený, ale špatně spravovaný, se může stále dostat do problémů.

10. Čekání na právní problém, než vyhledáte pomoc

Mnoho zakladatelů kontaktuje právníka až po doručení sporu, výzvy nebo žaloby. V té době už bývá škoda často mnohem dražší na nápravu. Preventivní právní plánování bývá obvykle mnohem levnější než krizové řešení.

Skutečné náklady odkládání nejsou jen právní poplatky. Mohou zahrnovat ztracené obchody, odložené spuštění, narušená partnerství a zmeškané termíny podání, kterým se dalo předejít.

Co dělat místo toho:

• Zařaďte právní kontrolu do svého startupového checklistu.
• Používejte šablony pouze tehdy, když jsou vhodné a právně správné.
• Požádejte o pomoc před podpisem významných smluv nebo před náborem prvních zaměstnanců.
• Přehodnoťte svou strukturu a dokumenty, jak podnik roste.

Praktický právní checklist pro nové zakladatele

Pokud chcete předejít nejčastějším rizikům vedoucím k ukončení činnosti, začněte zde:

• Včas založte vhodnou právnickou osobu.
• Oddělte firemní a osobní finance.
• Používejte písemné dohody pro zakladatele, dodavatele i zákazníky.
• Ověřte licence, povolení a územní soulad.
• Chraňte svou značku a další duševní vlastnictví.
• Správně klasifikujte pracovníky.
• Sledujte průběžné termíny podání a souladu s předpisy.
• Kontrolujte právní dokumenty dříve, než nastanou problémy.

Jak Zenind pomáhá zakladatelům dodržovat předpisy

Zenind pomáhá podnikatelům zakládat LLC a korporace ve Spojených státech a udržovat pořádek i po založení. To je důležité, protože právní chyby často nevznikají kvůli jedné dramatické události. Obvykle jde o malé opomenuté kroky: nepodané formuláře, nepodepsanou dohodu, zapomenutý termín nebo nesprávně nastavenou právní strukturu.

Se správnou podporou při založení a dodržování předpisů se mohou zakladatelé více soustředit na budování firmy a méně na řešení preventabilních právních problémů.

Závěrečné myšlenky

Nový podnik se málokdy zastaví kvůli jednomu špatnému rozhodnutí. Častěji problémy vznikají tím, že se nashromáždí několik právních chyb, kterým bylo možné předejít. Nejlepší obranou je vytvořit jasný právní základ ještě předtím, než se podnik začne rozšiřovat.

Pokud založíte správně, povedete pečlivé záznamy, budete používat kvalitní smlouvy a budete hlídat soulad s předpisy, dáte své společnosti mnohem lepší šanci růst.