10 oikeudellista virhettä, jotka voivat kaataa uuden yrityksen Yhdysvalloissa

Yrityksen perustaminen on yhtä paljon oikeudellinen prosessi kuin luova tai taloudellinenkin. Monet perustajat keskittyvät tuotteeseen, brändiin ja myyntiin ja huomaavat liian myöhään, että yhdenkin perusjuridisen vaiheen väliin jääminen voi johtaa riitoihin, sakkoihin, hylättyihin hakemuksiin tai jopa pakotettuun sulkemiseen. Hyvä uutinen on, että useimmat näistä ongelmista voidaan ehkäistä, kun rakennat oikean oikeudellisen perustan alusta alkaen.

Alla on kymmenen yleisintä oikeudellista virhettä, joita uudet yrittäjät tekevät, miksi ne ovat tärkeitä ja mitä kannattaa tehdä niiden sijaan.

1. Yhtiön perustamisen lykkääminen

Yksi suurimmista virheistä on toimia toiminimiyrittäjänä pidempään kuin on tarpeen. Monet perustajat alkavat myydä, palkata työntekijöitä tai allekirjoittaa sopimuksia ennen kuin he ovat perustaneet LLC-yhtiön tai corporationin. Tämä voi hämärtää rajan henkilökohtaisten ja liiketoiminnan vastuiden välillä.

Ilman virallista yhtiötä oikeusjuttu, velka tai sopimusriita voi helpommin ulottua henkilökohtaiseen omaisuuteen. Lisäksi omistajuus voi muuttua epäselväksi, jos kumppanit, sijoittajat tai perheenjäsenet kaikki uskovat omistavansa osuuden yrityksestä, mutta mitään ei ole dokumentoitu.

Mitä tehdä sen sijaan:

• Valitse oikea yhtiömuoto ennen kuin alat ottaa todellisia liiketoimintariskejä.
• Toimita perustamisasiakirjat osavaltiolle ajoissa.
• Kirjaa omistus-, johto- ja päätöksentekoehdot kirjallisesti.

Monille pienyrityksille LLC on käytännöllinen lähtökohta. Toiset voivat hyötyä corporation-muodosta kasvusuunnitelmien, verotuksen ja omistusrakenteen perusteella.

2. Väärän yritysrakenteen valitseminen

Kaikille yrityksille LLC ei ole oikea vaihtoehto, eikä kaikille yrityksille myöskään corporation. Sopiva rakenne riippuu vastuualtistuksesta, verotavoitteista, rahoitussuunnitelmista ja siitä, miten yritystä johdetaan.

Yleinen virhe on valita rakenne kuulopuheiden, ei faktojen perusteella. Rakenne, joka toimii yksinkertaiselle paikalliselle palveluyritykselle, ei välttämättä sovi tuoteyhtiölle, joka aikoo hankkia ulkopuolista pääomaa. Samoin perustaja, joka odottaa useita omistajia, voi tarvita vahvempia hallintoasiakirjoja kuin yksinyrittäjä.

Mitä tehdä sen sijaan:

• Vertaile LLC:tä, C corporationia ja S corporationia ennen perustamista.
• Tarkastele, miten odotat voittojen verotettavan ja jakautuvan.
• Mieti tulevia sijoittajia, kumppaneita ja exit-suunnitelmia.

Jos et ole varma, hae ohjausta ennen perustamista. Rakennetta voi joskus muuttaa myöhemmin, mutta se voi aiheuttaa hallinnollista työtä ja veroseuraamuksia.

3. Henkilökohtaisten ja liiketoiminnan varojen erottamisen laiminlyönti

Henkilökohtaisten ja yrityksen rahojen sekoittaminen on klassinen oikeudellinen ja kirjanpidollinen virhe. Jos käytät samaa pankkitiliä kaikkeen, on vaikeampaa osoittaa, että yritys on aidosti erillinen sinusta yksilönä.

Tämä erillisyys on tärkeä vastuusuojan ja selkeän kirjanpidon kannalta. Sekoitettu varojen käyttö voi vaikeuttaa verotusta, sekoittaa kirjanpitoa ja heikentää yhtiösi uskottavuutta, jos asiaa joskus arvioidaan oikeudessa.

Mitä tehdä sen sijaan:

• Avaa erillinen yrityspankkitili.
• Käytä yrityskortteja ja -tilejä liiketoiminnan kuluihin.
• Maksa itsellesi dokumentoidusti ja johdonmukaisesti.
• Säilytä kuitit ja talousasiakirjat järjestettyinä alusta alkaen.

Erillinen talousrakenne ei ole vain kirjanpidollinen mieltymys. Se kuuluu siihen, että yritystä kohdellaan aidosti erillisenä oikeushenkilönä.

4. Toimiminen ilman kirjallista sopimusta

Monet alkuvaiheen yritykset aloittavat luottamuksella ja innolla ja tukeutuvat suullisiin lupauksiin. Se on riskialtista. Jos sinulla on perustajia, alihankkijoita, toimittajia tai avainhenkilöitä, ehdot pitäisi kirjata ylös.

Ilman kirjallisia sopimuksia tavallisia riitoja ovat esimerkiksi:

• Kuka omistaa immateriaalioikeudet
• Kuka voi tehdä päätöksiä yrityksen puolesta
• Miten voitot jaetaan
• Mitä tapahtuu, jos yksi perustaja lähtee
• Mitä toimituksia alihankkijan on tehtävä

Mitä tehdä sen sijaan:

• Laadi perustajasopimukset tai operating agreement.
• Käytä kirjallisia alihankkija- ja toimittajasopimuksia.
• Kirjaa maksuehdot, omistusehdot ja määräajat selkeästi.

Selkeä sopimus on riitaa halvempi.

5. Lupien ja hyväksyntien vaatimusten sivuuttaminen

Yritys voidaan perustaa oikein ja silti toimia laittomasti, jos sillä ei ole asianmukaisia lupia tai hyväksyntöjä. Vaatimukset vaihtelevat osavaltion, läänin, kaupungin, toimialan ja jopa myytävän tuotteen tai palvelun mukaan.

Esimerkkejä ovat paikalliset liiketoimintaluvat, myyntiverotunnukset, ammattilisenssit, terveystarkastusluvat ja kaavoitushyväksynnät. Jos yritys toimii kotitoimistosta, varastosta, kivijalkaliikkeestä tai jaetusta työtilasta, sijaintiin liittyvät säännöt voivat myös olla ratkaisevia.

Mitä tehdä sen sijaan:

• Tarkista liittovaltion, osavaltion ja paikalliset lupavaatimukset ennen lanseerausta.
• Varmista kaavoitussäännöt yrityksen toimipaikkaa varten.
• Tarkista lupa- ja hyväksyntävelvoitteet uudelleen, kun laajennut, muutat tai lisäät palveluja.

Oikeudellinen vaatimustenmukaisuus ei ole kertaluonteinen hakemus. Se muuttuu yrityksen muuttuessa.

6. Immateriaalioikeuksien suojan laiminlyönti

Brändisi, tuotenimesi, sisältösi, ohjelmistosi ja omat prosessisi voivat muodostua arvokkaiksi liiketoiminnan omaisuuseriksi. Jos et suojaa niitä ajoissa, toinen yritys voi käyttää samanlaista brändiä tai entinen yhteistyökumppani voi väittää omistavansa ne.

Tämä on erityisen tärkeää uusille yrityksille, jotka sijoittavat paljon nimeämiseen, logon suunnitteluun, pakkauksiin, verkkosivujen sisältöön ja markkinointimateriaaleihin ennen kuin varmistavat, että nämä omaisuuserät ovat vapaasti käytettävissä.

Mitä tehdä sen sijaan:

• Tee tavaramerkkihaku ennen kuin sijoitat brändiin.
• Hae tavaramerkkirekisteröintiä tarvittaessa.
• Varmista, että alihankkijat siirtävät immateriaalioikeudet yritykselle.
• Suojaa liikesalaisuudet sisäisillä kontrolleilla ja salassapitolausekkeilla.

Jos nimesi tai brändisi ei ole käytettävissä, on parempi huomata se ennen lanseerausta kuin vasta kylttien, käyntikorttien ja pakkausten painamisen jälkeen.

7. Työntekijöiden luokittelun virheet

Rekrytointi voi aiheuttaa vakavia oikeudellisia riskejä, jos luokittelet työntekijät väärin. Itsenäiset urakoitsijat ja työntekijät eivät ole lain näkökulmasta samoja, ja säännöt ovat tiukempia kuin monet perustajat ymmärtävät.

Jos kohtelet henkilöä kuin työntekijää mutta nimität hänet urakoitsijaksi, voit joutua vero-, palkka- ja seuraamusongelmiin. Myös vastakkainen tilanne on riskialtis: jos kutsut työntekijää työntekijäksi, vaikka hänen pitäisi olla urakoitsija, voit luoda tarpeetonta kustannusta ja vaatimustenmukaisuuden monimutkaisuutta.

Mitä tehdä sen sijaan:

• Tarkista liittovaltion ja osavaltion luokittelusäännöt ennen palkkaamista.
• Käytä oikeita perehdytysasiakirjoja kullekin työntekijätyypille.
• Pidä urakoitsijoiden toimeksiannot rajattuina ja selkeästi määriteltyinä.
• Seuraa palkkahallintoa, pidätyksiä ja työlainsäädännön velvoitteita huolellisesti.

Väärä rekrytointitapa voi aiheuttaa vastuuta pitkään työn päättymisen jälkeen.

8. Epämääräisten tai puutteellisten sopimusten käyttö

Sopimus, joka jättää keskeiset ehdot epäselviksi, voi olla lähes yhtä vaarallinen kuin sopimuksen puuttuminen kokonaan. Epämääräiset maksuehdot, puuttuvat määräajat, määrittelemätön laajuus ja heikko irtisanomislauseke johtavat usein riitoihin, jotka vievät aikaa ja rahaa.

Tämä ongelma näkyy usein seuraavissa:

• Asiakaspalvelusopimukset
• Ohjelmisto- ja tuotekehityssopimukset
• Toimittaja- ja alihankintasopimukset
• Lisenssisopimukset
• Markkinointi- ja affiliate-sopimukset

Mitä tehdä sen sijaan:

• Määritä laajuus, hinta, määräajat ja toimitukset täsmällisesti.
• Sisällytä irtisanomis- ja riidanratkaisulausekkeet.
• Määritä työn tuloksen ja immateriaalioikeuksien omistus.
• Varmista, että allekirjoitukset on kerätty ennen työn aloittamista.

Hyvän sopimuksen pitäisi vähentää epävarmuutta, ei luoda sitä.

9. Vaatimustenmukaisuuden määräaikojen unohtaminen perustamisen jälkeen

Jotkut perustajat ajattelevat, että perustaminen on maaliviiva. Todellisuudessa se on jatkuvan vaatimustenmukaisuuden alku. Osavaltiot voivat edellyttää vuosiraportteja, franchise-veroja, registered agentin ylläpitoa tai muita toistuvia ilmoituksia.

Jos unohdat määräajan, yritys voi saada sakkoja, menettää hyvässä asemassa olemisen tai jopa tulla hallinnollisesti puretuksi. Se voi aiheuttaa ongelmia pankkitoiminnassa, lisensoinnissa ja sopimuksissa.

Mitä tehdä sen sijaan:

• Seuraa toistuvia osavaltion ja liittovaltion määräaikoja.
• Pidä registered agentin tiedot ajan tasalla.
• Päivitä osavaltio, jos osoite, johto tai yrityksen nimi muuttuu.
• Tarkista vaatimustenmukaisuusvelvoitteet vuosittain.

Oikein perustettu mutta huonosti ylläpidetty yritys voi silti joutua vaikeuksiin.

10. Oikeudellisen avun hakeminen vasta ongelman ilmetessä

Monet perustajat ottavat asianajajaan yhteyttä vasta, kun riita, vaatimus- kirje tai oikeusjuttu on jo saapunut. Siinä vaiheessa vahinkojen korjaaminen on usein paljon kalliimpaa. Ennaltaehkäisevä oikeudellinen suunnittelu on yleensä paljon halvempaa kuin hätätilanne-reaktio.

Odottamisen todellinen hinta ei ole vain asianajokulut. Se voi sisältää menetettyjä sopimuksia, viivästyneitä lanseerauksia, rikkoutuneita kumppanuuksia ja unohtuneita määräaikoja, jotka olisi voitu välttää.

Mitä tehdä sen sijaan:

• Lisää oikeudellinen tarkistus startupin tarkistuslistaan.
• Käytä malleja vain silloin, kun ne ovat tarkoituksenmukaisia ja juridisesti kestäviä.
• Hae apua ennen suurten sopimusten allekirjoittamista tai ensimmäisten työntekijöiden palkkaamista.
• Tarkista rakenne ja asiakirjat yrityksen kasvaessa.

Käytännöllinen oikeudellinen tarkistuslista uusille perustajille

Jos haluat välttää yleisimmät sulkemisriskit, aloita tästä:

• Perusta oikea yhtiömuoto ajoissa.
• Erota yrityksen ja henkilökohtaiset varat.
• Käytä kirjallisia sopimuksia perustajien, alihankkijoiden ja asiakkaiden kanssa.
• Tarkista luvat, hyväksynnät ja kaavoitus.
• Suojaa brändisi ja muu immateriaalioikeus.
• Luokittele työntekijät oikein.
• Seuraa jatkuvia ilmoitus- ja vaatimustenmukaisuuden määräaikoja.
• Tarkista oikeudelliset asiakirjat ennen kuin ongelmia ilmenee.

Miten Zenind auttaa perustajia pysymään vaatimustenmukaisina

Zenind auttaa yrittäjiä perustamaan LLC- ja corporation-yhtiöitä Yhdysvalloissa ja pysymään järjestyksessä perustamisen jälkeen. Tämä on tärkeää, koska oikeudelliset virheet eivät usein johdu yhdestä dramaattisesta tapahtumasta. Ne syntyvät yleensä pienistä unohtuneista vaiheista: tekemättä jääneestä ilmoituksesta, allekirjoittamattomasta sopimuksesta, unohtuneesta määräajasta tai yritysrakenteesta, jota ei koskaan asetettu oikein.

Kun perustaminen ja vaatimustenmukaisuuden tuki ovat kunnossa, perustajat voivat keskittyä enemmän liiketoiminnan rakentamiseen ja vähemmän vältettävien oikeudellisten ongelmien korjaamiseen.

Lopuksi

Uusi yritys harvoin kaatuu vain yhden huonon päätöksen vuoksi. Useammin ongelmat kasaantuvat useista ehkäistävissä olevista oikeudellisista virheistä samaan aikaan. Paras puolustus on luoda selkeä oikeudellinen perusta ennen kuin yritys kasvaa.

Kun perustat oikein, pidät kirjanpidon siistinä, käytät pitävät sopimukset ja seuraat vaatimustenmukaisuutta, asetat yrityksesi paljon vahvempaan asemaan kasvaa.