10 νομικά λάθη που μπορούν να βάλουν λουκέτο σε μια νέα επιχείρηση στις Η.Π.Α.

Η ίδρυση μιας επιχείρησης είναι τόσο νομική διαδικασία όσο και δημιουργική ή οικονομική προσπάθεια. Πολλοί ιδρυτές εστιάζουν στο προϊόν, το branding και τις πωλήσεις, και έπειτα ανακαλύπτουν πολύ αργά ότι η παράλειψη ενός βασικού νομικού βήματος μπορεί να οδηγήσει σε διαφορές, πρόστιμα, απορρίψεις αιτήσεων ή ακόμη και σε αναγκαστικό κλείσιμο. Τα καλά νέα είναι ότι τα περισσότερα από αυτά τα προβλήματα μπορούν να προληφθούν, αν χτίσετε από την αρχή τη σωστή νομική βάση.

Παρακάτω παρουσιάζονται δέκα από τα πιο συνηθισμένα νομικά λάθη που κάνουν οι νέοι επιχειρηματίες, γιατί έχουν σημασία και τι πρέπει να κάνετε αντί γι’ αυτά.

1. Καθυστέρηση στη σύσταση νομικής οντότητας

Ένα από τα μεγαλύτερα λάθη είναι να λειτουργείτε ως ατομική επιχείρηση για περισσότερο χρόνο από όσο χρειάζεται. Πολλοί ιδρυτές αρχίζουν να πουλούν, να προσλαμβάνουν ή να υπογράφουν συμφωνίες πριν συστήσουν μια LLC ή μια εταιρεία. Αυτό μπορεί να θολώσει τη γραμμή ανάμεσα στις προσωπικές και τις επιχειρηματικές ευθύνες.

Χωρίς επίσημη οντότητα, μια αγωγή, ένα χρέος ή μια διαφορά από σύμβαση μπορεί να φτάσει πιο εύκολα στην προσωπική σας περιουσία. Επιπλέον, μπορεί να δημιουργηθούν ασάφειες ως προς την ιδιοκτησία όταν συνεργάτες, επενδυτές ή μέλη της οικογένειας θεωρούν ότι έχουν μερίδιο στην εταιρεία, αλλά τίποτα δεν έχει καταγραφεί.

Τι να κάνετε αντί γι’ αυτό:

• Επιλέξτε τη σωστή νομική οντότητα πριν αναλάβετε πραγματικούς επιχειρηματικούς κινδύνους.
• Καταθέστε εγκαίρως τα έγγραφα σύστασης στην πολιτεία.
• Βάλτε γραπτώς τους όρους ιδιοκτησίας, διοίκησης και λήψης αποφάσεων.

Για πολλές μικρές επιχειρήσεις, μια LLC είναι ένα πρακτικό σημείο εκκίνησης. Άλλες μπορεί να ωφεληθούν από μια εταιρεία, ανάλογα με τα σχέδια ανάπτυξης, τις φορολογικές παραμέτρους και τη δομή ιδιοκτησίας.

2. Επιλογή λανθασμένης επιχειρηματικής δομής

Δεν πρέπει κάθε επιχείρηση να είναι LLC, και δεν πρέπει κάθε επιχείρηση να είναι εταιρεία. Η σωστή δομή εξαρτάται από την έκθεση σε ευθύνη, τους φορολογικούς στόχους, τα σχέδια άντλησης κεφαλαίων και τον τρόπο διοίκησης της επιχείρησης.

Ένα συχνό λάθος είναι η επιλογή με βάση φήμες και όχι γεγονότα. Μια δομή που λειτουργεί για μια απλή τοπική επιχείρηση παροχής υπηρεσιών μπορεί να μην ταιριάζει σε μια εταιρεία προϊόντων που σχεδιάζει να αντλήσει εξωτερικό κεφάλαιο. Ομοίως, ένας ιδρυτής που αναμένει πολλούς συνιδιοκτήτες μπορεί να χρειάζεται ισχυρότερα έγγραφα διακυβέρνησης από έναν μοναδικό διαχειριστή.

Τι να κάνετε αντί γι’ αυτό:

• Συγκρίνετε LLC, C corporations και S corporations πριν από την κατάθεση.
• Εξετάστε πώς αναμένετε να φορολογηθούν και να διανεμηθούν τα κέρδη.
• Σκεφτείτε μελλοντικούς επενδυτές, συνεργάτες και σχέδια εξόδου.

Αν δεν είστε σίγουροι, ζητήστε καθοδήγηση πριν καταθέσετε. Η αλλαγή δομής αργότερα μπορεί να είναι εφικτή, αλλά ίσως δημιουργήσει διοικητική δουλειά και φορολογικές συνέπειες.

3. Μη διαχωρισμός προσωπικών και επιχειρηματικών οικονομικών

Η ανάμειξη προσωπικών και επιχειρηματικών χρημάτων είναι ένα κλασικό νομικό και λογιστικό λάθος. Αν χρησιμοποιείτε έναν λογαριασμό για όλα, γίνεται πιο δύσκολο να αποδείξετε ότι η επιχείρηση είναι πραγματικά ξεχωριστή από εσάς ως φυσικό πρόσωπο.

Αυτή η διάκριση έχει σημασία για την προστασία από ευθύνη και για καθαρά αρχεία. Τα αναμεμειγμένα κεφάλαια μπορούν να περιπλέξουν τη φορολογία, να μπερδέψουν τη λογιστική και να αποδυναμώσουν την αξιοπιστία της οντότητάς σας αν βρεθείτε ποτέ αντιμέτωποι με δικαστική αμφισβήτηση.

Τι να κάνετε αντί γι’ αυτό:

• Ανοίξτε ξεχωριστό επιχειρηματικό τραπεζικό λογαριασμό.
• Χρησιμοποιείτε επαγγελματικές κάρτες και λογαριασμούς για επιχειρηματικά έξοδα.
• Πληρώνετε τον εαυτό σας με τεκμηριωμένο και σταθερό τρόπο.
• Κρατάτε οργανωμένες αποδείξεις και οικονομικά αρχεία από την πρώτη μέρα.

Η ξεχωριστή οικονομική δομή δεν είναι απλώς λογιστική προτίμηση. Είναι μέρος της αντιμετώπισης της επιχείρησης ως πραγματικής νομικής οντότητας.

4. Λειτουργία χωρίς γραπτή συμφωνία

Πολλές επιχειρήσεις στα πρώτα τους βήματα ξεκινούν με εμπιστοσύνη και ενθουσιασμό, και στη συνέχεια βασίζονται σε προφορικές υποσχέσεις. Αυτό είναι ριψοκίνδυνο. Αν έχετε συνιδρυτές, συνεργάτες, προμηθευτές ή βασικούς εργαζόμενους, οι όροι πρέπει να είναι γραπτοί.

Χωρίς γραπτές συμφωνίες, συνηθισμένες διαφορές περιλαμβάνουν:

• Ποιος κατέχει την πνευματική ιδιοκτησία
• Ποιος μπορεί να λαμβάνει αποφάσεις για την εταιρεία
• Πώς διανέμονται τα κέρδη
• Τι συμβαίνει αν ένας ιδρυτής αποχωρήσει
• Ποια παραδοτέα πρέπει να ολοκληρώσει ένας συνεργάτης

Τι να κάνετε αντί γι’ αυτό:

• Δημιουργήστε συμφωνίες ιδρυτών ή συμφωνία λειτουργίας.
• Χρησιμοποιήστε γραπτές συμφωνίες για συνεργάτες και προμηθευτές.
• Θέστε με σαφή γλώσσα τους όρους πληρωμής, ιδιοκτησίας και προθεσμιών.

Μια σαφής σύμβαση κοστίζει λιγότερο από μια σύγκρουση.

5. Αγνόηση απαιτήσεων αδειοδότησης και αδειών

Μια επιχείρηση μπορεί να έχει συσταθεί σωστά και παρ’ όλα αυτά να είναι παράνομο να λειτουργεί αν δεν διαθέτει τις σωστές άδειες ή εγκρίσεις. Οι απαιτήσεις διαφέρουν ανά πολιτεία, κομητεία, πόλη, κλάδο και ακόμη και ανάλογα με το είδος του προϊόντος ή της υπηρεσίας που πουλάτε.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν τοπικές επιχειρηματικές άδειες, άδειες φόρου πωλήσεων, επαγγελματικές άδειες, υγειονομικές άδειες και εγκρίσεις χωροθέτησης. Αν η επιχείρησή σας λειτουργεί από οικιακό γραφείο, αποθήκη, φυσικό κατάστημα ή κοινόχρηστο χώρο, οι κανόνες για την τοποθεσία έχουν επίσης σημασία.

Τι να κάνετε αντί γι’ αυτό:

• Ελέγξτε τις ομοσπονδιακές, πολιτειακές και τοπικές απαιτήσεις αδειοδότησης πριν από την έναρξη.
• Επιβεβαιώστε τους κανόνες χωροθέτησης για την τοποθεσία της επιχείρησής σας.
• Επανεξετάζετε τις υποχρεώσεις αδειών όταν επεκτείνεστε, μετακομίζετε ή προσθέτετε υπηρεσίες.

Η νομική συμμόρφωση δεν είναι εφάπαξ κατάθεση. Αλλάζει όσο αλλάζει και η επιχείρηση.

6. Παραμέληση της προστασίας της πνευματικής ιδιοκτησίας

Το brand σας, τα ονόματα προϊόντων, το περιεχόμενο, το λογισμικό και οι ιδιόκτητες διαδικασίες σας μπορούν να γίνουν πολύτιμα επιχειρηματικά περιουσιακά στοιχεία. Αν δεν τα προστατεύσετε έγκαιρα, μια άλλη επιχείρηση μπορεί να χρησιμοποιήσει παρόμοιο branding ή ένας πρώην συνεργάτης να ισχυριστεί κυριότητα.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για νέες εταιρείες που επενδύουν σημαντικά στην ονομασία, το σχεδιασμό λογοτύπου, τη συσκευασία, το περιεχόμενο ιστοσελίδας και τα υλικά μάρκετινγκ πριν ελέγξουν αν αυτά τα στοιχεία είναι διαθέσιμα.

Τι να κάνετε αντί γι’ αυτό:

• Ελέγξτε για υπάρχοντα εμπορικά σήματα πριν επενδύσετε στο branding.
• Καταθέστε αιτήσεις για εμπορικά σήματα όταν είναι κατάλληλο.
• Βεβαιωθείτε ότι οι συνεργάτες μεταβιβάζουν την πνευματική ιδιοκτησία στην επιχείρηση.
• Προστατεύστε τα εμπορικά απόρρητα μέσω εσωτερικών ελέγχων και ρητρών εμπιστευτικότητας.

Αν το όνομα ή το brand σας δεν είναι διαθέσιμο, είναι προτιμότερο να το μάθετε πριν από την έναρξη παρά αφού τυπώσετε πινακίδες, κάρτες και συσκευασίες.

7. Λανθασμένη ταξινόμηση εργαζομένων

Η πρόσληψη μπορεί να δημιουργήσει σοβαρό νομικό κίνδυνο αν ταξινομήσετε λανθασμένα τους εργαζομένους. Οι ανεξάρτητοι συνεργάτες και οι εργαζόμενοι δεν είναι το ίδιο σύμφωνα με τον νόμο, και οι κανόνες είναι αυστηρότεροι απ’ ό,τι αντιλαμβάνονται πολλοί ιδρυτές.

Αν αντιμετωπίζετε κάποιον όπως εργαζόμενο αλλά τον χαρακτηρίζετε συνεργάτη, μπορεί να προκύψουν φορολογικά προβλήματα, ζητήματα μισθοδοσίας και κυρώσεις. Το αντίστροφο επίσης είναι ριψοκίνδυνο: αν χαρακτηρίσετε εργαζόμενο ως υπεργολάβο, ενώ θα έπρεπε να είναι εργαζόμενος, μπορεί να δημιουργηθούν περιττά κόστη και πολυπλοκότητα συμμόρφωσης.

Τι να κάνετε αντί γι’ αυτό:

• Εξετάστε τους ομοσπονδιακούς και πολιτειακούς κανόνες ταξινόμησης πριν από την πρόσληψη.
• Χρησιμοποιήστε τα σωστά έγγραφα ένταξης για κάθε τύπο εργαζομένου.
• Διατηρήστε τα καθήκοντα των συνεργατών περιορισμένα και σαφώς καθορισμένα.
• Παρακολουθείτε προσεκτικά τη μισθοδοσία, τις παρακρατήσεις και τις υποχρεώσεις εργατικής νομοθεσίας.

Η λανθασμένη πρόσληψη μπορεί να δημιουργήσει ευθύνη πολύ μετά την ολοκλήρωση της εργασίας.

8. Χρήση ασαφών ή ελλιπών συμβάσεων

Μια σύμβαση που αφήνει βασικούς όρους ασαφείς μπορεί να είναι σχεδόν εξίσου επικίνδυνη με το να μην υπάρχει καθόλου σύμβαση. Αμφίσημοι όροι πληρωμής, ελλείποντα χρονοδιαγράμματα, αόριστο αντικείμενο και αδύναμη διατύπωση λήξης συχνά οδηγούν σε διαφορές που απορροφούν χρόνο και χρήμα.

Αυτό το πρόβλημα εμφανίζεται συχνά σε:

• Συμβάσεις παροχής υπηρεσιών προς πελάτες
• Συμβάσεις ανάπτυξης λογισμικού και προϊόντων
• Συμφωνίες με προμηθευτές και παρόχους
• Συμβάσεις αδειοδότησης
• Συμφωνίες μάρκετινγκ και συνεργατών

Τι να κάνετε αντί γι’ αυτό:

• Καθορίστε με σαφήνεια το αντικείμενο, την τιμή, τις προθεσμίες και τα παραδοτέα.
• Συμπεριλάβετε διατάξεις για λήξη και επίλυση διαφορών.
• Ορίστε ποιος κατέχει το παραγόμενο έργο και την πνευματική ιδιοκτησία.
• Βεβαιωθείτε ότι οι υπογραφές έχουν συλλεχθεί πριν ξεκινήσει η εκτέλεση.

Μια ισχυρή συμφωνία πρέπει να μειώνει την αβεβαιότητα, όχι να τη δημιουργεί.

9. Παράλειψη προθεσμιών συμμόρφωσης μετά τη σύσταση

Ορισμένοι ιδρυτές θεωρούν ότι η σύσταση είναι η γραμμή τερματισμού. Στην πραγματικότητα, είναι η αρχή της συνεχούς συμμόρφωσης. Οι πολιτείες μπορεί να απαιτούν ετήσιες εκθέσεις, franchise taxes, διατήρηση εγγεγραμμένου αντιπροσώπου ή άλλες επαναλαμβανόμενες καταθέσεις.

Αν χάσετε μια προθεσμία, η επιχείρησή σας μπορεί να αντιμετωπίσει κυρώσεις, να χάσει το καθεστώς καλής φήμης ή ακόμη και να διαλυθεί διοικητικά. Αυτό μπορεί να προκαλέσει προβλήματα σε τραπεζικές συναλλαγές, άδειες και συμβάσεις.

Τι να κάνετε αντί γι’ αυτό:

• Παρακολουθείτε τις επαναλαμβανόμενες προθεσμίες καταθέσεων σε πολιτειακό και ομοσπονδιακό επίπεδο.
• Διατηρείτε ενημερωμένα τα στοιχεία του εγγεγραμμένου αντιπροσώπου σας.
• Ενημερώνετε την πολιτεία αν αλλάξει η διεύθυνση, οι διαχειριστές ή η επωνυμία της εταιρείας.
• Επαναξιολογείτε τις υποχρεώσεις συμμόρφωσης κάθε χρόνο.

Μια επιχείρηση που συστάθηκε σωστά αλλά δεν συντηρείται σωστά μπορεί και πάλι να αντιμετωπίσει προβλήματα.

10. Αναμονή μέχρι να προκύψει νομικό πρόβλημα για να ζητήσετε βοήθεια

Πολλοί ιδρυτές επικοινωνούν με δικηγόρο μόνο αφού φτάσει μια διαφορά, μια επιστολή απαίτησης ή μια αγωγή. Μέχρι τότε, η ζημιά συχνά κοστίζει περισσότερο για να διορθωθεί. Ο προληπτικός νομικός σχεδιασμός είναι συνήθως πολύ φθηνότερος από την επείγουσα αντιμετώπιση.

Το πραγματικό κόστος της καθυστέρησης δεν είναι μόνο οι νομικές αμοιβές. Μπορεί να περιλαμβάνει χαμένες συμφωνίες, καθυστερημένες κυκλοφορίες, σπασμένες συνεργασίες και χαμένες προθεσμίες καταθέσεων που θα μπορούσαν να είχαν αποφευχθεί.

Τι να κάνετε αντί γι’ αυτό:

• Εντάξτε τη νομική ανασκόπηση στη λίστα ελέγχου της startup σας.
• Χρησιμοποιείτε πρότυπα μόνο όταν είναι κατάλληλα και νομικά ορθά.
• Ζητήστε βοήθεια πριν υπογράψετε σημαντικές συμβάσεις ή προσλάβετε τους πρώτους εργαζομένους σας.
• Επανεξετάζετε τη δομή και τα έγγραφά σας καθώς η επιχείρηση μεγαλώνει.

Ένα πρακτικό νομικό checklist για νέους ιδρυτές

Αν θέλετε να αποφύγετε τους πιο συνηθισμένους κινδύνους κλεισίματος, ξεκινήστε εδώ:

• Συστήστε έγκαιρα τη σωστή νομική οντότητα.
• Διαχωρίστε τα επιχειρηματικά από τα προσωπικά οικονομικά.
• Χρησιμοποιείτε γραπτές συμφωνίες για ιδρυτές, συνεργάτες και πελάτες.
• Ελέγξτε άδειες, εγκρίσεις και χωροθέτηση.
• Προστατεύστε το brand σας και την υπόλοιπη πνευματική ιδιοκτησία.
• Ταξινομήστε σωστά τους εργαζομένους.
• Παρακολουθείτε τις συνεχείς προθεσμίες καταθέσεων και συμμόρφωσης.
• Επανεξετάζετε τα νομικά έγγραφα πριν προκύψουν προβλήματα.

Πώς βοηθά η Zenind τους ιδρυτές να παραμένουν σε συμμόρφωση

Η Zenind βοηθά επιχειρηματίες να συστήνουν LLCs και corporations στις Ηνωμένες Πολιτείες και να παραμένουν οργανωμένοι μετά τη σύσταση. Αυτό έχει σημασία επειδή τα νομικά λάθη συνήθως δεν προκύπτουν από ένα δραματικό γεγονός. Συνήθως ξεκινούν από μικρά χαμένα βήματα: ένα έγγραφο που δεν κατατέθηκε, μια συμφωνία που δεν υπογράφηκε, μια προθεσμία που ξεχάστηκε ή μια επιχειρηματική δομή που δεν στήθηκε σωστά από την αρχή.

Με τη σωστή υποστήριξη σύστασης και συμμόρφωσης, οι ιδρυτές μπορούν να εστιάσουν περισσότερο στην ανάπτυξη της επιχείρησης και λιγότερο στη διόρθωση αποτρέψιμων νομικών προβλημάτων.

Τελικές σκέψεις

Μια νέα επιχείρηση σπάνια βάζει λουκέτο εξαιτίας μιας μόνο κακής απόφασης. Πιο συχνά, τα προβλήματα συσσωρεύονται από πολλά αποτρέψιμα νομικά λάθη που συμβαίνουν ταυτόχρονα. Η καλύτερη άμυνα είναι να δημιουργήσετε μια καθαρή νομική βάση πριν η επιχείρηση μεγαλώσει.

Αν συσταθείτε σωστά, κρατάτε καθαρά αρχεία, χρησιμοποιείτε ισχυρές συμβάσεις και παραμένετε συνεπείς στις υποχρεώσεις συμμόρφωσης, δίνετε στην εταιρεία σας πολύ ισχυρότερη βάση για ανάπτυξη.