10 Erros Jurídicos Que Podem Encerrar Um Novo Negócio nos EUA

Abrir uma empresa é um processo jurídico tanto quanto é um processo criativo ou financeiro. Muitos fundadores concentram-se no produto, na marca e nas vendas e, demasiado tarde, descobrem que a omissão de um passo jurídico básico pode levar a litígios, multas, rejeição de registos ou até ao encerramento forçado. A boa notícia é que a maioria destes problemas pode ser evitada se construir a base jurídica certa desde o início.

Abaixo estão dez dos erros jurídicos mais comuns cometidos por novos empresários, porque é que são importantes e o que fazer em alternativa.

1. Adiar a constituição da entidade

Um dos maiores erros é operar como empresário em nome individual durante mais tempo do que o necessário. Muitos fundadores começam a vender, contratar ou assinar acordos antes de constituírem uma LLC ou uma sociedade anónima. Isso pode esbater a linha entre responsabilidades pessoais e responsabilidades da empresa.

Sem uma entidade formal, um processo judicial, uma dívida ou um litígio contratual pode atingir mais facilmente os bens pessoais. Além disso, pode criar confusão quanto à propriedade quando sócios, investidores ou familiares acreditam todos ter participação na empresa, mas nada está documentado.

O que fazer em alternativa:

• Escolha a entidade certa antes de começar a assumir riscos empresariais reais.
• Apresente os documentos de constituição ao estado cedo.
• Coloque por escrito os termos de propriedade, gestão e tomada de decisões.

Para muitas pequenas empresas, uma LLC é um ponto de partida prático. Outras podem beneficiar de uma sociedade anónima, consoante os planos de crescimento, as considerações fiscais e a estrutura de propriedade.

2. Escolher a estrutura empresarial errada

Nem todas as empresas devem ser uma LLC, e nem todas devem ser uma sociedade anónima. A estrutura certa depende da exposição a responsabilidade, dos objetivos fiscais, dos planos de captação de investimento e da forma como a empresa será gerida.

Um erro comum é escolher com base em opiniões de terceiros em vez de factos. Uma estrutura que funciona para uma empresa local simples de prestação de serviços pode não funcionar para uma empresa de produto que planeia angariar capital externo. Da mesma forma, um fundador que espera vários proprietários pode precisar de documentos de governação mais robustos do que um operador individual.

O que fazer em alternativa:

• Compare LLCs, C corporations e S corporations antes de apresentar o pedido.
• Reveja a forma como espera que os lucros sejam tributados e distribuídos.
• Pense em futuros investidores, sócios e planos de saída.

Se tiver dúvidas, peça orientação antes de apresentar o pedido. Mudar de estrutura mais tarde pode ser possível, mas pode implicar trabalho administrativo e consequências fiscais.

3. Não separar as finanças pessoais e empresariais

Misturar dinheiro pessoal e empresarial é um erro jurídico e contabilístico clássico. Se usar uma única conta bancária para tudo, torna-se mais difícil provar que a empresa é realmente separada de si enquanto indivíduo.

Essa separação é importante para a proteção da responsabilidade e para registos limpos. A mistura de fundos pode complicar impostos, confundir a contabilidade e enfraquecer a credibilidade da sua entidade se alguma vez for contestada em tribunal.

O que fazer em alternativa:

• Abra uma conta bancária empresarial dedicada.
• Use cartões e contas empresariais para despesas da empresa.
• Pague a si próprio de forma documentada e consistente.
• Mantenha recibos e registos financeiros organizados desde o primeiro dia.

Uma estrutura financeira separada não é apenas uma preferência contabilística. Faz parte de tratar a empresa como uma verdadeira entidade jurídica.

4. Operar sem um acordo escrito

Muitas empresas em fase inicial começam com confiança e entusiasmo e depois baseiam-se em promessas verbais. Isso é arriscado. Se tiver cofundadores, prestadores de serviços, fornecedores ou colaboradores-chave, os termos devem estar por escrito.

Sem acordos escritos, os litígios mais comuns incluem:

• Quem é o proprietário da propriedade intelectual
• Quem pode tomar decisões pela empresa
• Como os lucros são distribuídos
• O que acontece se um fundador sair
• Quais as entregas que um prestador de serviços tem de concluir

O que fazer em alternativa:

• Crie acordos de fundadores ou um acordo de funcionamento.
• Utilize contratos escritos para prestadores de serviços e fornecedores.
• Defina, em linguagem clara, condições de pagamento, termos de propriedade e prazos.

Um contrato claro é mais barato do que um conflito.

5. Ignorar os requisitos de licenciamento e licenças

Uma empresa pode estar corretamente constituída e, ainda assim, não ser legal operá-la se não tiver as licenças ou autorizações adequadas. Os requisitos variam consoante o estado, condado, cidade, setor e até o tipo de produto ou serviço que vende.

Exemplos incluem licenças empresariais locais, autorizações de imposto sobre vendas, licenças profissionais, licenças sanitárias e aprovações de zonamento. Se a empresa estiver a operar a partir de um escritório em casa, armazém, loja física ou espaço partilhado, as regras de localização também podem ser relevantes.

O que fazer em alternativa:

• Verifique os requisitos federais, estaduais e locais de licenciamento antes do lançamento.
• Confirme as regras de zonamento para a localização da empresa.
• Volte a verificar as obrigações de licenças quando expandir, mudar de local ou adicionar serviços.

A conformidade jurídica não é um registo único. Muda à medida que a empresa muda.

6. Descurar a proteção da propriedade intelectual

A sua marca, nomes de produtos, conteúdo, software e processos proprietários podem tornar-se ativos empresariais valiosos. Se não os proteger cedo, outra empresa pode usar branding semelhante ou um antigo colaborador pode reclamar a propriedade.

Isto é especialmente importante para novas empresas que investem fortemente em nome, design de logótipo, embalagem, conteúdo do website e materiais de marketing antes de verificar se esses ativos estão disponíveis.

O que fazer em alternativa:

• Pesquise marcas registadas existentes antes de investir na identidade da marca.
• Apresente pedidos de registo de marca quando adequado.
• Garanta que os prestadores de serviços cedem a propriedade intelectual à empresa.
• Proteja segredos comerciais através de controlos internos e cláusulas de confidencialidade.

Se o nome ou a marca não estiver disponível, é melhor descobrir isso antes do lançamento do que depois de imprimir placas, cartões e embalagens.

7. Classificar mal os trabalhadores

A contratação pode criar riscos jurídicos sérios se classificar mal os trabalhadores. Prestadores de serviços independentes e empregados não são iguais perante a lei, e as regras são mais rigorosas do que muitos fundadores imaginam.

Se tratar alguém como empregado, mas o rotular como prestador de serviços, poderá enfrentar problemas fiscais, questões salariais e penalizações. O inverso também é arriscado: chamar empregado a um trabalhador que deveria ser prestador de serviços pode criar custos desnecessários e maior complexidade de conformidade.

O que fazer em alternativa:

• Reveja as regras federais e estaduais de classificação antes de contratar.
• Use a documentação de integração adequada para cada tipo de trabalhador.
• Mantenha o âmbito dos prestadores de serviços limitado e bem definido.
• Controle cuidadosamente as obrigações de folha salarial, retenções e direito laboral.

Contratar da forma errada pode criar responsabilidade muito depois de o trabalho terminar.

8. Utilizar contratos vagos ou incompletos

Um contrato que deixa termos importantes pouco claros pode ser quase tão perigoso como não ter contrato nenhum. Condições de pagamento ambíguas, prazos em falta, âmbito indefinido e linguagem fraca de rescisão conduzem frequentemente a litígios que consomem tempo e dinheiro.

Este problema surge com frequência em:

• Contratos de serviços a clientes
• Contratos de desenvolvimento de software e produtos
• Acordos com fornecedores e distribuidores
• Contratos de licenciamento
• Acordos de marketing e de afiliados

O que fazer em alternativa:

• Especifique o âmbito, o preço, os prazos e as entregas.
• Inclua disposições de rescisão e resolução de litígios.
• Defina a titularidade do trabalho produzido e da propriedade intelectual.
• Certifique-se de que as assinaturas são recolhidas antes de iniciar a execução.

Um bom contrato deve reduzir a incerteza, não criá-la.

9. Perder prazos de conformidade após a constituição

Alguns fundadores pensam que a constituição é a linha de chegada. Na realidade, é o início da conformidade contínua. Os estados podem exigir relatórios anuais, impostos de franquia, manutenção de agente registado ou outras declarações recorrentes.

Se perder um prazo, a empresa pode enfrentar multas, perder a boa reputação ou até ser dissolvida administrativamente. Isso pode causar problemas bancários, de licenciamento e contratuais.

O que fazer em alternativa:

• Acompanhe os prazos recorrentes de declaração estaduais e federais.
• Mantenha atualizada a informação do agente registado.
• Atualize o estado se a morada, os gestores ou o nome da empresa mudarem.
• Faça uma reconciliação anual das obrigações de conformidade.

Uma empresa que é constituída corretamente, mas não é mantida devidamente, também pode entrar em problemas.

10. Esperar para procurar ajuda até surgir um problema jurídico

Muitos fundadores só contactam um advogado depois de surgir um litígio, uma carta de exigência ou uma ação judicial. Nessa altura, o dano costuma ser mais caro de reparar. O planeamento jurídico preventivo é normalmente muito mais barato do que a resposta de emergência.

O verdadeiro custo de esperar não são apenas os honorários jurídicos. Pode incluir negócios perdidos, lançamentos adiados, parcerias quebradas e prazos de registo falhados que poderiam ter sido evitados.

O que fazer em alternativa:

• Integre a revisão jurídica na sua lista de verificação de startup.
• Utilize modelos apenas quando forem adequados e juridicamente sólidos.
• Procure apoio antes de assinar contratos importantes ou contratar os seus primeiros empregados.
• Reveja a sua estrutura e os seus documentos à medida que a empresa cresce.

Uma lista prática de verificação jurídica para novos fundadores

Se quer evitar os riscos de encerramento mais comuns, comece por aqui:

• Constitua a entidade certa cedo.
• Separe as finanças empresariais e pessoais.
• Use acordos escritos para fundadores, prestadores de serviços e clientes.
• Verifique licenças, autorizações e zonamento.
• Proteja a sua marca e outra propriedade intelectual.
• Classifique corretamente os trabalhadores.
• Acompanhe os prazos contínuos de registo e conformidade.
• Reveja os documentos jurídicos antes de surgirem problemas.

Como a Zenind ajuda os fundadores a manter a conformidade

A Zenind ajuda empreendedores a constituir LLCs e sociedades anónimas nos Estados Unidos e a manterem-se organizados após a constituição. Isso é importante porque os erros jurídicos muitas vezes não são causados por um único acontecimento dramático. Normalmente resultam de pequenas falhas: um formulário não submetido, um acordo não assinado, um prazo esquecido ou uma estrutura empresarial que nunca foi configurada corretamente.

Com o apoio certo na constituição e na conformidade, os fundadores podem concentrar-se mais em construir a empresa e menos em corrigir problemas jurídicos evitáveis.

Considerações finais

Um novo negócio raramente encerra por causa de uma única má decisão. Mais frequentemente, os problemas acumulam-se devido a vários erros jurídicos evitáveis ao mesmo tempo. A melhor defesa é criar uma base jurídica clara antes de a empresa escalar.

Se constituir corretamente, mantiver registos limpos, usar contratos sólidos e cumprir as obrigações de conformidade, coloca a sua empresa numa posição muito mais forte para crescer.