Ako používať následné hlasové správy na získanie viac malých podnikateľských leadov

Hlasová pošta sa často považuje za slepú uličku. V skutočnosti však môže byť jednou z najužitočnejších súčastí procesu oslovenia klientov, ak je krátka, konkrétna a postavená na jasnom ďalšom kroku.

Pre podnikateľov, najmä tých, ktorí budujú novú spoločnosť a snažia sa premeniť rozhovory na príležitosti, nie je hlasová správa len odkaz. Je to šanca pôsobiť profesionálne, zostať zapamätateľný a udržať potenciálneho klienta v pohybe vpred, keď nie je možné hovoriť naživo.

To je dôležité pre nových majiteľov firiem, pretože oslovenie ľudí sa málokedy deje priamočiaro. Potenciálni klienti zmeškajú hovory. Partneri nezdvihnú telefón. Možní dodávatelia aj zákazníci nemusia byť k dispozícii práve vtedy, keď ich kontaktujete. Stručná hlasová správa môže túto medzeru preklenúť a udržať dynamiku.

Ak chcete, aby hlasová pošta podporovala váš predajný proces namiesto toho, aby ho spomaľovala, potrebujete opakovateľnú metódu.

Prečo má hlasová pošta pre malé firmy stále význam

Mnohí zakladatelia predpokladajú, že hlasová pošta je zastaraná, pretože väčšina komunikácie prebieha cez e-mail a textové správy. Hlasová pošta však zostáva hodnotná z viacerých dôvodov:

• Vytvára ľudský kontakt v kanáli, ktorý môže pôsobiť neosobne.
• Pomáha zreteľne pripomenúť vaše meno, spoločnosť a dôvod hovoru.
• Dáva vašej protistrane jednoduchý spôsob, ako sa vám ozvať späť, keď bude mať čas.
• Môže zvýšiť šancu, že vaše oslovenie bude pôsobiť dôveryhodne a pripravené.

Pre malé firmy a začínajúce spoločnosti je posledný bod obzvlášť dôležitý. Ľudia skôr odpovedia zakladateľovi, ktorý pôsobí organizovane a zámerne, než tomu, kto zanechá neurčitý, rozťahaný odkaz.

Cieľom hlasovej správy nie je predať všetko

Bežnou chybou je považovať hlasovú správu za plnú predajnú prezentáciu. Nie je to tak.

Cieľ je jednoduchý:

1. Predstavte sa.
2. Uveďte, prečo ste volali.
3. Ponúknite jednu relevantnú výhodu alebo dôvod na následný kontakt.
4. Povedzte poslucháčovi presne, čo má urobiť ďalej.

To stačí.

Ak sa pokúsite vysvetliť celú svoju ponuku, príbeh firmy, ceny aj referencie v jednej hlasovej správe, odkaz bude ťažšie sledovateľný a ľahšie sa ignoruje. Dobrá hlasová správa má pôsobiť ako začiatok rozhovoru, nie ako celý rozhovor.

Pripravte si skript ešte pred telefonátom

Najväčšiu výhodu vám dá príprava. Neimprovizujte od nuly zakaždým, keď sa dostanete k hlasovej schránke.

Krátky skript vám pomôže sústrediť sa a pôsobiť sebavedomo. Zároveň vás udrží ďalej od výplňových fráz ako „len som chcel nadviazať kontakt“ alebo „volám, či ste dostali môj e-mail“. Tieto frázy zaberajú miesto a oslabujú správu.

Silný skript hlasovej správy zvyčajne obsahuje:

• Vaše meno
• Názov vašej spoločnosti
• Dôvod hovoru
• Konkrétny prínos alebo kontext
• Jasnú výzvu na akciu

Príklad štruktúry:

Dobrý deň, tu je [Meno] zo spoločnosti [Spoločnosť]. Obraciam sa na vás, pretože [dôvod]. Myslím si, že by vám to mohlo pomôcť [prínos]. Prosím, zavolajte mi späť na [číslo], aby sme sa mohli porozprávať o ďalšom kroku.

Táto forma funguje preto, že je priama a ľahko sa spracúva.

Buďte struční

Hlasová správa by mala mať spravidla menej ako 30 sekúnd.

To nie je náhodné pravidlo. Kratšie správy sa ľahšie chápu, ľahšie si ich človek zapamätá a je väčšia šanca na spätný hovor. Dlhé správy môžu pôsobiť nejasne alebo samoľúbo, najmä ak si ich príjemca vypočúva počas rušného dňa.

S časom narábajte rozumne. Hlasová správa nie je miesto na dlhé predstavenie ani detailné vysvetľovanie vašej služby. Ak potenciálny klient potrebuje viac informácií, môžete mu ich poskytnúť v následnom e-maile, na webovej stránke alebo pri spätnom hovore.

Hlasovú správu berte ako otvorenie dverí, nie ako plnú prezentáciu.

Zamerajte sa na jednu správu

Jedna hlasová správa by mala komunikovať jednu hlavnú myšlienku.

Pre nového majiteľa firmy to môže byť napríklad:

• Žiadosť o stretnutie
• Následný hovor k ponuke
• Pripomenutie nadväzujúceho rozhovoru
• Konkrétna príležitosť súvisiaca s podnikaním adresáta

Ak sa pokúsite vmestiť príliš veľa bodov naraz, správa sa rozriedi. Ak máte viacero tém, nechajte ich na ďalší rozhovor.

Rovnaký princíp platí aj vtedy, keď oslovujete potenciálnych zákazníkov, ktorí zvažujú služby založenia spoločnosti, dodržiavania povinností alebo podnikateľskej podpory. Začnite tou jednou vecou, pre ktorú by ich to malo zaujímať práve teraz.

Znieť profesionálne bez toho, aby ste pôsobili naučene

Tón je rovnako dôležitý ako slová.

Hlasová správa by mala znieť vyrovnane, prirodzene a s rešpektom. Nemusíte pôsobiť prehnane nadšene ani príliš uhladene. Musíte však znieť ako skutočný človek, ktorý vie, prečo volá.

Pomáhajú tieto vlastnosti:

• Jasné tempo
• Sebavedomý prejav
• Dobrá artikulácia
• Pokojná energia
• Zdvorilé ukončenie

Nehovorte príliš rýchlo. Neznejte ospravedlňujúco. Nekončite spôsobom, ktorý na poslucháča tlačí. Sebavedomie presviedča, ale iba vtedy, keď pôsobí vyvážene a profesionálne.

Vždy zakončite jasnou výzvou na akciu

Hlasová správa bez ďalšieho kroku je len hluk.

Každá správa by mala poslucháča požiadať, aby urobil niečo konkrétne. Môže to byť napríklad:

• Zavolať vám späť
• Odpovedať na váš e-mail
• Prezrieť si ponuku
• Naplánovať stretnutie
• Navštíviť stránku na vašom webe

Výzva na akciu by mala byť jednoduchá na splnenie a mala by súvisieť s dôvodom, prečo voláte. Ak poslucháč musí hádať, čo má urobiť ďalej, správa zlyhala.

Ak napríklad nasledujete po kontakte s potenciálnym klientom, ktorý zvažuje založenie LLC, ďalším krokom môže byť krátky hovor o štruktúre spoločnosti a časovom harmonograme podania. Ak oslovujete niekoho po konzultácii, ďalším krokom môže byť naplánovanie druhého rozhovoru.

Urobte správu relevantnou pre poslucháča

Najlepšie hlasové správy pôsobia konkrétne.

Všeobecný odkaz môže znieť ako spam. Relevantná správa signalizuje, že rozumiete situácii poslucháča a máte dôvod volať.

Nemusíte preháňať mieru oboznámenosti. Stačí ukázať, že správa nie je náhodná.

Medzi relevantné odkazy v hlasovej správe patria napríklad:

• Nedávny rozhovor
• Požadované následné doručenie informácií
• Ponuka alebo dokument, ktorý ste poslali
• Podnikateľský míľnik alebo potreba podania
• Časovo citlivý problém, ktorý môže byť pre poslucháča dôležitý

Čím viac kontextu dokážete dať v jednej vete, tým väčšia je šanca, že správa bude stáť za odpoveď.

Ukážkové skripty hlasových správ pre majiteľov firiem

1. Všeobecné následné oslovenie

"Dobrý deň, tu je Jordan Lee zo spoločnosti North Star Business Services. Volám kvôli následnému kontaktu po našom nedávnom rozhovore o vašom pláne rastu. Mám jeden nápad, ktorý by vám mohol pomôcť, takže mi prosím zavolajte späť na 555-0100, keď budete mať chvíľu."

2. Následný kontakt po odoslaní informácií

"Dobrý deň, tu je Jordan Lee zo spoločnosti North Star Business Services. Dnes ráno som poslal prehľad a chcel som sa uistiť, že ste ho dostali. Ak si chcete prejsť ďalší krok, zavolajte mi prosím na 555-0100."

3. Kontext založenia firmy a start-upu

"Dobrý deň, tu je Jordan Lee. Ozývam sa, pretože som si myslel, že vám môžem pomôcť urýchliť a zjednodušiť proces založenia spoločnosti. Zavolajte mi prosím na 555-0100 a prevediem vás ďalším krokom."

4. Časovo citlivé spätné volanie

"Dobrý deň, tu je Jordan Lee zo spoločnosti North Star Business Services. Chcel som vás dnes kontaktovať ohľadom jednej záležitosti, ktorá ovplyvňuje váš časový harmonogram. Zavolajte mi prosím späť na 555-0100, keď budete môcť, aby sme mohli pokračovať ďalej."

Tieto skripty sú zámerne jednoduché. Fungujú preto, že sú krátke, jasné a ľahko sa prispôsobujú.

Bežné chyby v hlasových správach, ktorým sa treba vyhnúť

Mnohé hlasové správy zlyhávajú z predvídateľných dôvodov.

1. Príliš dlhé rozprávanie

Dlhé správy rýchlo strácajú pozornosť. Ak poslucháč nedokáže hneď pochopiť pointu, neskôr si ju nezapamätá.

2. Nejasnosť

Správy typu „len sa ozývam“ nedávajú poslucháčovi dôvod odpovedať.

3. Pôsobenie neistoty

Ak znie váš prejav váhavo, správa stráca autoritu. Sebavedomie je dôležité najmä v predaji a biznis developmente.

4. Zabudnutie na spätné číslo

Vždy zopakujte svoje číslo jasne. Ak ho poviete len raz alebo príliš rýchlo, môžete prísť o spätný hovor.

5. Vynechanie výzvy na akciu

Ak nepoviete poslucháčovi, čo má urobiť ďalej, hlasová správa nepohne vzťahom vpred.

Používajte hlasovú poštu ako súčasť väčšieho systému následného kontaktu

Hlasová pošta funguje najlepšie, keď je súčasťou celého procesu oslovenia.

Rozumná postupnosť môže vyzerať takto:

• Prvý telefonát
• Hlasová správa, ak nikto nezdvihne
• Následný e-mail
• Druhý telefonát neskôr
• Záverečná pripomienka, ak je to potrebné

Takáto postupnosť vám pomáha zostať viditeľní bez toho, aby ste pôsobili vtieravo. Zároveň dáva potenciálnemu klientovi viacero možností odpovedať v kanáli, ktorý mu vyhovuje najviac.

Pre zakladateľov a majiteľov malých firiem je táto dôslednosť dôležitá. Budovanie spoločnosti znamená zvládať mnoho úloh naraz, preto by váš komunikačný systém mal byť dostatočne jednoduchý na opakovanie a dostatočne silný na škálovanie.

Ako to pomáha novým majiteľom firiem

Ak rozbiehate podnikanie, váš čas je obmedzený. Potrebujete návyky oslovovania, ktoré sú efektívne, profesionálne a ľahko udržiavateľné.

Spoľahlivá stratégia hlasovej pošty vám pomáha:

• Rýchlejšie nadväzovať kontakt
• Pôsobiť lepšie pripravení
• Zvýšiť mieru spätných hovorov
• Udržiavať leady v hre
• Pôsobiť profesionálnejšie

To je obzvlášť užitočné vtedy, keď zároveň riešite kroky založenia spoločnosti, termíny dodržiavania povinností a nastavenie prevádzky. Služby ako Zenind môžu pomôcť zjednodušiť časť týkajúcu sa založenia spoločnosti, aby ste sa mohli viac sústrediť na príjmy.

Záverečné zhrnutie

Hlasová pošta je stále užitočný obchodný nástroj, keď sa používa disciplinovane.

Správu udržte krátku. Zamerajte sa na jednu myšlienku. Znejte sebavedomo. Ukončite jasným ďalším krokom. Ak to budete robiť dôsledne, hlasová pošta sa stane súčasťou praktického systému získavania leadov, nie prekážkou.

Pre podnikateľov a malých majiteľov firiem to môže znamenať rozdiel medzi zmeškanou príležitosťou a novým rozhovorom.