Kuinka hyödyntää puhepostin jälkiseurantaa ja voittaa enemmän pienyritysliidejä

Puhepostia pidetään usein umpikujaan johtavana kanavana. Todellisuudessa se voi olla yksi hyödyllisimmistä osista perustajan tavoittamisprosessissa, kun viesti on lyhyt, täsmällinen ja rakennettu selkeän seuraavan askeleen ympärille.

Yrittäjille, erityisesti niille, jotka rakentavat uutta yritystä ja yrittävät muuttaa keskustelut mahdollisuuksiksi, puheposti ei ole vain viesti. Se on tilaisuus pysyä ammattimaisena, jäädä mieleen ja pitää liidi liikkeessä eteenpäin silloin, kun reaaliaikainen puhelu ei ole mahdollinen.

Tämä on tärkeää uusille yrittäjille, koska yhteydenotto harvoin etenee suoraviivaisesti. Prospektit eivät vastaa puhelimeen. Kumppanit eivät aina ole tavoitettavissa. Mahdolliset toimittajat ja asiakkaat voivat olla tavoittamattomissa juuri silloin, kun otat yhteyttä. Tiivis puhepostiviesti voi kuroa tuon välin umpeen ja pitää vauhdin yllä.

Jos haluat puhepostin tukevan myyntiprosessiasi hidastamisen sijaan, tarvitset toistettavan toimintatavan.

Miksi puheposti on yhä tärkeä pienyrityksille

Monet perustajat ajattelevat puhepostin olevan vanhentunut, koska niin suuri osa viestinnästä tapahtuu sähköpostitse ja tekstiviestitse. Puheposti on kuitenkin edelleen arvokas useasta syystä:

• Se luo inhimillisen yhteyden kanavassa, joka voi muuten tuntua kasvottomalta.
• Se auttaa vahvistamaan nimesi, yrityksesi ja soiton syyn.
• Se antaa prospektille helpon tavan soittaa takaisin silloin, kun hänelle sopii.
• Se voi lisätä todennäköisyyttä, että yhteydenottonne tuntuu uskottavalta ja valmistellulta.

Pienyrityksille ja alkuvaiheen yhtiöille tämä viimeinen kohta on erityisen tärkeä. Ihmiset reagoivat todennäköisemmin perustajaan, joka kuulostaa organisoidulta ja tarkoitukselliselta, kuin henkilöön, joka jättää epämääräisen ja rönsyilevän viestin.

Puhepostin tavoite ei ole myydä kaikkea

Yleinen virhe on käsitellä puhepostia täytenä myyntipuheena. Sitä se ei ole.

Tavoite on yksinkertainen:

1. Esittele itsesi.
2. Kerro, miksi soitit.
3. Tarjoa yksi relevantti hyöty tai syy jatkaa keskustelua.
4. Kerro kuuntelijalle täsmälleen, mitä hänen pitää tehdä seuraavaksi.

Siinä on riittävästi.

Jos yrität selittää koko tarjouksesi, yritystarinasi, hinnoittelusi ja pätevyytesi yhdessä puhepostissa, viestistä tulee vaikeampi seurata ja helpompi ohittaa. Hyvän puhepostin pitäisi tuntua keskustelun alulta, ei koko keskustelulta.

Laadi käsikirjoitus ennen soittoa

Suurin etu, jonka voit antaa itsellesi, on valmistautuminen. Älä improvisoi alusta asti joka kerta, kun päädyt puhepostiin.

Lyhyt käsikirjoitus auttaa sinua pysymään asiassa ja kuulostamaan varmalta. Se myös estää sinua ajautumasta täytesanoihin kuten "ajattelin vain ottaa yhteyttä" tai "soitan nähdäkseni, saitko sähköpostini". Tällaiset ilmaukset vievät tilaa ja heikentävät viestiä.

Vahva puhepostikäsikirjoitus sisältää yleensä:

• Nimesi
• Yrityksesi nimen
• Syyn soittoon
• Yhden tarkan hyödyn tai asiayhteyden
• Selkeän toimintakehotuksen

Esimerkkirakenne:

Hei, täällä on [Nimi] yrityksestä [Yritys]. Otan yhteyttä, koska [syy]. Ajattelin, että tästä voisi olla hyötyä, jotta voit [hyöty]. Soita minulle numeroon [numero], niin voimme sopia seuraavasta askeleesta.

Tämä rakenne toimii, koska se on suora ja helppo hahmottaa.

Pidä se lyhyenä

Puhepostin pitäisi yleensä pysyä alle 30 sekunnissa.

Tämä ei ole mielivaltainen sääntö. Lyhyemmät viestit on helpompi ymmärtää, helpompi muistaa ja ne johtavat todennäköisemmin takaisinsoittoon. Pitkät viestit voivat kuulostaa hajanaisilta tai itseriittoisilta, etenkin jos kuuntelija seuloo puheluita kiireen keskellä.

Käytä aikasi harkiten. Puheposti ei ole paikka pitkille esittelyille tai palvelun yksityiskohtaiselle kuvaukselle. Jos prospekti tarvitsee lisätietoja, voit antaa ne jatkosähköpostissa, verkkosivulla tai takaisinsoitossa.

Ajattele puhepostia ovenavaajana, älä täyden esityksenä.

Keskity yhteen viestiin

Yhden puhepostin pitäisi välittää yksi pääajatus.

Uudelle yrittäjälle se voi olla esimerkiksi:

• Kokoustapaaminen
• Paluuviesti tarjouksen tiimoilta
• Muistutus jatkokeskustelusta
• Yritykseen liittyvä tietty mahdollisuus

Jos yrität pakata mukaan liikaa, viesti vesittyy. Jos sinulla on useita asioita kerrottavana, säästä ne seuraavaan keskusteluun.

Sama periaate pätee myös silloin, kun otat yhteyttä mahdollisiin asiakkaisiin, jotka arvioivat yrityksen perustamiseen, vaatimustenmukaisuuteen tai liiketoiminnan tukipalveluihin liittyviä vaihtoehtoja. Aloita yhdellä syyllä, miksi heidän kannattaisi välittää juuri nyt.

Kuulosta ammattimaiselta ilman että kuulostat ulkoa opetellulta

Sävy on yhtä tärkeä kuin sanat.

Puhepostin pitäisi kuulostaa rauhalliselta, luonnolliselta ja kunnioittavalta. Sinun ei tarvitse kuulostaa liian innostuneelta tai liian viimeistellyltä. Sinun täytyy kuulostaa oikealta ihmiseltä, joka tietää, miksi soittaa.

Seuraavat piirteet auttavat:

• Selkeä rytmi
• Varmat otteet
• Hyvä artikulaatio
• Rauhallinen energia
• Kunnioittava lopetus

Vältä puhumista liian nopeasti. Vältä anteeksipyytelevää sävyä. Vältä lopetusta, joka saa kuuntelijan tuntemaan painetta. Varmuus on vakuuttavaa vain silloin, kun se kuulostaa perustellulta ja ammattimaiselta.

Päätä aina selkeään toimintakehotukseen

Puheposti ilman seuraavaa askelta on vain melua.

Jokaisen viestin pitäisi pyytää kuuntelijaa tekemään jotain tiettyä. Se voi olla esimerkiksi:

• Soittaa takaisin
• Vastata sähköpostiisi
• Tarkistaa tarjous
• Varaa tapaaminen
• Käydä sivulla verkkosivuillasi

Toimintakehotuksen pitäisi olla helppo toteuttaa ja liittyä siihen, miksi soitit. Jos kuuntelijan pitää arvata, mitä seuraavaksi tehdään, viesti on epäonnistunut.

Jos esimerkiksi otat yhteyttä potentiaaliseen asiakkaaseen, joka harkitsee LLC-yhtiön perustamista, seuraava askel voi olla lyhyt puhelu, jossa käydään läpi yhtiörakenne ja jättöaikataulu. Jos otat yhteyttä konsultaation jälkeen, seuraava askel voi olla toisen keskustelun sopiminen.

Tee viestistä kuuntelijalle relevantti

Parhaat puhepostit tuntuvat täsmällisiltä.

Geneerinen viesti voi kuulostaa roskapostilta. Relevantti viesti osoittaa, että ymmärrät kuuntelijan tilanteen ja että sinulla on syy ottaa yhteyttä.

Sinun ei tarvitse liioitella tuttuutta. Riittää, että osoitat viestin olevan jotain muuta kuin sattumanvarainen.

Relevantissa puhepostissa voidaan viitata esimerkiksi:

• Äskettäiseen keskusteluun
• Pyydettyyn jatkotoimeen
• Lähettämääsi tarjoukseen tai asiakirjaan
• Liiketoiminnan virstanpylvääseen tai jätettävään asiakirjaan
• Aika-arkaan asiaan, joka saattaa kiinnostaa kuuntelijaa

Mitä enemmän asiayhteyttä saat yhteen lauseeseen, sitä todennäköisemmin viesti tuntuu vastaamisen arvoiselta.

Esimerkkipuheposteja yrittäjille

1. Yleinen myynnin jälkiseuranta

"Hei, täällä on Jordan Lee yrityksestä North Star Business Services. Soitan jatkaakseni keskustelua viimeaikaisesta suunnitelmastasi kasvuun. Minulla on yksi idea, josta voi olla hyötyä, joten soita minulle numeroon 555-0100, kun sinulle sopii."

2. Jälkiseuranta tietojen lähettämisen jälkeen

"Hei, täällä on Jordan Lee yrityksestä North Star Business Services. Lähetin tänä aamuna yhteenvedon ja halusin varmistaa, että sait sen. Jos haluat käydä seuraavan askeleen läpi, soita minulle numeroon 555-0100."

3. Startup- ja perustamistilanne

"Hei, täällä on Jordan Lee. Otan yhteyttä, koska arvelin voivani auttaa tekemään yrityksen perustamisesta nopeampaa ja helpompaa. Soita minulle numeroon 555-0100, niin käydään läpi seuraava askel."

4. Aika-herkkä takaisinsoitto

"Hei, täällä on Jordan Lee yrityksestä North Star Business Services. Halusin tavoittaa sinut tänään asiasta, joka vaikuttaa aikatauluusi. Soita minulle takaisin numeroon 555-0100, kun ehdit, niin pidämme asiat liikkeessä."

Nämä käsikirjoitukset ovat tarkoituksella yksinkertaisia. Ne toimivat, koska ne ovat lyhyitä, selkeitä ja helppoja muokata.

Yleiset puhepostivirheet, joita kannattaa välttää

Moni puheposti epäonnistuu ennustettavista syistä.

1. Puhut liian pitkään

Pitkät viestit menettävät huomion nopeasti. Jos kuuntelija ei saa pointtia heti kiinni, hän ei myöhemmin muista viestiä.

2. Olet epämääräinen

Ilmaukset kuten "vain tarkistan tilannetta" eivät anna kuuntelijalle syytä vastata.

3. Kuulostat epävarmalta

Jos kuulostat epäröivältä, viesti menettää auktoriteettinsa. Varmuus on erityisen tärkeää myynnissä ja liiketoiminnan kehittämisessä.

4. Unohdat takaisinsoiton numeron

Toista numerosi aina selkeästi. Jos sanot sen vain kerran tai liian nopeasti, takaisinsoitto voi jäädä tekemättä.

5. Jätät toimintapyynnön pois

Jos et kerro kuuntelijalle, mitä hänen pitäisi tehdä seuraavaksi, puheposti ei vie suhdetta eteenpäin.

Käytä puhepostia osana laajempaa seuranta­järjestelmää

Puheposti toimii parhaiten osana kokonaisvaltaista yhteydenottoprosessia.

Älykäs sarja voi sisältää:

• Ensimmäisen puhelun
• Puhepostin, jos kukaan ei vastaa
• Jatkosähköpostin
• Toisen puhelun myöhemmin
• Viimeisen tarkistusviestin tarvittaessa

Tällainen sarja auttaa sinua pysymään näkyvillä ilman että vaikutat tungettelevalta. Se antaa myös prospektille useita mahdollisuuksia vastata siinä kanavassa, jota hän suosii.

Perustajille ja pienyritysten omistajille tämä johdonmukaisuus on tärkeää. Yrityksen rakentaminen vaatii monien tehtävien hallintaa yhtä aikaa, joten viestintäjärjestelmän pitäisi olla riittävän yksinkertainen toistettavaksi ja riittävän vahva skaalautumaan.

Miten tämä auttaa uusia yrittäjiä

Jos olet käynnistämässä yritystä, aikasi on rajallinen. Tarvitset tavoittamistapoja, jotka ovat tehokkaita, ammattimaisia ja helppoja ylläpitää.

Luotettava puhepostistrategia auttaa sinua:

• Jatkamaan seurantaa nopeammin
• Kuulostamaan valmistautuneemmalta
• Parantamaan takaisinsoittoprosenttia
• Pitämään liidit lämpiminä
• Esittämään yrityksesi ammattimaisemmin

Tämä on erityisen hyödyllistä silloin, kun hoidat samalla perustamiseen liittyviä vaiheita, vaatimustenmukaisuuden määräaikoja ja operatiivista käyttöönottoa. Zenindin kaltaiset palvelut voivat auttaa yhtiön perustamisen puolella, jotta voit käyttää enemmän aikaa liiketoiminnan tuottopuoleen.

Lopputulos

Puheposti on yhä hyödyllinen liiketoiminnan työkalu, kun sitä käytetään kurinalaisesti.

Pidä viesti lyhyenä. Keskity yhteen asiaan. Kuulosta varmalta. Päätä selkeään seuraavaan askeleeseen. Kun teet tämän johdonmukaisesti, puhepostista tulee osa käytännöllistä liidien hankintajärjestelmää eikä este.

Yrittäjille ja pienyritysten omistajille tämä voi olla ratkaiseva ero menetetyn mahdollisuuden ja uuden keskustelun välillä.