Πώς να χρησιμοποιείτε τα voicemail follow-ups για να κερδίζετε περισσότερους leads μικρών επιχειρήσεων

Το voicemail συχνά αντιμετωπίζεται σαν αδιέξοδο. Στην πραγματικότητα, μπορεί να είναι ένα από τα πιο χρήσιμα μέρη της διαδικασίας προσέγγισης ενός ιδρυτή, όταν είναι σύντομο, συγκεκριμένο και χτισμένο γύρω από ένα σαφές επόμενο βήμα.

Για τους επιχειρηματίες, ειδικά για όσους χτίζουν μια νέα εταιρεία και προσπαθούν να μετατρέψουν τις συζητήσεις σε ευκαιρίες, το voicemail δεν είναι απλώς ένα μήνυμα. Είναι μια ευκαιρία να παραμείνετε επαγγελματίες, αξέχαστοι και να διατηρήσετε έναν lead σε κίνηση όταν μια ζωντανή κλήση δεν είναι εφικτή.

Αυτό έχει σημασία για τους νέους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, επειδή η προσέγγιση σπάνια συμβαίνει σε ευθεία γραμμή. Οι υποψήφιοι δεν απαντούν στις κλήσεις. Οι συνεργάτες δεν σηκώνουν το τηλέφωνο. Πιθανοί προμηθευτές και πελάτες μπορεί να μην είναι διαθέσιμοι όταν επικοινωνείτε μαζί τους. Ένα σύντομο voicemail μπορεί να γεφυρώσει αυτό το κενό και να διατηρήσει τη δυναμική.

Αν θέλετε το voicemail να υποστηρίζει τη διαδικασία πωλήσεών σας αντί να την επιβραδύνει, χρειάζεστε μια επαναλήψιμη μέθοδο.

Γιατί το voicemail εξακολουθεί να έχει σημασία για τις μικρές επιχειρήσεις

Πολλοί ιδρυτές υποθέτουν ότι το voicemail είναι ξεπερασμένο επειδή μεγάλο μέρος της επικοινωνίας γίνεται μέσω email και μηνυμάτων κειμένου. Όμως το voicemail παραμένει χρήσιμο για αρκετούς λόγους:

• Δημιουργεί μια ανθρώπινη σύνδεση σε ένα κανάλι που μπορεί να φαίνεται απρόσωπο.
• Βοηθά να ενισχύσετε το όνομά σας, την εταιρεία σας και τον λόγο της κλήσης.
• Δίνει στον αποδέκτη έναν εύκολο τρόπο να επιστρέψει την κλήση όταν είναι διαθέσιμος.
• Μπορεί να αυξήσει την πιθανότητα η προσέγγισή σας να φαίνεται νόμιμη και προετοιμασμένη.

Για τις μικρές επιχειρήσεις και τις εταιρείες σε αρχικό στάδιο, αυτό το τελευταίο σημείο είναι ιδιαίτερα σημαντικό. Οι άνθρωποι είναι πιο πιθανό να ανταποκριθούν σε έναν ιδρυτή που ακούγεται οργανωμένος και σκόπιμος παρά σε κάποιον που αφήνει ένα ασαφές, φλύαρο μήνυμα.

Ο στόχος του voicemail δεν είναι να πουλήσει τα πάντα

Ένα συνηθισμένο λάθος είναι να αντιμετωπίζεται το voicemail σαν πλήρης παρουσίαση πώλησης. Δεν είναι.

Ο στόχος είναι απλός:

1. Να συστηθείτε.
2. Να πείτε γιατί καλέσατε.
3. Να προσφέρετε ένα σχετικό όφελος ή λόγο για follow-up.
4. Να πείτε ξεκάθαρα στον ακροατή τι να κάνει στη συνέχεια.

Αυτό αρκεί.

Αν προσπαθήσετε να εξηγήσετε ολόκληρη την προσφορά σας, την ιστορία της εταιρείας σας, την τιμολόγηση και τα διαπιστευτήριά σας σε ένα μόνο voicemail, το μήνυμα θα γίνει δυσκολότερο στην παρακολούθηση και ευκολότερο να αγνοηθεί. Ένα καλό voicemail πρέπει να μοιάζει με την αρχή μιας συζήτησης, όχι με ολόκληρη τη συζήτηση.

Δημιουργήστε ένα σενάριο πριν καλέσετε

Το μεγαλύτερο πλεονέκτημα που μπορείτε να δώσετε στον εαυτό σας είναι η προετοιμασία. Μην αυτοσχεδιάζετε από την αρχή κάθε φορά που πέφτετε σε voicemail.

Ένα σύντομο σενάριο σας βοηθά να παραμένετε συγκεντρωμένοι και να ακούγεστε σίγουροι. Σας αποτρέπει επίσης από το να καταλήγετε σε φράσεις-γέμισμα όπως «ήθελα απλώς να επικοινωνήσω» ή «καλώ για να δω αν λάβατε το email μου». Αυτές οι φράσεις σπαταλούν χώρο και αποδυναμώνουν το μήνυμα.

Ένα ισχυρό σενάριο voicemail συνήθως περιλαμβάνει:

• Το όνομά σας
• Το όνομα της εταιρείας σας
• Τον λόγο της κλήσης
• Ένα συγκεκριμένο όφελος ή πλαίσιο
• Ένα σαφές κάλεσμα για δράση

Παράδειγμα δομής:

Γεια σας, είμαι ο/η [Όνομα] από την [Εταιρεία]. Επικοινωνώ γιατί [λόγος]. Πιστεύω ότι αυτό μπορεί να σας βοηθήσει [όφελος]. Παρακαλώ καλέστε με στο [τηλέφωνο] για να συζητήσουμε το επόμενο βήμα.

Αυτός ο τρόπος λειτουργεί επειδή είναι άμεσος και εύκολος στην κατανόηση.

Κρατήστε το σύντομο

Ένα voicemail πρέπει συνήθως να μένει κάτω από 30 δευτερόλεπτα.

Αυτό δεν είναι αυθαίρετος κανόνας. Τα πιο σύντομα μηνύματα είναι ευκολότερο να κατανοηθούν, ευκολότερο να θυμηθούν και πιο πιθανό να οδηγήσουν σε επαναληπτική κλήση. Τα μακροσκελή μηνύματα μπορεί να ακούγονται ασαφή ή επιτηδευμένα, ειδικά αν ο ακροατής φιλτράρει κλήσεις ενώ είναι απασχολημένος.

Χρησιμοποιήστε τον χρόνο σας προσεκτικά. Το voicemail δεν είναι το κατάλληλο σημείο για μεγάλες εισαγωγές ή λεπτομερή ανάλυση της υπηρεσίας σας. Αν ο υποψήφιος χρειάζεται περισσότερες πληροφορίες, μπορείτε να τις δώσετε σε ένα επόμενο email, σε μια ιστοσελίδα ή σε μια απάντηση στην κλήση.

Σκεφτείτε το voicemail σαν άνοιγμα πόρτας, όχι σαν πλήρη παρουσίαση.

Εστιάστε σε ένα μήνυμα

Κάθε voicemail πρέπει να μεταφέρει μία βασική ιδέα.

Για έναν νέο επιχειρηματία, αυτό μπορεί να είναι:

• Αίτημα για συνάντηση
• Follow-up για μια πρόταση
• Υπενθύμιση μιας προηγούμενης συζήτησης
• Μια συγκεκριμένη ευκαιρία σχετική με την επιχείρησή του

Αν προσπαθήσετε να χωρέσετε πάρα πολλά, το μήνυμα θα χάσει τη δύναμή του. Αν έχετε πολλά σημεία να αναφέρετε, κρατήστε τα για την επόμενη συζήτηση.

Η ίδια αρχή ισχύει όταν επικοινωνείτε με πιθανούς πελάτες που αξιολογούν τις υπηρεσίες σύστασης εταιρείας, συμμόρφωσης ή υποστήριξης επιχείρησης. Ξεκινήστε με τον έναν λόγο για τον οποίο πρέπει να ενδιαφερθούν τώρα.

Ακούγεται επαγγελματικό χωρίς να ακούγεται στημένο

Ο τόνος σας έχει εξίσου μεγάλη σημασία με τις λέξεις σας.

Ένα voicemail πρέπει να ακούγεται ψύχραιμο, φυσικό και με σεβασμό. Δεν χρειάζεται να ακούγεστε υπερβολικά ενθουσιώδεις ή υπερβολικά καλογυαλισμένοι. Χρειάζεται όμως να ακούγεστε σαν πραγματικό άτομο που ξέρει γιατί τηλεφωνεί.

Τα χαρακτηριστικά που βοηθούν είναι:

• Καθαρός ρυθμός ομιλίας
• Σίγουρη εκφορά
• Καλή άρθρωση
• Ήρεμη ενέργεια
• Ευγενικό κλείσιμο

Αποφύγετε να μιλάτε πολύ γρήγορα. Αποφύγετε να ακούγεστε απολογητικοί. Αποφύγετε να κλείνετε με τρόπο που δημιουργεί πίεση στον ακροατή. Η αυτοπεποίθηση είναι πειστική, αλλά μόνο όταν ακούγεται γειωμένη και επαγγελματική.

Να κλείνετε πάντα με ένα σαφές κάλεσμα για δράση

Ένα voicemail χωρίς επόμενο βήμα είναι απλώς θόρυβος.

Κάθε μήνυμα πρέπει να ζητά από τον ακροατή να κάνει κάτι συγκεκριμένο. Αυτό μπορεί να είναι:

• Να επιστρέψει την κλήση σας
• Να απαντήσει στο email σας
• Να εξετάσει μια πρόταση
• Να προγραμματίσει μια συνάντηση
• Να επισκεφθεί μια σελίδα στον ιστότοπό σας

Το κάλεσμα για δράση πρέπει να είναι εύκολο να ολοκληρωθεί και να συνδέεται με τον λόγο της κλήσης. Αν ο ακροατής πρέπει να μαντέψει τι να κάνει μετά, το μήνυμα απέτυχε.

Για παράδειγμα, αν κάνετε follow-up με έναν πιθανό πελάτη που σκέφτεται να ιδρύσει μια LLC, το επόμενο βήμα μπορεί να είναι μια σύντομη κλήση για να εξεταστεί η δομή της εταιρείας και το χρονοδιάγραμμα της κατάθεσης. Αν επικοινωνείτε μετά από μια συμβουλευτική συνάντηση, το επόμενο βήμα μπορεί να είναι ο προγραμματισμός μιας δεύτερης συζήτησης.

Κάντε το μήνυμα σχετικό με τον ακροατή

Τα καλύτερα voicemail ακούγονται συγκεκριμένα.

Ένα γενικό μήνυμα μπορεί να ακούγεται σαν spam. Ένα σχετικό μήνυμα δείχνει ότι κατανοείτε την κατάσταση του ακροατή και ότι έχετε λόγο να επικοινωνείτε.

Δεν χρειάζεται να υπερτονίσετε την εξοικείωση. Αρκεί να δείξετε ότι το μήνυμα δεν είναι τυχαίο.

Παραδείγματα σχετικού voicemail περιλαμβάνουν αναφορές σε:

• Μια πρόσφατη συζήτηση
• Ένα follow-up που ζητήθηκε
• Μια πρόταση ή έγγραφο που στείλατε
• Ένα επιχειρηματικό ορόσημο ή μια ανάγκη καταχώρισης
• Ένα χρονικά ευαίσθητο ζήτημα που μπορεί να ενδιαφέρει τον ακροατή

Όσο περισσότερο πλαίσιο μπορείτε να δώσετε σε μία μόνο πρόταση, τόσο πιο πιθανό είναι το μήνυμα να αξίζει απάντηση.

Δείγματα σεναρίων voicemail για ιδιοκτήτες επιχειρήσεων

1. Γενικό follow-up πωλήσεων

"Γεια σας, είμαι ο/η Jordan Lee από την North Star Business Services. Σας καλώ για follow-up σχετικά με την πρόσφατη συζήτησή μας για το πλάνο ανάπτυξής σας. Έχω μία ιδέα που μπορεί να βοηθήσει, οπότε παρακαλώ καλέστε με στο 555-0100 όταν έχετε ένα λεπτό."

2. Follow-up μετά την αποστολή πληροφοριών

"Γεια σας, είμαι ο/η Jordan Lee από την North Star Business Services. Σας έστειλα το ενημερωτικό υλικό σήμερα το πρωί και ήθελα να βεβαιωθώ ότι το λάβατε. Αν θέλετε να συζητήσουμε το επόμενο βήμα, παρακαλώ καλέστε με στο 555-0100."

3. Πλαίσιο startup και σύστασης εταιρείας

"Γεια σας, είμαι ο/η Jordan Lee. Επικοινωνώ γιατί πιστεύω ότι μπορώ να βοηθήσω να γίνει η διαδικασία σύστασης της εταιρείας σας πιο γρήγορη και πιο εύκολη. Παρακαλώ καλέστε με στο 555-0100 και θα σας καθοδηγήσω στο επόμενο βήμα."

4. Επείγουσα επιστροφή κλήσης

"Γεια σας, είμαι ο/η Jordan Lee από την North Star Business Services. Ήθελα να σας μιλήσω σήμερα για ένα θέμα που επηρεάζει το χρονοδιάγραμμά σας. Παρακαλώ καλέστε με πίσω στο 555-0100 όταν μπορείτε, ώστε να συνεχίσουμε την πορεία μας."

Αυτά τα σενάρια είναι σκόπιμα απλά. Λειτουργούν επειδή είναι σύντομα, ξεκάθαρα και εύκολα να προσαρμοστούν.

Συνηθισμένα λάθη στο voicemail που πρέπει να αποφεύγετε

Πολλά voicemail αποτυγχάνουν για προβλέψιμους λόγους.

1. Υπερβολική διάρκεια

Τα μακριά μηνύματα χάνουν γρήγορα την προσοχή. Αν ο ακροατής δεν μπορεί να καταλάβει αμέσως το νόημα, δεν θα το θυμάται αργότερα.

2. Αοριστία

Μηνύματα όπως «μόνο για να δω τι κάνετε» δεν δίνουν στον ακροατή λόγο να απαντήσει.

3. Να ακούγεστε ανασφαλείς

Αν ακούγεστε διστακτικοί, το μήνυμα χάνει κύρος. Η αυτοπεποίθηση είναι ιδιαίτερα σημαντική στις πωλήσεις και στην επιχειρηματική ανάπτυξη.

4. Να ξεχνάτε τον αριθμό επιστροφής κλήσης

Πάντα να επαναλαμβάνετε καθαρά τον αριθμό σας. Αν τον πείτε μόνο μία φορά ή πολύ γρήγορα, μπορεί να χαθεί η δυνατότητα επαναληπτικής κλήσης.

5. Να παραλείπετε το αίτημα για δράση

Αν δεν πείτε στον ακροατή τι να κάνει στη συνέχεια, το voicemail δεν προχωρά τη σχέση προς τα εμπρός.

Χρησιμοποιήστε το voicemail ως μέρος ενός ευρύτερου συστήματος follow-up

Το voicemail λειτουργεί καλύτερα όταν είναι μέρος μιας ολοκληρωμένης διαδικασίας προσέγγισης.

Ένα έξυπνο sequence μπορεί να περιλαμβάνει:

• Μια αρχική κλήση
• Ένα voicemail αν δεν απαντήσει κανείς
• Ένα follow-up email
• Μια δεύτερη κλήση αργότερα
• Ένα τελικό μήνυμα check-in, αν χρειαστεί

Αυτό το είδος sequence σας βοηθά να παραμένετε ορατοί χωρίς να γίνεστε παρεμβατικοί. Δίνει επίσης στον υποψήφιό σας πολλαπλές ευκαιρίες να απαντήσει στο κανάλι που προτιμά.

Για ιδρυτές και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, αυτή η συνέπεια έχει σημασία. Η δημιουργία μιας εταιρείας απαιτεί να διαχειρίζεστε πολλά πράγματα ταυτόχρονα, οπότε το σύστημα επικοινωνίας σας πρέπει να είναι αρκετά απλό ώστε να επαναλαμβάνεται και αρκετά ισχυρό ώστε να κλιμακώνεται.

Πώς βοηθά αυτό τους νέους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων

Αν ξεκινάτε μια επιχείρηση, ο χρόνος σας είναι περιορισμένος. Χρειάζεστε συνήθειες προσέγγισης που είναι αποδοτικές, επαγγελματικές και εύκολες στη διατήρηση.

Μια αξιόπιστη στρατηγική voicemail σας βοηθά να:

• Κάνετε follow-up πιο γρήγορα
• Ακούγεστε πιο προετοιμασμένοι
• Αυξήσετε τα ποσοστά επανάκλησης
• Κρατάτε τα leads «ζεστά»
• Παρουσιάζετε την επιχείρησή σας πιο επαγγελματικά

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν ταυτόχρονα διαχειρίζεστε τα βήματα σύστασης, τις προθεσμίες συμμόρφωσης και τη λειτουργική οργάνωση. Υπηρεσίες όπως η Zenind μπορούν να βοηθήσουν να απλοποιηθεί το κομμάτι της σύστασης της εταιρείας, ώστε να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο στο κομμάτι των εσόδων της επιχείρησης.

Τελικό συμπέρασμα

Το voicemail εξακολουθεί να είναι ένα χρήσιμο εργαλείο για επιχειρήσεις όταν χρησιμοποιείται με πειθαρχία.

Κρατήστε το μήνυμα σύντομο. Εστιάστε σε ένα σημείο. Ακούγεστε σίγουροι. Κλείστε με ένα σαφές επόμενο βήμα. Όταν το κάνετε αυτό σταθερά, το voicemail γίνεται μέρος ενός πρακτικού συστήματος δημιουργίας leads αντί για εμπόδιο.

Για επιχειρηματίες και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, αυτό μπορεί να κάνει τη διαφορά ανάμεσα σε μια χαμένη ευκαιρία και μια νέα συζήτηση.