Как да използвате последващи обаждания към гласова поща, за да спечелите повече малки бизнес клиенти

Гласовата поща често се възприема като задънена улица. В действителност тя може да бъде една от най-полезните части на процеса на комуникация на основателя, когато е кратка, конкретна и изградена около ясен следващ ход.

За предприемачите, особено за тези, които изграждат нова компания и се опитват да превръщат разговорите във възможности, гласовата поща не е просто съобщение. Тя е шанс да останете професионални, да бъдете запомнени и да поддържате потенциалния клиент в движение напред, когато живо обаждане не е възможно.

Това е важно за новите собственици на бизнес, защото комуникацията рядко се случва по права линия. Потенциални клиенти пропускат обаждания. Партньори не отговарят. Възможни доставчици и клиенти може да са недостъпни, когато се свързвате с тях. Краткото съобщение в гласова поща може да запълни тази празнина и да запази импулса.

Ако искате гласовата поща да подпомага продажбения ви процес, вместо да го забавя, ви е нужен повтаряем метод.

Защо гласовата поща все още е важна за малките фирми

Много основатели смятат, че гласовата поща е остаряла, защото толкова много комуникация се случва по имейл и текстови съобщения. Но тя остава ценна по няколко причини:

• Създава човешка връзка в канал, който може да изглежда безличен.
• Помага да затвърдите своето име, компания и причина за обаждането.
• Дава на потенциалния клиент лесен начин да върне обаждането, когато е свободен.
• Може да увеличи вероятността комуникацията ви да изглежда легитимна и добре подготвена.

За малките фирми и компаниите в ранен етап последната точка е особено важна. Хората са по-склонни да отговорят на основател, който звучи организиран и целенасочен, отколкото на някой, който оставя неясно и разпиляно съобщение.

Целта на гласовата поща не е да продадете всичко

Често срещана грешка е да се третира гласовата поща като пълна презентация.

Това не е целта.

Целта е проста:

1. Представете се.
2. Кажете защо сте се обадили.
3. Посочете една подходяща полза или причина за последващ контакт.
4. Кажете на слушателя точно какво да направи след това.

Това е напълно достатъчно.

Ако се опитате да обясните цялото си предложение, историята на компанията, цените и квалификациите си в едно съобщение, то ще стане по-трудно за следване и по-лесно за игнориране. Добрата гласова поща трябва да звучи като начало на разговор, а не като целия разговор.

Подгответе сценарий преди да се обадите

Най-голямото предимство, което можете да си дадете, е подготовката. Не импровизирайте от нулата всеки път, когато попаднете на гласова поща.

Кратък сценарий ви помага да останете фокусирани и да звучите уверено. Той също така ви предпазва от празни фрази като „просто исках да се свържа“ или „обаждам се да видя дали получихте имейла ми“. Такива фрази заемат място и отслабват посланието.

Силният сценарий за гласова поща обикновено включва:

• Вашето име
• Името на вашата компания
• Причината за обаждането
• Конкретна полза или контекст
• Ясен призив за действие

Примерна структура:

Здравейте, обажда се [Име] от [Компания]. Свързвам се с вас, защото [причина]. Мисля, че това може да ви помогне [полза]. Моля, върнете ми обаждане на [номер], за да обсъдим следващата стъпка.

Този формат работи, защото е директен и лесен за възприемане.

Бъдете кратки

Обикновено гласовата поща трябва да е под 30 секунди.

Това не е произволно правило. По-кратките съобщения се разбират по-лесно, запомнят се по-лесно и по-често водят до обратно обаждане. Дългите съобщения могат да звучат разпиляно или самонадеяно, особено ако слушателят проверява обажданията си, докато е зает.

Използвайте времето си разумно. Гласовата поща не е място за дълги представяния или подробни обяснения на услугата ви. Ако потенциалният клиент има нужда от повече информация, можете да я предоставите в последващ имейл, на уебсайт или при обратно обаждане.

Възприемайте гласовата поща като отваряне на врата, а не като пълна презентация.

Фокусирайте се върху едно послание

Едно съобщение в гласова поща трябва да предава една основна идея.

За нов собственик на бизнес това може да е:

• Искане за среща
• Обратно обаждане по предложение
• Напомняне за последващ разговор
• Конкретна възможност, свързана с бизнеса им

Опитът да натъпчете твърде много неща ще разреди посланието. Ако имате няколко точки, които трябва да обсъдите, запазете ги за следващия разговор.

Същият принцип важи и когато се свързвате с потенциални клиенти, които оценяват вашите услуги за учредяване на компания, съответствие или бизнес подкрепа. Започнете с една причина, поради която те трябва да се интересуват точно сега.

Звучи професионално, без да звучи като прочетен текст

Тонът ви е толкова важен, колкото и думите ви.

Съобщението в гласова поща трябва да звучи спокойно, естествено и уважително. Не е нужно да звучите прекалено ентусиазирано или прекалено излъскано. Нужно е да звучите като реален човек, който знае защо се обажда.

Ето качествата, които помагат:

• Ясно темпо
• Уверено поднасяне
• Добра артикулация
• Спокойна енергия
• Уважително завършване

Избягвайте да говорите прекалено бързо. Избягвайте да звучите извинително. Избягвайте да завършвате по начин, който кара слушателя да се чувства притиснат. Увереността е убедителна, но само когато звучи обосновано и професионално.

Винаги завършвайте с ясен призив за действие

Гласова поща без следваща стъпка е просто шум.

Всяко съобщение трябва да помоли слушателя да направи нещо конкретно. Това може да е:

• Да върне обаждането ви
• Да отговори на имейла ви
• Да прегледа предложение
• Да насрочи среща
• Да посети страница на вашия уебсайт

Призивът за действие трябва да е лесен за изпълнение и свързан с причината, поради която се обаждате. Ако слушателят трябва да гадае какво да направи след това, съобщението е неуспешно.

Например, ако следвате комуникация с потенциален клиент, който обмисля учредяване на LLC, следващата стъпка може да е кратък разговор за преглед на структурата на компанията и сроковете за подаване. Ако се свързвате след консултация, следващата стъпка може да е насрочване на втори разговор.

Направете съобщението релевантно за слушателя

Най-добрите съобщения в гласова поща звучат конкретно.

Общото съобщение може да звучи като спам. Релевантното съобщение показва, че разбирате ситуацията на слушателя и имате причина да се обаждате.

Не е нужно да преувеличавате познаването. Просто трябва да покажете, че съобщението не е случайно.

Подходящи примери за контекст в гласова поща включват препратки към:

• Скорошен разговор
• Искано последващо действие
• Предложение или документ, който сте изпратили
• Бизнес етап или нужда, свързана с подаване на документи
• Спешен въпрос, който може да е важен за слушателя

Колкото повече контекст можете да дадете в едно изречение, толкова по-вероятно е съобщението да си струва да бъде върнато.

Примерни сценарии за гласова поща за собственици на бизнес

1. Общо последващо обаждане по продажба

"Здравейте, обажда се Jordan Lee от North Star Business Services. Свързвам се, за да направя последващ контакт по нашия скорошен разговор за вашия план за растеж. Имам една идея, която може да помогне, така че моля, върнете ми обаждане на 555-0100, когато имате възможност."

2. Последващо обаждане след изпратена информация

"Здравейте, обажда се Jordan Lee от North Star Business Services. Изпратих материала тази сутрин и исках да се уверя, че сте го получили. Ако искате да обсъдим следващата стъпка, моля, обадете ми се на 555-0100."

3. Контекст за стартъп и учредяване

"Здравейте, обажда се Jordan Lee. Свързвам се, защото смятам, че мога да помогна процесът по създаване на вашата компания да бъде по-бърз и по-лесен. Моля, обадете ми се на 555-0100 и ще ви насоча към следващата стъпка."

4. Спешно обратно обаждане

"Здравейте, обажда се Jordan Lee от North Star Business Services. Исках да се свържа с вас днес относно въпрос, който влияе на вашия график. Моля, върнете ми обаждане на 555-0100, когато можете, за да продължим напред."

Тези сценарии са умишлено прости. Те работят, защото са кратки, ясни и лесни за адаптиране.

Често срещани грешки при гласова поща, които да избягвате

Много съобщения в гласова поща се провалят по предвидими причини.

1. Прекалено дълго говорене

Дългите съобщения бързо губят вниманието. Ако слушателят не разбере точката веднага, няма да я запомни по-късно.

2. Неяснота

Съобщения като „само проверявам“ не дават на слушателя причина да отговори.

3. Несигурен тон

Ако звучите колебливо, съобщението губи авторитет. Увереността е особено важна в продажбите и бизнес развитието.

4. Забравяне на номера за обратно обаждане

Винаги повтаряйте номера си ясно. Ако го кажете само веднъж или твърде бързо, може да загубите обратното обаждане.

5. Пропускане на искането за действие

Ако не кажете на слушателя какво да направи след това, съобщението не придвижва отношенията напред.

Използвайте гласовата поща като част от по-голяма система за последващ контакт

Гласовата поща работи най-добре, когато е част от цялостен процес на комуникация.

Една добра последователност може да включва:

• Първоначално обаждане
• Гласова поща, ако никой не отговори
• Последващ имейл
• Второ обаждане по-късно
• Финално проверяващо съобщение, ако е необходимо

Тази последователност ви помага да останете видими, без да бъдете натрапчиви. Тя също така дава на потенциалния клиент повече възможности да отговори в канала, който предпочита.

За основатели и собственици на малък бизнес последователността е важна. Изграждането на компания изисква жонглиране с много задачи едновременно, така че системата ви за комуникация трябва да е достатъчно проста, за да се повтаря, и достатъчно силна, за да се мащабира.

Как това помага на новите собственици на бизнес

Ако стартирате бизнес, времето ви е ограничено. Имате нужда от навици за комуникация, които са ефективни, професионални и лесни за поддържане.

Надеждната стратегия за гласова поща ви помага да:

• Правите последващ контакт по-бързо
• Звучите по-подготвени
• Увеличавате процента на обратно обаждане
• Поддържате потенциалните клиенти „топли“
• Представяте бизнеса си по-професионално

Това е особено полезно, когато едновременно управлявате стъпки по учредяване, срокове за съответствие и оперативна подготовка. Услуги като Zenind могат да помогнат да се опрости процесът по учредяване на компания, за да можете да отделите повече време за приходната страна на бизнеса.

Финален извод

Гласовата поща все още е полезен бизнес инструмент, когато се използва дисциплинирано.

Дръжте съобщението кратко. Фокусирайте се върху една точка. Звучи уверено. Завършвайте с ясен следващ ход. Когато правите това последователно, гласовата поща се превръща в част от практическа система за генериране на потенциални клиенти, а не в пречка.

За предприемачи и собственици на малък бизнес това може да е разликата между пропусната възможност и нов разговор.