Cách dùng thư thoại theo dõi để giành thêm khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp nhỏ

Thư thoại thường bị xem như một ngõ cụt. Trên thực tế, nó có thể là một trong những phần hữu ích nhất trong quy trình tiếp cận khách hàng của người sáng lập khi nội dung ngắn gọn, cụ thể và được xây dựng quanh một bước tiếp theo rõ ràng.

Đối với các doanh nhân, đặc biệt là những người đang xây dựng một công ty mới và cố gắng biến các cuộc trò chuyện thành cơ hội, thư thoại không chỉ là một lời nhắn. Đó là cơ hội để giữ sự chuyên nghiệp, tạo dấu ấn và tiếp tục dẫn dắt một khách hàng tiềm năng tiến về phía trước khi không thể nói chuyện trực tiếp.

Điều này rất quan trọng với chủ doanh nghiệp mới vì hoạt động tiếp cận hiếm khi diễn ra theo một đường thẳng. Khách hàng tiềm năng bỏ lỡ cuộc gọi. Đối tác không bắt máy. Nhà cung cấp và khách hàng có thể không sẵn sàng khi bạn liên hệ. Một thư thoại ngắn gọn có thể bắc cầu cho khoảng trống đó và giữ cho đà trao đổi không bị đứt.

Nếu bạn muốn thư thoại hỗ trợ quy trình bán hàng thay vì làm chậm nó, bạn cần một phương pháp có thể lặp lại.

Vì sao thư thoại vẫn quan trọng với doanh nghiệp nhỏ

Nhiều người sáng lập cho rằng thư thoại đã lỗi thời vì phần lớn giao tiếp diễn ra qua email và tin nhắn. Nhưng thư thoại vẫn có giá trị vì một số lý do:

• Nó tạo ra kết nối con người trong một kênh vốn có thể khá vô cảm.
• Nó giúp củng cố tên của bạn, tên công ty và lý do bạn gọi.
• Nó cho khách hàng tiềm năng một cách dễ dàng để gọi lại khi họ rảnh.
• Nó có thể làm tăng khả năng hoạt động tiếp cận của bạn được xem là hợp lệ và có sự chuẩn bị.

Đối với doanh nghiệp nhỏ và các công ty giai đoạn đầu, điểm cuối cùng đó đặc biệt quan trọng. Mọi người có xu hướng phản hồi người sáng lập nghe có vẻ ngăn nắp và có chủ đích hơn là người để lại một lời nhắn mơ hồ, lan man.

Mục tiêu của thư thoại không phải là bán tất cả mọi thứ

Một sai lầm phổ biến là coi thư thoại như một bài chào bán đầy đủ. Không phải vậy.

Mục tiêu rất đơn giản:

1. Giới thiệu bản thân.
2. Nêu lý do bạn gọi.
3. Đưa ra một lợi ích liên quan hoặc một lý do để theo dõi tiếp.
4. Nói rõ người nghe cần làm gì tiếp theo.

Thế là đủ.

Nếu bạn cố giải thích toàn bộ đề xuất, câu chuyện công ty, mức giá và bằng cấp của mình trong một thư thoại, thông điệp sẽ khó theo dõi hơn và dễ bị bỏ qua hơn. Một thư thoại tốt nên giống như điểm khởi đầu của một cuộc trò chuyện, chứ không phải toàn bộ cuộc trò chuyện.

Soạn sẵn kịch bản trước khi gọi

Lợi thế lớn nhất bạn có thể tự tạo cho mình là sự chuẩn bị. Đừng ứng biến từ đầu mỗi khi gặp hộp thư thoại.

Một kịch bản ngắn giúp bạn tập trung và nghe tự tin hơn. Nó cũng giúp bạn tránh rơi vào các cụm từ thừa như "tôi chỉ muốn liên hệ lại" hoặc "gọi để xem bạn đã nhận được email của tôi chưa". Những cụm từ đó làm phí chỗ và làm thông điệp yếu đi.

Một kịch bản thư thoại hiệu quả thường bao gồm:

• Tên của bạn
• Tên công ty của bạn
• Lý do gọi
• Một lợi ích hoặc bối cảnh cụ thể
• Một lời kêu gọi hành động rõ ràng

Cấu trúc mẫu:

Chào anh/chị, tôi là [Tên] từ [Công ty]. Tôi liên hệ vì [lý do]. Tôi nghĩ điều này có thể giúp anh/chị [lợi ích]. Vui lòng gọi lại cho tôi theo số [số điện thoại] để chúng ta có thể trao đổi về bước tiếp theo.

Cấu trúc này hiệu quả vì nó trực tiếp và dễ tiếp nhận.

Hãy giữ cho ngắn gọn

Một thư thoại thường nên dưới 30 giây.

Đây không phải là quy tắc tùy ý. Thông điệp ngắn hơn dễ hiểu hơn, dễ nhớ hơn và có khả năng được gọi lại cao hơn. Những lời nhắn dài có thể tạo cảm giác thiếu trọng tâm hoặc quá tự đề cao, nhất là khi người nghe đang sàng lọc cuộc gọi trong lúc bận rộn.

Hãy sử dụng thời gian một cách cẩn thận. Thư thoại không phải là nơi cho phần giới thiệu dài hoặc giải thích chi tiết về dịch vụ của bạn. Nếu khách hàng tiềm năng cần thêm thông tin, bạn có thể cung cấp qua email theo dõi, một trang web hoặc một cuộc gọi lại.

Hãy xem thư thoại như cách mở cửa, không phải một bài thuyết trình đầy đủ.

Tập trung vào một thông điệp

Mỗi thư thoại nên truyền tải một ý chính.

Với một chủ doanh nghiệp mới, đó có thể là:

• Một yêu cầu sắp xếp cuộc họp
• Một cuộc gọi lại về đề xuất
• Một lời nhắc về cuộc trao đổi tiếp theo
• Một cơ hội cụ thể liên quan đến doanh nghiệp của họ

Cố nhồi nhét quá nhiều sẽ làm loãng thông điệp. Nếu bạn có nhiều điểm cần nói, hãy để dành cho cuộc trò chuyện tiếp theo.

Nguyên tắc này cũng áp dụng khi bạn liên hệ với khách hàng tiềm năng đang cân nhắc các dịch vụ thành lập công ty, tuân thủ hoặc hỗ trợ doanh nghiệp của bạn. Hãy bắt đầu bằng lý do duy nhất khiến họ nên quan tâm ngay lúc này.

Nghe chuyên nghiệp mà không bị như đọc kịch bản

Giọng điệu quan trọng không kém lời nói của bạn.

Một thư thoại nên nghe có vẻ điềm tĩnh, tự nhiên và tôn trọng. Bạn không cần nghe quá hào hứng hay quá bóng bẩy. Bạn cần nghe như một người thật sự biết mình đang gọi vì điều gì.

Những yếu tố hữu ích gồm:

• Nhịp nói rõ ràng
• Cách truyền đạt tự tin
• Phát âm tốt
• Năng lượng bình tĩnh
• Một lời kết tôn trọng

Tránh nói quá nhanh. Tránh nghe như đang xin lỗi. Tránh kết thúc theo cách khiến người nghe thấy bị thúc ép. Sự tự tin có sức thuyết phục, nhưng chỉ khi nó mang cảm giác vững vàng và chuyên nghiệp.

Luôn kết thúc bằng một lời kêu gọi hành động rõ ràng

Một thư thoại không có bước tiếp theo chỉ là tiếng ồn.

Mỗi thông điệp nên yêu cầu người nghe làm một việc cụ thể. Ví dụ:

• Gọi lại cho bạn
• Trả lời email của bạn
• Xem xét một đề xuất
• Đặt lịch họp
• Truy cập một trang trên website của bạn

Lời kêu gọi hành động phải dễ thực hiện và gắn với lý do bạn đã gọi. Nếu người nghe phải đoán xem cần làm gì tiếp theo, thông điệp đó đã thất bại.

Ví dụ, nếu bạn đang theo dõi một khách hàng tiềm năng đang cân nhắc thành lập LLC, bước tiếp theo có thể là một cuộc gọi ngắn để xem lại cấu trúc công ty và tiến độ nộp hồ sơ. Nếu bạn liên hệ sau một buổi tư vấn, bước tiếp theo có thể là sắp xếp một cuộc trao đổi thứ hai.

Làm cho thông điệp phù hợp với người nghe

Những thư thoại tốt nhất luôn mang tính cụ thể.

Một thông điệp chung chung có thể nghe như spam. Một thông điệp phù hợp cho thấy bạn hiểu hoàn cảnh của người nghe và có lý do để gọi.

Bạn không cần phóng đại mức độ quen biết. Bạn chỉ cần cho thấy lời nhắn không phải là ngẫu nhiên.

Những ví dụ về bối cảnh phù hợp gồm có tham chiếu đến:

• Một cuộc trò chuyện gần đây
• Một lần theo dõi mà họ đã yêu cầu
• Một đề xuất hoặc tài liệu bạn đã gửi
• Một mốc kinh doanh hoặc nhu cầu nộp hồ sơ
• Một vấn đề có tính thời điểm mà người nghe có thể quan tâm

Càng có thể đưa ra nhiều bối cảnh trong một câu, thông điệp càng có khả năng được xem là đáng để phản hồi.

Mẫu kịch bản thư thoại cho chủ doanh nghiệp

1. Theo dõi bán hàng chung

"Chào anh/chị, tôi là Jordan Lee từ North Star Business Services. Tôi gọi để theo dõi cuộc trao đổi gần đây của chúng ta về kế hoạch tăng trưởng của anh/chị. Tôi có một ý tưởng có thể hữu ích, vì vậy xin vui lòng gọi lại cho tôi theo số 555-0100 khi anh/chị có thời gian."

2. Theo dõi sau khi gửi thông tin

"Chào anh/chị, tôi là Jordan Lee từ North Star Business Services. Tôi đã gửi bản tổng quan sáng nay và muốn নিশ্চিত nhận xem anh/chị đã nhận được chưa. Nếu anh/chị muốn trao đổi về bước tiếp theo, vui lòng gọi cho tôi theo số 555-0100."

3. Bối cảnh khởi nghiệp và thành lập công ty

"Chào anh/chị, tôi là Jordan Lee. Tôi liên hệ vì nghĩ rằng mình có thể giúp quá trình thiết lập công ty của anh/chị nhanh hơn và dễ hơn. Vui lòng gọi cho tôi theo số 555-0100, và tôi sẽ hướng dẫn anh/chị về bước tiếp theo."

4. Cuộc gọi lại mang tính thời điểm

"Chào anh/chị, tôi là Jordan Lee từ North Star Business Services. Tôi muốn liên hệ với anh/chị hôm nay về một vấn đề có ảnh hưởng đến tiến độ của anh/chị. Vui lòng gọi lại cho tôi theo số 555-0100 khi có thể để chúng ta tiếp tục tiến trình."

Những kịch bản này được thiết kế có chủ đích là đơn giản. Chúng hiệu quả vì ngắn gọn, rõ ràng và dễ điều chỉnh.

Những sai lầm thường gặp trong thư thoại cần tránh

Nhiều thư thoại thất bại vì các lý do có thể đoán trước.

1. Nói quá dài

Thông điệp dài sẽ nhanh chóng mất sự chú ý. Nếu người nghe không nắm được ý chính ngay lập tức, họ cũng sẽ không nhớ về sau.

2. Mơ hồ

Những câu như "chỉ kiểm tra xem thế nào" không cho người nghe lý do để phản hồi.

3. Nghe thiếu tự tin

Nếu bạn nghe do dự, thông điệp sẽ mất đi tính thuyết phục. Sự tự tin đặc biệt quan trọng trong bán hàng và phát triển kinh doanh.

4. Quên số gọi lại

Luôn lặp lại số của bạn một cách rõ ràng. Nếu bạn chỉ nói một lần hoặc nói quá nhanh, bạn có thể làm mất cơ hội được gọi lại.

5. Bỏ qua yêu cầu hành động

Nếu bạn không nói rõ người nghe cần làm gì tiếp theo, thư thoại sẽ không đưa mối quan hệ tiến lên phía trước.

Dùng thư thoại như một phần của hệ thống theo dõi lớn hơn

Thư thoại hiệu quả nhất khi là một phần của toàn bộ quy trình tiếp cận.

Một chuỗi thông minh có thể bao gồm:

• Cuộc gọi ban đầu
• Thư thoại nếu không ai bắt máy
• Email theo dõi
• Gọi lại lần hai vào thời điểm sau
• Một tin nhắn kiểm tra cuối cùng nếu cần

Chuỗi như vậy giúp bạn duy trì sự hiện diện mà không trở nên gây phiền. Nó cũng cho khách hàng tiềm năng nhiều cơ hội phản hồi theo kênh họ thích.

Đối với người sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, tính nhất quán đó rất quan trọng. Việc xây dựng công ty đòi hỏi phải xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc, vì vậy hệ thống giao tiếp của bạn nên đủ đơn giản để lặp lại và đủ mạnh để mở rộng.

Điều này giúp ích thế nào cho chủ doanh nghiệp mới

Nếu bạn đang khởi nghiệp, thời gian của bạn là hữu hạn. Bạn cần những thói quen tiếp cận hiệu quả, chuyên nghiệp và dễ duy trì.

Một chiến lược thư thoại đáng tin cậy giúp bạn:

• Theo dõi nhanh hơn
• Nghe có vẻ chuẩn bị kỹ hơn
• Tăng tỷ lệ gọi lại
• Giữ ấm khách hàng tiềm năng
• Trình bày doanh nghiệp của bạn chuyên nghiệp hơn

Điều đó đặc biệt hữu ích khi bạn cũng đang quản lý các bước thành lập, thời hạn tuân thủ và thiết lập vận hành. Các dịch vụ như Zenind có thể giúp đơn giản hóa phần thành lập công ty để bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho phần tạo doanh thu của doanh nghiệp.

Kết luận

Thư thoại vẫn là một công cụ kinh doanh hữu ích khi được sử dụng có kỷ luật.

Hãy giữ thông điệp ngắn. Tập trung vào một ý. Nghe tự tin. Kết thúc bằng một bước tiếp theo rõ ràng. Khi làm điều đó một cách nhất quán, thư thoại trở thành một phần của hệ thống tạo khách hàng tiềm năng thực tế thay vì là một trở ngại.

Đối với doanh nhân và chủ doanh nghiệp nhỏ, điều đó có thể tạo ra khác biệt giữa một cơ hội bị bỏ lỡ và một cuộc trò chuyện mới.