วิธีใช้การติดตามผลทางวอยซ์เมลเพื่อปิดโอกาสทางธุรกิจสำหรับธุรกิจขนาดเล็กได้มากขึ้น

วอยซ์เมลมักถูกมองว่าเป็นทางตันของการติดต่อสื่อสาร แต่ในความเป็นจริงแล้ว วอยซ์เมลอาจเป็นหนึ่งในส่วนที่มีประโยชน์ที่สุดของกระบวนการเข้าหาลูกค้า หากข้อความสั้น เจาะจง และมุ่งไปที่ขั้นตอนถัดไปอย่างชัดเจน

สำหรับผู้ประกอบการ โดยเฉพาะผู้ที่กำลังสร้างบริษัทใหม่และพยายามเปลี่ยนการสนทนาให้กลายเป็นโอกาสทางธุรกิจ วอยซ์เมลไม่ใช่แค่ข้อความฝากไว้ แต่เป็นโอกาสที่จะรักษาความเป็นมืออาชีพ ทำให้ผู้ฟังจดจำคุณได้ และช่วยให้ลีดเดินหน้าต่อไปได้แม้จะไม่สามารถคุยสดได้

สิ่งนี้สำคัญมากสำหรับเจ้าของธุรกิจรายใหม่ เพราะการติดต่อหาลูกค้าไม่ได้เป็นเส้นตรงเสมอไป ลูกค้าอาจพลาดสาย คู่ค้าอาจไม่รับสาย และผู้ให้บริการหรือผู้ซื้อที่มีศักยภาพอาจไม่ว่างในช่วงที่คุณติดต่อไป วอยซ์เมลที่กระชับสามารถเชื่อมช่องว่างนั้นและช่วยให้โมเมนตัมยังคงเดินต่อไปได้

หากคุณต้องการให้วอยซ์เมลช่วยสนับสนุนกระบวนการขายแทนที่จะทำให้ช้าลง คุณจำเป็นต้องมีวิธีที่ทำซ้ำได้

ทำไมวอยซ์เมลยังสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ผู้ก่อตั้งหลายคนมองว่าวอยซ์เมลล้าสมัย เพราะการสื่อสารส่วนใหญ่เกิดขึ้นผ่านอีเมลและข้อความ แต่ความจริงแล้ววอยซ์เมลยังมีคุณค่าในหลายด้าน:

• ช่วยสร้างความเป็นมนุษย์ในช่องทางที่อาจดูห่างเหิน
• ช่วยย้ำชื่อคุณ ชื่อบริษัท และเหตุผลที่โทร
• เปิดทางให้ผู้รับโทรกลับได้ง่ายเมื่อสะดวก
• ช่วยให้การติดต่อของคุณดูน่าเชื่อถือและเตรียมตัวมาอย่างดี

สำหรับธุรกิจขนาดเล็กและบริษัทระยะเริ่มต้น ประเด็นสุดท้ายสำคัญเป็นพิเศษ ผู้คนมักตอบสนองต่อผู้ก่อตั้งที่ฟังดูมีระบบและตั้งใจ มากกว่าคนที่ฝากข้อความคลุมเครือและยืดเยื้อ

เป้าหมายของวอยซ์เมลไม่ใช่การขายทุกอย่าง

ความผิดพลาดที่พบบ่อยคือการใช้วอยซ์เมลเหมือนการพรีเซนต์ขายเต็มรูปแบบ ทั้งที่ไม่ใช่

เป้าหมายมีเพียงแค่นี้:

1. แนะนำตัวคุณ
2. บอกเหตุผลที่โทร
3. เสนอประโยชน์หรือเหตุผลหนึ่งข้อสำหรับการติดตามผล
4. บอกผู้ฟังอย่างชัดเจนว่าควรทำอะไรต่อ

เท่านี้ก็เพียงพอแล้ว

หากคุณพยายามอธิบายข้อเสนอทั้งหมด เรื่องราวของบริษัท ราคา และคุณสมบัติของคุณในวอยซ์เมลเดียว ข้อความจะยิ่งตามยากและถูกมองข้ามได้ง่าย วอยซ์เมลที่ดีควรให้ความรู้สึกเหมือนเป็นจุดเริ่มต้นของการสนทนา ไม่ใช่การสนทนาทั้งหมด

เตรียมสคริปต์ก่อนโทร

ข้อได้เปรียบที่สำคัญที่สุดคือการเตรียมตัว อย่า improvisation ตั้งแต่ต้นทุกครั้งที่ปล่อยให้สายเข้าวอยซ์เมล

สคริปต์สั้น ๆ จะช่วยให้คุณโฟกัสและพูดได้มั่นใจมากขึ้น อีกทั้งยังช่วยไม่ให้คุณเผลอใช้คำพูดที่กินพื้นที่โดยเปล่าประโยชน์ เช่น “แค่อยากโทรมาเช็กดู” หรือ “โทรมาดูว่าคุณได้รับอีเมลของผมหรือยัง” ประโยคเหล่านี้เปลืองพื้นที่และทำให้ข้อความอ่อนแรงลง

โดยทั่วไป สคริปต์วอยซ์เมลที่ดีควรมี:

• ชื่อของคุณ
• ชื่อบริษัทของคุณ
• เหตุผลที่โทร
• ประโยชน์หรือบริบทที่เฉพาะเจาะจง
• คำเรียกร้องให้ดำเนินการที่ชัดเจน

ตัวอย่างโครงสร้าง:

สวัสดีครับ/ค่ะ นี่คือ [ชื่อ] จาก [บริษัท] ผม/ดิฉันติดต่อมาเพราะ [เหตุผล] ผม/ดิฉันคิดว่าสิ่งนี้อาจช่วยให้คุณ [ประโยชน์] ได้ รบกวนโทรกลับที่ [หมายเลข] เพื่อเราจะได้คุยกันเกี่ยวกับขั้นตอนถัดไป

รูปแบบนี้ได้ผลเพราะตรงไปตรงมาและเข้าใจง่าย

ทำให้สั้นไว้ก่อน

โดยทั่วไป วอยซ์เมลควรยาวไม่เกิน 30 วินาที

นี่ไม่ใช่กฎที่ตั้งขึ้นแบบไม่มีเหตุผล ข้อความที่สั้นกว่าจะเข้าใจง่าย จำได้ง่าย และมีโอกาสได้รับการโทรกลับมากกว่า ข้อความยาวอาจฟังดูไม่มีจุดโฟกัสหรือดูเหมือนยกตัวเองมากเกินไป โดยเฉพาะเมื่อผู้รับกำลังคัดกรองสายโทรศัพท์ในช่วงที่ยุ่ง

ใช้เวลาของคุณอย่างคุ้มค่า วอยซ์เมลไม่ใช่ที่สำหรับการแนะนำตัวแบบยาว ๆ หรือการอธิบายบริการอย่างละเอียด หากผู้รับต้องการข้อมูลเพิ่ม คุณสามารถให้ผ่านอีเมล หน้าเว็บไซต์ หรือการโทรกลับได้

ให้คิดว่าวอยซ์เมลเป็นการเปิดประตู ไม่ใช่การนำเสนอทั้งหมด

โฟกัสเพียงหนึ่งข้อความ

วอยซ์เมลหนึ่งข้อความควรสื่อสารเพียงประเด็นหลักเดียว

สำหรับเจ้าของธุรกิจใหม่ นั่นอาจเป็น:

• การขอนัดคุย
• การติดตามข้อเสนอ
• การเตือนเกี่ยวกับการสนทนาต่อเนื่อง
• โอกาสเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของพวกเขา

การพยายามยัดหลายประเด็นลงไปจะทำให้ข้อความอ่อนลง หากคุณมีหลายเรื่องที่ต้องพูด ให้เก็บไว้สำหรับการสนทนาครั้งถัดไป

หลักการเดียวกันนี้ใช้ได้เมื่อคุณกำลังติดต่อผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าที่กำลังพิจารณาบริการจัดตั้งบริษัท การปฏิบัติตามข้อกำหนด หรือบริการสนับสนุนธุรกิจอื่น ๆ ของคุณ ให้เริ่มจากเหตุผลเดียวที่ควรสนใจตอนนี้

ฟังดูเป็นมืออาชีพโดยไม่ฟังดูเป็นสคริปต์เกินไป

น้ำเสียงสำคัญพอ ๆ กับคำพูด

วอยซ์เมลควรฟังดูนิ่ง สุภาพ และเป็นธรรมชาติ คุณไม่จำเป็นต้องฟังดูตื่นเต้นเกินไปหรือเรียบหรูเกินไป แต่คุณต้องฟังดูเหมือนคนจริงที่รู้ว่ากำลังโทรหาเพราะอะไร

คุณสมบัติที่ช่วยได้มีดังนี้:

• พูดเป็นจังหวะชัดเจน
• ถ่ายทอดอย่างมั่นใจ
• ออกเสียงชัด
• มีพลังแบบสงบ
• ปิดท้ายอย่างสุภาพ

หลีกเลี่ยงการพูดเร็วเกินไป หลีกเลี่ยงการฟังดูไม่มั่นใจ และอย่าจบข้อความในลักษณะที่ทำให้ผู้ฟังรู้สึกถูกกดดัน ความมั่นใจเป็นสิ่งโน้มน้าวใจได้ แต่ต้องเป็นความมั่นใจที่ดูมั่นคงและเป็นมืออาชีพ

ปิดท้ายด้วยคำเรียกร้องให้ดำเนินการที่ชัดเจนเสมอ

วอยซ์เมลที่ไม่มีขั้นตอนถัดไปก็เป็นแค่เสียงรบกวน

ทุกข้อความควรขอให้ผู้ฟังทำบางอย่างที่เฉพาะเจาะจง ซึ่งอาจเป็น:

• โทรกลับหาคุณ
• ตอบอีเมล
• ตรวจดูข้อเสนอ
• นัดหมายประชุม
• เข้าไปดูหน้าบนเว็บไซต์ของคุณ

คำเรียกร้องให้ดำเนินการควรทำตามได้ง่ายและเชื่อมกับเหตุผลที่คุณโทรไป หากผู้ฟังต้องเดาว่าควรทำอะไรต่อ ข้อความนั้นก็ล้มเหลว

ตัวอย่างเช่น หากคุณติดตามลูกค้าที่กำลังพิจารณาจัดตั้ง LLC ขั้นตอนถัดไปอาจเป็นการคุยสั้น ๆ เพื่อทบทวนโครงสร้างบริษัทและไทม์ไลน์การยื่นเอกสาร หากคุณติดต่อหลังจากให้คำปรึกษาไปแล้ว ขั้นตอนถัดไปอาจเป็นการนัดคุยครั้งที่สอง

ทำให้ข้อความเกี่ยวข้องกับผู้ฟัง

วอยซ์เมลที่ดีที่สุดคือข้อความที่รู้สึกเฉพาะเจาะจง

ข้อความทั่วไปอาจฟังดูเหมือนสแปม ขณะที่ข้อความที่เกี่ยวข้องจะบอกว่าคุณเข้าใจสถานการณ์ของผู้ฟังและมีเหตุผลในการโทร

คุณไม่จำเป็นต้องแสดงความสนิทสนมเกินจริง แค่ต้องแสดงให้เห็นว่าข้อความนี้ไม่ใช่การโทรสุ่ม ๆ

ตัวอย่างของบริบทที่ช่วยให้วอยซ์เมลเกี่ยวข้องมากขึ้น เช่น การอ้างถึง:

• การสนทนาล่าสุด
• การติดตามผลที่ผู้ฟังร้องขอ
• ข้อเสนอหรือเอกสารที่คุณส่งไป
• เหตุการณ์สำคัญทางธุรกิจหรือความจำเป็นด้านการยื่นเอกสาร
• ประเด็นที่ต้องรีบจัดการซึ่งผู้ฟังอาจสนใจ

ยิ่งคุณให้บริบทได้มากภายในหนึ่งประโยค ข้อความก็ยิ่งดูคุ้มค่าที่จะโทรกลับ

ตัวอย่างสคริปต์วอยซ์เมลสำหรับเจ้าของธุรกิจ

1. การติดตามผลการขายทั่วไป

"สวัสดีครับ/ค่ะ นี่คือ Jordan Lee จาก North Star Business Services ผม/ดิฉันโทรมาติดตามจากการสนทนาครั้งล่าสุดเกี่ยวกับแผนการเติบโตของคุณ ผม/ดิฉันมีแนวคิดหนึ่งที่อาจช่วยได้ รบกวนโทรกลับที่ 555-0100 เมื่อคุณสะดวกนะครับ/ค่ะ"

2. การติดตามหลังส่งข้อมูลไปแล้ว

"สวัสดีครับ/ค่ะ นี่คือ Jordan Lee จาก North Star Business Services ผม/ดิฉันส่งภาพรวมข้อมูลไปเมื่อเช้านี้และอยากเช็กว่าคุณได้รับหรือยัง หากคุณอยากคุยต่อเกี่ยวกับขั้นตอนถัดไป รบกวนโทรกลับหาผม/ดิฉันที่ 555-0100 ครับ/ค่ะ"

3. บริบทด้านสตาร์ทอัพและการจัดตั้งบริษัท

"สวัสดีครับ/ค่ะ นี่คือ Jordan Lee ผม/ดิฉันติดต่อมาเพราะคิดว่าสามารถช่วยให้กระบวนการตั้งค่าบริษัทของคุณรวดเร็วและง่ายขึ้นได้ รบกวนโทรกลับที่ 555-0100 แล้วผม/ดิฉันจะอธิบายขั้นตอนถัดไปให้ฟังครับ/ค่ะ"

4. การโทรกลับที่มีความเร่งด่วนด้านเวลา

"สวัสดีครับ/ค่ะ นี่คือ Jordan Lee จาก North Star Business Services ผม/ดิฉันอยากติดต่อคุณวันนี้เกี่ยวกับประเด็นหนึ่งที่ส่งผลต่อไทม์ไลน์ของคุณ รบกวนโทรกลับหาผม/ดิฉันที่ 555-0100 เมื่อสะดวก เพื่อเราจะได้เดินหน้าต่อครับ/ค่ะ"

สคริปต์เหล่านี้ตั้งใจให้เรียบง่าย เพราะใช้งานได้จริงเนื่องจากสั้น ชัดเจน และปรับใช้ต่อได้ง่าย

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยของวอยซ์เมลที่ควรหลีกเลี่ยง

วอยซ์เมลจำนวนมากล้มเหลวเพราะเหตุผลที่คาดเดาได้

1. พูดยาวเกินไป

ข้อความยาวทำให้เสียความสนใจได้ง่าย หากผู้ฟังไม่จับประเด็นได้ทันที พวกเขาก็จะจำไม่ได้ในภายหลัง

2. คลุมเครือเกินไป

ข้อความแบบ “แค่มาเช็กดู” ไม่ได้ให้เหตุผลแก่ผู้ฟังว่าจะตอบกลับทำไม

3. ฟังดูไม่มั่นใจ

หากคุณฟังดูลังเล ข้อความจะขาดความน่าเชื่อถือ ความมั่นใจสำคัญมากโดยเฉพาะในงานขายและการพัฒนาธุรกิจ

4. ลืมบอกหมายเลขโทรกลับ

ต้องพูดหมายเลขของคุณซ้ำอย่างชัดเจนเสมอ หากพูดเพียงครั้งเดียวหรือพูดเร็วเกินไป คุณอาจเสียโอกาสในการรับสายกลับ

5. ไม่บอกสิ่งที่ต้องการให้ทำต่อ

ถ้าคุณไม่บอกผู้ฟังว่าควรทำอะไรต่อ วอยซ์เมลนั้นก็ไม่สามารถพาความสัมพันธ์ไปข้างหน้าได้

ใช้วอยซ์เมลเป็นส่วนหนึ่งของระบบติดตามผลที่ใหญ่กว่า

วอยซ์เมลทำงานได้ดีที่สุดเมื่อเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเข้าหาลูกค้าที่ครบวงจร

ลำดับที่ชาญฉลาดอาจเป็น:

• โทรครั้งแรก
• ฝากวอยซ์เมลถ้าไม่มีคนรับ
• ส่งอีเมลติดตามผล
• โทรซ้ำในภายหลัง
• ส่งข้อความเช็กความคืบหน้าครั้งสุดท้ายหากจำเป็น

ลำดับแบบนี้ช่วยให้คุณยังคงปรากฏต่อสายตาผู้รับโดยไม่รบกวนมากเกินไป อีกทั้งยังให้โอกาสผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าได้ตอบกลับผ่านช่องทางที่พวกเขาสะดวกที่สุด

สำหรับผู้ก่อตั้งและเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก ความสม่ำเสมอแบบนี้สำคัญมาก การสร้างบริษัทต้องรับมือหลายอย่างพร้อมกัน ดังนั้นระบบการสื่อสารของคุณควรง่ายพอที่จะทำซ้ำได้ และแข็งแรงพอที่จะขยายต่อได้

สิ่งนี้ช่วยเจ้าของธุรกิจใหม่อย่างไร

หากคุณกำลังเริ่มต้นธุรกิจ เวลาของคุณมีจำกัด คุณต้องการนิสัยการติดตามผลที่มีประสิทธิภาพ เป็นมืออาชีพ และทำซ้ำได้ง่าย

กลยุทธ์วอยซ์เมลที่เชื่อถือได้ช่วยให้คุณ:

• ติดตามผลได้เร็วขึ้น
• ฟังดูเตรียมพร้อมมากขึ้น
• เพิ่มอัตราการโทรกลับ
• รักษาลีดให้อุ่นอยู่เสมอ
• นำเสนอธุรกิจของคุณอย่างมืออาชีพมากขึ้น

สิ่งนี้มีประโยชน์เป็นพิเศษเมื่อคุณต้องจัดการทั้งขั้นตอนการจัดตั้งบริษัท กำหนดเวลาการปฏิบัติตามข้อกำหนด และการตั้งค่าการดำเนินงาน บริการอย่าง Zenind สามารถช่วยทำให้ฝั่งการจัดตั้งบริษัทเป็นเรื่องที่คล่องตัวขึ้น เพื่อให้คุณมีเวลามากขึ้นไปโฟกัสกับฝั่งรายได้ของธุรกิจ

สรุปท้ายสุด

วอยซ์เมลยังคงเป็นเครื่องมือทางธุรกิจที่มีประโยชน์ เมื่อใช้อย่างมีวินัย

ทำให้ข้อความสั้น โฟกัสเพียงประเด็นเดียว ฟังดูมั่นใจ และจบด้วยขั้นตอนถัดไปที่ชัดเจน เมื่อคุณทำสิ่งเหล่านี้อย่างสม่ำเสมอ วอยซ์เมลจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของระบบสร้างลีดที่ใช้งานได้จริง แทนที่จะเป็นอุปสรรค

สำหรับผู้ประกอบการและเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก สิ่งนี้อาจเป็นตัวแปรที่ทำให้ต่างกันระหว่างการพลาดโอกาสกับการได้เริ่มบทสนทนาใหม่