วิธีใช้การติดตามผลทางวอยซ์เมลเพื่อปิดโอกาสทางธุรกิจสำหรับธุรกิจขนาดเล็กได้มากขึ้น
วิธีใช้การติดตามผลทางวอยซ์เมลเพื่อปิดโอกาสทางธุรกิจสำหรับธุรกิจขนาดเล็กได้มากขึ้น
วอยซ์เมลมักถูกมองว่าเป็นทางตันของการติดต่อสื่อสาร แต่ในความเป็นจริงแล้ว วอยซ์เมลอาจเป็นหนึ่งในส่วนที่มีประโยชน์ที่สุดของกระบวนการเข้าหาลูกค้า หากข้อความสั้น เจาะจง และมุ่งไปที่ขั้นตอนถัดไปอย่างชัดเจน
สำหรับผู้ประกอบการ โดยเฉพาะผู้ที่กำลังสร้างบริษัทใหม่และพยายามเปลี่ยนการสนทนาให้กลายเป็นโอกาสทางธุรกิจ วอยซ์เมลไม่ใช่แค่ข้อความฝากไว้ แต่เป็นโอกาสที่จะรักษาความเป็นมืออาชีพ ทำให้ผู้ฟังจดจำคุณได้ และช่วยให้ลีดเดินหน้าต่อไปได้แม้จะไม่สามารถคุยสดได้
สิ่งนี้สำคัญมากสำหรับเจ้าของธุรกิจรายใหม่ เพราะการติดต่อหาลูกค้าไม่ได้เป็นเส้นตรงเสมอไป ลูกค้าอาจพลาดสาย คู่ค้าอาจไม่รับสาย และผู้ให้บริการหรือผู้ซื้อที่มีศักยภาพอาจไม่ว่างในช่วงที่คุณติดต่อไป วอยซ์เมลที่กระชับสามารถเชื่อมช่องว่างนั้นและช่วยให้โมเมนตัมยังคงเดินต่อไปได้
หากคุณต้องการให้วอยซ์เมลช่วยสนับสนุนกระบวนการขายแทนที่จะทำให้ช้าลง คุณจำเป็นต้องมีวิธีที่ทำซ้ำได้
ทำไมวอยซ์เมลยังสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
ผู้ก่อตั้งหลายคนมองว่าวอยซ์เมลล้าสมัย เพราะการสื่อสารส่วนใหญ่เกิดขึ้นผ่านอีเมลและข้อความ แต่ความจริงแล้ววอยซ์เมลยังมีคุณค่าในหลายด้าน:
- ช่วยสร้างความเป็นมนุษย์ในช่องทางที่อาจดูห่างเหิน
- ช่วยย้ำชื่อคุณ ชื่อบริษัท และเหตุผลที่โทร
- เปิดทางให้ผู้รับโทรกลับได้ง่ายเมื่อสะดวก
- ช่วยให้การติดต่อของคุณดูน่าเชื่อถือและเตรียมตัวมาอย่างดี
สำหรับธุรกิจขนาดเล็กและบริษัทระยะเริ่มต้น ประเด็นสุดท้ายสำคัญเป็นพิเศษ ผู้คนมักตอบสนองต่อผู้ก่อตั้งที่ฟังดูมีระบบและตั้งใจ มากกว่าคนที่ฝากข้อความคลุมเครือและยืดเยื้อ
เป้าหมายของวอยซ์เมลไม่ใช่การขายทุกอย่าง
ความผิดพลาดที่พบบ่อยคือการใช้วอยซ์เมลเหมือนการพรีเซนต์ขายเต็มรูปแบบ ทั้งที่ไม่ใช่
เป้าหมายมีเพียงแค่นี้:
- แนะนำตัวคุณ
- บอกเหตุผลที่โทร
- เสนอประโยชน์หรือเหตุผลหนึ่งข้อสำหรับการติดตามผล
- บอกผู้ฟังอย่างชัดเจนว่าควรทำอะไรต่อ
เท่านี้ก็เพียงพอแล้ว
หากคุณพยายามอธิบายข้อเสนอทั้งหมด เรื่องราวของบริษัท ราคา และคุณสมบัติของคุณในวอยซ์เมลเดียว ข้อความจะยิ่งตามยากและถูกมองข้ามได้ง่าย วอยซ์เมลที่ดีควรให้ความรู้สึกเหมือนเป็นจุดเริ่มต้นของการสนทนา ไม่ใช่การสนทนาทั้งหมด
เตรียมสคริปต์ก่อนโทร
ข้อได้เปรียบที่สำคัญที่สุดคือการเตรียมตัว อย่า improvisation ตั้งแต่ต้นทุกครั้งที่ปล่อยให้สายเข้าวอยซ์เมล
สคริปต์สั้น ๆ จะช่วยให้คุณโฟกัสและพูดได้มั่นใจมากขึ้น อีกทั้งยังช่วยไม่ให้คุณเผลอใช้คำพูดที่กินพื้นที่โดยเปล่าประโยชน์ เช่น “แค่อยากโทรมาเช็กดู” หรือ “โทรมาดูว่าคุณได้รับอีเมลของผมหรือยัง” ประโยคเหล่านี้เปลืองพื้นที่และทำให้ข้อความอ่อนแรงลง
โดยทั่วไป สคริปต์วอยซ์เมลที่ดีควรมี:
- ชื่อของคุณ
- ชื่อบริษัทของคุณ
- เหตุผลที่โทร
- ประโยชน์หรือบริบทที่เฉพาะเจาะจง
- คำเรียกร้องให้ดำเนินการที่ชัดเจน
ตัวอย่างโครงสร้าง:
สวัสดีครับ/ค่ะ นี่คือ [ชื่อ] จาก [บริษัท] ผม/ดิฉันติดต่อมาเพราะ [เหตุผล] ผม/ดิฉันคิดว่าสิ่งนี้อาจช่วยให้คุณ [ประโยชน์] ได้ รบกวนโทรกลับที่ [หมายเลข] เพื่อเราจะได้คุยกันเกี่ยวกับขั้นตอนถัดไป
รูปแบบนี้ได้ผลเพราะตรงไปตรงมาและเข้าใจง่าย
ทำให้สั้นไว้ก่อน
โดยทั่วไป วอยซ์เมลควรยาวไม่เกิน 30 วินาที
นี่ไม่ใช่กฎที่ตั้งขึ้นแบบไม่มีเหตุผล ข้อความที่สั้นกว่าจะเข้าใจง่าย จำได้ง่าย และมีโอกาสได้รับการโทรกลับมากกว่า ข้อความยาวอาจฟังดูไม่มีจุดโฟกัสหรือดูเหมือนยกตัวเองมากเกินไป โดยเฉพาะเมื่อผู้รับกำลังคัดกรองสายโทรศัพท์ในช่วงที่ยุ่ง
ใช้เวลาของคุณอย่างคุ้มค่า วอยซ์เมลไม่ใช่ที่สำหรับการแนะนำตัวแบบยาว ๆ หรือการอธิบายบริการอย่างละเอียด หากผู้รับต้องการข้อมูลเพิ่ม คุณสามารถให้ผ่านอีเมล หน้าเว็บไซต์ หรือการโทรกลับได้
ให้คิดว่าวอยซ์เมลเป็นการเปิดประตู ไม่ใช่การนำเสนอทั้งหมด
โฟกัสเพียงหนึ่งข้อความ
วอยซ์เมลหนึ่งข้อความควรสื่อสารเพียงประเด็นหลักเดียว
สำหรับเจ้าของธุรกิจใหม่ นั่นอาจเป็น:
- การขอนัดคุย
- การติดตามข้อเสนอ
- การเตือนเกี่ยวกับการสนทนาต่อเนื่อง
- โอกาสเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของพวกเขา
การพยายามยัดหลายประเด็นลงไปจะทำให้ข้อความอ่อนลง หากคุณมีหลายเรื่องที่ต้องพูด ให้เก็บไว้สำหรับการสนทนาครั้งถัดไป
หลักการเดียวกันนี้ใช้ได้เมื่อคุณกำลังติดต่อผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าที่กำลังพิจารณาบริการจัดตั้งบริษัท การปฏิบัติตามข้อกำหนด หรือบริการสนับสนุนธุรกิจอื่น ๆ ของคุณ ให้เริ่มจากเหตุผลเดียวที่ควรสนใจตอนนี้
ฟังดูเป็นมืออาชีพโดยไม่ฟังดูเป็นสคริปต์เกินไป
น้ำเสียงสำคัญพอ ๆ กับคำพูด
วอยซ์เมลควรฟังดูนิ่ง สุภาพ และเป็นธรรมชาติ คุณไม่จำเป็นต้องฟังดูตื่นเต้นเกินไปหรือเรียบหรูเกินไป แต่คุณต้องฟังดูเหมือนคนจริงที่รู้ว่ากำลังโทรหาเพราะอะไร
คุณสมบัติที่ช่วยได้มีดังนี้:
- พูดเป็นจังหวะชัดเจน
- ถ่ายทอดอย่างมั่นใจ
- ออกเสียงชัด
- มีพลังแบบสงบ
- ปิดท้ายอย่างสุภาพ
หลีกเลี่ยงการพูดเร็วเกินไป หลีกเลี่ยงการฟังดูไม่มั่นใจ และอย่าจบข้อความในลักษณะที่ทำให้ผู้ฟังรู้สึกถูกกดดัน ความมั่นใจเป็นสิ่งโน้มน้าวใจได้ แต่ต้องเป็นความมั่นใจที่ดูมั่นคงและเป็นมืออาชีพ
ปิดท้ายด้วยคำเรียกร้องให้ดำเนินการที่ชัดเจนเสมอ
วอยซ์เมลที่ไม่มีขั้นตอนถัดไปก็เป็นแค่เสียงรบกวน
ทุกข้อความควรขอให้ผู้ฟังทำบางอย่างที่เฉพาะเจาะจง ซึ่งอาจเป็น:
- โทรกลับหาคุณ
- ตอบอีเมล
- ตรวจดูข้อเสนอ
- นัดหมายประชุม
- เข้าไปดูหน้าบนเว็บไซต์ของคุณ
คำเรียกร้องให้ดำเนินการควรทำตามได้ง่ายและเชื่อมกับเหตุผลที่คุณโทรไป หากผู้ฟังต้องเดาว่าควรทำอะไรต่อ ข้อความนั้นก็ล้มเหลว
ตัวอย่างเช่น หากคุณติดตามลูกค้าที่กำลังพิจารณาจัดตั้ง LLC ขั้นตอนถัดไปอาจเป็นการคุยสั้น ๆ เพื่อทบทวนโครงสร้างบริษัทและไทม์ไลน์การยื่นเอกสาร หากคุณติดต่อหลังจากให้คำปรึกษาไปแล้ว ขั้นตอนถัดไปอาจเป็นการนัดคุยครั้งที่สอง
ทำให้ข้อความเกี่ยวข้องกับผู้ฟัง
วอยซ์เมลที่ดีที่สุดคือข้อความที่รู้สึกเฉพาะเจาะจง
ข้อความทั่วไปอาจฟังดูเหมือนสแปม ขณะที่ข้อความที่เกี่ยวข้องจะบอกว่าคุณเข้าใจสถานการณ์ของผู้ฟังและมีเหตุผลในการโทร
คุณไม่จำเป็นต้องแสดงความสนิทสนมเกินจริง แค่ต้องแสดงให้เห็นว่าข้อความนี้ไม่ใช่การโทรสุ่ม ๆ
ตัวอย่างของบริบทที่ช่วยให้วอยซ์เมลเกี่ยวข้องมากขึ้น เช่น การอ้างถึง:
- การสนทนาล่าสุด
- การติดตามผลที่ผู้ฟังร้องขอ
- ข้อเสนอหรือเอกสารที่คุณส่งไป
- เหตุการณ์สำคัญทางธุรกิจหรือความจำเป็นด้านการยื่นเอกสาร
- ประเด็นที่ต้องรีบจัดการซึ่งผู้ฟังอาจสนใจ
ยิ่งคุณให้บริบทได้มากภายในหนึ่งประโยค ข้อความก็ยิ่งดูคุ้มค่าที่จะโทรกลับ
ตัวอย่างสคริปต์วอยซ์เมลสำหรับเจ้าของธุรกิจ
1. การติดตามผลการขายทั่วไป
"สวัสดีครับ/ค่ะ นี่คือ Jordan Lee จาก North Star Business Services ผม/ดิฉันโทรมาติดตามจากการสนทนาครั้งล่าสุดเกี่ยวกับแผนการเติบโตของคุณ ผม/ดิฉันมีแนวคิดหนึ่งที่อาจช่วยได้ รบกวนโทรกลับที่ 555-0100 เมื่อคุณสะดวกนะครับ/ค่ะ"
2. การติดตามหลังส่งข้อมูลไปแล้ว
"สวัสดีครับ/ค่ะ นี่คือ Jordan Lee จาก North Star Business Services ผม/ดิฉันส่งภาพรวมข้อมูลไปเมื่อเช้านี้และอยากเช็กว่าคุณได้รับหรือยัง หากคุณอยากคุยต่อเกี่ยวกับขั้นตอนถัดไป รบกวนโทรกลับหาผม/ดิฉันที่ 555-0100 ครับ/ค่ะ"
3. บริบทด้านสตาร์ทอัพและการจัดตั้งบริษัท
"สวัสดีครับ/ค่ะ นี่คือ Jordan Lee ผม/ดิฉันติดต่อมาเพราะคิดว่าสามารถช่วยให้กระบวนการตั้งค่าบริษัทของคุณรวดเร็วและง่ายขึ้นได้ รบกวนโทรกลับที่ 555-0100 แล้วผม/ดิฉันจะอธิบายขั้นตอนถัดไปให้ฟังครับ/ค่ะ"
4. การโทรกลับที่มีความเร่งด่วนด้านเวลา
"สวัสดีครับ/ค่ะ นี่คือ Jordan Lee จาก North Star Business Services ผม/ดิฉันอยากติดต่อคุณวันนี้เกี่ยวกับประเด็นหนึ่งที่ส่งผลต่อไทม์ไลน์ของคุณ รบกวนโทรกลับหาผม/ดิฉันที่ 555-0100 เมื่อสะดวก เพื่อเราจะได้เดินหน้าต่อครับ/ค่ะ"
สคริปต์เหล่านี้ตั้งใจให้เรียบง่าย เพราะใช้งานได้จริงเนื่องจากสั้น ชัดเจน และปรับใช้ต่อได้ง่าย
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยของวอยซ์เมลที่ควรหลีกเลี่ยง
วอยซ์เมลจำนวนมากล้มเหลวเพราะเหตุผลที่คาดเดาได้
1. พูดยาวเกินไป
ข้อความยาวทำให้เสียความสนใจได้ง่าย หากผู้ฟังไม่จับประเด็นได้ทันที พวกเขาก็จะจำไม่ได้ในภายหลัง
2. คลุมเครือเกินไป
ข้อความแบบ “แค่มาเช็กดู” ไม่ได้ให้เหตุผลแก่ผู้ฟังว่าจะตอบกลับทำไม
3. ฟังดูไม่มั่นใจ
หากคุณฟังดูลังเล ข้อความจะขาดความน่าเชื่อถือ ความมั่นใจสำคัญมากโดยเฉพาะในงานขายและการพัฒนาธุรกิจ
4. ลืมบอกหมายเลขโทรกลับ
ต้องพูดหมายเลขของคุณซ้ำอย่างชัดเจนเสมอ หากพูดเพียงครั้งเดียวหรือพูดเร็วเกินไป คุณอาจเสียโอกาสในการรับสายกลับ
5. ไม่บอกสิ่งที่ต้องการให้ทำต่อ
ถ้าคุณไม่บอกผู้ฟังว่าควรทำอะไรต่อ วอยซ์เมลนั้นก็ไม่สามารถพาความสัมพันธ์ไปข้างหน้าได้
ใช้วอยซ์เมลเป็นส่วนหนึ่งของระบบติดตามผลที่ใหญ่กว่า
วอยซ์เมลทำงานได้ดีที่สุดเมื่อเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเข้าหาลูกค้าที่ครบวงจร
ลำดับที่ชาญฉลาดอาจเป็น:
- โทรครั้งแรก
- ฝากวอยซ์เมลถ้าไม่มีคนรับ
- ส่งอีเมลติดตามผล
- โทรซ้ำในภายหลัง
- ส่งข้อความเช็กความคืบหน้าครั้งสุดท้ายหากจำเป็น
ลำดับแบบนี้ช่วยให้คุณยังคงปรากฏต่อสายตาผู้รับโดยไม่รบกวนมากเกินไป อีกทั้งยังให้โอกาสผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าได้ตอบกลับผ่านช่องทางที่พวกเขาสะดวกที่สุด
สำหรับผู้ก่อตั้งและเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก ความสม่ำเสมอแบบนี้สำคัญมาก การสร้างบริษัทต้องรับมือหลายอย่างพร้อมกัน ดังนั้นระบบการสื่อสารของคุณควรง่ายพอที่จะทำซ้ำได้ และแข็งแรงพอที่จะขยายต่อได้
สิ่งนี้ช่วยเจ้าของธุรกิจใหม่อย่างไร
หากคุณกำลังเริ่มต้นธุรกิจ เวลาของคุณมีจำกัด คุณต้องการนิสัยการติดตามผลที่มีประสิทธิภาพ เป็นมืออาชีพ และทำซ้ำได้ง่าย
กลยุทธ์วอยซ์เมลที่เชื่อถือได้ช่วยให้คุณ:
- ติดตามผลได้เร็วขึ้น
- ฟังดูเตรียมพร้อมมากขึ้น
- เพิ่มอัตราการโทรกลับ
- รักษาลีดให้อุ่นอยู่เสมอ
- นำเสนอธุรกิจของคุณอย่างมืออาชีพมากขึ้น
สิ่งนี้มีประโยชน์เป็นพิเศษเมื่อคุณต้องจัดการทั้งขั้นตอนการจัดตั้งบริษัท กำหนดเวลาการปฏิบัติตามข้อกำหนด และการตั้งค่าการดำเนินงาน บริการอย่าง Zenind สามารถช่วยทำให้ฝั่งการจัดตั้งบริษัทเป็นเรื่องที่คล่องตัวขึ้น เพื่อให้คุณมีเวลามากขึ้นไปโฟกัสกับฝั่งรายได้ของธุรกิจ
สรุปท้ายสุด
วอยซ์เมลยังคงเป็นเครื่องมือทางธุรกิจที่มีประโยชน์ เมื่อใช้อย่างมีวินัย
ทำให้ข้อความสั้น โฟกัสเพียงประเด็นเดียว ฟังดูมั่นใจ และจบด้วยขั้นตอนถัดไปที่ชัดเจน เมื่อคุณทำสิ่งเหล่านี้อย่างสม่ำเสมอ วอยซ์เมลจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของระบบสร้างลีดที่ใช้งานได้จริง แทนที่จะเป็นอุปสรรค
สำหรับผู้ประกอบการและเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก สิ่งนี้อาจเป็นตัวแปรที่ทำให้ต่างกันระหว่างการพลาดโอกาสกับการได้เริ่มบทสนทนาใหม่
ยังไม่มีคำถามในขณะนี้ โปรดกลับมาตรวจสอบอีกครั้งในภายหลัง