Paano Gamitin ang Voicemail Follow-Ups para Makakuha ng Mas Maraming Small Business Leads

Madalas ituring ang voicemail na parang dead end. Sa totoo lang, maaari itong maging isa sa pinakamahalagang bahagi ng outreach process ng isang founder kapag ito ay maikli, tiyak, at may malinaw na susunod na hakbang.

Para sa mga entrepreneur, lalo na sa mga bumubuo ng bagong kumpanya at sinusubukang gawing oportunidad ang mga pag-uusap, ang voicemail ay hindi lang basta mensahe. Isa itong pagkakataong manatiling propesyonal, madaling maalala, at mapanatiling umuusad ang isang lead kapag hindi posible ang live call.

Mahalaga ito para sa mga bagong may-ari ng negosyo dahil bihirang dumiretso ang outreach. May mga prospect na hindi sumasagot sa tawag. May mga partner na hindi available. Maaaring abala rin ang mga posibleng vendor at customer kapag tumawag ka. Ang maikli at malinaw na voicemail ay puwedeng magsilbing tulay para mapanatili ang momentum.

Kung gusto mong suportahan ng voicemail ang iyong sales process sa halip na pabagalin ito, kailangan mo ng paulit-ulit at madaling sunding paraan.

Bakit Mahalaga Pa Rin ang Voicemail para sa Maliliit na Negosyo

Maraming founder ang nag-aakalang luma na ang voicemail dahil karamihan ng komunikasyon ay nangyayari na sa email at text. Pero mahalaga pa rin ang voicemail sa ilang dahilan:

• Lumilikha ito ng human connection sa isang channel na maaaring maging impersonal.
• Nakakatulong itong patatagin ang iyong pangalan, kumpanya, at dahilan ng pagtawag.
• Binibigyan nito ang prospect ng madaling paraan para makatawag pabalik kapag available na sila.
• Maaari nitong pataasin ang tsansang ang iyong outreach ay magmukhang lehitimo at maayos ang paghahanda.

Para sa maliliit na negosyo at mga kumpanyang nagsisimula pa lang, lalo na mahalaga ang huling puntong iyon. Mas malamang na tumugon ang mga tao sa isang founder na mukhang organisado at sinadya ang kilos kaysa sa isang taong nag-iiwan ng malabo at paikot-ikot na mensahe.

Ang Layunin ng Voicemail ay Hindi Ibenta ang Lahat

Isang karaniwang pagkakamali ang ituring ang voicemail na parang buong pitch. Hindi ito ganoon.

Simple lang ang layunin:

1. Ipakilala ang sarili.
2. Sabihin kung bakit ka tumawag.
3. Magbigay ng isang kaugnay na benepisyo o dahilan para sa follow-up.
4. Sabihin nang eksakto sa nakikinig kung ano ang susunod na gagawin.

Sapat na iyon.

Kung susubukan mong ipaliwanag ang buong alok mo, kuwento ng kumpanya mo, presyo, at kredensyal sa iisang voicemail, mas mahirap sundan ang mensahe at mas madaling balewalain. Ang magandang voicemail ay dapat parang simula ng usapan, hindi buong usapan.

Gumawa ng Script Bago Tumawag

Ang pinakamalaking bentahe na maibibigay mo sa sarili mo ay paghahanda. Huwag mag-improvise mula sa simula sa bawat pagkakataong mapunta ka sa voicemail.

Ang maikling script ay nakakatulong para manatili kang nakatutok at maging kumpiyansa ang dating mo. Pinipigilan ka rin nitong malihis sa mga filler na gaya ng "gusto ko lang mag-follow up" o "tumatawag lang ako para tingnan kung nakuha mo ang email ko." Nasasayang ang espasyo ng mga pariralang iyon at humihina ang mensahe.

Karaniwang kasama sa isang matibay na voicemail script ang:

• Pangalan mo
• Pangalan ng kumpanya mo
• Dahilan ng pagtawag
• Isang tiyak na benepisyo o konteksto
• Isang malinaw na call to action

Halimbawa ng istruktura:

Hi, ito si [Pangalan] mula sa [Kumpanya]. Tumatawag ako dahil [dahilan]. Sa tingin ko makakatulong ito sa iyo na [benepisyo]. Pakitawagan ako sa [numero] para mapag-usapan natin ang susunod na hakbang.

Epektibo ang format na ito dahil direkta ito at madaling intindihin.

Panatilihing Maikli

Karaniwan, dapat ay mas mababa sa 30 segundo ang voicemail.

Hindi ito basta arbitraryong tuntunin. Mas madaling maintindihan, maalala, at mas malamang na matawagan pabalik ang mas maiikling mensahe. Ang mahahabang mensahe ay puwedeng magmukhang hindi maayos ang punto o masyadong mayabang, lalo na kung abala ang nakikinig at nagsa-screen ng tawag.

Gamitin nang maayos ang oras mo. Ang voicemail ay hindi lugar para sa mahahabang pagpapakilala o detalyadong paliwanag ng serbisyo mo. Kung kailangan ng prospect ng mas maraming impormasyon, maaari mo itong ibigay sa follow-up email, webpage, o sa pagbalik ng tawag.

Isipin ang voicemail bilang pagbubukas ng pinto, hindi buong presentasyon.

Magpokus sa Isang Mensahe

Ang isang voicemail ay dapat maghatid ng isang pangunahing ideya.

Para sa bagong may-ari ng negosyo, maaaring ito ay:

• Paghingi ng meeting
• Callback tungkol sa proposal
• Paalala tungkol sa follow-up conversation
• Isang partikular na oportunidad na may kinalaman sa negosyo nila

Kung susubukan mong isama ang napakaraming punto, mababawasan ang bigat ng mensahe. Kung marami kang gustong sabihin, itabi mo iyon sa susunod na usapan.

Ganoon din ang prinsipyo kapag kumakausap ka ng mga posibleng customer na nag-iisip tungkol sa company formation, compliance, o business support services mo. Unahin ang isang dahilan kung bakit mahalaga ito sa kanila ngayon.

Maging Propesyonal Nang Hindi Mukhang Scripted

Kasinghalaga ng tono ang mga salitang ginagamit mo.

Ang voicemail ay dapat magmukhang maayos, natural, at magalang. Hindi mo kailangang maging sobrang masigla o sobrang pino ang dating. Kailangan mo lang magmukhang totoong tao na alam kung bakit siya tumatawag.

Narito ang mga katangiang nakakatulong:

• Malinaw na pacing
• Kumpiyansang delivery
• Maayos na pagbigkas
• Kalmadong enerhiya
• Magalang na pagtatapos

Iwasang magsalita nang sobrang bilis. Iwasang magmukhang humihingi ng paumanhin. Iwasang matapos sa paraang magpaparamdam sa nakikinig na napipilitan sila. Ang kumpiyansa ay nakakahikayat, pero lamang kapag ito ay tunog matatag at propesyonal.

Laging Tapusin sa Malinaw na Call to Action

Ang voicemail na walang susunod na hakbang ay ingay lang.

Bawat mensahe ay dapat humiling sa nakikinig na gumawa ng isang tiyak na bagay. Maaaring ito ay:

• Tawagan ka pabalik
• Sagutin ang email mo
• Suriin ang proposal
• Mag-schedule ng meeting
• Bumisita sa isang page sa website mo

Ang call to action ay dapat madaling gawin at nakaangkla sa dahilan ng pagtawag mo. Kung kailangang hulaan ng nakikinig kung ano ang gagawin nila, bigo ang mensahe.

Halimbawa, kung nagfa-follow up ka sa isang potensyal na client na nag-iisip mag-form ng LLC, ang susunod na hakbang ay maaaring isang maikling tawag para repasuhin ang istruktura ng kumpanya at ang timeline ng filing. Kung tumatawag ka pagkatapos ng consultation, ang susunod na hakbang ay maaaring mag-schedule ng ikalawang usapan.

Gawing May Kaugnayan sa Nakikinig ang Mensahe

Ang pinakamahusay na voicemail ay yaong mukhang tiyak.

Ang generic na mensahe ay puwedeng magtunog na parang spam. Ang mensaheng may kaugnayan ay nagpapakita na naiintindihan mo ang sitwasyon ng nakikinig at may dahilan ka sa pagtawag.

Hindi mo kailangang mag-overstate ng pamilyaridad. Kailangan mo lang ipakitang hindi random ang mensahe.

Mga halimbawa ng kaugnayang puwedeng banggitin sa voicemail:

• Isang kamakailang usapan
• Isang follow-up na hiniling nila
• Proposal o dokumentong ipinadala mo
• Isang milestone sa negosyo o pangangailangang may kinalaman sa filing
• Isang time-sensitive na isyu na maaaring mahalaga sa kanila

Habang mas marami kang konteksto sa isang linya, mas malamang na maramdaman ng nakikinig na sulit itong balikan.

Mga Halimbawang Voicemail Script para sa Mga May-ari ng Negosyo

1. General sales follow-up

"Hi, ito si Jordan Lee mula sa North Star Business Services. Tumatawag ako para mag-follow up sa recent nating usapan tungkol sa growth plan mo. May isang ideya ako na maaaring makatulong, kaya pakitawagan ako sa 555-0100 kapag may oras ka."

2. Follow-up matapos magpadala ng impormasyon

"Hi, ito si Jordan Lee mula sa North Star Business Services. Ipinadala ko ngayong umaga ang overview at gusto kong siguraduhing natanggap mo ito. Kung gusto mong pag-usapan ang susunod na hakbang, tawagan mo ako sa 555-0100."

3. Startup at formation context

"Hi, ito si Jordan Lee. Tumatawag ako dahil sa tingin ko matutulungan kitang mapabilis at mapadali ang proseso ng pag-setup ng kumpanya mo. Pakitawagan ako sa 555-0100, at ipapaliwanag ko ang susunod na hakbang."

4. Time-sensitive callback

"Hi, ito si Jordan Lee mula sa North Star Business Services. Gusto kitang maabot ngayon tungkol sa isang item na may epekto sa timeline mo. Pakitawagan mo ako sa 555-0100 kapag kaya mo na para maipagpatuloy natin ang mga bagay-bagay."

Sadyang simple ang mga script na ito. Epektibo ang mga ito dahil maikli, malinaw, at madaling iangkop.

Mga Karaniwang Pagkakamali sa Voicemail na Dapat Iwasan

Maraming voicemail ang pumapalya dahil sa mga paulit-ulit na dahilan.

1. Sobrang haba ng pagsasalita

Mabilis mawalan ng atensyon ang mahahabang mensahe. Kung hindi agad masundan ang punto, hindi rin ito maaalala sa kalaunan.

2. Pagiging malabo

Ang mga mensaheng gaya ng "nag-check in lang ako" ay hindi nagbibigay ng dahilan para sumagot ang nakikinig.

3. Pagmumukhang hindi sigurado

Kung nagdadalawang-isip ka sa dating mo, nawawala ang awtoridad ng mensahe. Lalo itong mahalaga sa sales at business development.

4. Pagkalimot sa callback number

Laging ulitin nang malinaw ang numero mo. Kung isang beses mo lang ito sinabi o masyadong mabilis, maaari mong mawala ang pagkakataong matawagan ka pabalik.

5. Pag-skip sa action request

Kung hindi mo sasabihin sa nakikinig kung ano ang susunod na gagawin, hindi uusad ang relasyon.

Gamitin ang Voicemail Bilang Bahagi ng Mas Malawak na Follow-Up System

Pinakamainam gumana ang voicemail kapag bahagi ito ng kumpletong outreach process.

Maaaring ganito ang isang matalinong sequence:

• Unang tawag
• Voicemail kapag walang sumagot
• Follow-up email
• Ikalawang tawag sa ibang oras
• Huling check-in message kung kailangan

Nakakatulong ang ganitong sequence para manatili kang nakikita nang hindi nagiging intrusive. Nagbibigay din ito sa prospect ng maraming pagkakataong sumagot sa channel na gusto nila.

Para sa mga founder at may-ari ng maliliit na negosyo, mahalaga ang consistency na iyon. Maraming kailangang asikasuhin sa pagbuo ng kumpanya, kaya dapat simple ang communication system mo para maulit ito at sapat na matibay para lumaki kasama ng negosyo.

Paano Ito Nakakatulong sa Mga Bagong May-ari ng Negosyo

Kung nagla-launch ka ng negosyo, limitado ang oras mo. Kailangan mo ng outreach habits na efficient, propesyonal, at madaling panatilihin.

Ang maaasahang voicemail strategy ay nakakatulong sa iyo na:

• Mas mabilis mag-follow up
• Magmukhang mas handa
• Taasan ang callback rates
• Panatilihing mainit ang leads
• Ipresenta ang negosyo mo nang mas propesyonal

Lalo itong kapaki-pakinabang kapag sabay mong inaasikaso ang formation steps, compliance deadlines, at operational setup. Makakatulong ang mga serbisyo tulad ng Zenind na padaliin ang bahagi ng company formation upang makapagpokus ka nang mas marami sa revenue side ng negosyo.

Pangwakas na Puntos

Mahalaga pa rin ang voicemail bilang business tool kapag ginagamit ito nang may disiplina.

Panatilihing maikli ang mensahe. Magpokus sa isang punto. Magsalita nang may kumpiyansa. Tapusin sa malinaw na susunod na hakbang. Kapag ginagawa mo ito nang tuloy-tuloy, nagiging bahagi ang voicemail ng praktikal na lead-generation system sa halip na hadlang.

Para sa mga entrepreneur at maliliit na may-ari ng negosyo, maaari nitong pag-ibahin ang pagitan ng isang napalampas na oportunidad at isang bagong pag-uusap.