Så skapar du en pro forma-balansräkning för din affärsplan

En pro forma-balansräkning är ett av de mest användbara verktygen för finansiell planering för ett nytt eller växande företag. Den ger dig en framåtblickande ögonblicksbild av vad ditt företag kan äga, vara skyldigt och behålla som eget kapital vid en framtida tidpunkt.

Om du startar ett LLC, förbereder en affärsplan för investerare eller prognostiserar den finansiella hälsan för ett nytt företag, hjälper en pro forma-balansräkning dig att omvandla antaganden till en strukturerad finansiell bild. Den är särskilt värdefull när den används tillsammans med en pro forma-resultaträkning och en pro forma-kassaflödesanalys.

För entreprenörer som arbetar sig igenom bolagsbildningsprocessen stödjer finansiella prognoser också smartare beslut om finansiering, rekrytering, lager, utrustning och skuld. Zenind hjälper grundare att etablera den juridiska grunden för ett företag, och en välbyggd pro forma-balansräkning hjälper till att stödja den finansiella sidan av samma resa.

Vad är en pro forma-balansräkning?

En pro forma-balansräkning är en prognostiserad balansräkning som upprättas för ett framtida datum. Till skillnad från en historisk balansräkning, som redovisar faktiska resultat, uppskattar en pro forma-version framtida tillgångar, skulder och eget kapital baserat på antaganden om försäljning, kostnader, investeringar, upplåning och förändringar i tillgångar.

Syftet är inte att förutsäga framtiden med perfekt precision. Syftet är att skapa en realistisk ram för planering.

En stark pro forma-balansräkning kan hjälpa dig att:

• Uppskatta hur mycket likvida medel ditt företag kan behöva
• Förstå om rörelsekapitalet sannolikt blir tillräckligt
• Prognostisera skuldsättningsnivåer och behov av återbetalning
• Bedöma om tillgångarna växer snabbare än skulderna
• Identifiera möjliga finansieringsgap innan de blir akuta
• Presentera en mer trovärdig affärsplan för långivare, partners eller investerare

Varför en pro forma-balansräkning är viktig

För ett startupföretag kan balansräkningen avslöja om verksamheten är byggd på en stabil finansiell grund. För ett etablerat företag kan den visa om tillväxtplanerna är hållbara.

En pro forma-balansräkning är användbar när du:

• Startar ett nytt företag
• Ansöker om ett lån eller en kreditlinje
• Söker externa investerare
• Planerar större inköp
• Prognostiserar säsongsbetonade behov av likvida medel
• Utvärderar om du ska anställa personal eller utöka lagret
• Jämför olika tillväxtscenarier

Den kan också användas för att bedöma belåningsgrad. Om den prognostiserade skulden till exempel ökar för snabbt i förhållande till eget kapital kan en långivare se företaget som mer riskfyllt. Om kassa och kundfordringar är för låga i förhållande till kommande förpliktelser kan företaget få likviditetsproblem.

Den grundläggande balansräkningsformeln

Varje balansräkning följer samma struktur:

Tillgångar = Skulder + Eget kapital

Den ekvationen måste alltid balansera.

• Tillgångar är det som företaget äger eller kontrollerar
• Skulder är det som företaget är skyldigt
• Eget kapital är ägarnas kvarvarande andel efter att skulderna har betalats

En pro forma-balansräkning använder samma formel, men siffrorna är prognostiserade i stället för redovisade.

Huvuddelarna i en pro forma-balansräkning

Innan du bygger rapporten är det bra att förstå vilka kategorier som ingår.

Omsättningstillgångar

Omsättningstillgångar är tillgångar som förväntas användas eller omvandlas till likvida medel inom ett år. Vanliga exempel är:

• Kassa
• Kundfordringar
• Lager
• Förutbetalda kostnader
• Kortfristiga placeringar

Anläggningstillgångar

Anläggningstillgångar är resurser som företaget förväntas använda under en längre period. Vanliga exempel är:

• Utrustning
• Fordon
• Byggnader
• Mark
• Immateriella tillgångar
• Programvara eller teknikinvesteringar

Kortfristiga skulder

Kortfristiga skulder är förpliktelser som förfaller inom ett år. Vanliga exempel är:

• Leverantörsskulder
• Upplupna löner
• Skuld för utgående skatt
• Kortfristiga lån
• Kortfristig del av långfristiga skulder

Långfristiga skulder

Långfristiga skulder är förpliktelser som förfaller efter ett år. Vanliga exempel är:

• Terminslån
• Bolån
• Skuldebrev
• Leasingförpliktelser

Eget kapital

Eget kapital representerar ägarnas andel i företaget. Det kan omfatta:

• Aktiekapital eller medlemsintresse
• Ytterligare inbetalt kapital
• Balanserade vinstmedel
• Ägartillskott
• Utdelningar eller uttag

Så skapar du en pro forma-balansräkning steg för steg

1. Välj prognosdatum

Börja med att bestämma vilket framtida datum balansräkningen ska avse. Vanliga alternativ är:

• Slutet av månaden
• Slutet av kvartalet
• Slutet av första året
• Ett datum kopplat till ett låne- eller investeringsmål

För en affärsplan för ett startupföretag är en prognos vid årsskiftet ofta mest användbar. För kassaflödesplanering kan en månatlig eller kvartalsvis balansräkning vara mer informativ.

2. Börja med din senaste faktiska balansräkning

Om företaget redan finns, börja med den senaste historiska balansräkningen. Den ger dig utgångspunkten för kassa, kundfordringar, skuld och eget kapital.

Om du startar ett nytt företag, börja med dina antaganden för uppstarten:

• Initial kassa som ägaren tillskjuter
• Utrustning som köps vid bildandet
• Startlån
• Kontors- eller hyresdepositioner
• Första lagret
• Bildnings- och driftskostnader som betalas i förskott

3. Uppskatta framtida kassa

Kassa är ofta den viktigaste posten i en pro forma-balansräkning. För att uppskatta framtida kassa, tänk på:

• Ingående kassa
• Förväntat rörelseresultat eller rörelseförlust
• Ägartillskott
• Mottagna lånemedel
• Investeringar i anläggningstillgångar
• Amorteringar
• Betalda skatter
• Utdelningar eller uttag

Kassan bör spegla den samlade effekten av din prognostiserade resultaträkning och dina antaganden om kassaflödet.

4. Prognostisera kundfordringar

Kundfordringar representerar pengar som kunder är skyldiga ditt företag.

För att uppskatta kundfordringar, gå igenom:

• Hur stor försäljning du förväntar dig
• Hur stor andel av försäljningen som sker på kredit
• Hur snabbt kunderna betalar

Om ditt företag till exempel normalt får betalt inom 30 dagar kan kundfordringarna vid månadens slut ligga nära en månads kreditförsäljning.

5. Uppskatta lager och förnödenheter

Om ditt företag har lager, uppskatta hur mycket varor som kommer att finnas på lager vid prognosdatumet. Din prognos bör återspegla:

• Försäljningsvolym
• Tidpunkt för påfyllning
• Säsongsefterfrågan
• Ledtider i leveranskedjan
• Mål för lagernivåer

Tjänsteföretag har kanske lite eller inget lager, men kan ändå ha förnödenheter eller förbrukningsmaterial.

6. Prognostisera långfristiga tillgångar

Anläggningstillgångar bör återspegla inköp, avyttringar och avskrivningar.

Fråga dig själv:

• Kommer du att köpa utrustning?
• Kommer några fordon att säljas eller tas ur bruk?
• Kommer byggnader eller förbättringar att tillkomma?
• Vilken avskrivningsmetod kommer du att använda?

Ett enkelt tillvägagångssätt är att utgå från tillgångens anskaffningsvärde och dra av ackumulerade avskrivningar.

7. Prognostisera leverantörsskulder och andra kortfristiga skulder

Leverantörsskulder är belopp som företaget är skyldigt leverantörer eller säljare.

Uppskatta dem genom att ta hänsyn till:

• Tidpunkten för inköp
• Leverantörernas betalningsvillkor
• Månadsvisa driftskostnader som fortfarande är obetalda vid periodens slut

Inkludera också andra kortfristiga förpliktelser såsom arbetsgivaravgifter, upplupna löner och den del av skulden som förfaller inom de närmaste 12 månaderna.

8. Uppskatta långfristig skuld

För lån och bolån, skilj på beloppet som förfaller inom ett år och den längre återstående skulden.

Den kortfristiga delen ska redovisas bland kortfristiga skulder. Resten ligger kvar under långfristiga skulder.

Denna uppdelning är viktig eftersom den tydligare visar närliggande likviditetspress.

9. Fastställ eget kapital

Eget kapital förändras utifrån:

• Ägar- eller investerartillskott
• Nettoresultat eller nettoförlust
• Utdelningar eller uttag
• Nyemission eller förändringar i medlemsandelar

För ett nytt företag börjar eget kapital ofta med det kapital som tillskjuts vid bildandet. Med tiden ackumuleras balanserade vinstmedel från lönsam verksamhet.

10. Kontrollera att balansräkningen balanserar

Efter att du har uppskattat varje post, kontrollera att:

Tillgångar = Skulder + Eget kapital

Om rapporten inte balanserar behöver en eller flera antaganden ses över.

Exempel på en enkel pro forma-balansräkning

Nedan finns ett förenklat exempel för ett mindre tjänsteföretag.

	Prognos
Tillgångar
Kassa	$42,000
Kundfordringar	$18,000
Utrustning, netto	$65,000
Summa tillgångar	$125,000
Skulder
Leverantörsskulder	$9,000
Kortfristig del av lån	$6,000
Långfristigt lån	$40,000
Summa skulder	$55,000
Eget kapital
Ägartillskott	$50,000
Balanserade vinstmedel	$20,000
Summa eget kapital	$70,000
Summa skulder och eget kapital	$125,000

Det här exemplet balanserar eftersom totala tillgångar är lika med totala skulder plus eget kapital.

Vad gör en pro forma-balansräkning tillförlitlig?

En bra prognos bygger på rimliga antaganden, inte gissningar.

Använd antaganden som är konsekventa med:

• Din försäljningsprognos
• Dina betalningsvillkor
• Din bemanningsplan
• Din finansieringsstrategi
• Din plan för kapitalinvesteringar
• Dina skatteförpliktelser

Ju mer realistiska antagandena är, desto mer användbar blir balansräkningen.

Vanliga misstag att undvika

Överdrivet optimistiska intäkter

Om intäktsprognosen är för optimistisk kan kassa, kundfordringar och balanserade vinstmedel alla bli missvisande.

Ignorera timing

Ett företag kan vara lönsamt på papperet och ändå få slut på kassa om kunder betalar långsamt eller kostnader uppstår tidigt.

Glömma skuldservice

Amorteringar på lån påverkar kassan och balansräkningen. Lämna inte ut dem.

Felklassificering av skulder

Den kortfristiga delen av långfristig skuld ska inte läggas ihop med långfristiga förpliktelser.

Överse uppstartsutgifter

Bildningskostnader, depositioner, licenser och initialt lager kan ha stor påverkan på balansräkningen för det första året.

Underlåta att ta hänsyn till avskrivningar

Utrustning och fordon tappar värde över tid. Om avskrivningar ignoreras kan tillgångarna överskattas.

Hur pro forma-finansiella rapporter fungerar tillsammans

En balansräkning bör inte skapas isolerat.

Den fungerar bäst tillsammans med:

• Pro forma-resultaträkning: prognostiserar vinst och förlust
• Pro forma-kassaflödesanalys: följer hur kassa rör sig in och ut
• Kapitaliseringsplan: visar hur ägande och finansiering är strukturerade

Tillsammans skapar dessa rapporter en komplett finansiell bild för långivare, investerare och grundare.

Använda en pro forma-balansräkning i en affärsplan

När du inkluderar en pro forma-balansräkning i en affärsplan gör du ditt förslag mer trovärdigt.

Den visar att du har tänkt igenom:

• Hur mycket kapital företaget behöver
• När likviditetspress kan uppstå
• Hur skuld kommer att återbetalas
• Om företaget kan stödja tillväxt
• Hur bolaget kan värderas av externa parter

Den nivån av planering kan vara särskilt hjälpsam när du organiserar ett nytt aktiebolag eller LLC och behöver dokumentation för bankärenden, finansiering eller intern planering.

En praktisk mall för att bygga din egen

Du kan bygga din egen pro forma-balansräkning i ett kalkylblad med dessa rubriker:

Tillgångar

• Kassa
• Kundfordringar
• Lager
• Förutbetalda kostnader
• Utrustning
• Inventarier och inredning
• Fordon
• Immateriella tillgångar
• Ackumulerade avskrivningar

Skulder

• Leverantörsskulder
• Upplupna kostnader
• Löneskulder
• Kortfristig skuld
• Kortfristig del av långfristig skuld
• Långfristig skuld

Eget kapital

• Ägartillskott
• Aktiekapital eller medlemskapital
• Ytterligare inbetalt kapital
• Balanserade vinstmedel
• Utdelningar

Så länge kategorierna är tydliga och siffrorna balanserar kan formatet anpassas efter ditt företag.

När du bör uppdatera din pro forma-balansräkning

En prognos bör ses över regelbundet. Uppdatera den när:

• Du tar in nytt kapital
• Du tar upp ny skuld
• Du köper större utrustning
• Du anställer personal
• Försäljningen rör sig avsevärt över eller under planen
• Dina betalningsvillkor förändras
• Du lanserar en ny produkt eller plats

Regelbundna uppdateringar hjälper dig att göra balansräkningen till ett ledningsverktyg i stället för en engångsövning.

Avslutande tankar

En pro forma-balansräkning hjälper dig att se var ditt företag kan stå i framtiden. Den skapar disciplin i prognostiseringen, lyfter fram finansieringsbehov och ger dig en tydligare bild av likviditet och belåning.

För grundare som bygger ett nytt företag i USA är det ett av de viktigaste dokumenten i en stark affärsplan. Kombinera det med genomtänkt juridisk bildning, ordnad bokföring och realistiska finansiella antaganden, så får du en starkare grund för tillväxt.

Oavsett om du startar ett LLC, bildar ett aktiebolag eller förbereder dig för expansion kan en väl utformad pro forma-balansräkning hjälpa dig att fatta bättre beslut och presentera ditt företag mer professionellt.