Så upplöser eller avslutar du ett LLC: steg, skatter och arkiveringskrav

Att stänga ett bolag med begränsat ansvar är inte lika enkelt som att bara upphöra med verksamheten. Ett LLC måste vanligtvis gå igenom en formell upplösningsprocess, reglera sina skyldigheter och lämna in en eller flera delstatliga blanketter innan det anses vara helt stängt. Det exakta namnet på inlämningen och ordningen kan variera mellan delstater, men de grundläggande stegen är liknande i hela USA.

Om du avvecklar ett företag, säljer bolaget eller avslutar en juridisk person som inte längre behövs, kan förståelse för hur man upplöser eller avslutar ett LLC hjälpa dig att undvika onödiga skatteinlämningar, avgifter och efterlevnadsproblem. I många fall är det bästa att följa en tydlig checklista för avveckling så att inget missas.

Upplösning kontra avslut

Den term som används för att stänga ett LLC beror på delstaten:

• Vissa delstater kallar processen upplösning.
• Vissa använder avslut.
• Andra kräver en process i två steg, till exempel att upplösning först godkänns och att slutliga avslutshandlingar lämnas in senare.

Även när terminologin ändras är det juridiska målet detsamma: att avsluta bolagets rätt att bedriva verksamhet, betala kvarvarande skyldigheter och lämna in de handlingar som krävs till delstaten.

När bör ett LLC stängas?

Ett LLC bör i allmänhet stängas när:

• Verksamheten har upphört.
• Ägarna inte längre planerar att driva bolaget vidare.
• LLC:t har sålts, slagits samman eller på annat sätt omstrukturerats.
• Bolaget är inaktivt men fortsätter att generera årsavgifter eller skatteskulder.
• Medlemmarna vill börja om med en ny juridisk person.

Ett vanligt misstag är att låta ett inaktivt LLC vara öppet i flera år. Även när ett företag är vilande kan det fortfarande vara skyldigt att betala årsrapportavgifter, franchise-skatt, avgifter för registrerad ombud eller andra delstatliga efterlevnadskostnader.

Steg 1: Granska verksamhetsavtalet

Det första dokumentet att kontrollera är LLC:ts verksamhetsavtal. Många verksamhetsavtal förklarar:

• Vem som kan godkänna upplösning
• Om en medlemsomröstning krävs
• Vilken ägarandel som måste godkänna beslutet
• Hur slutliga tillgångar ska fördelas
• Vem som ansvarar för avvecklingsarbetet

Om LLC:t inte har något verksamhetsavtal gäller vanligtvis delstatens standardregler för LLC. Dessa regler kan kräva majoritetsbeslut, kvalificerad majoritet eller enhälligt samtycke beroende på delstat och bolagsstruktur.

Steg 2: Godkänn beslutet att upplösa bolaget

Ägarna bör formellt dokumentera beslutet att stänga verksamheten. Detta kan göras genom ett skriftligt samtycke, en medlemsresolution eller mötesprotokoll.

En bra upplösningsdokumentation bör innehålla:

• LLC:ts namn
• Datum för godkännande
• Vilken omröstnings- eller samtyckesmetod som användes
• Ikraftträdandedatum för upplösningen, om det skiljer sig från godkännandedatumet
• Namnet på den person som ansvarar för att avveckla verksamheten

Det är viktigt att spara denna dokumentation eftersom banker, skattemyndigheter och delstatliga myndigheter kan begära bevis på att ägarna korrekt godkände stängningen.

Steg 3: Sluta ta in nya affärer och påbörja avveckling

När ägarna har beslutat att stänga LLC:t bör bolaget sluta ingå nya avtal om de inte behövs för att slutföra befintliga förpliktelser. Avvecklingsperioden är tiden för att avsluta verksamheten på ett ordnat sätt.

Under avvecklingen kan LLC:t behöva:

• Informera kunder eller klienter
• Slutföra pågående uppdrag eller leveranser
• Avsluta återkommande abonnemang och tjänster
• Säga upp eller överföra hyresavtal
• Informera leverantörer och entreprenörer
• Informera anställda, om sådana finns

Målet är att förhindra att nya skulder uppstår efter att bolaget har beslutat att stänga.

Steg 4: Informera borgenärer och reglera skulder

Innan ägarna får några slutliga utdelningar bör LLC:t betala eller avsätta medel för sina utestående skulder och förpliktelser. Det kan omfatta:

• Leverantörsfakturor
• Kreditkortsskulder
• Lån
• Löneförpliktelser
• Delstatliga skatter
• Federala skatter
• Kostnader för att avsluta hyresavtal
• Eventuella pågående rättsliga krav

Om en skuld är omtvistad eller ännu inte förfallen kan LLC:t behöva reservera medel i stället för att dela ut alla återstående kontanter. Bolaget bör inte tömma sina konton och sedan ignorera kända skyldigheter. Det kan skapa personlig och affärsmässig risk för de medlemmar eller chefer som deltar i avvecklingen.

Steg 5: Lämna in slutliga skattedeklarationer och betala skatter

Ett upplöst LLC kan fortfarande behöva lämna in slutliga federala, delstatliga och lokala skattedeklarationer. De korrekta blanketterna beror på hur LLC:t beskattas.

Vanliga skatteåtgärder inkluderar:

• Att lämna in den slutliga federala inkomstdeklarationen
• Att markera deklarationen som slutlig där det krävs
• Att lämna in slutliga delstatliga inkomst- eller franchise-skattedeklarationer
• Att betala eventuella utestående skattesaldon
• Att stänga löneadministrationskonton, om LLC:t hade anställda
• Att avsluta försäljningsskatte­tillstånd eller liknande registreringar

Skattehanteringen kan variera beroende på om LLC:t beskattas som en disregarded entity, handelsbolag eller aktiebolag. Om LLC:t har bedrivit verksamhet i flera delstater kan varje delstat ha egna krav för avslut.

Det är oftast klokt att bekräfta de slutliga skattekraven med en revisor eller skatteexpert innan de återstående tillgångarna delas ut.

Steg 6: Fördela återstående tillgångar

När LLC:t har betalat sina skulder och reserverat medel för förväntade förpliktelser kan eventuella återstående tillgångar normalt fördelas till medlemmarna enligt verksamhetsavtalet eller delstatlig lag.

Återstående tillgångar kan omfatta:

• Kontanter på företagets bankkonto
• Utrustning
• Immateriella rättigheter
• Kundfordringar
• Återbetalningar som tillkommer bolaget

Om LLC:t äger värdefull egendom bör ägarna bestämma om den ska säljas, överföras eller delas ut in natura. Varje alternativ kan få skattemässiga och redovisningsmässiga konsekvenser, så fördelningen bör dokumenteras noggrant.

Steg 7: Lämna in delstatens upplösnings- eller avslutsblankett

LLC:t anses vanligtvis inte vara helt stängt förrän delstaten har godkänt rätt inlämning.

Beroende på delstat kan dokumentet kallas:

• Articles of Dissolution
• Certificate of Dissolution
• Certificate of Cancellation
• Statement of Termination
• Articles of Cancellation

Denna inlämning meddelar delstaten att LLC:t har avslutat sin avveckling och inte längre ska betraktas som en aktiv juridisk person.

Vissa delstater tillåter inlämningen endast efter att LLC:t har reglerat sina affärer. Andra tillåter en tidigare upplösningsanmälan följt av en senare avslutsanmälan. Kontrollera alltid delstatens anvisningar för exakt ordning och vem som måste underteckna.

Steg 8: Stäng konton och avsluta registreringar

Efter den delstatliga inlämningen bör LLC:t avsluta övriga administrativa ärenden.

Det omfattar ofta:

• Att stänga företagsbankkonton
• Att avsluta merchantkonton
• Att avsluta löneadministrationstjänster
• Att avsluta licenser och tillstånd
• Att stänga konton för försäljningsskatt
• Att avsluta tjänsten för registrerad agent om det är lämpligt
• Att spara företagets register för framtida referens

Stäng inte alla konton innan du har bevarat de uppgifter som du kan behöva för skatt, juridik eller bankärenden.

Behåll dokumentation efter att LLC:t har stängts

Även efter att LLC:t har upplösts bör du spara viktiga handlingar i flera år. Det kan omfatta:

• Upplösningsbeslutet
• Bekräftelser på delstatliga inlämningar
• Slutliga skattedeklarationer
• Bevis på skattebetalningar
• Kontoutdrag
• Dokumentation av tillgångsfördelning
• Meddelanden som skickats till borgenärer eller leverantörer

Dessa dokument kan vara användbara om frågor senare uppstår om skatter, anspråk eller ägarfördelningar.

Vanliga misstag att undvika

De vanligaste misstagen vid avveckling av ett LLC är:

• Att glömma att följa verksamhetsavtalet
• Att missa ett obligatoriskt medlemsbeslut
• Att betala ägarna innan skulderna regleras
• Att lämna skattekonton öppna
• Att underlåta att lämna in den slutliga delstatliga blanketten
• Att ignorera årsrapport- eller franchise-skattekrav
• Att fördela egendom utan dokumentation
• Att stänga verksamheten informellt utan en juridisk inlämning

En noggrann avvecklingsprocess minskar risken för att LLC:t fortsätter att generera skyldigheter efter att verksamheten har upphört.

Hur Zenind kan hjälpa

Zenind hjälper entreprenörer att bilda och hantera amerikanska bolag med fokus på tydlighet och efterlevnad. Om du stänger ett företag och planerar att starta ett annat, eller om du vill hålla ordning före och efter en affärsövergång, kan Zenind hjälpa dig att hålla processen strukturerad.

Från bildningsstöd till löpande efterlevnadsverktyg är Zenind byggt för att hjälpa företagare att hantera bolagsadministration med mindre friktion.

Slutord

Att upplösa eller avsluta ett LLC är en formell process som bör hanteras med omsorg. De exakta delstatliga blanketterna kan skilja sig åt, men de grundläggande stegen är desamma: godkänn stängningen, avveckla verksamheten, reglera skulder, lämna in slutliga skatter, fördela återstående tillgångar och skicka in de handlingar som krävs till delstaten.

Om du stänger ett företag kan det spara dig från onödiga avgifter, skatteproblem och administrativa bekymmer senare om du tar dig tid att göra det korrekt.