ค่าธรรมเนียมการยื่นจัดตั้งบริษัทในแคลิฟอร์เนียและข้อกำหนดสำหรับ C Corp และ S Corp

การจัดตั้งบริษัทในแคลิฟอร์เนียสามารถสร้างข้อได้เปรียบระยะยาวให้กับเจ้าของธุรกิจที่ต้องการโครงสร้างที่เป็นทางการ การเข้าถึงเงินทุน และการแยกความรับผิดชอบระหว่างธุรกิจกับผู้ถือหุ้นอย่างชัดเจน อย่างไรก็ตาม ยังมาพร้อมภาระการยื่นเอกสารและภาษีที่เกิดขึ้นเป็นประจำ ซึ่งอาจมองข้ามได้ง่ายหากคุณให้ความสำคัญเฉพาะขั้นตอนการจัดตั้งในช่วงแรกเท่านั้น

หนึ่งในประเด็นที่ทำให้สับสนบ่อยที่สุดคือความแตกต่างระหว่าง C corporation และ S corporation ในแคลิฟอร์เนีย ทั้งสองรูปแบบเริ่มต้นจากการเป็นบริษัทที่จัดตั้งขึ้นภายใต้กฎหมายของรัฐ ความแตกต่างโดยทั่วไปอยู่ที่การจัดเก็บภาษี ไม่ใช่ตัวตนของนิติบุคคลเอง บริษัทสามารถเป็น C corporation ตามค่าเริ่มต้น หรือเลือกสถานะ S corporation ได้หากเป็นไปตามข้อกำหนดภายใต้กฎของรัฐบาลกลางและแคลิฟอร์เนีย

คู่มือนี้อธิบายค่าธรรมเนียมการยื่นจัดตั้งบริษัทในแคลิฟอร์เนีย ข้อกำหนดที่ต้องดำเนินการต่อเนื่องเพื่อรักษาสถานะบริษัทให้อยู่ในสถานะปกติ และประเด็นด้านภาษีของรัฐบาลกลางและรัฐที่เจ้าของธุรกิจควรวางแผนตั้งแต่วันแรก

ค่าใช้จ่ายในการจัดตั้งบริษัทในแคลิฟอร์เนีย

สำหรับบริษัทสต็อกทั่วไป เลขาธิการรัฐแคลิฟอร์เนียเรียกเก็บ ค่าธรรมเนียมการยื่น 100 ดอลลาร์สหรัฐ สำหรับ Articles of Incorporation ซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายหลักในการสร้างนิติบุคคลในระดับรัฐ

อาจมีค่าใช้จ่ายอื่นเพิ่มเติมขึ้นอยู่กับวิธีการยื่นและว่าคุณต้องการบริการเสริม เช่น สำเนารับรองหรือการดำเนินการแบบเร่งด่วนหรือไม่ แคลิฟอร์เนียยังมีการยื่นออนไลน์ผ่าน bizfile Online ซึ่งโดยทั่วไปเป็นช่องทางที่รวดเร็วที่สุดสำหรับการยื่นเอกสารธุรกิจจำนวนมาก

ค่าธรรมเนียมการยื่นเป็นเพียงส่วนหนึ่งของภาพรวม บริษัทใหม่ควรวางงบประมาณสำหรับสิ่งต่อไปนี้ด้วย:

• หมายเลขประจำตัวนายจ้างของรัฐบาลกลาง (Employer Identification Number: EIN)
• ค่าจ้างทนายความหรือผู้ทำบัญชี หากใช้ช่วยจัดเตรียมเอกสารจัดตั้ง
• การชำระภาษีและการยื่นแบบภาษีของแคลิฟอร์เนียอย่างต่อเนื่อง
• ค่าธรรมเนียมการยื่น Statement of Information รายปี
• ข้อกำหนดด้านใบอนุญาตประกอบธุรกิจหรือใบอนุญาตท้องถิ่น

C Corporation กับ S Corporation ในแคลิฟอร์เนีย

บริษัทในแคลิฟอร์เนียเป็นนิติบุคคลที่แยกออกจากเจ้าของอย่างชัดเจน โครงสร้างนี้ช่วยคุ้มครองผู้ถือหุ้นจากหนี้สินทางธุรกิจได้ แต่บริษัทก็มีหน้าที่ในการรายงานและภาษีของตนเองด้วย

C corporation คือการจัดประเภทภาษีของรัฐบาลกลางเริ่มต้นสำหรับบริษัทส่วนใหญ่ บริษัทประเภทนี้ยื่นแบบภาษีนิติบุคคลและถูกเก็บภาษีในระดับนิติบุคคลจากรายได้ที่ต้องเสียภาษี

S corporation คือบริษัทที่เลือกการจัดเก็บภาษีแบบส่งผ่าน หากเป็นไปตามกฎเกณฑ์ด้านคุณสมบัติ รายได้ ค่าใช้จ่าย ขาดทุน และเครดิตโดยทั่วไปจะส่งผ่านไปยังผู้ถือหุ้น ซึ่งนำไปรายงานในแบบภาษีของตนเอง แม้บริษัทจะยังต้องยื่นแบบภาษีนิติบุคคล แต่การจัดเก็บภาษีจะแตกต่างจาก C corporation

สำหรับวัตถุประสงค์ของแคลิฟอร์เนีย บริษัทที่มีการเลือกสถานะ S corporation ของรัฐบาลกลางที่ถูกต้องโดยทั่วไปจะได้รับการปฏิบัติเป็น S corporation ในวันที่เดียวกับวันที่มีการเลือกสถานะระดับรัฐบาลกลาง

ขั้นตอนแรกหลังการจัดตั้งบริษัท

การยื่นเอกสารจัดตั้งเป็นเพียงจุดเริ่มต้น บริษัทในแคลิฟอร์เนียควรดำเนินการขั้นตอนสำคัญหลายอย่างทันทีหลังจากยื่น Articles of Incorporation แล้ว

1. เลือกโครงสร้างบริษัทที่เหมาะสม

ก่อนยื่นเอกสาร ให้ตัดสินใจว่าธุรกิจควรจัดตั้งเป็นบริษัทสต็อกมาตรฐานหรือบริษัทประเภทอื่นที่เหมาะกับรูปแบบธุรกิจและกฎการออกใบอนุญาตวิชาชีพ หากบริษัทมีแผนจะดำเนินงานภายใต้สถานะ S corporation เพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษี นิติบุคคลก็ยังต้องเริ่มต้นเป็นบริษัทภายใต้กฎหมายของรัฐ

2. จัดเตรียมและยื่น Articles of Incorporation

ในการจัดตั้งบริษัทในแคลิฟอร์เนีย ต้องยื่น Articles of Incorporation ต่อเลขาธิการรัฐ เอกสารที่ยื่นควรถูกต้อง ครบถ้วน และสอดคล้องกับชื่อธุรกิจและโครงสร้างความเป็นเจ้าของที่คุณตั้งใจใช้

3. แต่งตั้งตัวแทนรับเอกสารทางกฎหมาย

บริษัทต้องระบุตัวแทนสำหรับรับเอกสารทางกฎหมายซึ่งสามารถรับหนังสือแจ้งทางกฎหมายและจดหมายราชการได้ นี่เป็นเรื่องสำคัญด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ เพราะหากพลาดการรับเอกสารทางกฎหมายอาจก่อให้เกิดปัญหาทางกฎหมายที่ร้ายแรง

4. ขอ EIN จากรัฐบาลกลาง

IRS ออก EIN ให้โดยไม่มีค่าใช้จ่าย บริษัทมักต้องใช้ EIN เพื่อเปิดบัญชีธนาคารธุรกิจ จ้างพนักงาน ยื่นภาษี และดำเนินงานด้านธนาคารหรือเงินเดือนอื่น ๆ

ข้อกำหนดของ Statement of Information ในแคลิฟอร์เนีย

บริษัทในแคลิฟอร์เนียต้องยื่น Statement of Information เพื่อให้ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับความเป็นเจ้าของและการติดต่อเป็นปัจจุบันต่อเลขาธิการรัฐ

สำหรับบริษัทสต็อกในแคลิฟอร์เนีย โดยทั่วไป Statement of Information จะครบกำหนด ภายใน 90 วันหลังการจดทะเบียนครั้งแรก และจากนั้น ทุกปี ค่าธรรมเนียมการยื่นสำหรับบริษัทสต็อกและบริษัทต่างรัฐในแคลิฟอร์เนียคือ 25 ดอลลาร์สหรัฐ

การยื่นนี้มีความสำคัญ เพราะช่วยให้รัฐทราบข้อมูลต่อไปนี้:

• ที่อยู่หลักของบริษัท
• ตัวแทนรับเอกสารทางกฎหมาย
• เจ้าหน้าที่และกรรมการ
• ข้อมูลอื่น ๆ ที่รัฐต้องการเพื่อใช้ในบันทึกและการแจ้งเตือน

หากไม่ยื่นตามกำหนดอาจถูกลงโทษ และยังทำให้รักษาสถานะที่ดีของธุรกิจได้ยากขึ้น

ภาษีนิติบุคคลของแคลิฟอร์เนียที่คุณต้องวางแผน

ต้นทุนต่อเนื่องที่ใหญ่ที่สุดสำหรับบริษัทจำนวนมากไม่ใช่ค่าธรรมเนียมการจัดตั้ง แต่เป็นการรวมกันของภาษีขั้นต่ำรายปี การยื่นภาษีเงินได้ และการชำระเงินประมาณการ

ภาษีของ C corporation

โดยทั่วไป C corporation ในแคลิฟอร์เนียจะยื่น Form 100 บริษัทที่จัดตั้ง จดทะเบียน ดำเนินธุรกิจในแคลิฟอร์เนีย หรือได้รับรายได้จากแหล่งในแคลิฟอร์เนีย อาจต้องยื่นแบบนี้

สำหรับ C corporation ส่วนใหญ่ แคลิฟอร์เนียกำหนด ภาษีแฟรนไชส์ขั้นต่ำ 800 ดอลลาร์สหรัฐ โดยทั่วไปภาษีนี้ต้องชำระทุกปี แม้ว่าบริษัทจะไม่มีการดำเนินงานหรือขาดทุนก็ตาม

นอกจากนี้ แคลิฟอร์เนียยังเก็บภาษีจากรายได้สุทธิของ C corporation ที่อัตรา 8.84% สำหรับบริษัทส่วนใหญ่

โดยทั่วไปบริษัทที่เพิ่งจัดตั้งใหม่หรือเพิ่งขออนุญาตดำเนินงานใหม่จะไม่ต้องชำระภาษีแฟรนไชส์ขั้นต่ำในปีภาษีแรก แต่ยังอาจต้องเสียภาษีจากรายได้สุทธิในปีแรก

ภาษีของ S corporation

โดยทั่วไป S corporation ในแคลิฟอร์เนียจะยื่น Form 100S

S corporation ในแคลิฟอร์เนียโดยทั่วไปถูกเก็บภาษีที่อัตรา 1.5% จากรายได้ที่มาจากแคลิฟอร์เนีย นอกจากนี้ยังต้องเสีย ภาษีแฟรนไชส์ขั้นต่ำ 800 ดอลลาร์สหรัฐ ทุกปี โดยอยู่ภายใต้กฎยกเว้นปีแรกสำหรับบริษัทที่เพิ่งจัดตั้งหรือเพิ่งได้รับอนุญาตให้ดำเนินงานใหม่ซึ่งยื่นแบบภาษีเริ่มต้น

หากธุรกิจของคุณเลือกสถานะ S สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าการเลือกสถานะ S เปลี่ยนเฉพาะการจัดเก็บภาษี ไม่ได้เปลี่ยนโครงสร้างนิติบุคคลพื้นฐาน บริษัทยังต้องมีเส้นตายการยื่นแบบ ภาระหน้าที่ด้านเงินเดือนหากมีพนักงาน และข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎของรัฐ

พื้นฐานภาษีและเงินเดือนของรัฐบาลกลาง

แม้บริษัทจะจัดตั้งในแคลิฟอร์เนีย ภาระหน้าที่ของรัฐบาลกลางก็ยังคงมีความสำคัญ

EIN ใช้สำหรับธุรกรรมธนาคารและการบริหารภาษีของรัฐบาลกลาง แต่ไม่ได้ทดแทนการยื่นเอกสารของรัฐ หากบริษัทมีการจ้างงาน อาจต้องมีบัญชีภาษีเงินเดือน การรายงานภาษีการจ้างงานของรัฐบาลกลาง และการลงทะเบียนนายจ้างกับรัฐด้วย

บริษัทที่จ่ายค่าจ้างควรระมัดระวังเป็นพิเศษเกี่ยวกับกำหนดเวลาการทำเงินเดือน กฎการหักภาษี ณ ที่จ่าย และการชำระภาษีประมาณการรายไตรมาสเมื่อมีผลบังคับใช้

การดำเนินธุรกิจนอกแคลิฟอร์เนีย

หากบริษัทจัดตั้งในแคลิฟอร์เนียและต่อมามีการดำเนินธุรกิจในรัฐอื่น อาจต้องจดทะเบียนเป็นบริษัทต่างรัฐในรัฐนั้น

แนวคิดเดียวกันนี้ใช้ในทางกลับกัน หากบริษัทจัดตั้งในรัฐอื่นแต่ต้องการดำเนินธุรกิจในแคลิฟอร์เนีย บริษัทอาจต้องขออนุญาตกับเลขาธิการรัฐแคลิฟอร์เนียในฐานะบริษัทต่างรัฐ และยื่นเอกสารของรัฐที่จำเป็นเพื่อดำเนินธุรกิจอย่างถูกกฎหมายที่นี่

นี่เป็นหนึ่งในเหตุผลสำคัญที่ธุรกิจควรคิดให้ไกลกว่าการจัดตั้ง และพิจารณาว่าจะดำเนินงาน จ้างงาน ขายสินค้า หรือถือครองทรัพย์สินที่ใดจริง ๆ

ข้อผิดพลาดที่ผู้ก่อตั้งในแคลิฟอร์เนียมักทำ

บริษัทในแคลิฟอร์เนียมักประสบปัญหาที่หลีกเลี่ยงได้เมื่อเจ้าของเข้าใจผิดว่าการจัดตั้งเสร็จแล้วเท่ากับปฏิบัติตามครบถ้วนแล้ว ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุด ได้แก่:

• คิดว่า Articles of Incorporation คือเอกสารเพียงฉบับเดียวที่ต้องยื่น
• ลืมกำหนดส่ง Statement of Information รายปี
• มองว่าการเลือกสถานะ S เป็นการสร้างนิติบุคคลแยกต่างหาก
• ลืมภาษีแฟรนไชส์ขั้นต่ำของแคลิฟอร์เนีย
• สับสนระหว่างค่าธรรมเนียมการยื่นของรัฐกับภาระภาษี
• ใช้บริการของบุคคลที่สามโดยไม่ตรวจสอบว่าเอกสารถูกส่งถึงเลขาธิการรัฐจริงหรือไม่
• ไม่อัปเดตตัวแทนรับเอกสารทางกฎหมายให้เป็นปัจจุบัน

ข้อผิดพลาดทางธุรการเล็กน้อยอาจนำไปสู่หนังสือแจ้ง ค่าปรับ หรือความล่าช้าในการเปิดบัญชีธนาคารและขอใบอนุญาต

เช็กลิสต์บริษัทในแคลิฟอร์เนียแบบปฏิบัติได้จริง

ก่อนเปิดดำเนินธุรกิจ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริษัทได้ทำขั้นตอนต่อไปนี้แล้ว:

• ยื่น Articles of Incorporation ของแคลิฟอร์เนีย
• ชำระค่าธรรมเนียมการยื่นต่อเลขาธิการรัฐ
• ขอ EIN จาก IRS
• เปิดบัญชีธนาคารธุรกิจ
• ยื่น Statement of Information ครั้งแรกให้ทันเวลา
• ยืนยันว่าบริษัทจะถูกเก็บภาษีแบบ C corporation หรือ S corporation
• ลงทะเบียนบัญชีภาษีเงินเดือนและภาษีของรัฐหากจะมีการจ้างพนักงาน
• ติดตามกำหนดส่งเอกสารประจำปีและวันที่ต้องชำระภาษี

สรุปสุดท้าย

การจัดตั้งบริษัทในแคลิฟอร์เนียอาจดูตรงไปตรงมาบนกระดาษ แต่กฎการปฏิบัติตามอย่างต่อเนื่องคือสิ่งที่กำหนดว่าธุรกิจจะยังคงเป็นระเบียบและมีสถานะที่ดีอยู่หรือไม่ บริษัทต้องรับมือกับค่าธรรมเนียมการยื่นของรัฐ การรายงานประจำปี การลงทะเบียนภาษีของรัฐบาลกลาง และภาระภาษีแฟรนไชส์ของแคลิฟอร์เนียตั้งแต่เริ่มต้น

หากคุณต้องการประโยชน์ของการเป็นบริษัทโดยไม่เกิดข้อผิดพลาดในการยื่นเอกสารที่ไม่จำเป็น วิธีที่ดีที่สุดคือมองว่าการจัดตั้งเป็นเพียงขั้นตอนแรกของกระบวนการปฏิบัติตามที่ใหญ่กว่า การวางโครงสร้างให้ถูกต้อง การยื่นให้ตรงเวลา และการรักษาบันทึกให้เป็นปัจจุบันจะช่วยประหยัดเวลา เงิน และลดความเครียดที่หลีกเลี่ยงได้ในภายหลัง