10 เคล็ดลับการเจรจาทางโทรศัพท์สำหรับผู้ก่อตั้งที่ต้องการข้อตกลงที่ดีกว่า
การเจรจาทางโทรศัพท์เป็นหนึ่งในทักษะที่มีประโยชน์ที่สุดที่ผู้ก่อตั้งธุรกิจสามารถพัฒนาได้ ไม่ว่าคุณจะคุยกับเจ้าของอาคาร ผู้ขาย ผู้ให้กู้ ซัพพลายเออร์ ผู้รับเหมา หรือผู้ให้บริการ วิธีที่คุณรับมือกับการสนทนาทางโทรศัพท์สามารถเปลี่ยนราคาเงื่อนไขการชำระเงิน กำหนดส่งมอบ และแม้แต่ความสัมพันธ์โดยรวมได้
สำหรับเจ้าของธุรกิจใหม่ การเจรจาไม่ใช่เรื่องของการดูแข็งกร้าวหรือชนะทุกประเด็น แต่คือการสร้างคุณค่า ปกป้องกระแสเงินสด และทำให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณได้รับเงื่อนไขที่เป็นธรรมโดยไม่ทำลายความไว้วางใจ เรื่องนี้สำคัญตั้งแต่วันแรก โดยเฉพาะเมื่อคุณกำลังจัดตั้งธุรกิจ เลือกผู้ให้บริการ และตัดสินใจในช่วงต้นที่ส่งผลต่อการเติบโตในระยะยาว
ด้านล่างคือ 10 เคล็ดลับการเจรจาทางโทรศัพท์ที่นำไปใช้ได้จริงในบทสนทนาธุรกิจ
1. รู้ให้ชัดว่าคุณต้องการอะไร ก่อนกดโทรออก
การโทรเจรจาไม่ควรเริ่มต้นด้วยความหวังลอย ๆ ว่าคุณจะ “ได้ข้อตกลงที่ดีกว่า” ก่อนโทร คุณควรกำหนดผลลัพธ์ในอุดมคติ ผลลัพธ์ขั้นต่ำที่ยอมรับได้ และประเด็นที่คุณพร้อมยอมแลกมากที่สุด
ถามตัวเองว่า:
- ฉันต้องการให้เขาตอบตกลงเรื่องอะไร
- เงื่อนไขใดสำคัญที่สุด: ราคา เวลา ปริมาณ ขอบเขตงาน หรือความยืดหยุ่น
- ฉันสามารถเสนออะไรกลับไปที่มีคุณค่าต่อเขา
เมื่อคุณรู้เป้าหมาย คุณจะสามารถนำการสนทนาไปในทิศทางที่ต้องการได้ แทนที่จะเป็นฝ่ายตอบสนองอย่างเดียว
2. แยก “ราคา” ออกจาก “คุณค่า”
ผู้เจรจาหลายคนมุ่งลดเพียงตัวเลขบนใบแจ้งหนี้ แต่นั่นแคบเกินไป ในธุรกิจ คุณค่าอาจสำคัญพอ ๆ กับราคา
ลองพิจารณาทางเลือกอื่น เช่น:
- ระยะเวลาดำเนินการที่เร็วขึ้น
- เงื่อนไขการชำระเงินที่ยืดหยุ่นขึ้น
- บริการเพิ่มเติม
- การสนับสนุนที่ดีขึ้น
- ปริมาณสั่งซื้อที่มากขึ้น
- ระยะเวลาสัญญา
- ความยืดหยุ่นในการต่ออายุ
ผู้ขายอาจไม่ยอมลดราคา แต่ยอมปรับตารางชำระเงินหรือเพิ่มบริการที่เป็นประโยชน์ให้ได้ การเปลี่ยนแปลงแบบนี้ช่วยเสริมสถานะเงินสดของคุณได้ โดยไม่จำเป็นต้องได้ส่วนลดก้อนใหญ่
3. ศึกษาสิ่งที่เขาให้ความสำคัญก่อนโทร
ผู้เจรจาที่เก่งที่สุดเข้าใจแรงจูงใจของอีกฝ่าย ก่อนโทร คุณควรหาข้อมูลว่าอะไรสำคัญสำหรับเขา
ตัวอย่างเช่น ซัพพลายเออร์อาจให้ความสำคัญกับ:
- ธุรกิจที่ต่อเนื่องและคาดการณ์ได้
- การผูกพันสั่งซื้อในปริมาณมาก
- การชำระเงินเร็ว
- ภาระการซัพพอร์ตที่ลดลง
- ความสัมพันธ์ระยะยาว
ถ้าคุณเชื่อมคำขอของคุณเข้ากับสิ่งที่เขาให้ความสำคัญได้ ข้อเสนอของคุณจะรับได้ง่ายขึ้น การเตรียมตัวทำให้คุณได้เปรียบ เพราะคุณไม่ต้องคาดเดาหน้างาน
4. เข้าสายพร้อมเป้าหมายที่ชัดเจน
ทุกการโทรเจรจาควรมีเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง ถ้าเป้าหมายไม่ชัดเจน อีกฝ่ายจะเป็นคนกำหนดทิศทางการสนทนาแทนคุณ
ตัวอย่างเป้าหมายที่ชัดเจน เช่น:
- ลดค่าบริการรายเดือนลง 10%
- ขอเงื่อนไขชำระเงินแบบ net-45
- เลื่อนกำหนดส่งมอบให้เร็วขึ้นหนึ่งสัปดาห์
- ขอการช่วยตั้งค่าโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
- ล็อกอัตราปัจจุบันไว้ 12 เดือน
เป้าหมายที่ชัดเจนช่วยให้การสนทนาโฟกัส และทำให้ประเมินผลสำเร็จได้ง่ายขึ้นเมื่อจบสาย
5. ตั้งจุดเริ่มต้นที่กล้าพอ และกำหนดเพดานขั้นต่ำให้ชัด
ผู้เจรจาที่ดีจะคิดเป็นช่วงราคา คุณควรรู้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดและผลลัพธ์ขั้นต่ำที่ยอมรับได้ก่อนเริ่มโทร
เรื่องนี้ช่วยคุณได้สองทาง:
- คุณจะไม่รีบรับข้อเสนอที่อ่อนเกินไป
- คุณจะรู้ว่าถูกกดดันได้แค่ไหนก่อนต้องถอย
ถ้าคุณต้องการราคาที่ต่ำลง ให้เริ่มด้วยตัวเลขที่เผื่อช่องไว้สำหรับเจรจา ถ้าคุณต้องการเงื่อนไขที่ดีกว่า ให้เริ่มด้วยคำขอที่หนักแน่นแต่สมเหตุสมผล การตั้งหลัก (anchoring) ช่วยให้การคุยมีโครงสร้าง
6. เตรียมรับแรงต้านที่พบบ่อย
การเจรจาส่วนใหญ่มักเดินตามรูปแบบที่คาดเดาได้ อีกฝ่ายอาจบอกว่าคำขอนั้นเกินไป ช้าไป หรือขัดกับนโยบาย ถ้าคุณคาดไว้ล่วงหน้า คุณจะไม่เสียจังหวะ
เตรียมคำตอบสำหรับคำถามเช่น:
- ถ้าเขาบอกว่าส่วนลดเป็นไปไม่ได้ล่ะ
- ถ้าเขาขอให้คุณผูกมัดมากขึ้นล่ะ
- ถ้าเขาเสนอให้แค่บางส่วนล่ะ
- ถ้าเขาต้องการสิ่งตอบแทนเพิ่มล่ะ
การเตรียมตัวช่วยให้คุณใจเย็น และคนที่ใจเย็นมักดูน่าเชื่อถือกว่าเมื่อต่อรองทางโทรศัพท์
7. ถามคำถาม ก่อนจะเปิดเผยข้อมูลมากเกินไป
หนึ่งในความผิดพลาดง่ายที่สุดในการเจรจาทางโทรศัพท์คือการพูดมากเกินไป ยิ่งคุณเปิดเผยโดยไม่มีเหตุผลมากเท่าไร คุณก็ยิ่งมอบอำนาจต่อรองให้อีกฝ่ายมากขึ้นเท่านั้น
แทนที่จะอธิบายยืดเยื้อ ให้ถามคำถามเพื่อดึงข้อมูลที่มีประโยชน์ เช่น:
- ราคาแบบนี้มีความยืดหยุ่นไหม
- มีตัวเลือกอะไรสำหรับธุรกิจขนาดเล็กบ้าง
- ต้องการอะไรจากเราเพื่อปรับเงื่อนไขให้ดีขึ้น
- มีทางเลือกอื่นนอกเหนือจากแพ็กเกจมาตรฐานหรือไม่
คุณจะได้ข้อมูลมากขึ้นจากการฟัง มากกว่าการพยายามพูดเติมทุกช่วงเงียบ
8. อย่ารีบแบ่งครึ่งกลางทันที
การพูดว่า “งั้นมาพบกันครึ่งทาง” ฟังดูยุติธรรม แต่ไม่เสมอไปที่จะเป็นคำตอบที่ถูกต้อง ถ้าคุณแบ่งครึ่งอัตโนมัติ คุณอาจทิ้งมูลค่าจริงไว้บนโต๊ะ
คำตอบที่ดีกว่าคือชะลอจังหวะและทดสอบว่ามีวิธีอื่นไหม คุณอาจพูดว่า:
- “ราคานี้ยังสูงกว่าเป้าหมายของเรา มีโครงสร้างแบบอื่นที่ควรพิจารณาไหม”
- “ถ้าราคาต้องอยู่เท่านี้ เราปรับเงื่อนไขส่วนอื่นให้เหมาะได้ไหม”
- “ถ้าแก้เรื่องกำหนดชำระเงินได้ เราอาจเดินหน้าต่อได้”
วิธีนี้เปิดการสนทนาไว้และมักนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีกว่าการประนีประนอมอย่างรีบเร่ง
9. แลกเปลี่ยนสิ่งที่ยอมให้ ไม่ใช่แจกให้ฟรี
เมื่อคุณยอมเสียอะไรไป ให้ขออะไรบางอย่างกลับมา นั่นคือวินัยพื้นฐานของการเจรจา
ตัวอย่างเช่น:
- ถ้าเขาลดราคา คุณตกลงทำสัญญาระยะยาวขึ้น
- ถ้าเขาเร่งส่งมอบ คุณยอมรับการปรับแต่งที่น้อยลง
- ถ้าเขาเพิ่มการซัพพอร์ต คุณผูกพันคำสั่งซื้อที่มากขึ้น
- ถ้าเขายืดเงื่อนไขชำระเงิน คุณยืนยันปริมาณการซื้อ
การแลกที่มีโครงสร้างดีทำให้ข้อตกลงแข็งแรงขึ้นทั้งสองฝ่าย การยอมข้างเดียวมักสร้างความสัมพันธ์ที่อ่อนแอกว่า ไม่ใช่ดีกว่า
10. ใช้รูปแบบ “ถ้าฉันทำแบบนี้ คุณจะทำแบบนั้นได้ไหม”
นี่เป็นหนึ่งในเครื่องมือเจรจาทางโทรศัพท์ที่ง่ายและได้ผลที่สุด มันเปลี่ยนคำขอที่คลุมเครือให้กลายเป็นการแลกเปลี่ยนที่ตรงไปตรงมา
ตัวอย่างเช่น:
- “ถ้าเราเซ็นสัญญา 12 เดือน คุณจะลดค่าบริการรายเดือนได้ไหม”
- “ถ้าเราสั่งซื้อภายในสัปดาห์นี้ คุณจะรวมค่าจัดส่งเร่งด่วนให้ได้ไหม”
- “ถ้าเราเพิ่มปริมาณในไตรมาสหน้า คุณจะคงราคาเดิมไว้ได้ไหม”
รูปแบบนี้ชัดเจน ใช้งานได้จริง และตอบได้ง่าย ช่วยลดความสับสนและพาการคุยไปสู่การตัดสินใจ
ผู้ก่อตั้งสามารถนำเคล็ดลับเหล่านี้ไปใช้ได้อย่างไร
สำหรับผู้ก่อตั้งและเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก การเจรจาทางโทรศัพท์เกิดขึ้นแทบทุกที่ คุณอาจใช้ทักษะนี้เมื่อคุณ:
- เปรียบเทียบผู้ให้บริการ
- เจรจากับซัพพลายเออร์
- พูดคุยเรื่องเงื่อนไขสัญญาเช่า
- ขอราคาซอฟต์แวร์ที่ดีกว่า
- ทบทวนเงื่อนไขต่ออายุสัญญา
- ขอปรับเงื่อนไขการชำระเงินให้ดีขึ้น
ยิ่งคุณสร้างนิสัยการเจรจาที่ดีได้เร็วเท่าไร คุณก็ยิ่งประหยัดเงินและเวลาได้มากขึ้นเท่านั้น ซึ่งมีคุณค่ามากเป็นพิเศษในช่วงเริ่มต้นธุรกิจที่ทุกดอลลาร์มีความหมาย
ที่ Zenind เราเข้าใจดีว่าผู้ก่อตั้งจำนวนมากต้องจัดการทั้งเรื่องการจัดตั้งธุรกิจ การปฏิบัติตามข้อกำหนด งบประมาณ และการตัดสินใจกับผู้ขายไปพร้อมกัน ทักษะการเจรจาช่วยให้คุณควบคุมบทสนทนาเหล่านี้ได้ และตัดสินใจที่สนับสนุนการเติบโตระยะยาว
กรอบการเจรจาทางโทรศัพท์แบบง่าย
ใช้กรอบ 5 ขั้นตอนนี้ในครั้งต่อไปที่คุณโทร:
- กำหนดเป้าหมายของคุณ
- ศึกษาสิ่งที่อีกฝ่ายให้ความสำคัญ
- เริ่มด้วยคำขอที่หนักแน่นแต่สมเหตุสมผล
- ฟังอย่างตั้งใจและถามคำถาม
- แลกเปลี่ยนสิ่งที่ยอมให้ และยืนยันเงื่อนไขสุดท้าย
ถ้าคุณทำตามกระบวนการนี้ คุณจะดูพร้อมมากขึ้น สร้างผลลัพธ์ที่ดีกว่า และลดโอกาสที่จะตกลงในเงื่อนไขที่ไม่เป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณ
ความคิดส่งท้าย
การเจรจาทางโทรศัพท์ที่ประสบความสำเร็จไม่ใช่เรื่องของการกดดันเพื่อให้ชนะอย่างเดียว แต่คือการเตรียมตัว ความชัดเจน ความอดทน และการแลกเปลี่ยนอย่างมีวินัย ยิ่งคุณรอบคอบก่อนและระหว่างการโทรมากเท่าไร คุณก็ยิ่งมีโอกาสได้เงื่อนไขที่ช่วยให้ธุรกิจเติบโตมากขึ้นเท่านั้น
สำหรับผู้ก่อตั้ง วินัยแบบนี้สำคัญมาก การเจรจาที่ดีช่วยปกป้องกระแสเงินสด ปรับปรุงความสัมพันธ์ และช่วยให้คุณตัดสินใจได้ฉลาดขึ้นในขณะที่กำลังสร้างบริษัทของคุณ
ครั้งต่อไปที่คุณหยิบโทรศัพท์ขึ้นมา ให้เข้าไปด้วยแผน ฟังอย่างตั้งใจ และขอในสิ่งที่คุณต้องการด้วยความมั่นใจ
ยังไม่มีคำถามในขณะนี้ โปรดกลับมาตรวจสอบอีกครั้งในภายหลัง