Đạo luật Chăm sóc Sức khỏe Hợp túi tiền dành cho doanh nghiệp nhỏ: Những điều chủ doanh nghiệp cần biết

Đạo luật Chăm sóc Sức khỏe Hợp túi tiền (ACA) tiếp tục định hình cách nhiều nhà tuyển dụng tại Hoa Kỳ nghĩ về bảo hiểm y tế, tuân thủ và phúc lợi nhân viên. Đối với chủ doanh nghiệp nhỏ, ACA có thể khá phức tạp vì các quy định phụ thuộc vào quy mô lực lượng lao động, số giờ làm việc của nhân viên, thiết kế gói bảo hiểm, và việc doanh nghiệp cung cấp bảo hiểm thông qua Chương trình Lựa chọn Bảo hiểm Y tế cho Doanh nghiệp Nhỏ (SHOP) hay một hãng bảo hiểm tư nhân.

Tin tốt là khuôn khổ cốt lõi sẽ dễ hiểu hơn khi bạn chia nó thành một vài câu hỏi:

• Doanh nghiệp của bạn có được xem là nhà tuyển dụng lớn áp dụng hay không?
• Bạn có cần cung cấp bảo hiểm cho nhân viên toàn thời gian không?
• Bạn có thể đủ điều kiện nhận Tín dụng Thuế Chăm sóc Sức khỏe Doanh nghiệp Nhỏ hay không?
• Bạn nên lưu giữ những báo cáo hoặc tài liệu nào?

Hướng dẫn này sẽ đi qua các yêu cầu chính của ACA đối với doanh nghiệp nhỏ và giải thích những điểm mà chủ doanh nghiệp nên tập trung chú ý.

ACA có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp nhỏ

ACA đã tạo ra các quy định cho bảo hiểm y tế do người sử dụng lao động tài trợ, nhưng không phải mọi nhà tuyển dụng đều được đối xử như nhau. Một số doanh nghiệp phải tuân theo các quy định về trách nhiệm chung của người sử dụng lao động, trong khi số khác thì không. Trên thực tế, nghĩa vụ của bạn thường phụ thuộc vào quy mô lực lượng lao động và việc bạn có cung cấp bảo hiểm y tế hay không.

Đối với nhiều nhà tuyển dụng nhỏ, vấn đề quan trọng nhất là doanh nghiệp có vượt ngưỡng để trở thành nhà tuyển dụng lớn áp dụng, hay ALE, hay không. Nếu có, doanh nghiệp có thể cần cung cấp mức bảo hiểm thiết yếu tối thiểu đáp ứng khả năng chi trả và giá trị tối thiểu cho nhân viên toàn thời gian và người phụ thuộc của họ, hoặc có thể phải nộp khoản thanh toán trách nhiệm chung của người sử dụng lao động.

Nếu doanh nghiệp của bạn nằm dưới ngưỡng đó, nhìn chung bạn sẽ không phải chịu nghĩa vụ bắt buộc về bảo hiểm của ACA, mặc dù bạn vẫn có thể muốn cung cấp bảo hiểm như một công cụ thu hút và giữ chân nhân sự.

Khi nào một doanh nghiệp trở thành nhà tuyển dụng lớn áp dụng

Theo quy định của IRS, một nhà tuyển dụng thường được xem là ALE trong một năm dương lịch nếu trong năm dương lịch trước đó doanh nghiệp trung bình có ít nhất 50 nhân viên toàn thời gian, bao gồm cả nhân viên tương đương toàn thời gian.

Điều đó có nghĩa là hai nhóm sau đây đều quan trọng:

• Nhân viên toàn thời gian
• Nhân viên bán thời gian được quy đổi thành tương đương toàn thời gian

Theo mục đích của ACA, một nhân viên toàn thời gian thường là người làm việc ít nhất 30 giờ dịch vụ mỗi tuần, hoặc 130 giờ trong một tháng.

Công thức này rất quan trọng vì một doanh nghiệp có thể đạt trạng thái ALE ngay cả khi không có 50 nhân viên toàn thời gian truyền thống. Một lực lượng lao động bán thời gian lớn hơn có thể đẩy tổng số vượt ngưỡng khi các giờ làm việc được cộng lại.

Vì sao quy tắc gộp doanh nghiệp lại quan trọng

Các doanh nghiệp cùng quyền sở hữu hoặc dưới sự kiểm soát chung có thể phải được xem là một chủ thể duy nhất cho mục đích ACA. Điều đó có nghĩa là chủ sở hữu không phải lúc nào cũng có thể tách các pháp nhân ra để giữ dưới ngưỡng. Nếu bạn có nhiều công ty liên quan, các quy tắc gộp của IRS có thể được áp dụng.

Ngoại lệ cho lao động thời vụ

Một số doanh nghiệp có nhân viên thời vụ có thể tránh được trạng thái ALE nếu họ vượt ngưỡng 50 nhân viên trong 120 ngày hoặc ít hơn trong năm dương lịch trước đó và số nhân viên vượt ngưỡng đó là lao động thời vụ. Ngoại lệ này khá hẹp, vì vậy cần xem xét kỹ hoàn cảnh thực tế.

ALE phải làm gì

Nếu doanh nghiệp của bạn là ALE, bạn thường cần cung cấp bảo hiểm y tế cho nhân viên toàn thời gian và người phụ thuộc của họ. Gói bảo hiểm phải đáp ứng các tiêu chuẩn liên bang về khả năng chi trả và giá trị tối thiểu nếu bạn muốn tránh các khoản phạt tiềm tàng.

Trên thực tế, việc tuân thủ của ALE thường bao gồm bốn nhiệm vụ:

1. Theo dõi chính xác số giờ làm việc của nhân viên
2. Xác định nhân viên nào là toàn thời gian theo quy định của ACA
3. Cung cấp gói bảo hiểm đủ điều kiện đúng hạn
4. Hoàn thành các báo cáo bắt buộc cho IRS và nhân viên

Những nghĩa vụ này rất dễ bị bỏ sót nếu tiền lương, lịch làm việc và quản trị phúc lợi không được phối hợp chặt chẽ. Đó là lý do nhiều doanh nghiệp đang tăng trưởng xem xét trạng thái ACA trước khi tuyển thêm nhân sự hoặc mở rộng sang địa điểm mới.

Thế nào là bảo hiểm hợp túi tiền

ACA sử dụng các quy tắc về khả năng chi trả để xác định liệu gói bảo hiểm của chủ lao động có đáp ứng tiêu chuẩn liên bang hay không. Khả năng chi trả được đo bằng chi phí phí bảo hiểm của nhân viên so với thu nhập hộ gia đình, mặc dù thông thường chủ lao động sẽ sử dụng một trong các safe harbor của IRS để đánh giá gói của mình.

Giá trị tối thiểu là một tiêu chuẩn riêng. Một gói bảo hiểm thường được xem là đáp ứng giá trị tối thiểu nếu nó được thiết kế để chi trả một phần đáng kể của các chi phí y tế được bảo hiểm dự kiến.

Vì khả năng chi trả và giá trị tối thiểu là các vấn đề kỹ thuật, chủ lao động nên làm việc chặt chẽ với cố vấn phúc lợi, môi giới bảo hiểm hoặc chuyên gia thuế khi thiết kế gói bảo hiểm y tế.

Phạm vi bảo hiểm trên sàn SHOP

Chương trình Lựa chọn Bảo hiểm Y tế cho Doanh nghiệp Nhỏ, hay SHOP, là thị trường ACA dành cho các nhà tuyển dụng nhỏ. Đây có thể là một lựa chọn thực tế nếu bạn muốn cung cấp bảo hiểm y tế và/hoặc nha khoa mà vẫn giữ việc quản lý gói bảo hiểm ở mức dễ kiểm soát.

Theo HealthCare.gov, các doanh nghiệp và tổ chức phi lợi nhuận nhìn chung phải có từ 1 đến 50 nhân viên để sử dụng SHOP. Điều kiện đủ tiêu chuẩn cũng phụ thuộc vào các yêu cầu khác, bao gồm việc cung cấp bảo hiểm cho nhân viên toàn thời gian và đáp ứng các quy tắc về tỷ lệ tham gia.

SHOP có thể hấp dẫn vì nó có thể mang lại cho doanh nghiệp nhỏ sự linh hoạt hơn so với việc tự đi mua bảo hiểm. Tùy theo tiểu bang và tình trạng sẵn có của gói bảo hiểm, chủ lao động có thể chọn một gói hoặc cho phép nhân viên lựa chọn từ nhiều phương án.

Lý do chủ lao động cân nhắc SHOP

• Được thiết kế cho các nhà tuyển dụng nhỏ
• Việc ghi danh thường có thể diễn ra ngoài một khung thời gian đăng ký hằng năm duy nhất
• Có thể giúp các nhà tuyển dụng đủ điều kiện tiếp cận Tín dụng Thuế Chăm sóc Sức khỏe Doanh nghiệp Nhỏ
• Có thể đơn giản hóa quá trình cung cấp bảo hiểm cho nhân viên

Tín dụng Thuế Chăm sóc Sức khỏe Doanh nghiệp Nhỏ

Một số doanh nghiệp nhỏ có thể đủ điều kiện nhận Tín dụng Thuế Chăm sóc Sức khỏe Doanh nghiệp Nhỏ nếu họ cung cấp bảo hiểm thông qua SHOP và đáp ứng các yêu cầu của IRS.

Thông thường, khoản tín dụng này hướng đến các nhà tuyển dụng mà:

• Có ít hơn 25 nhân viên tương đương toàn thời gian
• Trả mức lương bình quân hằng năm thấp hơn giới hạn của IRS cho năm áp dụng
• Đóng góp một khoản bắt buộc vào chi phí phí bảo hiểm của nhân viên
• Mua bảo hiểm thông qua SHOP khi các quy tắc hiện hành yêu cầu

Mức tín dụng cụ thể phụ thuộc vào tình hình thực tế của doanh nghiệp và năm tính thuế. Vì các quy tắc có thể thay đổi và phép tính khá kỹ thuật, nên bạn nên xem xét điều kiện đủ tiêu chuẩn trước khi cho rằng mình sẽ nhận được lợi ích này.

Nếu công ty của bạn có thể đủ điều kiện, khoản tín dụng thuế này có thể giúp giảm đáng kể chi phí cung cấp bảo hiểm y tế.

Báo cáo và lưu trữ hồ sơ

Tuân thủ ACA không chỉ là cung cấp một gói bảo hiểm. Nhiều nhà tuyển dụng cũng cần hồ sơ để hỗ trợ cho các quyết định và báo cáo của mình.

Nếu doanh nghiệp của bạn là ALE, bạn có thể có nghĩa vụ báo cáo thông tin liên quan đến phạm vi bảo hiểm đã cung cấp. Những báo cáo này giúp IRS xác nhận liệu chủ lao động có đáp ứng nghĩa vụ của mình hay không và liệu bất kỳ nhân viên nào có đủ điều kiện nhận tín dụng thuế phí bảo hiểm cho một gói trên Marketplace hay không.

Hồ sơ nên được lưu giữ tốt bao gồm:

• Hồ sơ theo dõi giờ làm việc của nhân viên
• Ngày đề nghị gói bảo hiểm
• Hồ sơ ghi danh và từ chối bảo hiểm
• Mức đóng góp
• Bản sao các biểu mẫu báo cáo và xác nhận

Việc tổ chức các tài liệu này trong suốt cả năm sẽ giúp quá trình nộp hồ sơ dễ dàng hơn và giảm rủi ro sai sót.

Những sai lầm phổ biến của doanh nghiệp nhỏ

Các vấn đề tuân thủ ACA thường xuất phát từ những sai sót hành chính đơn giản hơn là vi phạm cố ý. Những vấn đề phổ biến bao gồm:

• Tính sai số nhân viên tương đương toàn thời gian
• Bỏ qua quy tắc kiểm soát chung hoặc quy tắc gộp doanh nghiệp
• Cho rằng nhân viên bán thời gian không quan trọng
• Cung cấp bảo hiểm quá muộn sau khi nhân viên đủ điều kiện
• Không lưu giữ hồ sơ hỗ trợ
• Áp dụng lời khuyên về gói bảo hiểm đã lỗi thời như thể đó là quy định hiện hành

Những sai lầm này có thể tốn kém, đặc biệt khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng quy mô. Thiết lập quy trình tuân thủ càng sớm thì việc duy trì càng dễ.

Cách doanh nghiệp nhỏ đi trước quy định ACA

Một vài thói quen thực tế có thể giảm rủi ro liên quan đến ACA:

• Rà soát quy mô lực lượng lao động mỗi tháng, không chỉ một lần mỗi năm
• Theo dõi giờ làm trong một hệ thống nhất quán
• Xác nhận xem cơ cấu sở hữu có tạo ra vấn đề gộp doanh nghiệp hay không
• So sánh các phương án gói bảo hiểm trước khi gia hạn
• Ghi chép việc đủ điều kiện của nhân viên và việc đề nghị bảo hiểm
• Xem xét lại trạng thái ACA mỗi khi bạn mở pháp nhân hoặc địa điểm mới

Nếu bạn đang tiến gần ngưỡng 50 nhân viên toàn thời gian, việc theo dõi tăng trưởng sát sao là rất cần thiết. Một doanh nghiệp có thể bước vào phạm vi ALE sớm hơn dự kiến khi số giờ làm bán thời gian được tính vào.

Zenind hỗ trợ các doanh nghiệp đang tăng trưởng như thế nào

Quy định ACA chỉ là một phần trong việc vận hành một doanh nghiệp tuân thủ. Khi công ty của bạn phát triển, bạn còn phải chú ý đến việc thành lập, nghĩa vụ hằng năm, nhu cầu đại lý đăng ký và các hạn tuân thủ đang diễn ra.

Zenind giúp các chủ doanh nghiệp tại Hoa Kỳ duy trì tổ chức với hỗ trợ về thành lập doanh nghiệp và tuân thủ, để họ có thể tập trung vào hoạt động thay vì giấy tờ. Khi bạn đang cân bằng giữa tuyển dụng, phúc lợi và các yêu cầu pháp lý, một quy trình tuân thủ đáng tin cậy có thể tiết kiệm thời gian và giảm căng thẳng.

Kết luận

Đạo luật Chăm sóc Sức khỏe Hợp túi tiền không ảnh hưởng đến mọi doanh nghiệp nhỏ theo cùng một cách, nhưng nó thực sự quan trọng đối với các nhà tuyển dụng đang tăng trưởng. Nếu công ty của bạn đang tiến gần 50 nhân viên toàn thời gian, bạn nên hiểu các quy tắc ALE, định nghĩa nhân viên toàn thời gian, nghĩa vụ báo cáo và các lựa chọn bảo hiểm sẵn có như SHOP.

Nếu bạn vẫn thấp hơn ngưỡng đó, ACA vẫn có thể ảnh hưởng đến chiến lược phúc lợi, kế hoạch thuế và các quyết định tuyển dụng dài hạn của bạn. Cách an toàn nhất là theo dõi giờ làm cẩn thận, giữ hồ sơ gọn gàng và xem xét lại vị thế của bạn bất cứ khi nào lực lượng lao động thay đổi.

Đối với các doanh nghiệp muốn phát triển một cách có trách nhiệm, tuân thủ ACA nên được xem là một phần trong nền tảng tổng thể của hoạt động kinh doanh tốt.