Cách xây dựng giọng thương hiệu mạnh cho doanh nghiệp mới

Giọng thương hiệu không chỉ là một phong cách viết. Đó là cách doanh nghiệp của bạn thể hiện qua lời nói, cảm xúc và cách xuất hiện ở mọi điểm chạm với khách hàng. Với một công ty mới, sự nhất quán đó có thể định hình ấn tượng đầu tiên trước cả khi khách hàng tiềm năng nói chuyện với đội ngũ của bạn. Nó cũng giúp một doanh nghiệp non trẻ nổi bật giữa thị trường cạnh tranh, truyền tải sự tin cậy và tạo ra bản sắc rõ ràng để hỗ trợ tăng trưởng dài hạn.

Nếu bạn đang thành lập công ty, đăng ký LLC, hoặc xây dựng một startup từ đầu, giọng thương hiệu nên là một phần trong chiến lược sớm của bạn. Nhiều nhà sáng lập tập trung trước hết vào thủ tục pháp lý, vận hành và phát triển sản phẩm, điều đó hoàn toàn hợp lý. Nhưng khi doanh nghiệp đã hoạt động, mọi email, trang đích, bài đăng mạng xã hội và phản hồi hỗ trợ đều trở thành một phần trong cách thị trường hiểu về công ty của bạn.

Bài viết này giải thích giọng thương hiệu là gì, vì sao nó quan trọng, và cách xây dựng một giọng điệu chân thực, nhất quán và hữu ích khi doanh nghiệp phát triển.

Giọng thương hiệu là gì

Giọng thương hiệu là tính cách mà doanh nghiệp thể hiện thông qua ngôn từ. Nó không chỉ là nói sao cho trau chuốt. Nó là nói sao cho dễ nhận ra.

Một giọng thương hiệu mạnh trả lời những câu hỏi như:

• Chúng ta mang tính trang trọng hay trò chuyện tự nhiên?
• Chúng ta nghe như chuyên gia dẫn dắt hay dễ gần?
• Chúng ta năng động, điềm tĩnh, trực tiếp, ấm áp hay thiên về kỹ thuật?
• Chúng ta giải thích những ý tưởng phức tạp như thế nào để khách hàng có thể hiểu?

Điều quan trọng là sự nhất quán. Giọng thương hiệu nên ổn định ngay cả khi giọng điệu thay đổi. Ví dụ, một công ty có thể nghe thân thiện trong email chào mừng và nghiêm túc trong thông báo tuân thủ, nhưng cả hai vẫn phải mang cảm giác đến từ cùng một doanh nghiệp.

Vì sao giọng thương hiệu quan trọng với doanh nghiệp mới

Một doanh nghiệp mới hiếm khi được biết đến rộng rãi ngay từ ngày đầu. Điều đó có nghĩa là mọi tương tác đều phải làm việc nhiều hơn. Một giọng thương hiệu rõ ràng mang lại lợi ích ở nhiều khía cạnh quan trọng.

1. Xây dựng niềm tin nhanh hơn

Người dùng có xu hướng tin tưởng một doanh nghiệp nghe có tổ chức và có chủ đích. Nếu nội dung website, phản hồi chăm sóc khách hàng và thông điệp marketing của bạn đều nhất quán, khách hàng sẽ dễ tin rằng công ty đáng tin cậy.

2. Giúp bạn khác biệt so với đối thủ chung chung

Nhiều doanh nghiệp trong cùng ngành dùng cùng một kiểu ngôn ngữ, cùng các từ ngữ quảng cáo quen thuộc và cùng một cấu trúc. Một giọng riêng biệt giúp bạn tránh bị hòa lẫn vào đám đông.

3. Nâng cao hiệu quả tạo nội dung

Khi giọng thương hiệu được xác định sớm, đội ngũ sẽ bớt mất thời gian tranh luận về cách diễn đạt. Nhờ đó, việc viết blog, bài đăng mạng xã hội, mô tả sản phẩm và phản hồi hỗ trợ trở nên dễ dàng hơn mà không phải bắt đầu lại từ đầu mỗi lần.

4. Tạo dấu ấn thương hiệu mạnh hơn

Khách hàng nhớ những doanh nghiệp tạo cảm giác khác biệt. Một giọng thương hiệu rõ ràng giúp công ty trở nên dễ nhận diện, ngay cả khi khách hàng chỉ đọc vài dòng nội dung.

5. Hỗ trợ mở rộng quy mô

Khi công ty phát triển, sẽ có nhiều người viết thay mặt thương hiệu hơn. Một giọng thương hiệu đã được xác định giúp cộng tác viên, nhân viên và đối tác giao tiếp theo cách phù hợp với bản sắc của bạn.

Giọng thương hiệu và giọng điệu khác nhau như thế nào

Nhiều doanh nghiệp dùng hai thuật ngữ này thay thế cho nhau, nhưng chúng không giống nhau.

Giọng thương hiệu là tính cách lâu dài của thương hiệu. Nó nên nhất quán trên mọi kênh.

Giọng điệu là cách biểu đạt cảm xúc của giọng thương hiệu trong một tình huống cụ thể. Giọng điệu thay đổi theo bối cảnh.

Ví dụ:

• Một giọng thương hiệu thân thiện vẫn có thể dùng giọng điệu nghiêm túc trong cập nhật pháp lý.
• Một giọng thương hiệu chuyên nghiệp vẫn có thể nghe khích lệ trong thông báo ra mắt sản phẩm.
• Một giọng thương hiệu trực tiếp vẫn có thể thể hiện sự đồng cảm trong hỗ trợ khách hàng.

Nếu giọng thương hiệu là bạn là ai, thì giọng điệu là cách bạn nói trong từng thời điểm cụ thể.

Các bước xây dựng giọng thương hiệu tốt hơn

Xây dựng giọng thương hiệu không phải là sao chép phong cách của doanh nghiệp khác. Đó là việc đưa ra những lựa chọn có chủ đích, phù hợp với mục tiêu kinh doanh, đối tượng khách hàng và tính cách thương hiệu.

1. Xác định rõ đối tượng khách hàng

Trước khi chọn từ ngữ, hãy hiểu bạn đang nói chuyện với ai.

Hãy tự hỏi:

• Khách hàng lý tưởng là ai?
• Họ đang cố gắng giải quyết vấn đề gì?
• Họ đã có mức độ hiểu biết đến đâu?
• Điều họ quan tâm nhất là gì: tốc độ, sự chắc chắn, chi phí, chuyên môn hay sự đơn giản?

Một doanh nghiệp phục vụ người sáng lập lần đầu có thể cần một giọng mang tính giáo dục và trấn an hơn so với một công ty hướng đến các nhà điều hành giàu kinh nghiệm.

2. Xác định các đặc điểm cốt lõi

Chọn ba đến năm đặc điểm mô tả cách thương hiệu của bạn nên được cảm nhận.

Ví dụ:

• Rõ ràng
• Chuyên nghiệp
• Hỗ trợ
• Tự tin
• Thẳng thắn
• Thân thiện
• Thực tế
• Đổi mới

Tránh chọn quá nhiều đặc điểm. Nếu mọi thứ đều quan trọng, thì chẳng có gì thực sự cụ thể. Một nhóm đặc điểm tập trung sẽ giúp bạn viết nhất quán hơn.

3. Viết một tuyên bố giọng thương hiệu

Tuyên bố giọng thương hiệu là mô tả ngắn gọn, dùng nội bộ, về cách doanh nghiệp của bạn nên nghe như thế nào.

Ví dụ:

Chúng tôi giao tiếp theo cách rõ ràng, tự tin và dễ tiếp cận. Chúng tôi đơn giản hóa những chủ đề phức tạp, tránh thuật ngữ không cần thiết và giúp khách hàng cảm thấy được cung cấp thông tin đầy đủ và chủ động.

Tuyên bố này có thể hướng dẫn mọi quyết định nội dung, từ văn bản trang chủ đến email dịch vụ.

4. Tạo danh sách nên làm và không nên làm

Một bộ hướng dẫn phong cách thực tế nên bao gồm các ví dụ về ngôn ngữ nên dùng và ngôn ngữ nên tránh.

Ví dụ:

Nên:

• Dùng ngôn ngữ đơn giản
• Giải thích thuật ngữ kỹ thuật
• Viết ngắn gọn
• Nghe hữu ích và chuyên nghiệp
• Giữ thông điệp nhất quán trên mọi kênh

Không nên:

• Dùng những câu quảng cáo mơ hồ
• Hứa hẹn quá mức
• Chuyển đổi giữa quá suồng sã và quá trang trọng
• Lạm dụng thuật ngữ chuyên môn khi một lời giải thích đơn giản là đủ
• Sao chép cách diễn đạt của đối thủ

Loại hướng dẫn này giúp giọng thương hiệu có thể áp dụng hiệu quả trong thực tế.

5. Phù hợp giọng thương hiệu với mô hình kinh doanh

Giọng thương hiệu nên hỗ trợ cách doanh nghiệp của bạn vận hành.

Một công ty bán dịch vụ chuyên nghiệp có thể muốn giọng điệu điềm tĩnh, giàu thông tin và đáng tin cậy. Một thương hiệu hướng đến người tiêu dùng có thể muốn giọng điệu năng động và trò chuyện tự nhiên hơn. Một startup cung cấp công cụ phức tạp có thể cần giọng điệu giúp biến thông tin kỹ thuật thành dễ hiểu.

Với doanh nghiệp mới, giọng tốt nhất thường là giọng giúp giảm ma sát cho khách hàng. Nếu khách hàng đang bối rối, giọng của bạn nên làm rõ. Nếu khách hàng còn dè dặt, giọng của bạn nên tạo sự an tâm.

6. Ưu tiên sự rõ ràng

Sự rõ ràng là một trong những đặc điểm thương hiệu giá trị nhất mà doanh nghiệp có thể có.

Điều đó có nghĩa là:

• Câu ngắn khi có thể
• Ví dụ cụ thể
• Ngôn ngữ chủ động
• Ít lời thừa
• Kêu gọi hành động trực tiếp

Giọng thương hiệu tốt không có nghĩa là cố gắng nói thật thông minh cho bằng được. Nó có nghĩa là giúp khách hàng đưa ra quyết định dễ hơn.

Cách thêm cá tính mà vẫn giữ tính chuyên nghiệp

Nhiều nhà sáng lập lo rằng một giọng thương hiệu mạnh sẽ khiến doanh nghiệp nghe quá thoải mái hoặc quá rủi ro. Giải pháp không phải là loại bỏ cá tính. Giải pháp là sử dụng cá tính có kỷ luật.

Bạn có thể thêm sắc thái thông qua:

• Cách chọn từ
• Nhịp câu
• Ví dụ hữu ích
• Quan điểm tự tin
• Một vài điểm chạm ấm áp hoặc hài hước khi phù hợp

Điều nên tránh là quá mơ hồ hoặc quá chung chung đến mức doanh nghiệp nghe giống mọi công ty khác trên thị trường. Một giọng thương hiệu trau chuốt vẫn cần có cá tính.

Ví dụ, thay vì viết:

Chúng tôi cung cấp các giải pháp xuất sắc để giúp doanh nghiệp đạt được thành công.

Bạn có thể viết:

Chúng tôi giúp các doanh nghiệp mới sắp xếp mọi thứ gọn gàng hơn, tuân thủ đúng quy định và tiến lên với ít sự phỏng đoán hơn.

Phiên bản thứ hai rõ ràng hơn, hữu ích hơn và dễ nhớ hơn.

Giọng thương hiệu nên xuất hiện ở đâu

Giọng thương hiệu không nên chỉ tồn tại trong một bản trình bày marketing. Nó nên xuất hiện ở mọi nơi khách hàng tương tác với doanh nghiệp của bạn.

Các điểm chạm phổ biến bao gồm:

• Trang chủ website và các trang dịch vụ
• Bài viết blog
• Bản tin email
• Tin nhắn onboarding
• Phản hồi hỗ trợ
• Mục hỏi đáp
• Bài đăng mạng xã hội
• Tài liệu bán hàng
• Mô tả sản phẩm
• Trang pháp lý và chính sách khi phù hợp

Càng nhất quán ở những điểm chạm này, thương hiệu của bạn càng mạnh.

Cách duy trì sự nhất quán khi doanh nghiệp phát triển

Khi công ty có thêm nhân viên, agency và freelancer, sự thiếu nhất quán sẽ dễ xảy ra hơn. Đó là lý do việc quản lý giọng thương hiệu nên là một hệ thống, không phải là việc ghi nhớ trong đầu.

Xây dựng một bộ hướng dẫn thương hiệu đơn giản

Bộ hướng dẫn của bạn nên bao gồm:

• Các đặc điểm tính cách thương hiệu
• Tuyên bố giọng thương hiệu
• Thuật ngữ được chấp nhận
• Cụm từ cần tránh
• Quy tắc định dạng
• Ví dụ về nội dung tốt

Đào tạo người tham gia sớm

Đừng cho rằng chỉ cần một bộ hướng dẫn là đủ. Người viết nội dung, nhân viên hỗ trợ và đội marketing nên hiểu lý do đằng sau giọng thương hiệu để có thể áp dụng đúng.

Rà soát nội dung định kỳ

Khi doanh nghiệp phát triển, giọng thương hiệu có thể cần điều chỉnh nhỏ. Hãy xem lại nội dung đã xuất bản định kỳ để đảm bảo nó vẫn phản ánh đúng công ty của hiện tại.

Lắng nghe phản hồi từ khách hàng

Nếu khách hàng thường xuyên mô tả công ty bạn theo một cách nhất định, hãy chú ý. Phản hồi của họ có thể cho thấy giọng thương hiệu của bạn đang được cảm nhận như thế nào.

Những lỗi thường gặp về giọng thương hiệu

Ngay cả doanh nghiệp tốt cũng có thể mắc lỗi khi xác định giọng thương hiệu.

Quá chung chung

Những từ như "tốt nhất", "đổi mới" và "đẳng cấp thế giới" tự thân chúng không nói lên nhiều điều. Ngôn ngữ cụ thể sẽ thuyết phục hơn.

Cố gắng nói giống mọi người khác

Nếu đối thủ của bạn đều dùng cùng một kiểu thông điệp trau chuốt nhưng rỗng nghĩa, đừng cố bắt chước họ. Một giọng rõ ràng và trực tiếp thường hiệu quả hơn.

Thay đổi giọng ở mỗi kênh

Giọng điệu có thể thay đổi theo bối cảnh, nhưng giọng thương hiệu phải vẫn dễ nhận ra. Nếu bài đăng mạng xã hội của bạn nghe vui vẻ còn website lại nghe máy móc, khách hàng có thể thấy bị tách rời.

Lạm dụng thuật ngữ chuyên môn

Ngôn ngữ kỹ thuật có thể hữu ích khi cần, nhưng quá nhiều sẽ tạo khoảng cách. Nếu khách hàng phải suy nghĩ quá nhiều mới hiểu bạn đang nói gì, thông điệp của bạn chưa thực sự hiệu quả.

Bỏ qua sự nhất quán nội bộ

Nếu đội bán hàng, đội hỗ trợ và đội marketing đều nói theo những cách khác nhau, thương hiệu sẽ có cảm giác rời rạc. Sự đồng bộ rất quan trọng.

Một khung đơn giản để đánh giá giọng thương hiệu

Hãy dùng danh sách kiểm tra này để xem lại nội dung của bạn:

• Thông điệp có rõ ràng không?
• Nó có nghe như cùng một doanh nghiệp trên mọi kênh không?
• Nó có phản ánh nhu cầu của khách hàng không?
• Nó có chuyên nghiệp mà không cứng nhắc không?
• Nó có khác biệt mà không gượng ép không?
• Một khách hàng mới có hiểu nhanh không?

Nếu câu trả lời cho phần lớn những câu hỏi này là có, giọng thương hiệu của bạn đang đi đúng hướng.

Kết luận

Giọng thương hiệu không phải là chi tiết mang tính trang trí. Với một doanh nghiệp mới, nó là một phần của nền tảng. Nó định hình niềm tin, cải thiện giao tiếp và giúp công ty thể hiện sự tự tin ngay từ đầu.

Nếu bạn đang xây dựng doanh nghiệp, thiết lập cấu trúc pháp lý và chuẩn bị tiếp cận khách hàng, đây là thời điểm thích hợp để xác định cách công ty của bạn lên tiếng. Một giọng thương hiệu rõ ràng sẽ hỗ trợ mọi phần khác của tăng trưởng bằng cách giúp thông điệp dễ hiểu hơn và dễ ghi nhớ hơn.

Hãy bắt đầu từ đối tượng khách hàng, chọn một nhóm nhỏ đặc điểm giọng thương hiệu, tạo các hướng dẫn đơn giản và áp dụng nhất quán. Theo thời gian, sự kỷ luật đó có thể trở thành một trong những tài sản thương hiệu mạnh nhất của bạn.