Πώς να υπολογίσετε το πραγματικό κόστος του χρόνου σας ως ιδρυτής

Ο χρόνος είναι ένας από τους λίγους επιχειρηματικούς πόρους που δεν μπορείτε να αναπληρώσετε. Τα χρήματα μπορούν να συγκεντρωθούν, να δανειστούν ή να ανακτηθούν. Ο χρόνος όχι. Για ιδρυτές, ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων και μοναχικούς επιχειρηματίες, η κατανόηση του πραγματικού κόστους του χρόνου σας είναι ένας από τους πιο γρήγορους τρόπους για να βελτιώσετε τη λήψη αποφάσεων, να προστατεύσετε τα περιθώρια κέρδους και να εστιάσετε σε εργασία που πραγματικά προωθεί την επιχείρηση.

Όταν ξέρετε πόσο αξίζει μία ώρα από τον χρόνο σας, μπορείτε να παίρνετε καλύτερες αποφάσεις για την ανάθεση εργασιών, την τιμολόγηση, τον προγραμματισμό και τα εργαλεία. Μπορείτε επίσης να εντοπίσετε το κρυφό κόστος των περισπασμών, της διοικητικής εργασίας και των αναποτελεσματικών διαδικασιών. Αυτή η οπτική έχει σημασία από την πρώτη μέρα, ειδικά όταν ξεκινάτε μια εταιρεία, υποβάλλετε έγγραφα σύστασης, διαχειρίζεστε τη συμμόρφωση ή προσπαθείτε να δημιουργήσετε δυναμική με περιορισμένους πόρους.

Γιατί έχει σημασία το κόστος του χρόνου

Πολλοί επιχειρηματίες σκέφτονται τον χρόνο με αφηρημένους όρους. Ξέρουν ότι είναι απασχολημένοι, αλλά δεν ξέρουν πάντα αν αυτή η απασχόληση είναι κερδοφόρα.

Ένας ιδρυτής μπορεί να περάσει ένα απόγευμα απαντώντας σε συνηθισμένα email, ενημερώνοντας αρχεία, κυνηγώντας καταθέσεις ή συγκρίνοντας παρόχους υπηρεσιών. Αυτές οι εργασίες μπορεί να φαίνονται απαραίτητες, αλλά συχνά έχουν πολύ υψηλότερο κόστος ευκαιρίας από ό,τι αναμένεται. Αν ο χρόνος σας αξίζει 100 $ ανά ώρα και αφιερώσετε τρεις ώρες σε μια εργασία που θα μπορούσε να είχε γίνει με 50 $, το πραγματικό κόστος δεν είναι 50 $. Είναι 350 $ αφού υπολογίσετε την ευκαιρία που χάσατε.

Ο υπολογισμός του κόστους του χρόνου σας βοηθά να:

• Αποφασίζετε τι θα κάνετε εσείς και τι θα αναθέσετε
• Ορίζετε τιμές που αντικατοπτρίζουν την πραγματική σας εργασία και τα γενικά έξοδα
• Συγκρίνετε πιο ακριβώς λογισμικό, υπηρεσίες και συνεργάτες
• Μειώνετε τις χαμηλής αξίας διακοπές και την εναλλαγή πλαισίου εργασίας
• Χτίζετε ένα πρόγραμμα γύρω από εργασίες υψηλού αντίκτυπου

Για τις νέες εταιρείες, αυτή η νοοτροπία είναι ιδιαίτερα χρήσιμη. Η σύσταση, η διαχείριση εγγεγραμμένου αντιπροσώπου, οι προθεσμίες συμμόρφωσης και οι κρατικές καταθέσεις μπορούν να καταναλώσουν γρήγορα χρόνο αν τα διαχειρίζεστε χειροκίνητα. Υπηρεσίες όπως η Zenind έχουν σχεδιαστεί για να απλοποιούν αυτές τις επαναλαμβανόμενες ευθύνες, ώστε οι ιδρυτές να μπορούν να παραμένουν επικεντρωμένοι στην ανάπτυξη.

Βήμα 1: Προσδιορίστε το πραγματικό ετήσιο επιχειρηματικό σας κόστος

Η ωριαία σας αξία δεν είναι μόνο ο μισθός σας. Περιλαμβάνει το συνολικό κόστος για να παραμένετε ενεργός στην επιχείρηση.

Ξεκινήστε εκτιμώντας το συνολικό ετήσιο κόστος της εργασίας σας. Συμπεριλάβετε όσο το δυνατόν περισσότερα από τα παρακάτω ισχύουν:

• Μισθός ή αναλήψεις του ιδιοκτήτη
• Ασφάλιση υγείας και παροχές
• Φόροι μισθοδοσίας
• Ενοίκιο ή κόστος coworking
• Τηλέφωνο και internet
• Συνδρομές λογισμικού
• Επαγγελματικές υπηρεσίες
• Μετακινήσεις και ταξίδια
• Μάρκετινγκ και διαφήμιση
• Προμήθειες γραφείου και εξοπλισμός
• Ασφάλιση επιχείρησης
• Κόστη καταθέσεων και συμμόρφωσης

Αν είστε μοναχικός ιδρυτής ή ιδιοκτήτης επιχείρησης στα αρχικά στάδια, κάποια από αυτά τα κόστη μπορεί να είναι περιορισμένα. Άλλα μπορεί να είναι σημαντικά. Ο στόχος δεν είναι η τελειότητα. Ο στόχος είναι να δημιουργήσετε μια ρεαλιστική βάση.

Χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο:

Συνολικό ετήσιο επιχειρηματικό κόστος = μισθός ή αναλήψεις + παροχές + γενικά έξοδα + επαναλαμβανόμενες δαπάνες

Βήμα 2: Εκτιμήστε τις ετήσιες ώρες εργασίας σας

Στη συνέχεια, υπολογίστε πόσες ώρες εργάζεστε πραγματικά μέσα σε ένα έτος.

Μια απλή προσέγγιση είναι:

Εβδομαδιαίες ώρες εργασίας x εβδομάδες εργασίας ανά έτος = ετήσιες ώρες εργασίας

Για παράδειγμα, αν εργάζεστε 45 ώρες την εβδομάδα και έχετε 48 εβδομάδες εργασίας τον χρόνο, οι ετήσιες ώρες εργασίας σας είναι 2.160.

Να είστε ειλικρινείς εδώ. Αν το πρόγραμμά σας περιλαμβάνει βράδια, σαββατοκύριακα ή ακανόνιστες εξάρσεις εργασίας, λάβετε τις υπόψη. Η υποεκτίμηση των ωρών σας μπορεί να παραμορφώσει τον υπολογισμό και να κάνει τις χαμηλής αξίας εργασίες να φαίνονται φθηνότερες από ό,τι είναι.

Βήμα 3: Υπολογίστε το ωριαίο σας κόστος

Τώρα διαιρέστε το συνολικό ετήσιο επιχειρηματικό σας κόστος με τις ετήσιες ώρες εργασίας σας.

Ωριαίο κόστος = συνολικό ετήσιο επιχειρηματικό κόστος / ετήσιες ώρες εργασίας

Παράδειγμα:

• Ετήσιο επιχειρηματικό κόστος: 180.000 $
• Ετήσιες ώρες εργασίας: 2.000
• Ωριαίο κόστος: 90 $

Αυτό σημαίνει ότι κάθε ώρα του χρόνου σας κοστίζει ουσιαστικά στην επιχείρηση 90 $, πριν καν σκεφτείτε το κέρδος.

Αν η επιχείρησή σας είναι ακόμη νέα και δεν πληρώνετε τον εαυτό σας με επίσημο μισθό, χρησιμοποιήστε έναν στόχο αποζημίωσης μαζί με τα λειτουργικά κόστη. Αυτό σας δίνει μια καλύτερη εκτίμηση της αξίας του χρόνου σας από το να χρησιμοποιείτε το μηδέν ως βάση.

Βήμα 4: Υπολογίστε το κόστος των διακοπών

Οι μικρές διακοπές είναι ακριβές επειδή διακόπτουν τη συγκέντρωση και παρατείνουν τις εργασίες πέρα από τη στιγμή της διακοπής.

Χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο για να εκτιμήσετε το κόστος μιας διακοπής 15 λεπτών:

Κόστος διακοπής 15 λεπτών = ωριαίο κόστος / 4

Αν το ωριαίο σας κόστος είναι 90 $, τότε μια διακοπή 15 λεπτών κοστίζει 22,50 $.

Τώρα σκεφτείτε πώς μοιάζει μια ημέρα γεμάτη διακοπές:

• Τρεις διακοπές την ημέρα: 67,50 $
• Πέντε διακοπές την ημέρα: 112,50 $
• Είκοσι διακοπές μέσα σε μία εβδομάδα: 450 $

Αυτό δεν περιλαμβάνει καν τον χρόνο που χρειάζεται για να ξαναβρείτε τη συγκέντρωσή σας μετά τη διακοπή. Για πολλούς ιδρυτές, το κρυφό κόστος δεν είναι η ίδια η διακοπή. Είναι η απώλεια της ορμής που ακολουθεί.

Βήμα 5: Συγκρίνετε εργασίες με βάση το πραγματικό κόστος, όχι την αντιληπτή προσπάθεια

Μόλις γνωρίζετε το ωριαίο σας κόστος, μπορείτε να αξιολογείτε την καθημερινή εργασία πιο έξυπνα.

Ρωτήστε τα εξής:

• Συνδέεται άμεσα αυτή η εργασία με τα έσοδα, τη διατήρηση πελατών ή τη στρατηγική ανάπτυξη;
• Μπορεί κάποιος άλλος να την κάνει πιο γρήγορα ή με χαμηλότερο κόστος;
• Απαιτεί αυτή η εργασία τη δική μου εμπειρία και κρίση;
• Είναι ο χρόνος που αφιερώνεται σε αυτήν πιθανό να αποδώσει περισσότερη αξία από την εξωτερική ανάθεση;

Παραδείγματα:

• Η απάντηση σε συνηθισμένες ερωτήσεις πελατών μπορεί να εξυπηρετείται καλύτερα με πρότυπα, έναν βοηθό υποστήριξης ή αυτοματοποίηση
• Η τήρηση βιβλίων μπορεί να αξίζει να ανατεθεί εξωτερικά μόλις η επιχείρηση φτάσει σε ένα ορισμένο όγκο
• Οι καταθέσεις σύστασης και οι ετήσιες εργασίες συμμόρφωσης συχνά έχει νόημα να συγκεντρώνονται μέσω μιας απλοποιημένης υπηρεσίας
• Η ανάπτυξη επιχειρηματικών σχέσεων, οι συνεργασίες και οι αποφάσεις για το προϊόν συνήθως αξίζουν την προσοχή του ιδρυτή

Μια εργασία δεν είναι πολύτιμη απλώς επειδή είναι σημαντική. Το πραγματικό ερώτημα είναι αν είναι η καλύτερη χρήση του χρόνου σας.

Ένα πρακτικό παράδειγμα για ιδρυτή

Φανταστείτε ότι διευθύνετε μια νέα εταιρεία και το ωριαίο σας κόστος είναι 75 $.

Αφιερώσατε:

• 2 ώρες για έρευνα σχετικά με τις απαιτήσεις σύστασης
• 1 ώρα για προετοιμασία και υποβολή εγγράφων
• 1 ώρα για παρακολούθηση προθεσμιών και σημείων παρακολούθησης
• 30 λεπτά για διόρθωση αποφευκτέων λαθών

Αυτό είναι 4,5 ώρες, ή 337,50 $ σε κόστος χρόνου.

Αν μια πλατφόρμα σύστασης ή μια υπηρεσία σύστασης επιχείρησης μπορεί να μειώσει σημαντικά αυτόν τον φόρτο εργασίας, η υπηρεσία μπορεί να είναι πολύ πιο οικονομική από όσο φαίνεται αρχικά. Η ίδια λογική ισχύει για τη συνεχή συμμόρφωση, τη διαχείριση εγγράφων και τις κρατικές απαιτήσεις. Η πληρωμή για αποδοτικότητα μπορεί να είναι φθηνότερη από το να χρησιμοποιείτε τον δικό σας χρόνο για επαναλαμβανόμενη διοικητική εργασία.

Πού εντάσσεται η Zenind

Η Zenind βοηθά τους ιδρυτές να μειώσουν το διοικητικό βάρος που συνοδεύει την έναρξη και τη λειτουργία μιας επιχείρησης στις Ηνωμένες Πολιτείες. Αντί να περνάτε ώρες πλοηγούμενοι μόνοι σας στα βήματα σύστασης, στις προθεσμίες συμμόρφωσης και στις επιχειρηματικές καταθέσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια υπηρεσία σχεδιασμένη να απλοποιεί τη διαδικασία.

Αυτό έχει σημασία επειδή το κόστος του χρόνου δεν μετριέται μόνο σε χρήματα. Μετριέται σε προσοχή, κόπωση αποφάσεων και χαμένη στρατηγική εστίαση. Όταν οι συνήθεις καταθέσεις και οι εργασίες συμμόρφωσης οργανώνονται αποτελεσματικά, οι ιδρυτές έχουν περισσότερο περιθώριο για:

• Ανάπτυξη προϊόντος
• Πωλήσεις και μάρκετινγκ
• Σχέσεις με πελάτες
• Πρόσληψη και λειτουργίες
• Προετοιμασία για χρηματοδότηση
• Μακροπρόθεσμο σχεδιασμό

Για πολλούς επιχειρηματίες, η σωστή υποστήριξη δεν είναι πολυτέλεια. Είναι ένας πρακτικός τρόπος να προστατεύσουν το πιο περιορισμένο περιουσιακό στοιχείο της επιχείρησης.

Χρησιμοποιήστε τον υπολογισμό για να πάρετε καλύτερες αποφάσεις

Μόλις αποκτήσετε έναν ωριαίο αριθμό, αξιοποιήστε τον.

1. Αποφασίστε τι θα αναθέσετε εξωτερικά

Αν μια εργασία σας κοστίζει 100 $ την ώρα και ένας πάροχος μπορεί να την ολοκληρώσει με λιγότερο από αυτό διατηρώντας την ποιότητα, η εξωτερική ανάθεση μπορεί να είναι η καλύτερη επιλογή.

2. Θέστε όρια στις διακοπές

Ομαδοποιήστε τα email, απενεργοποιήστε τις περιττές ειδοποιήσεις και προστατεύστε χρονικά blocks για βαθιά εργασία. Αν οι διακοπές είναι ακριβές, αντιμετωπίστε τες ανάλογα.

3. Χτίστε ένα καλύτερο εβδομαδιαίο πρόγραμμα

Κρατήστε τις ώρες με τη μεγαλύτερη ενέργειά σας για την εργασία με τη μεγαλύτερη αξία. Τοποθετήστε τις διοικητικές εργασίες σε χρονικά διαστήματα με χαμηλότερη αξία.

4. Βελτιώστε την τιμολόγηση και τη διαμόρφωση πακέτων

Αν η επιχείρησή σας βασίζεται σε προσαρμοσμένη εργασία, το κόστος του χρόνου σας πρέπει να επηρεάζει τον τρόπο με τον οποίο τιμολογείτε τα έργα και ορίζετε το εύρος τους.

5. Επιλέξτε τα εργαλεία πιο προσεκτικά

Ένα εργαλείο λογισμικού που σας εξοικονομεί δύο ώρες την εβδομάδα μπορεί να αξίζει πολύ περισσότερο από το κόστος της συνδρομής του αν ο χρόνος σας είναι ακριβός.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφύγετε

Θεωρώντας τον χρόνο σας δωρεάν

Οι ιδρυτές συχνά υποτιμολογούν τη δική τους εργασία επειδή εστιάζουν στην εκροή μετρητών και όχι στην εκροή χρόνου. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε κακές αποφάσεις και περιττή εξουθένωση.

Αγνοώντας τη μη χρεώσιμη εργασία

Ακόμα κι αν δεν χρεώνετε με την ώρα, η επιχείρησή σας εξακολουθεί να καταναλώνει χρόνο σε διοίκηση, λειτουργίες και συντονισμό. Αυτές οι ώρες έχουν αξία.

Ξεχνώντας το κόστος ευκαιρίας

Το πραγματικό κόστος μιας εργασίας περιλαμβάνει αυτό που θα μπορούσατε να είχατε κάνει αντί γι' αυτήν.

Χρησιμοποιώντας μη ρεαλιστικό ωριαίο ρυθμό

Αν η εκτίμησή σας είναι πολύ χαμηλή, θα υπερτιμήσετε τις χαμηλής επίδρασης εργασίες και θα υποτιμήσετε την ανάθεση.

Μη επανεξετάζοντας το νούμερο

Το ωριαίο σας κόστος πρέπει να αλλάζει καθώς η επιχείρησή σας αναπτύσσεται, η αποζημίωσή σας αλλάζει και οι ευθύνες σας εξελίσσονται.

Μια απλή μηνιαία διαδικασία αναθεώρησης

Επανεξετάζετε το κόστος του χρόνου σας τουλάχιστον μία φορά το τρίμηνο. Μια μηνιαία αναθεώρηση είναι ακόμη καλύτερη αν βρίσκεστε σε γρήγορα εξελισσόμενο στάδιο.

Ρωτήστε:

• Ποιες εργασίες κατανάλωσαν τον περισσότερο χρόνο;
• Ποιες εργασίες παρήγαγαν τη μεγαλύτερη απόδοση;
• Ποια εργασία θα μπορούσε να αυτοματοποιηθεί ή να ανατεθεί;
• Ποια διοικητικά βάρη διακόπτουν επανειλημμένα τη στρατηγική εργασία;
• Υπάρχουν υπηρεσίες, συστήματα ή ροές εργασίας που θα μου επέστρεφαν χρόνο;

Αν η απάντηση δείχνει συνεχώς προς εξωτερική υποστήριξη, αυτό είναι ένδειξη ότι πρέπει να απλοποιήσετε τη ροή εργασίας σας.

Τελικό συμπέρασμα

Ο χρόνος σας έχει πραγματικό κόστος, ακόμα κι όταν δεν υπάρχει τιμολόγιο που να το δείχνει. Μόλις υπολογίσετε αυτό το κόστος, οι αντισταθμίσεις γίνονται πιο ξεκάθαρες. Μπορείτε να αναθέτετε πιο σίγουρα, να προστατεύετε την προσοχή σας και να χτίζετε μια επιχείρηση γύρω από εργασία υψηλής αξίας αντί για συνεχή διακοπή.

Για τους ιδρυτές, ειδικά για όσους ξεκινούν ή κλιμακώνουν μια εταιρεία, αυτή η αλλαγή είναι ισχυρή. Κάθε ώρα που εξοικονομείται από επαναλαμβανόμενη διοικητική εργασία μπορεί να ανακατευθυνθεί προς την ανάπτυξη. Με τα σωστά συστήματα και την κατάλληλη υποστήριξη, συμπεριλαμβανομένων απλοποιημένων υπηρεσιών σύστασης και συμμόρφωσης από τη Zenind, μπορείτε να αφιερώνετε περισσότερο χρόνο στην ανάπτυξη της επιχείρησης και λιγότερο χρόνο στη διαχείριση αποφεύξιμων τριβών.