19 خصمًا ضريبيًا للشركات الصغيرة يجب أن يعرفها كل مالك
غالبًا ما يترك أصحاب الشركات الصغيرة أموالًا على الطاولة وقت الضرائب. والسبب في الغالب ليس عدم وجود خصومات، بل لأن النفقات لا تُتابَع باستمرار، أو لأن المصروفات الشخصية ومصروفات العمل تختلط معًا، أو لأن المالكين لا يكونون متأكدين من التكاليف التي تنطبق عليها الشروط.
إن معرفة أكثر الخصومات الضريبية شيوعًا يمكن أن تساعدك على الاحتفاظ بجزء أكبر مما يحققه نشاطك التجاري. كما يمكن أن تحسن حفظ السجلات، وتبسط تقديم الإقرار الضريبي، وتقلل من احتمال إغفال خصومات مشروعة. سواء كنت تطلق شركة جديدة، أو تدير شركة ذات مسؤولية محدودة قائمة، أو تعمل بصفتك مالكًا منفردًا، فإن وجود استراتيجية واضحة للخصومات مهم للغاية.
يشرح هذا الدليل 19 خصمًا ضريبيًا مهمًا للشركات الصغيرة، إلى جانب نصائح عملية لتوثيقها واستخدامها بالشكل الصحيح. وقد صيغ لمالكي الأعمال الذين يريدون نظرة عامة موثوقة وواضحة بعيدًا عن المصطلحات الضريبية المعقدة.
تتغير القواعد الضريبية كثيرًا، وبعض الخصومات تعتمد على نوع الكيان، أو مستوى الدخل، أو طريقة استخدام الأصل. تأكد دائمًا من التفاصيل مع مختص ضرائب مؤهل قبل التقديم.
ما الذي يُعد خصمًا ضريبيًا للأعمال؟
الخصم الضريبي هو مصروف تجاري مؤهل يقلل الدخل الخاضع للضريبة. وبوجه عام، يجب أن تكون النفقات القابلة للخصم عادية وضرورية لنشاطك التجاري.
- عادية: أي شائعة ومقبولة في مجال عملك.
- ضرورية: أي مفيدة ومناسبة لعمليات نشاطك.
لكن ذلك لا يعني أن كل مصروف يكون قابلًا للخصم بالكامل. فبعض الخصومات يجب تقسيمها بين الاستخدام التجاري والشخصي. وبعضها الآخر يجب استهلاكه على مدى فترة زمنية. وهناك بعض القيود التي تفرضها قواعد مصلحة الضرائب الأمريكية.
المفتاح هو الانضباط في حفظ السجلات. فإذا لم تتمكن من إثبات المصروف، فقد لا تتمكن من خصمه حتى لو كان مشروعًا.
1. مصروفات مركبة العمل
إذا كنت تستخدم سيارة أو شاحنة أو فانًا لأغراض العمل، فقد تتمكن من خصم التكاليف المرتبطة بها. ويشمل ذلك:
- الوقود والزيت
- الإصلاحات والصيانة
- التأمين
- رسوم التسجيل
- دفعات الإيجار التمويلي
- الإهلاك، في بعض الحالات
- مواقف السيارات والرسوم المرورية المرتبطة بالسفر العملي
غالبًا ما يكون أمامك طريقتان لحساب الخصم: طريقة الأميال القياسية أو طريقة المصروفات الفعلية. ويعتمد الخيار الأفضل على نمط قيادتك وتكاليف المركبة ونظام حفظ السجلات لديك.
احتفظ بسجل للأميال يوضح التاريخ والوجهة والغرض والأميال المقطوعة للعمل. وعادةً لا يكون التنقل بين المنزل ومقر العمل المعتاد قابلًا للخصم، لكن الانتقال من موقع عمل إلى آخر غالبًا ما يكون كذلك.
2. مصروفات السفر
قد تكون رحلات العمل قابلة للخصم عندما تسافر بعيدًا عن موطنك الضريبي لأجل العمل. ويجب أن تتطلب الرحلة عادة النوم أو الراحة، وأن يكون الغرض الأساسي منها العمل.
تشمل تكاليف السفر القابلة للخصم عادةً ما يلي:
- تذاكر الطيران أو القطار أو الحافلة أو استئجار السيارات
- الفندق أو الإقامة
- النقل من وإلى المطار
- التاكسي أو خدمات النقل التشاركي أو الحافلات المكوكية أو المواصلات المحلية
- رسوم الأمتعة المرتبطة بالعمل
- الغسيل والتنظيف الجاف أثناء السفر
- المكالمات الهاتفية المتعلقة بالعمل وإتاحة الإنترنت أثناء الرحلة
قد تكون الوجبات أثناء السفر قابلة للخصم أيضًا، وفقًا لقواعد مصلحة الضرائب الأمريكية والحدود المطبقة. أما الترفيه فعادةً لا يكون قابلًا للخصم.
ولحماية الخصم، احتفظ بالإيصالات ووثّق الغرض التجاري من كل رحلة.
3. الوجبات مع العملاء أو الزبائن أو الموظفين
غالبًا ما تكون وجبات العمل قابلة للخصم عندما تكون مرتبطة مباشرة بأعمالك أو مرتبطة بنقاش تجاري فعّال.
قد تشمل الأمثلة ما يلي:
- لقاء عميل على الغداء لمناقشة مشروع
- دعوة مورد إلى العشاء لمراجعة عقد
- تقديم وجبات خلال جلسة تدريب داخلية
- توفير الطعام في اجتماع للموظفين
الخصم ليس تلقائيًا. يجب أن تكون الوجبة مرتبطة بالعمل، وقد يسبب الإنفاق المفرط أو الباذخ مشكلات. وفي معظم الحالات، يكون الاحتفاظ بالإيصالات وتدوين من حضر ولماذا أُقيمت الوجبة أمرًا أساسيًا.
4. مصروفات المكتب المنزلي
إذا كنت تستخدم جزءًا من منزلك بانتظام وبشكل حصري للعمل، فقد تكون مؤهلًا لخصم المكتب المنزلي.
يمكن أن ينطبق هذا الخصم على:
- غرفة مخصصة تُستخدم للعمل فقط
- مساحة عمل محددة بوضوح تُستخدم لأعمال الإدارة أو المهام التنظيمية
قد تشمل المصروفات نسبة من:
- الإيجار أو فوائد الرهن العقاري
- المرافق
- تأمين مالك المنزل
- الإصلاحات والصيانة
- الضرائب العقارية، حيث يسمح القانون بذلك
- خدمة الإنترنت، إذا كان جزء منها للاستخدام التجاري
قد تتمكن من استخدام طريقة مبسطة أو الطريقة العادية. والطريقة المبسطة أسهل، بينما قد تمنحك الطريقة العادية خصمًا أكبر في بعض الحالات.
5. مستلزمات المكتب
عادةً ما تكون المستلزمات اليومية المستخدمة في العمل قابلة للخصم في سنة شرائها. ومن الأمثلة الشائعة:
- الورق
- الأقلام والملفات
- حبر الطابعة وخراطيش الحبر
- الأوراق اللاصقة
- الأظرف
- ملصقات الشحن
- البريد المدفوع المستخدم للمراسلات التجارية
حتى المشتريات الصغيرة تتراكم خلال العام. وأهم عادة هنا هي الاستمرارية. فضع مشتريات مستلزمات المكتب على بطاقة أعمال أو حساب تجاري كلما أمكن، واحتفظ بالإيصالات.
6. أجهزة الكمبيوتر والهواتف والمعدات الأخرى
قد تكون المعدات المستخدمة للعمل قابلة للخصم، لكن طريقة معالجتها قد تختلف. فبعض العناصر يمكن خصمها بالكامل في سنة الشراء، بينما يجب استهلاك عناصر أخرى على مدى الزمن.
تشمل الأمثلة:
- أجهزة الكمبيوتر المحمولة والمكتبية
- الشاشات ولوحات المفاتيح
- الأجهزة اللوحية
- الهواتف الذكية المستخدمة للعمل
- الطابعات والماسحات الضوئية
- الكاميرات ومعدات الصوت
إذا كنت تستخدم العنصر لأغراض العمل والشخصية معًا، فقد يكون فقط الجزء التجاري قابلًا للخصم. ولهذا من المفيد فصل الأجهزة التجارية عن الشخصية كلما أمكن.
7. البرمجيات والاشتراكات
غالبًا ما تكون البرمجيات المتكررة والأدوات الرقمية مصروفات تجارية قابلة للخصم. وقد تشمل:
- برامج المحاسبة
- أدوات إدارة المشاريع
- منصات التسويق عبر البريد الإلكتروني
- اشتراكات التصميم والتحرير
- التخزين السحابي
- استضافة المواقع
- خدمات الحماية والنسخ الاحتياطي
- التطبيقات والأدوات المتخصصة في المجال
وتُعد مصروفات الاشتراكات مهمة بشكل خاص للشركات الحديثة التي تعتمد على الأنظمة الرقمية. تتبعها شهريًا حتى لا تضيع وسط الرسوم المتكررة الشخصية.
8. خدمة الإنترنت والهاتف
إذا كنت تستخدم الإنترنت أو الهاتف للعمل، فقد يكون جزء من تلك التكاليف قابلًا للخصم. ويعتمد المبلغ القابل للخصم على مقدار الاستخدام المرتبط بالعمل.
قد تتمكن من خصم:
- خط هاتف ثانٍ مخصص للعمل
- اتصال إنترنت مستقل للأعمال
- نسبة من فاتورة إنترنت أو هاتف منزلية مشتركة
كلما كان إعدادك أوضح، أصبحت المطالبة بالخصم أسهل. وعادةً ما يوفّر وجود خط أو حساب منفصل للعمل سجلات أبسط من خلط كل شيء معًا.
9. إيجار العقار التجاري
إذا كنت تستأجر مكتبًا أو متجرًا أو مستودعًا أو أي مساحة تجارية أخرى، فقد يكون الإيجار قابلًا للخصم. وقد يشمل ذلك:
- دفعات الإيجار الشهرية
- رسوم المبنى الإضافية أو رسوم المناطق المشتركة، إذا كانت جزءًا من عقد الإيجار
- الرسوم المتعلقة بمراجعة عقد الإيجار أو التفاوض عليه
يُعد الإيجار غالبًا من أكبر مصروفات الشركة الصغيرة. لذا تأكد من الاحتفاظ بعقد الإيجار وسجلات السداد كافة.
10. المرافق
قد تكون المرافق اللازمة لتشغيل عملك قابلة للخصم أيضًا. ويمكن أن تشمل:
- الكهرباء
- الماء
- الغاز
- جمع النفايات
- التدفئة والتكييف
- الإنترنت والاتصالات، إذا كانت مفوترة بشكل منفصل كمرافق
إذا كان نشاطك التجاري يشارك المساحة مع الاستخدام الشخصي، أو إذا كنت تعمل من المنزل، فقد تحتاج إلى توزيع تكاليف المرافق بين الاستخدام التجاري والشخصي.
11. أقساط التأمين
عادةً ما يكون تأمين الأعمال قابلًا للخصم عندما يحمي عملياتك. ومن الأمثلة الشائعة:
- تأمين المسؤولية العامة
- تأمين المسؤولية المهنية
- تأمين الممتلكات التجارية
- تأمين المسؤولية السيبرانية
- تأمين تعويض العمال
- تأمين انقطاع الأعمال
- تغطية الأخطاء والسهو
يتجاهل بعض المالكين التأمين لأنه يبدو كتكلفة ثابتة من تكاليف التشغيل. لكن في الحقيقة، هو أحد أهم وسائل الحماية التي يمكن أن يشتريها النشاط التجاري، وغالبًا ما يكون خصمًا تجاريًا عاديًا.
12. الرسوم القانونية والمهنية
غالبًا ما تكون الرسوم المدفوعة للمهنيين الذين يساعدون في إدارة عملك قابلة للخصم. وقد يشمل ذلك:
- المحامين
- المحاسبين
- محاسبي الدفاتر
- معدي الإقرارات الضريبية
- الاستشاريين
- مستشاري الأعمال
إذا كنت قد أسست شركتك بمساعدة مهنية، أو حصلت على دعم في الامتثال، أو استأجرت أحدًا لتقديم المشورة بشأن العقود أو الملفات أو أنظمة المحاسبة، فقد تكون تلك الرسوم مؤهلة.
الشركات التي تحافظ على التنظيم في الدعم القانوني والمالي غالبًا ما توفر الوقت وتتجنب الأخطاء المكلفة.
13. رسوم البنوك وتكاليف معالجة المدفوعات
من السهل إغفال تكاليف الحسابات البنكية التجارية ومعالجة المدفوعات لأنها غالبًا تُخصم تلقائيًا من الإيداعات. ومع ذلك فهي مصروفات عمل مشروعة.
تشمل الأمثلة:
- الرسوم الشهرية للحساب البنكي
- رسوم التحويلات البنكية
- رسوم معالجة بطاقات الائتمان
- رسوم خدمات التاجر
- رسوم المعاملات عبر منصات الدفع
- رسوم السحب على المكشوف أو المرتجعات المرتبطة بنشاط تجاري
إذا كنت تستخدم خدمات مصرفية تجارية منفصلة، فسيكون تتبع هذه الخصومات وتسويتها أسهل.
14. الإعلان والتسويق
معظم مصروفات التسويق قابلة للخصم إذا كانت تهدف إلى الترويج لعملك. ويشمل ذلك:
- تصميم المواقع وصيانتها
- خدمات تحسين محركات البحث
- الإعلانات عبر الإنترنت
- الإعلانات المطبوعة
- بطاقات الأعمال والكتيبات
- إدارة وسائل التواصل الاجتماعي
- الرعايات والعروض الترويجية
- حملات البريد الإلكتروني
وغالبًا ما يكون التسويق من أكثر الخصومات قيمة، لأن الشركات التي تركز على النمو تميل إلى الإنفاق بكثافة في هذه الفئة.
15. تكاليف بدء التشغيل
إذا كنت في بداية تأسيس عملك، فقد تكون بعض تكاليف بدء التشغيل قابلة للخصم أو الاستهلاك.
وقد تشمل هذه النفقات المدفوعة قبل افتتاح العمل رسميًا، مثل:
- أبحاث السوق
- الإعلانات السابقة للإطلاق
- الاستشارات المهنية
- تكاليف التدريب للإعداد الأولي
- رسوم تسجيل الأعمال وإطلاقها
- البحث عن الموردين والبائعين
يختلف التعامل الضريبي مع بدء التشغيل عن المصروفات التشغيلية المعتادة. وتعتمد القواعد على نوع التكلفة ومقدارها، لذلك فإن التتبع الدقيق من اليوم الأول أمر أساسي.
16. تكاليف التأسيس والتنظيم
قد تحصل التكاليف المرتبطة بتأسيس كيان تجاري قانوني على معاملة ضريبية مواتية أيضًا. ويمكن أن يشمل ذلك المصروفات المرتبطة بتأسيس شركة ذات مسؤولية محدودة أو شركة مساهمة أو شراكة.
ومن الأمثلة:
- رسوم تقديم الملفات لدى الولاية
- رسوم خدمات التأسيس
- إعداد مستندات التأسيس
- الرسوم القانونية المرتبطة بإعداد الكيان
- تكاليف الامتثال الأولية للشركة أو LLC
ولهذا يستفيد العديد من المالكين من تأسيس أعمالهم بصورة صحيحة من البداية. فعملية تأسيس واضحة يمكن أن تجعل المحاسبة والتقارير الضريبية أسهل لاحقًا.
17. أجور الموظفين ومدفوعات المقاولين
إذا كنت توظف أشخاصًا، فقد تكون تعويضاتهم قابلة للخصم عندما تكون مصروفًا تجاريًا معتادًا.
وقد يشمل ذلك:
- الرواتب
- الأجور بالساعة
- المكافآت
- أجر العمل الإضافي
- ضرائب الرواتب التي يدفعها صاحب العمل
- مدفوعات المقاولين مقابل الخدمات المشروعة
- رسوم خدمات الرواتب
ويُعد التصنيف مهمًا هنا. فالموظفون والمقاولون المستقلون يعاملون بشكل مختلف لأغراض الضرائب، وقد يؤدي سوء التصنيف إلى مشكلات امتثال. احتفظ بسجلات تدعم طريقة الاستعانة بكل عامل وطريقة دفعه.
18. مساهمات التقاعد والمزايا
قد يتمكن أصحاب الأعمال من خصم المساهمات في بعض خطط التقاعد وبرامج مزايا الموظفين.
وقد تشمل الأمثلة:
- مساهمات SEP IRA
- مساهمات SIMPLE IRA
- مساهمات Solo 401(k)، إذا كنت مؤهلًا
- ترتيبات تعويض النفقات الصحية، حيث يسمح القانون بذلك
- تكاليف مزايا الموظفين المؤهلة
يمكن أن تدعم هذه الخصومات كلاً من التخطيط الضريبي والأمان المالي على المدى الطويل. وبالنسبة للعديد من المالكين، يعد التخطيط للتقاعد من أفضل الطرق لتقليل الدخل الخاضع للضريبة مع بناء الثروة الشخصية.
19. الإهلاك وخصومات الشطب المشابهة للمادة 179
بعض مشتريات الأعمال تكون كبيرة جدًا بحيث لا يمكن خصمها دفعة واحدة باعتبارها مستلزمات أو مصروفات عادية. بدلًا من ذلك، قد تُستهلك على مدى الزمن أو، في بعض الحالات، تُخصم بسرعة أكبر بموجب قواعد ضريبية خاصة.
وينطبق ذلك غالبًا على:
- الأثاث
- الآلات
- المركبات المستخدمة للعمل
- أجهزة الكمبيوتر ومعدات المكتب
- بعض التحسينات والأصول المتخصصة
ويعتمد العلاج الضريبي الصحيح على الأصل وطريقة استخدامه والقواعد الضريبية الحالية. وهذا مجال ينبغي على أصحاب الأعمال فيه طلب إرشاد مهني، خاصة عند شراء معدات باهظة الثمن.
أفضل الممارسات للمطالبة بالخصومات
الخصومات الضريبية لا تكون مفيدة إلا إذا كانت مدعومة بسجلات جيدة. لذا أنشئ نظامًا يجعل وقت الضرائب أسهل طوال العام.
- استخدم حسابات بنكية وبطاقات ائتمان تجارية منفصلة.
- احفظ الإيصالات رقميًا فور استلامها.
- احتفظ بسجلات الأميال وملاحظات السفر.
- سوِّ الحسابات شهريًا.
- خزّن الفواتير والعقود والكشوف في مكان واحد.
- راجع النفقات بانتظام حتى لا تُصنف بشكل خاطئ.
كما أن النظام المالي النظيف يجعل من الأسهل اكتشاف الخصومات غير المستغلة وإعداد تقارير دقيقة للمقرضين أو معدي الإقرارات أو الشركاء.
أخطاء شائعة يجب تجنبها
حتى أصحاب الأعمال ذوو الخبرة يرتكبون أخطاء في الخصومات. ومن أكثرها شيوعًا:
- خلط المصروفات الشخصية ومصروفات العمل
- المطالبة بتكاليف من دون توثيق
- خصم الوجبات أو السفر غير المرتبطين أساسًا بالعمل
- نسيان توزيع المصروفات المشتركة بشكل صحيح
- افتراض أن كل تكلفة بدء تشغيل قابلة للخصم فورًا
- سوء تصنيف الموظفين والمقاولين
- تجاهل القواعد الضريبية الخاصة بكل ولاية
لن تضمن السجلات الجيدة قبول كل خصم، لكنها تحسن كثيرًا قدرتك على دعم الخصومات التي تطالب بها.
لماذا يهم هيكل الكيان
يمكن أن تؤثر الطريقة التي تُؤسس بها عملك في إدارة الخصومات والرواتب وتعويضات المالك والامتثال. وقد تكون لدى LLC أو الشركة أو الملكية الفردية متطلبات مختلفة في التقارير الضريبية.
إن اختيار الهيكل الصحيح مبكرًا يمكن أن يسهل فصل المالية التجارية عن الشخصية، وفتح حساب بنكي تجاري، والحفاظ على مسار أوراق أوضح. وهذا مهم لدقة الخصومات وللنمو على المدى الطويل.
إذا كنت تؤسس شركة جديدة، يمكن أن تساعدك Zenind في بناء أساس قانوني سليم حتى تتمكن من التركيز على تنمية العمل والحفاظ على تنظيم السجلات منذ البداية.
أفكار ختامية
الخصومات الضريبية للشركات الصغيرة ليست مجرد مسألة نهاية عام. إنها جزء من الإدارة المالية اليومية. وكلما كانت سجلاتك أكثر تنظيمًا طوال العام، أصبح من الأسهل المطالبة بالخصومات التي تستحقها وتجنب الأخطاء المكلفة.
ابدأ بالفئات التي تنطبق على عملك أكثر من غيرها، ثم ابنِ نظامًا بسيطًا لتتبعها شهرًا بعد شهر. ويمكن أن يؤدي النهج المنضبط تجاه الخصومات إلى تحسين التدفق النقدي، وتقليل الدخل الخاضع للضريبة، ومنحك صورة أوضح عن الأداء الحقيقي لعملك.
إذا كنت تطلق نشاطًا تجاريًا جديدًا، فإن فصل أموال الشركة مبكرًا والاحتفاظ بسجلات قوية منذ البداية يمكن أن يجعل موسم الضرائب أسهل لاحقًا. ويُعد وجود أساس قوي في التأسيس والامتثال من أفضل الطرق لدعم هذه العملية.
لا توجد أسئلة متاحة. يُرجى التحقق مرة أخرى لاحقًا.