19 khoản khấu trừ thuế doanh nghiệp nhỏ mà mọi chủ doanh nghiệp nên biết

Chủ doanh nghiệp nhỏ thường bỏ lỡ cơ hội tiết kiệm tiền khi đến kỳ khai thuế. Nguyên nhân hiếm khi là vì không có khoản khấu trừ nào. Thường hơn, đó là do chi phí không được theo dõi nhất quán, chi tiêu kinh doanh và cá nhân bị trộn lẫn, hoặc chủ doanh nghiệp không chắc khoản chi nào đủ điều kiện.

Hiểu các khoản khấu trừ thuế phổ biến nhất có thể giúp bạn giữ lại nhiều hơn từ những gì doanh nghiệp kiếm được. Điều này cũng có thể cải thiện việc lưu giữ hồ sơ, đơn giản hóa quá trình khai thuế và giảm khả năng bỏ sót các khoản được phép xóa sổ hợp lệ. Dù bạn đang thành lập công ty mới, vận hành một LLC đã hoạt động ổn định, hay kinh doanh với tư cách chủ sở hữu duy nhất, một chiến lược khấu trừ rõ ràng đều rất quan trọng.

Hướng dẫn này phân tích 19 khoản khấu trừ thuế quan trọng dành cho doanh nghiệp nhỏ, cùng với các mẹo thực tế để ghi nhận chứng từ và sử dụng đúng cách. Nội dung được viết cho các chủ doanh nghiệp muốn có một cái nhìn tổng quan đáng tin cậy, dễ hiểu, thay vì các thuật ngữ thuế phức tạp.

Quy định thuế thay đổi thường xuyên, và một số khoản khấu trừ phụ thuộc vào loại hình pháp nhân, mức thu nhập hoặc cách bạn sử dụng tài sản. Luôn xác nhận chi tiết với chuyên gia thuế đủ năng lực trước khi khai thuế.

Khoản khấu trừ thuế kinh doanh là gì?

Khoản khấu trừ thuế là một chi phí kinh doanh đủ điều kiện giúp giảm thu nhập chịu thuế. Nhìn chung, chi phí được khấu trừ phải là chi phí thông thường và cần thiết cho ngành nghề hoặc hoạt động kinh doanh của bạn.

• Thông thường nghĩa là phổ biến và được chấp nhận trong ngành của bạn.
• Cần thiết nghĩa là hữu ích và phù hợp với hoạt động kinh doanh của bạn.

Điều đó không có nghĩa là mọi chi phí đều được khấu trừ toàn bộ. Một số khoản khấu trừ phải được phân bổ theo tỷ lệ giữa mục đích kinh doanh và cá nhân. Một số khoản khác phải được khấu hao theo thời gian. Một vài khoản bị giới hạn bởi các quy định đặc biệt của IRS.

Điểm mấu chốt là lưu giữ hồ sơ có kỷ luật. Nếu bạn không thể chứng minh một khoản chi, bạn có thể không được khấu trừ khoản đó ngay cả khi nó hợp lệ.

1. Chi phí xe phục vụ kinh doanh

Nếu bạn sử dụng ô tô, xe tải nhỏ hoặc xe tải cho hoạt động kinh doanh, bạn có thể được khấu trừ các chi phí liên quan. Các chi phí này bao gồm:

• Xăng và dầu
• Sửa chữa và bảo dưỡng
• Bảo hiểm
• Phí đăng ký xe
• Tiền thuê xe
• Khấu hao, trong một số trường hợp
• Phí đỗ xe và phí cầu đường liên quan đến chuyến đi công tác

Thông thường, bạn có hai cách để tính khoản khấu trừ: phương pháp số dặm tiêu chuẩn hoặc phương pháp chi phí thực tế. Lựa chọn tốt hơn phụ thuộc vào thói quen lái xe, chi phí xe và hệ thống lưu giữ hồ sơ của bạn.

Hãy giữ nhật ký quãng đường ghi rõ ngày, điểm đến, mục đích và số dặm đã đi cho công việc. Việc đi lại giữa nhà và nơi làm việc thường xuyên thường không được khấu trừ, nhưng di chuyển từ một địa điểm kinh doanh này sang địa điểm kinh doanh khác thường được khấu trừ.

2. Chi phí công tác

Chi phí công tác có thể được khấu trừ khi bạn đi xa khỏi nơi cư trú thuế của mình để làm việc. Chuyến đi thường phải cần ngủ lại hoặc nghỉ ngơi, và mục đích chính của chuyến đi phải là kinh doanh.

Các chi phí công tác thường được khấu trừ bao gồm:

• Vé máy bay, tàu hỏa, xe buýt hoặc chi phí thuê xe
• Khách sạn hoặc nơi lưu trú
• Di chuyển đến và từ sân bay
• Taxi, dịch vụ gọi xe, xe đưa đón hoặc phương tiện công cộng địa phương
• Phí hành lý liên quan đến công việc
• Giặt là và giặt khô trong khi đi công tác
• Cuộc gọi điện thoại công việc và truy cập internet trong chuyến đi

Bữa ăn trong khi công tác cũng có thể được khấu trừ, tùy theo quy định và giới hạn của IRS. Chi phí giải trí nhìn chung không được khấu trừ.

Để bảo vệ khoản khấu trừ, hãy lưu biên lai và ghi nhận mục đích kinh doanh của từng chuyến đi.

3. Bữa ăn với khách hàng, đối tác hoặc nhân viên

Bữa ăn kinh doanh thường được khấu trừ khi có liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp của bạn hoặc gắn với một cuộc thảo luận kinh doanh đang diễn ra.

Ví dụ có thể bao gồm:

• Gặp khách hàng ăn trưa để thảo luận về dự án
• Mời nhà cung cấp ăn tối để xem xét hợp đồng
• Cung cấp bữa ăn trong buổi đào tạo của công ty
• Chuẩn bị đồ ăn tại cuộc họp nhân viên

Khoản khấu trừ này không tự động áp dụng. Bữa ăn phải liên quan đến kinh doanh, và chi tiêu quá xa hoa hoặc phô trương có thể gây vấn đề. Trong hầu hết các trường hợp, việc giữ biên lai và ghi rõ ai tham dự cũng như lý do tổ chức bữa ăn là rất cần thiết.

4. Chi phí văn phòng tại nhà

Nếu bạn sử dụng một phần ngôi nhà của mình thường xuyên và riêng biệt cho hoạt động kinh doanh, bạn có thể đủ điều kiện hưởng khoản khấu trừ văn phòng tại nhà.

Khoản khấu trừ này có thể áp dụng cho:

• Một phòng riêng chỉ dùng cho kinh doanh
• Một khu vực làm việc được tách biệt rõ ràng dùng cho công việc hành chính hoặc quản lý

Chi phí có thể bao gồm một phần của:

• Tiền thuê nhà hoặc lãi vay thế chấp
• Tiện ích
• Bảo hiểm nhà ở
• Sửa chữa và bảo dưỡng
• Thuế bất động sản, nếu được phép
• Dịch vụ internet, nếu có phần sử dụng cho kinh doanh

Bạn có thể sử dụng cách tính đơn giản hoặc phương pháp thông thường. Phương án đơn giản dễ thực hiện hơn, trong khi phương pháp thông thường có thể tạo ra khoản khấu trừ lớn hơn trong một số trường hợp.

5. Vật tư văn phòng

Vật tư hằng ngày dùng trong kinh doanh thường được khấu trừ trong năm bạn mua. Ví dụ phổ biến gồm:

• Giấy
• Bút và bìa hồ sơ
• Mực in và hộp mực
• Giấy ghi chú
• Phong bì
• Nhãn vận chuyển
• Bưu phí dùng cho thư từ kinh doanh

Ngay cả các khoản mua nhỏ cũng cộng dồn đáng kể trong năm. Thói quen quan trọng nhất là sự nhất quán. Hãy dùng thẻ hoặc tài khoản doanh nghiệp để mua vật tư văn phòng bất cứ khi nào có thể, và giữ lại biên lai.

6. Máy tính, điện thoại và thiết bị khác

Thiết bị dùng cho kinh doanh có thể được khấu trừ, nhưng cách xử lý có thể khác nhau. Một số tài sản có thể được ghi nhận toàn bộ vào chi phí trong năm mua, trong khi những tài sản khác phải được khấu hao theo thời gian.

Ví dụ bao gồm:

• Máy tính để bàn và máy tính xách tay
• Màn hình và bàn phím
• Máy tính bảng
• Điện thoại thông minh dùng cho kinh doanh
• Máy in và máy quét
• Máy ảnh và thiết bị âm thanh

Nếu bạn sử dụng tài sản cho cả mục đích kinh doanh và cá nhân, chỉ phần sử dụng cho kinh doanh mới có thể được khấu trừ. Vì vậy, nếu có thể, việc tách thiết bị kinh doanh khỏi thiết bị cá nhân sẽ rất hữu ích.

7. Phần mềm và gói đăng ký

Phần mềm định kỳ và công cụ số thường là chi phí kinh doanh được khấu trừ. Các khoản này có thể bao gồm:

• Phần mềm kế toán
• Công cụ quản lý dự án
• Nền tảng tiếp thị qua email
• Gói đăng ký thiết kế và chỉnh sửa
• Lưu trữ đám mây
• Lưu trữ website
• Dịch vụ bảo mật và sao lưu
• Ứng dụng và công cụ chuyên ngành

Chi phí đăng ký đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện đại phụ thuộc vào hệ thống kỹ thuật số. Hãy theo dõi chúng hằng tháng để chúng không bị lẫn vào các khoản phí định kỳ cá nhân.

8. Dịch vụ internet và điện thoại

Nếu bạn sử dụng dịch vụ internet hoặc điện thoại cho kinh doanh, một phần các chi phí đó có thể được khấu trừ. Số tiền được khấu trừ phụ thuộc vào tỷ lệ sử dụng cho mục đích kinh doanh.

Bạn có thể được khấu trừ:

• Một đường dây điện thoại kinh doanh thứ hai
• Một kết nối internet riêng cho doanh nghiệp
• Một tỷ lệ phần trăm của hóa đơn internet hoặc điện thoại dùng chung tại nhà

Thiết lập càng rõ ràng thì khoản khấu trừ càng dễ chứng minh. Một đường dây hoặc tài khoản riêng cho mục đích kinh doanh thường tạo hồ sơ đơn giản hơn so với việc trộn mọi thứ với nhau.

9. Tiền thuê bất động sản kinh doanh

Nếu bạn thuê văn phòng, cửa hàng, kho hàng hoặc không gian kinh doanh khác, tiền thuê có thể được khấu trừ. Khoản này có thể bao gồm:

• Tiền thuê hằng tháng
• Các khoản phí tòa nhà hoặc khu vực chung bổ sung, nếu là một phần của hợp đồng thuê
• Phí liên quan đến việc xem xét hoặc đàm phán hợp đồng thuê

Tiền thuê thường là một trong những chi phí lớn nhất của doanh nghiệp nhỏ. Hãy đảm bảo lưu giữ hợp đồng thuê và toàn bộ hồ sơ thanh toán.

10. Tiện ích

Các tiện ích cần thiết để vận hành doanh nghiệp cũng có thể được khấu trừ. Chúng có thể bao gồm:

• Điện
• Nước
• Gas
• Thu gom rác
• Sưởi ấm và làm mát
• Internet và viễn thông, nếu được lập hóa đơn riêng như tiện ích

Nếu doanh nghiệp của bạn dùng chung không gian với mục đích cá nhân, hoặc nếu bạn làm việc tại nhà, bạn có thể cần phân bổ chi phí tiện ích giữa mục đích kinh doanh và cá nhân.

11. Phí bảo hiểm

Bảo hiểm doanh nghiệp thường được khấu trừ khi bảo vệ hoạt động của bạn. Ví dụ phổ biến bao gồm:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
• Bảo hiểm tài sản thương mại
• Bảo hiểm trách nhiệm an ninh mạng
• Bảo hiểm bồi thường cho người lao động
• Bảo hiểm gián đoạn kinh doanh
• Bảo hiểm sai sót và thiếu sót

Một số chủ doanh nghiệp bỏ qua bảo hiểm vì xem đó là chi phí cố định. Trên thực tế, đây là một trong những biện pháp bảo vệ quan trọng nhất mà doanh nghiệp có thể mua, và nó thường đủ điều kiện là khoản khấu trừ kinh doanh thông thường.

12. Phí pháp lý và chuyên môn

Phí trả cho các chuyên gia hỗ trợ vận hành doanh nghiệp thường được khấu trừ. Khoản này có thể bao gồm:

• Luật sư
• Kế toán viên
• Nhân viên ghi sổ
• Người khai thuế
• Tư vấn viên
• Cố vấn kinh doanh

Nếu bạn thành lập công ty với sự hỗ trợ chuyên môn, duy trì hỗ trợ tuân thủ hoặc thuê người tư vấn về hợp đồng, hồ sơ nộp, hoặc hệ thống kế toán, các khoản phí đó có thể đủ điều kiện.

Những doanh nghiệp duy trì sự ngăn nắp với hỗ trợ pháp lý và tài chính thường tiết kiệm thời gian và tránh được các sai lầm tốn kém.

13. Phí ngân hàng và chi phí xử lý thanh toán

Chi phí ngân hàng doanh nghiệp và xử lý thanh toán rất dễ bị bỏ sót vì chúng thường được tự động trừ khỏi khoản tiền gửi. Tuy vậy, đây vẫn là các chi phí kinh doanh hợp lệ.

Ví dụ bao gồm:

• Phí tài khoản ngân hàng hằng tháng
• Phí chuyển khoản ngân hàng
• Phí xử lý thẻ tín dụng
• Phí dịch vụ thương nhân
• Phí giao dịch trên nền tảng thanh toán
• Phí thấu chi hoặc phí thanh toán bị trả lại liên quan đến hoạt động kinh doanh

Nếu bạn sử dụng ngân hàng doanh nghiệp riêng, các khoản khấu trừ này sẽ dễ theo dõi và đối chiếu hơn.

14. Quảng cáo và tiếp thị

Hầu hết chi phí tiếp thị được khấu trừ nếu nhằm quảng bá doanh nghiệp của bạn. Bao gồm:

• Thiết kế và bảo trì website
• Dịch vụ tối ưu hóa công cụ tìm kiếm
• Quảng cáo trực tuyến
• Quảng cáo in ấn
• Danh thiếp và brochure
• Quản lý mạng xã hội
• Tài trợ và chương trình khuyến mãi
• Chiến dịch email

Tiếp thị thường là một trong những khoản khấu trừ có giá trị nhất vì các doanh nghiệp hướng đến tăng trưởng thường chi tiêu nhiều trong hạng mục này.

15. Chi phí khởi nghiệp

Nếu bạn mới đưa doanh nghiệp vào hoạt động, một số chi phí khởi nghiệp có thể được khấu trừ hoặc phân bổ dần.

Các khoản này có thể bao gồm chi phí đã trả trước khi doanh nghiệp chính thức mở cửa, chẳng hạn như:

• Nghiên cứu thị trường
• Quảng cáo trước khi ra mắt
• Tư vấn chuyên môn
• Chi phí đào tạo cho thiết lập ban đầu
• Chi phí đăng ký và ra mắt doanh nghiệp
• Nghiên cứu nhà cung cấp và đối tác bán hàng

Cách xử lý chi phí khởi nghiệp khác với chi phí vận hành thường kỳ. Quy định phụ thuộc vào loại và số tiền của chi phí, vì vậy việc theo dõi cẩn thận ngay từ ngày đầu là rất cần thiết.

16. Chi phí tổ chức thành lập

Chi phí liên quan đến việc thành lập một pháp nhân kinh doanh cũng có thể được hưởng cách xử lý thuế thuận lợi. Khoản này có thể bao gồm chi phí liên quan đến việc thành lập LLC, công ty cổ phần hoặc công ty hợp danh.

Ví dụ:

• Lệ phí nộp hồ sơ cho tiểu bang
• Phí dịch vụ thành lập
• Soạn thảo tài liệu thành lập
• Phí pháp lý liên quan đến thiết lập pháp nhân
• Chi phí tuân thủ ban đầu của công ty hoặc LLC

Đây là một lý do nhiều chủ doanh nghiệp được lợi khi thành lập doanh nghiệp đúng cách ngay từ đầu. Một quy trình thành lập rõ ràng có thể giúp việc ghi sổ và báo cáo thuế dễ dàng hơn về sau.

17. Tiền lương nhân viên và thanh toán cho nhà thầu

Nếu bạn thuê người, khoản thù lao của họ thường được khấu trừ khi đó là chi phí kinh doanh thông thường.

Khoản này có thể bao gồm:

• Lương cố định
• Lương theo giờ
• Thưởng
• Tiền làm thêm giờ
• Thuế tiền lương do người sử dụng lao động trả
• Thanh toán cho nhà thầu đối với dịch vụ hợp lệ
• Phí dịch vụ trả lương

Việc phân loại rất quan trọng. Nhân viên và nhà thầu độc lập được xử lý khác nhau cho mục đích thuế, và phân loại sai có thể tạo ra vấn đề tuân thủ. Hãy giữ hồ sơ chứng minh cách mỗi người lao động được thuê và được trả tiền.

18. Đóng góp hưu trí và phúc lợi

Chủ doanh nghiệp có thể được khấu trừ các khoản đóng góp vào một số kế hoạch hưu trí và chương trình phúc lợi nhân viên nhất định.

Ví dụ có thể bao gồm:

• Đóng góp SEP IRA
• Đóng góp SIMPLE IRA
• Đóng góp Solo 401(k), nếu đủ điều kiện
• Thỏa thuận hoàn trả chi phí y tế, nếu được phép
• Chi phí phúc lợi nhân viên đủ điều kiện

Các khoản khấu trừ này có thể hỗ trợ cả việc lập kế hoạch thuế và an toàn tài chính dài hạn. Đối với nhiều chủ doanh nghiệp, lập kế hoạch hưu trí là một trong những cách tốt nhất để giảm thu nhập chịu thuế đồng thời xây dựng tài sản cá nhân.

19. Khấu hao và các khoản xóa sổ kiểu Section 179

Một số khoản mua sắm cho doanh nghiệp quá lớn để khấu trừ một lần như vật tư hoặc chi phí thông thường. Thay vào đó, chúng có thể được khấu hao theo thời gian hoặc, trong một số trường hợp, được ghi nhận chi phí nhanh hơn theo các quy định thuế đặc biệt.

Điều này thường áp dụng cho:

• Nội thất
• Máy móc
• Xe sử dụng cho kinh doanh
• Máy tính và thiết bị văn phòng
• Một số cải tạo và tài sản chuyên dụng

Cách xử lý đúng phụ thuộc vào tài sản, cách sử dụng tài sản và các quy định thuế hiện hành. Đây là lĩnh vực mà chủ doanh nghiệp nên tìm hướng dẫn chuyên môn, đặc biệt khi mua thiết bị đắt tiền.

Thực hành tốt nhất khi yêu cầu khấu trừ

Khấu trừ thuế chỉ hữu ích khi được hỗ trợ bởi hồ sơ đầy đủ. Hãy xây dựng một hệ thống giúp mùa thuế dễ dàng hơn trong suốt cả năm.

• Sử dụng tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng doanh nghiệp riêng.
• Lưu biên lai dưới dạng kỹ thuật số ngay khi nhận được.
• Giữ nhật ký quãng đường và ghi chú công tác.
• Đối chiếu tài khoản hằng tháng.
• Lưu hóa đơn, hợp đồng và sao kê ở một nơi.
• Rà soát chi phí thường xuyên để không có khoản nào bị gắn nhãn sai.

Một hệ thống tài chính rõ ràng cũng giúp bạn dễ phát hiện các khoản xóa sổ bị bỏ sót và chuẩn bị báo cáo chính xác cho bên cho vay, người khai thuế hoặc đối tác.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Ngay cả các chủ doanh nghiệp có kinh nghiệm cũng mắc lỗi về khấu trừ. Những lỗi phổ biến nhất bao gồm:

• Trộn lẫn chi phí cá nhân và kinh doanh
• Yêu cầu khấu trừ chi phí mà không có chứng từ
• Khấu trừ bữa ăn hoặc chuyến đi không có mục đích chính là kinh doanh
• Quên phân bổ đúng chi phí dùng chung
• Cho rằng mọi chi phí khởi nghiệp đều được khấu trừ ngay
• Phân loại sai nhân viên và nhà thầu
• Bỏ qua quy định thuế riêng của từng tiểu bang

Hồ sơ tốt không đảm bảo mọi khoản khấu trừ đều được chấp nhận, nhưng chúng cải thiện đáng kể khả năng chứng minh các khoản bạn yêu cầu.

Vì sao cấu trúc pháp nhân quan trọng

Cách doanh nghiệp của bạn được thành lập có thể ảnh hưởng đến cách bạn quản lý khấu trừ, bảng lương, khoản trả cho chủ sở hữu và tuân thủ. LLC, công ty cổ phần hoặc doanh nghiệp tư nhân có thể có các nhu cầu báo cáo thuế khác nhau.

Chọn cấu trúc phù hợp từ sớm có thể giúp bạn dễ tách biệt tài chính kinh doanh và cá nhân, mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và duy trì hồ sơ giấy tờ rõ ràng hơn. Điều đó quan trọng đối với cả độ chính xác của khoản khấu trừ và tăng trưởng dài hạn.

Nếu bạn đang thành lập một công ty mới, Zenind có thể giúp bạn thiết lập nền tảng pháp lý phù hợp để bạn có thể tập trung xây dựng doanh nghiệp và giữ hồ sơ ngăn nắp ngay từ đầu.

Kết luận

Khấu trừ thuế dành cho doanh nghiệp nhỏ không chỉ là vấn đề cuối năm. Chúng là một phần của quản lý tài chính hằng ngày. Hồ sơ của bạn càng được tổ chức tốt trong suốt năm, việc yêu cầu các khoản khấu trừ xứng đáng và tránh sai lầm tốn kém càng trở nên dễ dàng.

Hãy bắt đầu với các hạng mục thường áp dụng nhất cho doanh nghiệp của bạn, sau đó xây dựng một hệ thống đơn giản để theo dõi chúng từng tháng. Cách tiếp cận có kỷ luật đối với khấu trừ có thể cải thiện dòng tiền, giảm thu nhập chịu thuế và cho bạn cái nhìn rõ hơn về hiệu quả thực sự của doanh nghiệp.

Nếu bạn đang ra mắt một doanh nghiệp mới, việc tách biệt tài chính công ty từ sớm và duy trì hồ sơ vững chắc ngay từ đầu có thể giúp mùa thuế sau này dễ dàng hơn nhiều. Một nền tảng thành lập và tuân thủ chắc chắn là một trong những cách tốt nhất để hỗ trợ quá trình đó.