19 daňových odpočtov pre malé podniky, ktoré by mal poznať každý majiteľ

Majitelia malých podnikov často nechávajú pri daňovom priznaní peniaze ležať na stole. Dôvodom zvyčajne nie je to, že odpočty neexistujú. Častejšie je problém v tom, že sa výdavky nevedú dôsledne, miešajú sa firemné a osobné platby alebo si majitelia nie sú istí, ktoré náklady spĺňajú podmienky.

Znalosť najčastejších daňových odpočtov vám môže pomôcť ponechať si viac z toho, čo váš podnik zarobí. Môže tiež zlepšiť vedenie záznamov, zjednodušiť podávanie daňového priznania a znížiť riziko, že prehliadnete legitímne odpočítateľné položky. Či už zakladáte novú spoločnosť, vediete zavedenú LLC alebo podnikáte ako živnostník, jasná stratégia odpočtov je dôležitá.

Táto príručka rozoberá 19 dôležitých daňových odpočtov pre malé podniky spolu s praktickými tipmi, ako ich dokumentovať a používať správne. Je napísaná pre majiteľov firiem, ktorí chcú spoľahlivý prehľad v bežnom jazyku, nie daňový žargón.

Daňové pravidlá sa často menia a niektoré odpočty závisia od typu vašej entity, úrovne príjmu alebo spôsobu, akým majetok používate. Pred podaním daňového priznania si vždy overte detaily u kvalifikovaného daňového odborníka.

Čo sa považuje za daňový odpočet pre podnikanie?

Daňový odpočet je oprávnený podnikový výdavok, ktorý znižuje zdaniteľný príjem. Vo všeobecnosti musia byť odpočítateľné výdavky bežné a potrebné pre vaše podnikanie.

• Bežné znamená, že sú v odvetví rozšírené a akceptované.
• Potrebné znamená, že sú pre fungovanie podniku užitočné a primerané.

To neznamená, že každý výdavok je plne odpočítateľný. Niektoré odpočty sa musia pomerne deliť medzi firemné a osobné využitie. Iné sa musia odpisovať v čase. A pri niektorých platia osobitné pravidlá IRS.

Kľúčom je disciplinované vedenie záznamov. Ak nedokážete výdavok preukázať, možno si ho nebudete môcť odpočítať, aj keď bol legitímny.

1. Výdavky na vozidlo používané v podnikaní

Ak používate auto, nákladné vozidlo alebo dodávku na podnikanie, možno si budete môcť odpočítať súvisiace náklady. Patria sem:

• Benzín a olej
• Opravy a údržba
• Poistenie
• Registračné poplatky
• Lízingové splátky
• Odpisy, v niektorých prípadoch
• Parkovné a mýto súvisiace s pracovnou cestou

Vo všeobecnosti máte dve možnosti, ako odpočet vypočítať: štandardnú sadzbu za míľu alebo metódu skutočných výdavkov. Lepšia možnosť závisí od vášho štýlu jazdy, nákladov na vozidlo a systému vedenia záznamov.

Veďte si záznam jázd, ktorý obsahuje dátum, cieľ, účel a počet míľ najazdených pre podnikanie. Dochádzanie z domu na bežné pracovisko zvyčajne nie je odpočítateľné, no cesta medzi jednotlivými pracovnými miestami áno.

2. Cestovné náklady

Podnikateľské cestovanie môže byť odpočítateľné, keď cestujete kvôli práci mimo svojej daňovej adresy. Cesta spravidla musí vyžadovať spánok alebo odpočinok a musí byť primárne služobná.

Medzi bežné odpočítateľné cestovné náklady patria:

• Lístky na lietadlo, vlak, autobus alebo prenájom auta
• Hotel alebo ubytovanie
• Doprava na letisko a z letiska
• Taxi, služba zdieľanej jazdy, kyvadlová doprava alebo miestna doprava
• Poplatky za batožinu súvisiace s prácou
• Pranie a chemické čistenie počas cestovania
• Firemné telefonáty a prístup na internet počas cesty

Stravovanie počas cestovania môže byť tiež odpočítateľné, podľa pravidiel a limitov IRS. Zábava zvyčajne odpočítateľná nie je.

Aby ste odpočet ochránili, uchovávajte účtenky a zdokumentujte obchodný účel každej cesty.

3. Jedlá s klientmi, zákazníkmi alebo zamestnancami

Firemné jedlá sú často odpočítateľné, keď sú priamo spojené s vaším podnikaním alebo s aktívnou obchodnou diskusiou.

Príklady môžu zahŕňať:

• Stretnutie s klientom na obed kvôli prerokovaniu projektu
• Večeru s dodávateľom na prebratie zmluvy
• Poskytnutie jedla počas firemného školenia
• Občerstvenie na porade zamestnancov

Odpočet nie je automatický. Jedlo musí súvisieť s podnikaním a nadmerné alebo okázalé míňanie môže spôsobiť problémy. Vo väčšine prípadov je nevyhnutné uchovávať účtenky a zaznamenávať, kto sa zúčastnil a prečo sa jedlo konalo.

4. Náklady na domácu kanceláriu

Ak používate časť svojho domova pravidelne a výlučne na podnikanie, môžete mať nárok na odpočet za domácu kanceláriu.

Tento odpočet sa môže vzťahovať na:

• Samostatnú miestnosť používanú len na podnikanie
• Jasne oddelený pracovný priestor používaný na administratívne alebo riadiace úlohy

Výdavky môžu zahŕňať časť:

• Nájmu alebo úrokov z hypotéky
• Energií
• Poistenia domácnosti
• Opráv a údržby
• Dane z nehnuteľnosti, kde je to dovolené
• Internetových služieb, ak sa používajú aj na podnikanie

Môžete použiť zjednodušený výpočet alebo metódu podľa skutočných nákladov. Zjednodušená možnosť je jednoduchšia, zatiaľ čo metóda podľa skutočných nákladov môže v niektorých prípadoch priniesť vyšší odpočet.

5. Kancelárske potreby

Bežné pomôcky používané v podnikaní sú spravidla odpočítateľné v roku, keď ich kúpite. Medzi bežné príklady patria:

• Papier
• Perá a zakladače
• Atrament do tlačiarne a toner
• Lepiace papieriky
• Obálky
• Prepravné štítky
• Poštovné použité na firemnú korešpondenciu

Aj malé nákupy sa počas roka nazbierajú. Najdôležitejším návykom je dôslednosť. Ak je to možné, platte za kancelárske potreby firemnou kartou alebo z firemného účtu a uchovávajte účtenky.

6. Počítače, telefóny a iné zariadenia

Zariadenia používané na podnikanie môžu byť odpočítateľné, ale spôsob ich zaobchádzania sa môže líšiť. Niektoré položky možno odpísať v plnej výške v roku nákupu, zatiaľ čo iné sa musia odpisovať postupne.

Príklady zahŕňajú:

• Počítače a notebooky
• Monitory a klávesnice
• Tablety
• Smartfóny používané na podnikanie
• Tlačiarne a skenery
• Fotoaparáty a zvuková technika

Ak predmet používate na firemné aj osobné účely, odpočítateľná môže byť len firemná časť. Preto je užitočné, ak je to možné, oddeliť pracovné zariadenia od súkromných.

7. Softvér a predplatné

Pravidelné softvérové a digitálne nástroje sú často odpočítateľné podnikové výdavky. Môže ísť napríklad o:

• Účtovný softvér
• Nástroje na riadenie projektov
• Platformy na e-mailový marketing
• Predplatné na dizajn a úpravu obsahu
• Cloudové úložisko
• Webhosting
• Bezpečnostné a zálohovacie služby
• Odborné aplikácie a nástroje pre konkrétne odvetvie

Výdavky na predplatné sú obzvlášť dôležité pre moderné firmy, ktoré sa spoliehajú na digitálne systémy. Sledujte ich mesačne, aby sa nestratili medzi osobnými opakovanými platbami.

8. Internet a telefónne služby

Ak používate internet alebo telefón na podnikanie, časť týchto nákladov môže byť odpočítateľná. Odpočítateľná suma závisí od toho, koľko z využitia súvisí s podnikaním.

Možno si budete môcť odpočítať:

• Druhú firemnú telefónnu linku
• Vyhradené firemné internetové pripojenie
• Percento zo spoločného domáceho účtu za internet alebo telefón

Čím čistejšie je vaše nastavenie, tým jednoduchší je odpočet. Samostatná linka alebo účet pre firemné použitie zvyčajne vytvára jednoduchšie záznamy než miešanie všetkého dokopy.

9. Nájom za firemné priestory

Ak si prenajímate kanceláriu, predajňu, sklad alebo iný firemný priestor, nájom môže byť odpočítateľný. Môže sem patriť:

• Mesačné splátky nájmu
• Dodatočné poplatky za budovu alebo spoločné priestory, ak sú súčasťou nájomnej zmluvy
• Poplatky súvisiace s posúdením alebo vyjednávaním nájomnej zmluvy

Nájom býva jedným z najväčších výdavkov malého podniku. Nezabudnite si uložiť nájomnú zmluvu aj všetky doklady o platbách.

10. Energie a služby

Energie potrebné na prevádzku vášho podniku môžu byť tiež odpočítateľné. Môže ísť o:

• Elektrinu
• Vodu
• Plyn
• Odvoz odpadu
• Kúrenie a chladenie
• Internet a telekomunikačné služby, ak sú osobitne fakturované ako energie alebo služby

Ak podnik zdieľa priestor s osobným využitím alebo pracujete z domu, možno bude potrebné rozdeliť náklady na energie medzi firemné a osobné využitie.

11. Poistné

Firemné poistenie je zvyčajne odpočítateľné, keď chráni vašu prevádzku. Bežné príklady zahŕňajú:

• Poistenie všeobecnej zodpovednosti
• Poistenie profesijnej zodpovednosti
• Poistenie komerčného majetku
• Kybernetické poistenie
• Poistenie zodpovednosti zamestnávateľa za pracovné úrazy
• Poistenie prerušenia podnikania
• Poistenie chýb a opomenutí

Niektorí majitelia tieto náklady prehliadajú, pretože pôsobia ako fixný režijný výdavok. V skutočnosti ide o jednu z najdôležitejších ochrán, ktoré si podnik môže kúpiť, a často sa z nej dá uplatniť bežný daňový odpočet.

12. Právne a odborné poplatky

Poplatky platené odborníkom, ktorí pomáhajú viesť vaše podnikanie, sú často odpočítateľné. Môže ísť o:

• Právnikov
• Účtovníkov
• Mzdových účtovníkov
• Daňových poradcov
• Konzultantov
• Podnikových poradcov

Ak ste si nechali pomôcť so založením firmy, zabezpečili ste podporu pri dodržiavaní predpisov alebo ste si najali niekoho na poradenstvo v oblasti zmlúv, podaní či účtovných systémov, tieto poplatky môžu spĺňať podmienky.

Firmy, ktoré sú organizované a využívajú právnu aj finančnú podporu, často šetria čas a vyhýbajú sa drahým chybám.

13. Bankové poplatky a náklady na spracovanie platieb

Náklady na firemné bankovníctvo a spracovanie platieb sa ľahko prehliadnu, pretože sa často automaticky odpočítavajú z vkladov. Stále však ide o legitímne podnikové výdavky.

Príklady zahŕňajú:

• Mesačné poplatky za podnikateľský účet
• Poplatky za bankové prevody
• Poplatky za spracovanie kreditných kariet
• Poplatky za merchant services
• Transakčné poplatky platobných platforiem
• Poplatky za prečerpanie alebo vrátenú platbu súvisiacu s podnikaním

Ak používate samostatné firemné bankovníctvo, tieto odpočty sa sledujú a zosúlaďujú jednoduchšie.

14. Reklama a marketing

Väčšina marketingových nákladov je odpočítateľná, ak sú určené na propagáciu vášho podnikania. Patrí sem:

• Dizajn a údržba webovej stránky
• Služby optimalizácie pre vyhľadávače
• Online reklamy
• Tlačená reklama
• Vizitky a brožúry
• Správa sociálnych médií
• Sponzorstvo a propagačné akcie
• E-mailové kampane

Marketing je často jedným z najhodnotnejších odpočtov, pretože rastovo orientované firmy zvyknú v tejto kategórii míňať výrazne.

15. Náklady na začatie podnikania

Ak len rozbiehate svoj podnik, niektoré náklady na štart môžu byť odpočítateľné alebo amortizovateľné.

Môžu sem patriť výdavky uhradené pred oficiálnym otvorením podniku, napríklad:

• Prieskum trhu
• Reklama pred spustením
• Odborné poradenstvo
• Školenie na počiatočné nastavenie
• Registrácia podniku a náklady na spustenie
• Prieskum dodávateľov a partnerov

Zaobchádzanie so startup nákladmi je iné než pri bežných prevádzkových výdavkoch. Pravidlá závisia od typu a výšky nákladu, preto je dôsledné sledovanie už od prvého dňa nevyhnutné.

16. Organizačné náklady

Náklady súvisiace so založením právnej obchodnej entity môžu tiež dostávať priaznivé daňové zaobchádzanie. To môže zahŕňať výdavky spojené so založením LLC, korporácie alebo partnerstva.

Príklady:

• Poplatky štátu za podanie
• Poplatky za služby založenia spoločnosti
• Vypracovanie zakladateľských dokumentov
• Právne poplatky súvisiace so založením entity
• Počiatočné náklady na compliance pre korporáciu alebo LLC

Aj preto mnohým majiteľom pomáha založiť si podnik správne už od začiatku. Prehľadný proces založenia môže neskôr výrazne zjednodušiť účtovníctvo aj daňové vykazovanie.

17. Mzdy zamestnancov a platby dodávateľom

Ak zamestnávate ľudí, ich odmena je často odpočítateľná, ak ide o bežný podnikový výdavok.

Môže sem patriť:

• Platy
• Hodinová mzda
• Odmeny
• Príplatky za nadčasy
• Mzdové dane platené zamestnávateľom
• Platby dodávateľom za legitímne služby
• Poplatky za mzdové služby

Klasifikácia je dôležitá. Zamestnanci a nezávislí dodávatelia sa na daňové účely posudzujú odlišne a nesprávne zaradenie môže spôsobiť problémy s dodržiavaním predpisov. Veďte záznamy, ktoré podporujú spôsob, akým je každý pracovník angažovaný a platený.

18. Príspevky do dôchodkových plánov a benefity

Majitelia podnikov si môžu odpočítať príspevky do niektorých dôchodkových plánov a programov zamestnaneckých benefitov.

Možné príklady zahŕňajú:

• Príspevky do SEP IRA
• Príspevky do SIMPLE IRA
• Príspevky do Solo 401(k), ak máte nárok
• Programy zdravotného preplácania, kde je to povolené
• Oprávnené náklady na zamestnanecké benefity

Tieto odpočty môžu podporiť daňové plánovanie aj dlhodobú finančnú istotu. Pre mnohých majiteľov je plánovanie dôchodku jedným z najlepších spôsobov, ako znížiť zdaniteľný príjem a zároveň budovať osobný majetok.

19. Odpisy a odpisovanie podľa pravidiel Section 179

Niektoré podnikové nákupy sú príliš veľké na to, aby sa dali odpočítať naraz ako zásoby alebo bežné výdavky. Namiesto toho sa môžu odpisovať v čase alebo sa v niektorých prípadoch môžu uplatniť rýchlejšie podľa osobitných daňových pravidiel.

To sa často týka:

• Nábytku
• Strojov
• Vozidiel používaných na podnikanie
• Počítačov a kancelárskeho vybavenia
• Určitých vylepšení a špecializovaného majetku

Správne zaobchádzanie závisí od majetku, spôsobu jeho používania a aktuálnych daňových pravidiel. V tejto oblasti by mali majitelia firiem vyhľadať odborné poradenstvo, najmä pri nákupe drahého vybavenia.

Najlepšie postupy pri uplatňovaní odpočtov

Daňové odpočty sú užitočné len vtedy, ak sú podložené dobrými záznamami. Vytvorte si systém, ktorý vám uľahčí daňové obdobie počas celého roka.

• Používajte oddelené firemné bankovníctvo a kreditné karty.
• Účtenky ukladajte digitálne hneď, ako ich dostanete.
• Veďte si záznamy o jazdách a cestách.
• Každý mesiac zosúlaďte účty.
• Ukladajte faktúry, zmluvy a výpisy na jednom mieste.
• Pravidelne kontrolujte výdavky, aby sa nič nesprávne nezaradilo.

Prehľadný finančný systém vám tiež uľahčí odhaliť prehliadnuté odpočty a pripraviť presné výkazy pre veriteľov, daňových poradcov alebo partnerov.

Bežné chyby, ktorým sa treba vyhnúť

Aj skúsení majitelia robia chyby pri odpočtoch. Medzi najčastejšie patria:

• Miešanie osobných a firemných výdavkov
• Uplatňovanie nákladov bez dokumentácie
• Odpočítavanie jedál alebo ciest, ktoré nie sú primárne spojené s podnikaním
• Zabúdanie správne rozdeliť náklady pri spoločnom používaní
• Predpoklad, že každý startup náklad je okamžite odpočítateľný
• Nesprávna klasifikácia zamestnancov a dodávateľov
• Ignorovanie daňových pravidiel špecifických pre jednotlivé štáty

Dobré záznamy nezaručia každý odpočet, ale výrazne zvýšia vašu schopnosť preukázať tie, ktoré si uplatňujete.

Prečo záleží na právnej forme entity

Spôsob, akým je váš podnik založený, môže ovplyvniť správu odpočtov, miezd, odmeny vlastníka a dodržiavanie predpisov. LLC, korporácia alebo živnosť môžu mať odlišné požiadavky na daňové vykazovanie.

Správna voľba štruktúry na začiatku môže uľahčiť oddelenie firemných a osobných financií, otvorenie podnikateľského bankového účtu a udržiavanie prehľadnej dokumentácie. To je dôležité pre presnosť odpočtov aj dlhodobý rast.

Ak zakladáte novú spoločnosť, Zenind vám môže pomôcť vytvoriť správny právny základ, aby ste sa mohli sústrediť na budovanie podnikania a udržiavanie poriadku v záznamoch od samého začiatku.

Záverečné myšlienky

Daňové odpočty pre malé podniky nie sú len záležitosťou konca roka. Sú súčasťou každodenného finančného riadenia. Čím organizovanejšie sú vaše záznamy počas roka, tým jednoduchšie bude uplatniť si odpočty, na ktoré máte nárok, a vyhnúť sa nákladným chybám.

Začnite s kategóriami, ktoré sa na váš podnik vzťahujú najčastejšie, a potom si vytvorte jednoduchý systém ich mesačného sledovania. Disciplínovaný prístup k odpočtom môže zlepšiť cash flow, znížiť zdaniteľný príjem a poskytnúť vám jasnejší obraz o tom, ako si váš podnik skutočne vedie.

Ak zakladáte nový podnik, včasné oddelenie financií vašej spoločnosti a vedenie kvalitných záznamov od začiatku vám môže neskôr výrazne uľahčiť daňové obdobie. Pevný základ v oblasti založenia a dodržiavania predpisov je jedným z najlepších spôsobov, ako tento proces podporiť.