19 малки бизнес данъчни приспадания, които всеки собственик трябва да познава

Много собственици на малък бизнес оставят пари на масата по време на данъчния сезон. Причината рядко е, че няма данъчни приспадания. По-често проблемът е, че разходите не се проследяват последователно, личните и служебните разходи се смесват или собствениците не са сигурни кои разходи отговарят на условията.

Познатите ви най-често срещани данъчни приспадания могат да ви помогнат да запазите повече от това, което бизнесът ви печели. Те могат също така да подобрят воденето на отчетност, да улеснят подаването на данъчни декларации и да намалят риска да пропуснете законни разходи за приспадане. Независимо дали стартирате нова компания, управлявате вече установено LLC или работите като едноличен търговец, ясната стратегия за приспаданията има значение.

Това ръководство разглежда 19 важни данъчни приспадания за малък бизнес, заедно с практични съвети за документирането и правилното им използване. То е написано за собственици на бизнес, които искат надежден, ясен преглед, а не данъчен жаргон.

Данъчните правила се променят често и някои приспадания зависят от типа на вашата структура, нивото на доходите или начина, по който използвате даден актив. Винаги потвърждавайте подробностите с квалифициран данъчен специалист, преди да подадете декларация.

Какво се счита за данъчно приспадане на бизнес?

Данъчното приспадане е допустим бизнес разход, който намалява облагаемия доход. По правило приспадаемите разходи трябва да бъдат обичайни и необходими за вашата дейност.

• Обичайни означава често срещани и приети във вашата индустрия.
• Необходими означава полезни и подходящи за бизнес операциите ви.

Това не означава, че всеки разход е изцяло приспадаем. Някои приспадания трябва да се разпределят между служебно и лично ползване. Други трябва да се амортизират с времето. Няколко са ограничени от специални правила на IRS.

Ключът е дисциплинираното водене на отчетност. Ако не можете да докажете разход, може да не успеете да го приспаднете, дори да е бил напълно законен.

1. Разходи за бизнес автомобил

Ако използвате кола, камион или ван за бизнес, може да можете да приспаднете свързаните разходи. Това включва:

• Гориво и масло
• Ремонти и поддръжка
• Застраховка
• Такси за регистрация
• Лизингови плащания
• Амортизация, в някои случаи
• Паркинг и пътни такси, свързани със служебни пътувания

Обикновено имате два начина за изчисляване на приспадането: стандартният метод за пробег или методът на действителните разходи. По-добрият вариант зависи от навиците ви за шофиране, разходите за автомобила и системата ви за отчетност.

Водете дневник на пробега, който показва дата, дестинация, цел и изминати служебни километри. Пътуването от дома до редовното работно място обикновено не е приспадаемо, но пътуването от едно бизнес място до друго често е.

2. Пътни разходи

Бизнес пътуванията могат да бъдат приспадаеми, когато пътувате далеч от данъчния си дом по работа. Пътуването обикновено трябва да изисква сън или почивка и да е основно за бизнес цели.

Често приспадаеми разходи при пътуване включват:

• Самолетни билети, влак, автобус или наем на автомобил
• Хотел или настаняване
• Транспорт до и от летището
• Такси, споделено пътуване, шатъл или местен транспорт
• Такси за багаж, свързани с бизнеса
• Пране и химическо чистене по време на пътуването
• Служебни телефонни разговори и интернет достъп по време на пътуването

Храната по време на пътуване също може да е приспадаема, според правилата и ограниченията на IRS. Развлеченията по принцип не са приспадаеми.

За да защитите приспадането, пазете касови бележки и документирайте бизнес целта на всяко пътуване.

3. Хранене с клиенти, клиенти-партньори или служители

Бизнес храненето често е приспадаемо, когато е пряко свързано с бизнеса ви или е свързано с активна служебна дискусия.

Примери може да включват:

• Среща с клиент за обяд, за да обсъдите проект
• Вечеря с доставчик за преглед на договор
• Осигуряване на храна по време на фирмено обучение
• Предлагане на храна по време на служебна среща

Приспадането не е автоматично. Храненето трябва да е свързано с бизнеса, а прекалено разточителните разходи могат да създадат проблеми. В повечето случаи е важно да пазите касови бележки и да отбелязвате кой е присъствал и защо е било организирано храненето.

4. Разходи за домашен офис

Ако използвате част от дома си редовно и изключително за бизнес, може да отговаряте на условията за приспадане за домашен офис.

Това приспадане може да се прилага за:

• Отделна стая, използвана само за бизнес
• Ясно отделено работно пространство, използвано за административни или управленски задачи

Разходите могат да включват част от:

• Наем или ипотечна лихва
• Комунални услуги
• Застраховка на дома
• Ремонти и поддръжка
• Данък сгради, когато е приложимо
• Интернет услуга, ако е част от служебното използване

Може да използвате опростено изчисление или стандартния метод. Опростеният вариант е по-лесен, докато стандартният метод в някои случаи може да даде по-голямо приспадане.

5. Офис консумативи

Ежедневните консумативи, използвани за бизнеса, обикновено са приспадаеми през годината, в която ги купите. Често срещани примери са:

• Хартия
• Химикалки и папки
• Мастило и тонер за принтер
• Самозалепващи бележки
• Пликове
• Етикети за изпращане
• Пощенски разходи за бизнес кореспонденция

Дори малките покупки се натрупват през годината. Най-важният навик е последователността. Плащайте за офис консумативи с бизнес карта или бизнес сметка, когато е възможно, и пазете касовите бележки.

6. Компютри, телефони и друго оборудване

Оборудването, използвано за бизнес, може да бъде приспадаемо, но третирането му може да варира. Някои активи могат да бъдат изцяло отчетени като разход в годината на покупката, докато други трябва да се амортизират с времето.

Примери включват:

• Компютри и лаптопи
• Монитори и клавиатури
• Таблети
• Смартфони, използвани за бизнес
• Принтери и скенери
• Фотоапарати и аудио оборудване

Ако използвате даден актив както за бизнес, така и за лични цели, може да приспаднете само бизнес частта. Затова е полезно, когато е възможно, да отделяте служебните устройства от личните.

7. Софтуер и абонаменти

Повтарящите се разходи за софтуер и дигитални инструменти често са приспадаеми бизнес разходи. Те могат да включват:

• Счетоводен софтуер
• Инструменти за управление на проекти
• Платформи за имейл маркетинг
• Абонаменти за дизайн и редактиране
• Облачно съхранение
• Хостинг на уебсайт
• Сигурност и архивиране
• Индустриални приложения и инструменти

Абонаментните разходи са особено важни за съвременните бизнеси, които разчитат на дигитални системи. Проследявайте ги месечно, за да не се изгубят сред личните повтарящи се плащания.

8. Интернет и телефонни услуги

Ако използвате интернет или телефонни услуги за бизнес, част от тези разходи може да е приспадаема. Приспадаемата сума зависи от това колко от използването е свързано с бизнеса.

Може да приспаднете:

• Втора бизнес телефонна линия
• Отделна бизнес интернет връзка
• Процент от общ домашен интернет или телефонна сметка

Колкото по-ясна е структурата ви, толкова по-лесно е приспадането. Отделна линия или сметка за бизнес обикновено създава по-прости записи от смесването на всичко.

9. Наем на бизнес имот

Ако наемате офис, магазин, склад или друго бизнес пространство, наемът може да е приспадаем. Това може да включва:

• Месечни наемни плащания
• Допълнителни такси за сградата или общите части, ако са част от договора
• Такси, свързани с преглед или договаряне на наема

Наемът често е един от най-големите разходи за малък бизнес. Не забравяйте да пазите договора за наем и всички документи за плащанията.

10. Комунални услуги

Комуналните услуги, необходими за работа на бизнеса, също могат да бъдат приспадаеми. Те могат да включват:

• Електричество
• Вода
• Газ
• Извозване на отпадъци
• Отопление и охлаждане
• Интернет и телекомуникации, ако са фактурирани отделно като комунални услуги

Ако бизнесът ви споделя пространство с лична употреба или ако работите от дома си, може да се наложи да разпределите разходите за комунални услуги между бизнес и лична употреба.

11. Застрахователни премии

Бизнес застраховката обикновено е приспадаема, когато защитава вашите операции. Чести примери са:

• Застраховка „Обща гражданска отговорност“
• Застраховка „Професионална отговорност“
• Застраховка на търговски имот
• Киберзастраховка
• Застраховка за трудови злополуки
• Застраховка за прекъсване на бизнеса
• Застраховка за професионални грешки и пропуски

Някои собственици пренебрегват застраховката, защото изглежда като фиксиран оперативен разход. В действителност тя е една от най-важните защити, които бизнесът може да закупи, и често е редовно данъчно приспадане.

12. Правни и професионални хонорари

Хонорарите, платени на специалисти, които помагат в управлението на бизнеса ви, често са приспадаеми. Това може да включва:

• Адвокати
• Счетоводители
• Книговодители
• Данъчни консултанти
• Консултанти
• Бизнес съветници

Ако сте учредили компанията си с професионална помощ, ползвали сте подкрепа за съответствие с изискванията или сте наели някого за договори, подаване на документи или счетоводни системи, тези хонорари може да отговарят на условията.

Бизнесите, които остават организирани с правна и финансова подкрепа, често пестят време и избягват скъпи грешки.

13. Банкови такси и разходи за обработка на плащания

Таксите за бизнес банкиране и обработка на плащания лесно се пренебрегват, защото често се удържат автоматично от постъпленията. Въпреки това те са законни бизнес разходи.

Примери включват:

• Месечни такси за бизнес банкова сметка
• Такси за банков превод
• Такси за обработка на кредитни карти
• Такси за търговски услуги
• Такси за транзакции през платежни платформи
• Такси за овърдрафт или върнати плащания, свързани с бизнес дейност

Ако използвате отделно бизнес банкиране, тези приспадания са по-лесни за проследяване и съгласуване.

14. Реклама и маркетинг

Повечето маркетингови разходи са приспадаеми, ако са предназначени да промотират вашия бизнес. Това включва:

• Дизайн и поддръжка на уебсайт
• Услуги по оптимизация за търсачки
• Онлайн реклами
• Печатна реклама
• Бизнес картички и брошури
• Управление на социални мрежи
• Спонсорства и промоции
• Имейл кампании

Маркетингът често е едно от най-ценните приспадания, защото растящите бизнеси обикновено харчат сериозно в тази категория.

15. Стартиращи разходи

Ако тепърва започвате бизнеса си, някои стартови разходи може да са приспадаеми или амортизируеми.

Те могат да включват разходи, направени преди бизнесът официално да отвори, като например:

• Проучване на пазара
• Предварителна реклама
• Професионални съвети
• Обучение за първоначална настройка
• Регистрация на фирмата и разходи по стартиране
• Проучване на доставчици и партньори

Третирането на стартовите разходи е различно от това на обикновените оперативни разходи. Правилата зависят от вида и размера на разхода, затова внимателното проследяване от първия ден е от съществено значение.

16. Организационни разходи

Разходите, свързани с учредяването на юридическа бизнес структура, също могат да получат благоприятно данъчно третиране. Това може да включва разходи, свързани с учредяване на LLC, корпорация или партньорство.

Примери:

• Такси за държавна регистрация
• Такси за услуги по учредяване
• Изготвяне на учредителни документи
• Правни такси, свързани с учредяването на структурата
• Първоначални разходи за съответствие на корпорация или LLC

Това е една от причините много собственици да извличат полза от това да учредят бизнеса си правилно още от самото начало. Добре организираният процес на учредяване може да направи счетоводството и данъчната отчетност много по-лесни по-късно.

17. Заплати на служители и плащания към независими изпълнители

Ако наемате хора, тяхното възнаграждение често е приспадаемо, когато е нормален бизнес разход.

Това може да включва:

• Заплати
• Почасово заплащане
• Бонуси
• Извънреден труд
• Данъци върху заплатите, платени от работодателя
• Плащания към независими изпълнители за реални услуги
• Такси за услуга по обработка на заплати

Класификацията има значение. Служителите и независимите изпълнители се третират различно за данъчни цели, а неправилната класификация може да създаде проблеми със съответствието. Водете записи, които подкрепят как всеки работник е ангажиран и плащан.

18. Пенсионни вноски и придобивки

Собствениците на бизнес може да могат да приспадат вноски към определени пенсионни планове и програми за служителски придобивки.

Възможни примери включват:

• Вноски към SEP IRA
• Вноски към SIMPLE IRA
• Вноски към Solo 401(k), ако отговаряте на условията
• Здравни възстановителни договорености, когато са разрешени
• Квалифицирани разходи за служителски придобивки

Тези приспадания могат да подпомогнат както данъчното планиране, така и дългосрочната финансова сигурност. За много собственици пенсионното планиране е един от най-добрите начини да намалят облагаемия доход, като същевременно изграждат лично богатство.

19. Амортизация и приспадания от типа на Section 179

Някои бизнес покупки са твърде големи, за да бъдат приспаднати наведнъж като консумативи или обикновени разходи. Вместо това те може да се амортизират с времето или в някои случаи да се отчетат по-бързо като разход по специални данъчни правила.

Това често се прилага за:

• Мебели
• Машини
• Автомобили, използвани за бизнес
• Компютри и офис оборудване
• Определени подобрения и специализирани активи

Правилното третиране зависи от актива, начина на използване и действащите данъчни правила. Това е област, в която собствениците на бизнес трябва да потърсят професионална насока, особено при покупка на скъпо оборудване.

Най-добри практики за заявяване на приспадания

Данъчните приспадания са полезни само ако са подкрепени с добри записи. Изградете система, която прави данъчния сезон по-лесен през цялата година.

• Използвайте отделни бизнес банкови сметки и кредитни карти.
• Запазвайте касовите бележки дигитално веднага след получаването им.
• Водете дневници на пробега и бележки за пътуванията.
• Съгласувайте сметките всеки месец.
• Съхранявайте фактури, договори и извлечения на едно място.
• Преглеждайте разходите редовно, за да не бъде нищо погрешно категоризирано.

Добрата финансова система също така улеснява откриването на пропуснати разходи за приспадане и изготвянето на точни отчети за кредитори, данъчни консултанти или партньори.

Често срещани грешки, които да избягвате

Дори опитни собственици допускат грешки при приспаданията. Най-често срещаните са:

• Смесване на лични и бизнес разходи
• Заявяване на разходи без документация
• Приспадане на хранения или пътувания, които не са основно за бизнес цели
• Забравяне да се разпределят правилно споделените разходи
• Предположение, че всеки стартов разход е незабавно приспадаем
• Неправилна класификация на служители и изпълнители
• Пренебрегване на специфичните за щата данъчни правила

Добрите записи няма да гарантират всяко приспадане, но значително подобряват възможността ви да подкрепите тези, които заявявате.

Защо структурата на фирмата има значение

Начинът, по който е структурирана вашата компания, може да повлияе на това как управлявате приспаданията, заплатите, възнаграждението на собственика и съответствието с изискванията. LLC, корпорация или еднолично дружество могат да имат различни данъчни изисквания за отчетност.

Изборът на правилната структура отрано може да улесни отделянето на бизнес и лични финанси, отварянето на бизнес банкова сметка и поддържането на по-чиста документация. Това е важно както за точността на приспаданията, така и за дългосрочния растеж.

Ако учредявате нова компания, Zenind може да ви помогне да изградите стабилна правна основа, така че да се фокусирате върху развитието на бизнеса и да поддържате записите си организирани от самото начало.

Заключителни мисли

Данъчните приспадания за малък бизнес не са само въпрос в края на годината. Те са част от ежедневното финансово управление. Колкото по-организирани са записите ви през годината, толкова по-лесно е да заявите приспаданията, които заслужавате, и да избегнете скъпи грешки.

Започнете с категориите, които най-често се отнасят за вашия бизнес, и след това изградете проста система за проследяването им месец по месец. Дисциплинираният подход към приспаданията може да подобри паричния поток, да намали облагаемия доход и да ви даде по-ясна представа за това как всъщност се представя бизнесът ви.

Ако стартирате нов бизнес, отделянето на финансите на компанията ви още в началото и поддържането на добри записи от самото начало може да направи данъчния сезон много по-лесен по-късно. Стабилната основа на учредяване и съответствие е един от най-добрите начини да подкрепите този процес.