19 kisvállalkozói adólevonás, amelyet minden tulajdonosnak ismernie kell

A kisvállalkozók gyakran hagynak pénzt az asztalon az adózás idején. Ennek oka ritkán az, hogy ne léteznének levonások. Sokkal gyakrabban az, hogy a költségeket nem követik következetesen, az üzleti és a személyes kiadások összekeverednek, vagy a tulajdonosok nem biztosak abban, mely költségek jogosultak.

A leggyakoribb adólevonások ismerete segíthet abban, hogy több pénz maradjon a vállalkozásánál. Emellett javíthatja a nyilvántartást, egyszerűsítheti az adóbevallást, és csökkentheti annak esélyét, hogy kimaradjanak a jogos elszámolható tételek. Akár új vállalkozást indít, akár egy már működő LLC-t vezet, akár egyéni vállalkozóként tevékenykedik, a világos levonási stratégia fontos.

Ez az útmutató 19 fontos kisvállalkozói adólevonást mutat be, valamint gyakorlati tippeket ad azok dokumentálásához és helyes használatához. Olyan vállalkozóknak készült, akik megbízható, közérthető áttekintést szeretnének adózási szakzsargon helyett.

Az adószabályok gyakran változnak, és egyes levonások az Ön jogi formájától, jövedelmi szintjétől vagy az eszköz használatának módjától függenek. Bevallás benyújtása előtt mindig egyeztessen képzett adószakértővel.

Mi számít üzleti adólevonásnak?

Az adólevonás olyan jogosult üzleti kiadás, amely csökkenti az adóköteles jövedelmet. Általánosságban a levonható költségeknek szokásosnak és szükségesnek kell lenniük az Ön tevékenysége vagy vállalkozása szempontjából.

• A szokásos azt jelenti, hogy az iparágában általános és elfogadott.
• A szükséges azt jelenti, hogy hasznos és megfelelő az üzleti működéshez.

Ez azonban nem jelenti azt, hogy minden kiadás teljes mértékben levonható. Egyes levonásokat arányosítani kell az üzleti és a személyes használat között. Másokat idővel kell értékcsökkenteni. Néhányra külön IRS-szabályok vonatkoznak.

A kulcs a fegyelmezett nyilvántartás. Ha nem tud egy kiadást igazolni, lehet, hogy nem tudja levonni, még akkor sem, ha egyébként jogos volt.

1. Üzleti járműköltségek

Ha autót, teherautót vagy furgont használ üzleti célra, a kapcsolódó költségek levonhatók lehetnek. Ide tartozhatnak:

• Üzemanyag és olaj
• Javítás és karbantartás
• Biztosítás
• Regisztrációs díjak
• Lízingdíjak
• Értékcsökkenés bizonyos esetekben
• Üzleti utazáshoz kapcsolódó parkolási és útdíjak

Általában kétféle módszerrel számíthatja ki a levonást: a normál kilométerdíj módszerrel vagy a tényleges költség módszerével. A jobb megoldás az Ön vezetési szokásaitól, a jármű költségeitől és a nyilvántartási rendszerétől függ.

Vezessen kilométer-nyilvántartást, amely tartalmazza a dátumot, az úti célt, az utazás célját és az üzleti célból megtett mérföldeket. Az otthon és a szokásos munkavégzési hely közötti ingázás általában nem levonható, de az egyik üzleti helyszínről a másikra történő utazás gyakran igen.

2. Utazási költségek

Az üzleti utazás levonható lehet, ha a munkája miatt az adóhelyétől távol utazik. Az utazás általában alvást vagy pihenést igényel, és az út elsődlegesen üzleti célú kell legyen.

A gyakran levonható utazási költségek közé tartozhatnak:

• Repülőjegy, vonat-, busz- vagy bérautóköltség
• Szálloda vagy egyéb szállás
• Reptérre és reptérről történő szállítás
• Taxi, rideshare, shuttle vagy helyi közlekedés költségei
• Üzleti célú csomagdíjak
• Utazás közbeni mosatás és vegytisztítás
• Üzleti telefonhívások és internet-hozzáférés az út alatt

Az utazás alatti étkezések szintén levonhatók lehetnek, az IRS szabályainak és korlátainak megfelelően. A szórakoztatás általában nem levonható.

A levonás védelme érdekében őrizze meg a nyugtákat, és dokumentálja az egyes utak üzleti célját.

3. Étkezések ügyfelekkel, vevőkkel vagy alkalmazottakkal

Az üzleti étkezések gyakran levonhatók, ha közvetlenül kapcsolódnak a vállalkozáshoz, vagy aktív üzleti megbeszéléshez kapcsolódnak.

Példák lehetnek:

• Ügyféllel való ebéd egy projekt megbeszélésére
• Szállítóval közös vacsora egy szerződés áttekintésére
• Étkezés biztosítása céges képzés alatt
• Étel biztosítása egy belső csapatmegbeszélésen

A levonás nem automatikus. Az étkezésnek üzleti célúnak kell lennie, és a túlzottan fényűző költekezés problémát okozhat. A legtöbb esetben elengedhetetlen a nyugták megőrzése, valamint annak rögzítése, kik vettek részt, és miért tartották az étkezést.

4. Home office költségek

Ha otthonának egy részét rendszeresen és kizárólag üzleti célra használja, jogosult lehet home office levonásra.

Ez a levonás vonatkozhat:

• Egy külön helyiségre, amelyet csak üzleti célra használ
• Egy világosan elkülönített munkaterületre, amely adminisztratív vagy vezetői feladatokra szolgál

A költségek közé tartozhat egy részarány a következőkből:

• Bérleti díj vagy jelzálogkamat
• Közüzemi díjak
• Lakásbiztosítás
• Javítás és karbantartás
• Ingatlanadó, ahol ez megengedett
• Internet-szolgáltatás, ha az üzleti használat része

Egyszerűsített számítást vagy a részletes módszert is használhatja. Az egyszerűsített megoldás könnyebb, míg a részletes módszer bizonyos esetekben nagyobb levonást eredményezhet.

5. Irodaszerek

Az üzletben használt mindennapi kellékek általában abban az évben levonhatók, amikor megvásárolja őket. Gyakori példák:

• Papír
• Tollak és mappák
• Nyomtatófesték és toner
• Öntapadós jegyzetek
• Borítékok
• Szállítási címkék
• Üzleti levelezéshez használt postaköltség

Még a kisebb vásárlások is összeadódnak az év során. A legfontosabb szokás a következetesség. Lehetőleg üzleti bankkártyával vagy üzleti számláról fizesse ezeket, és őrizze meg a nyugtákat.

6. Számítógépek, telefonok és egyéb eszközök

Az üzleti célra használt eszközök levonhatók lehetnek, de az elszámolás módja eltérő lehet. Egyes tételek teljes egészében elszámolhatók a vásárlás évében, másokat idővel kell értékcsökkenteni.

Példák:

• Számítógépek és laptopok
• Monitorok és billentyűzetek
• Táblagépek
• Üzleti célra használt okostelefonok
• Nyomtatók és szkennerek
• Kamerák és hangtechnikai eszközök

Ha az eszközt üzleti és személyes célra is használja, csak az üzleti rész vonható le. Ezért hasznos, ha lehetőség szerint elkülöníti az üzleti eszközöket a személyesektől.

7. Szoftverek és előfizetések

Az ismétlődő szoftver- és digitális eszköz-előfizetések gyakran levonható üzleti költségek. Ide tartozhatnak:

• Számviteli szoftverek
• Projektmenedzsment eszközök
• E-mail marketing platformok
• Tervező- és szerkesztőelőfizetések
• Felhőalapú tárhely
• Weboldal-tárhely
• Biztonsági és biztonsági mentési szolgáltatások
• Iparspecifikus alkalmazások és eszközök

Az előfizetési költségek különösen fontosak a digitális rendszerekre támaszkodó modern vállalkozások számára. Kövesse őket havonta, hogy ne vesszenek el a személyes ismétlődő terhek között.

8. Internet- és telefonszolgáltatás

Ha internetet vagy telefonos szolgáltatást használ üzleti célra, e költségek egy része levonható lehet. A levonható összeg attól függ, mennyi a szolgáltatás üzleti célú használata.

Levonhatja például:

• Egy külön üzleti telefonvonal költségét
• Egy dedikált üzleti internetkapcsolat költségét
• Egy megosztott otthoni internet- vagy telefonszámla üzleti arányát

Minél tisztább a rendszer, annál egyszerűbb a levonás. Egy külön üzleti vonal vagy számla általában egyszerűbb nyilvántartást eredményez, mint a költségek összekeverése.

9. Üzleti ingatlan bérleti díja

Ha irodát, üzlethelyiséget, raktárt vagy más üzleti területet bérel, a bérleti díj levonható lehet. Ide tartozhat:

• Havi bérleti díj
• Az épülethez vagy közös területekhez kapcsolódó további díjak, ha a bérleti szerződés részei
• A bérleti szerződés áttekintéséhez vagy tárgyalásához kapcsolódó díjak

A bérleti díj gyakran az egyik legnagyobb kiadás egy kisvállalkozás számára. Ügyeljen a bérleti szerződés és minden fizetési bizonylat megőrzésére.

10. Közüzemi költségek

Az üzlet működéséhez szükséges közüzemi költségek szintén levonhatók lehetnek. Ide tartozhatnak:

• Villany
• Víz
• Gáz
• Szemétszállítás
• Fűtés és hűtés
• Internet és távközlés, ha külön közüzemi tételként kerül számlázásra

Ha az üzlethelyiség személyes használattal is közös, vagy ha otthonról dolgozik, előfordulhat, hogy a közüzemi költségeket üzleti és személyes részre kell bontania.

11. Biztosítási díjak

Az üzleti biztosítás általában levonható, ha a működését védi. Gyakori példák:

• Általános felelősségbiztosítás
• Szakmai felelősségbiztosítás
• Kereskedelmi ingatlanbiztosítás
• Kiberfelelősség-biztosítás
• Munkavállalói kártérítési biztosítás
• Üzletmenet-kiesési biztosítás
• Hibák és mulasztások elleni fedezet

Néhány tulajdonos azért hagyja figyelmen kívül a biztosítást, mert fix rezsiköltségnek tűnik. Valójában ez az egyik legfontosabb védelem, amelyet egy vállalkozás megvásárolhat, és gyakran rendszeres üzleti levonásként elszámolható.

12. Jogi és szakmai díjak

Az üzlet működtetésében segítő szakembereknek fizetett díjak gyakran levonhatók. Ez magában foglalhatja:

• Ügyvédek
• Könyvelők
• Könyvelési szolgáltatók
• Adóbevallás-készítők
• Tanácsadók
• Üzleti tanácsadók

Ha vállalkozása alapításához szakmai segítséget vett igénybe, megfelelőségi támogatást kapott, vagy valakit szerződések, beadványok vagy számviteli rendszerek kapcsán bízott meg, ezek a díjak jogosultak lehetnek.

Azok a vállalkozások, amelyek rendezett jogi és pénzügyi támogatással működnek, gyakran időt takarítanak meg és elkerülik a drága hibákat.

13. Banki díjak és fizetésfeldolgozási költségek

Az üzleti banki és fizetésfeldolgozási költségek könnyen elsikkadhatnak, mert gyakran automatikusan levonják őket a jóváírásokból. Ettől még jogos üzleti kiadások.

Példák:

• Havi bankszámlavezetési díjak
• Banki átutalási díjak
• Bankkártya-feldolgozási díjak
• Kereskedői szolgáltatási díjak
• Fizetési platform tranzakciós díjai
• Üzleti tevékenységhez kapcsolódó fedezetlenségi vagy visszautasított fizetési díjak

Ha külön üzleti bankszámlát használ, ezeket a levonásokat könnyebb nyomon követni és egyeztetni.

14. Hirdetés és marketing

A legtöbb marketingköltség levonható, ha a vállalkozás népszerűsítését szolgálja. Ide tartozhat:

• Weboldal tervezése és karbantartása
• Keresőoptimalizálási szolgáltatások
• Online hirdetések
• Nyomtatott reklámok
• Névjegykártyák és brosúrák
• Közösségi média menedzsment
• Szponzorációk és promóciók
• E-mail kampányok

A marketing gyakran az egyik legértékesebb levonási kategória, mert a növekedésre fókuszáló vállalkozások általában sokat költenek erre.

15. Indítási költségek

Ha éppen elindítja a vállalkozását, bizonyos indítási költségek levonhatók vagy amortizálhatók lehetnek.

Ezek közé tartozhatnak az indulás előtt felmerült költségek, például:

• Piackutatás
• Indulás előtti reklám
• Szakmai tanácsadás
• Az induláshoz szükséges képzési költségek
• Üzleti regisztrációs és indulási kiadások
• Beszállítók és partnerek felkutatása

Az indulási költségek kezelése eltér a rendszeres működési költségektől. A szabályok a költség típusától és összegétől függenek, ezért a kezdetektől fontos a pontos nyilvántartás.

16. Szervezési költségek

A jogi üzleti entitás létrehozásához kapcsolódó költségek szintén kedvező adókezelésben részesülhetnek. Ez magában foglalhatja az LLC, a corporation vagy a partnership alapításához kapcsolódó kiadásokat.

Példák:

• Állami bejelentési díjak
• Alapítási szolgáltatási díjak
• Alapító dokumentumok elkészítése
• A jogi formához kapcsolódó ügyvédi díjak
• Kezdeti vállalati vagy LLC megfelelőségi költségek

Ez az egyik oka annak, hogy sok tulajdonosnak előnyös, ha a vállalkozását már a kezdetektől megfelelően alapítja meg. Az átgondolt alapítás megkönnyítheti a könyvelést és a későbbi adózási jelentéstételt.

17. Munkabérek és alvállalkozói kifizetések

Ha embereket foglalkoztat, az ő díjazásuk gyakran levonható, ha az a szokásos üzleti költségek közé tartozik.

Ez magában foglalhatja:

• Fizetések
• Órabérek
• Bónuszok
• Túlóra
• A munkáltató által fizetett béradók
• Valós szolgáltatásokért fizetett alvállalkozói díjak
• Bérszámfejtési szolgáltatási díjak

A besorolás számít. Az alkalmazottakat és a független vállalkozókat adózási szempontból eltérően kezelik, és a helytelen besorolás megfelelőségi problémákat okozhat. Tartsa meg azokat a nyilvántartásokat, amelyek alátámasztják, hogyan foglalkoztatja és fizeti az egyes munkavállalókat.

18. Nyugdíj-hozzájárulások és juttatások

A vállalkozók bizonyos nyugdíjprogramokhoz és munkavállalói juttatási programokhoz tett befizetéseket levonhatják.

Lehetséges példák:

• SEP IRA befizetések
• SIMPLE IRA befizetések
• Solo 401(k) befizetések, ha jogosult rá
• Egészségügyi kompenzációs megállapodások, ahol ez engedélyezett
• Minősített munkavállalói juttatási költségek

Ezek a levonások egyszerre támogathatják az adótervezést és a hosszú távú pénzügyi biztonságot. Sok tulajdonos számára a nyugdíjtervezés az egyik legjobb módja annak, hogy csökkentse az adóköteles jövedelmet, miközben vagyont épít.

19. Értékcsökkenés és Section 179 jellegű leírások

Egyes üzleti vásárlásokat túl nagy összegben nem lehet egyszerre levonni, mint kellékeket vagy szokásos költségeket. Ehelyett idővel kell őket értékcsökkenteni, vagy bizonyos esetekben gyorsabban elszámolni külön adószabályok alapján.

Ez gyakran vonatkozik a következőkre:

• Bútorok
• Gépek
• Üzleti célra használt járművek
• Számítógépek és irodai eszközök
• Bizonyos fejlesztések és speciális eszközök

A megfelelő kezelés az eszköztől, a használat módjától és az aktuális adószabályoktól függ. Ez olyan terület, ahol a vállalkozóknak érdemes szakmai útmutatást kérniük, különösen drágább eszközök vásárlásakor.

A levonások érvényesítésének legjobb gyakorlatai

Az adólevonások csak akkor hasznosak, ha jó nyilvántartás támasztja alá őket. Építsen olyan rendszert, amely egész évben megkönnyíti az adózást.

• Használjon külön üzleti bankszámlát és hitelkártyát.
• A nyugtákat azonnal mentse digitálisan, amint megkapja őket.
• Vezessen kilométer-nyilvántartást és utazási jegyzeteket.
• Havonta egyeztesse a számlákat.
• Tárolja egy helyen a számlákat, szerződéseket és kimutatásokat.
• Rendszeresen tekintse át a kiadásokat, hogy semmi ne legyen rosszul kategorizálva.

A rendezett pénzügyi rendszer azt is megkönnyíti, hogy észrevegye a kimaradt leírásokat, és pontos beszámolókat készítsen hitelezők, adótanácsadók vagy partnerek számára.

Gyakori hibák, amelyeket érdemes elkerülni

Még a tapasztalt tulajdonosok is vétenek levonási hibákat. A leggyakoribbak közé tartoznak:

• A személyes és üzleti kiadások keverése
• Költségek dokumentáció nélküli elszámolása
• Olyan étkezések vagy utazások levonása, amelyek nem elsődlegesen üzleti célúak
• A közösen használt költségek helytelen arányosítása
• Annak feltételezése, hogy minden indítási költség azonnal levonható
• Az alkalmazottak és a vállalkozók helytelen besorolása
• Az állami szintű adószabályok figyelmen kívül hagyása

A jó nyilvántartás nem garantál minden levonást, de jelentősen javítja az igazolási képességet azokra, amelyeket igényel.

Miért számít a jogi forma?

A vállalkozás jogi formája befolyásolhatja, hogyan kezeli a levonásokat, a bérszámfejtést, a tulajdonosi jövedelmet és a megfelelőséget. Egy LLC, corporation vagy egyéni vállalkozás eltérő adózási jelentéstételi igényekkel járhat.

A megfelelő struktúra korai kiválasztása megkönnyítheti az üzleti és személyes pénzügyek elkülönítését, az üzleti bankszámla megnyitását és a rendezettebb papírnyom követését. Ez fontos a levonások pontossága és a hosszú távú növekedés szempontjából is.

Ha új vállalkozást alapít, a Zenind segíthet megteremteni a megfelelő jogi alapot, hogy Ön a vállalkozás építésére és a nyilvántartások rendezett vezetésére koncentrálhasson már az elejétől.

Záró gondolatok

A kisvállalkozói adólevonások nem csupán év végi kérdések. A mindennapi pénzügyi menedzsment részét képezik. Minél rendezettebbek a nyilvántartásai az év során, annál könnyebb lesz érvényesíteni azokat a levonásokat, amelyekre jogosult, és elkerülni a költséges hibákat.

Kezdje azokkal a kategóriákkal, amelyek leggyakrabban érintik a vállalkozását, majd építsen ki egy egyszerű rendszert ezek havi nyomon követésére. A levonások fegyelmezett kezelése javíthatja a cash flow-t, csökkentheti az adóköteles jövedelmet, és tisztább képet adhat arról, hogyan teljesít valójában a vállalkozása.

Ha új vállalkozást indít, a cég pénzügyeinek korai elkülönítése és az erős nyilvántartás már a kezdetektől sokkal könnyebbé teheti a későbbi adózási időszakot. Egy stabil alapítási és megfelelőségi háttér az egyik legjobb módja annak, hogy ezt támogassa.