19 φορολογικές εκπτώσεις για μικρές επιχειρήσεις που πρέπει να γνωρίζει κάθε ιδιοκτήτης

Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων συχνά αφήνουν χρήματα στο τραπέζι την ώρα της φορολογικής δήλωσης. Σπάνια ο λόγος είναι ότι δεν υπάρχουν εκπτώσεις. Πιο συχνά, τα έξοδα δεν καταγράφονται με συνέπεια, οι επιχειρηματικές και οι προσωπικές δαπάνες αναμειγνύονται ή οι ιδιοκτήτες δεν είναι βέβαιοι ποια κόστη πληρούν τις προϋποθέσεις.

Η γνώση των πιο συνηθισμένων φορολογικών εκπτώσεων μπορεί να σας βοηθήσει να κρατήσετε περισσότερα από τα έσοδα της επιχείρησής σας. Μπορεί επίσης να βελτιώσει την τήρηση αρχείων, να απλοποιήσει τη φορολογική υποβολή και να μειώσει τον κίνδυνο να παραλείψετε νόμιμες εκπτώσεις. Είτε ξεκινάτε μια νέα εταιρεία, είτε διαχειρίζεστε μια καθιερωμένη LLC, είτε δραστηριοποιείστε ως ατομικός επιχειρηματίας, μια σαφής στρατηγική εκπτώσεων έχει σημασία.

Αυτός ο οδηγός αναλύει 19 σημαντικές φορολογικές εκπτώσεις για μικρές επιχειρήσεις, μαζί με πρακτικές συμβουλές για την τεκμηρίωσή τους και τη σωστή χρήση τους. Είναι γραμμένος για ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που θέλουν μια αξιόπιστη, κατανοητή επισκόπηση αντί για φορολογική ορολογία.

Οι φορολογικοί κανόνες αλλάζουν συχνά και ορισμένες εκπτώσεις εξαρτώνται από το είδος της οντότητάς σας, το επίπεδο εισοδήματος ή τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιείτε ένα περιουσιακό στοιχείο. Πάντα να επιβεβαιώνετε τις λεπτομέρειες με έναν εξειδικευμένο φοροτεχνικό πριν από την υποβολή.

Τι θεωρείται φορολογική έκπτωση επιχείρησης;

Μια φορολογική έκπτωση είναι ένα επιλέξιμο επιχειρηματικό έξοδο που μειώνει το φορολογητέο εισόδημα. Γενικά, τα εκπιπτόμενα έξοδα πρέπει να είναι συνήθη και αναγκαία για το επάγγελμα ή την επιχείρησή σας.

• Συνήθη σημαίνει ότι είναι κοινά και αποδεκτά στον κλάδο σας.
• Αναγκαία σημαίνει ότι είναι χρήσιμα και κατάλληλα για τις επιχειρηματικές σας λειτουργίες.

Αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε έξοδο εκπίπτει πλήρως. Ορισμένες εκπτώσεις πρέπει να κατανέμονται μεταξύ επιχειρηματικής και προσωπικής χρήσης. Άλλες πρέπει να αποσβένονται με την πάροδο του χρόνου. Λίγες περιορίζονται από ειδικούς κανόνες της IRS.

Το κλειδί είναι η πειθαρχημένη τήρηση αρχείων. Αν δεν μπορείτε να αποδείξετε ένα έξοδο, μπορεί να μην μπορείτε να το εκπέσετε, ακόμη κι αν ήταν νόμιμο.

1. Έξοδα επαγγελματικού οχήματος

Αν χρησιμοποιείτε αυτοκίνητο, φορτηγό ή βαν για την επιχείρηση, μπορεί να μπορείτε να εκπέσετε τα σχετικά κόστη. Αυτά περιλαμβάνουν:

• Καύσιμα και λάδι
• Επισκευές και συντήρηση
• Ασφάλιση
• Τέλη ταξινόμησης
• Δόσεις leasing
• Απόσβεση, σε ορισμένες περιπτώσεις
• Στάθμευση και διόδια που σχετίζονται με επαγγελματικά ταξίδια

Γενικά έχετε δύο τρόπους να υπολογίσετε την έκπτωση: τη μέθοδο τυπικών χιλιομέτρων ή τη μέθοδο πραγματικών εξόδων. Η καλύτερη επιλογή εξαρτάται από τις οδηγικές σας συνήθειες, το κόστος του οχήματος και το σύστημα τήρησης αρχείων.

Κρατήστε αρχείο χιλιομέτρων που να δείχνει ημερομηνία, προορισμό, σκοπό και διανυθέντα επαγγελματικά χιλιόμετρα. Η μετακίνηση από το σπίτι προς έναν σταθερό χώρο εργασίας συνήθως δεν εκπίπτει, αλλά η μετακίνηση από μία επαγγελματική τοποθεσία σε άλλη συχνά εκπίπτει.

2. Έξοδα ταξιδιού

Τα επαγγελματικά ταξίδια μπορούν να εκπίπτουν όταν ταξιδεύετε μακριά από τη φορολογική σας έδρα για εργασία. Το ταξίδι πρέπει γενικά να απαιτεί ύπνο ή ανάπαυση και το ταξίδι να γίνεται κυρίως για επαγγελματικούς λόγους.

Συνήθη εκπιπτόμενα έξοδα ταξιδιού περιλαμβάνουν:

• Κόστη αεροπορικών, σιδηροδρομικών, λεωφορειακών μεταφορών ή ενοικίασης αυτοκινήτου
• Ξενοδοχείο ή διαμονή
• Μεταφορά από και προς το αεροδρόμιο
• Κόστη ταξί, rideshare, shuttle ή τοπικών μέσων μεταφοράς
• Τέλη αποσκευών που σχετίζονται με την επιχείρηση
• Πλύσιμο ρούχων και στεγνοκαθαριστήριο κατά τη διάρκεια του ταξιδιού
• Επαγγελματικές τηλεφωνικές κλήσεις και πρόσβαση στο διαδίκτυο κατά τη διάρκεια του ταξιδιού

Τα γεύματα κατά τη διάρκεια του ταξιδιού μπορεί επίσης να εκπίπτουν, με βάση τους κανόνες και τα όρια της IRS. Η ψυχαγωγία γενικά δεν εκπίπτει.

Για να προστατεύσετε την έκπτωση, φυλάξτε αποδείξεις και τεκμηριώστε τον επαγγελματικό σκοπό κάθε ταξιδιού.

3. Γεύματα με πελάτες, συνεργάτες ή εργαζομένους

Τα επαγγελματικά γεύματα συχνά εκπίπτουν όταν σχετίζονται άμεσα με την επιχείρησή σας ή συνδέονται με ενεργή επιχειρηματική συζήτηση.

Παραδείγματα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Συνάντηση με πελάτη για μεσημεριανό με σκοπό τη συζήτηση ενός έργου
• Δείπνο με προμηθευτή για την ανασκόπηση μιας σύμβασης
• Παροχή γευμάτων κατά τη διάρκεια εκπαίδευσης προσωπικού
• Προσφορά φαγητού σε συνάντηση ομάδας

Η έκπτωση δεν είναι αυτόματη. Το γεύμα πρέπει να σχετίζεται με την επιχείρηση και η υπερβολική ή πολυτελής δαπάνη μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα. Στις περισσότερες περιπτώσεις, είναι απαραίτητο να κρατάτε αποδείξεις και να σημειώνετε ποιοι παρευρέθηκαν και γιατί πραγματοποιήθηκε το γεύμα.

4. Έξοδα γραφείου στο σπίτι

Αν χρησιμοποιείτε μέρος του σπιτιού σας τακτικά και αποκλειστικά για την επιχείρηση, μπορεί να πληροίτε τις προϋποθέσεις για έκπτωση γραφείου στο σπίτι.

Αυτή η έκπτωση μπορεί να ισχύει για:

• Ένα ξεχωριστό δωμάτιο που χρησιμοποιείται μόνο για την επιχείρηση
• Έναν σαφώς διαχωρισμένο χώρο εργασίας που χρησιμοποιείται για διοικητικά ή διαχειριστικά καθήκοντα

Τα έξοδα μπορεί να περιλαμβάνουν ένα ποσοστό από:

• Ενοίκιο ή τόκους στεγαστικού δανείου
• Λογαριασμούς κοινής ωφέλειας
• Ασφάλιση κατοικίας
• Επισκευές και συντήρηση
• Φόρους ακίνητης περιουσίας, όπου επιτρέπεται
• Υπηρεσία διαδικτύου, αν αποτελεί μέρος της επαγγελματικής χρήσης

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν απλοποιημένο υπολογισμό ή τη συνηθισμένη μέθοδο. Η απλοποιημένη επιλογή είναι ευκολότερη, ενώ η κανονική μέθοδος μπορεί σε ορισμένες περιπτώσεις να προσφέρει μεγαλύτερη έκπτωση.

5. Είδη γραφείου

Τα καθημερινά αναλώσιμα που χρησιμοποιούνται για την επιχείρηση συνήθως εκπίπτουν μέσα στο έτος αγοράς τους. Συνήθη παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Χαρτί
• Στυλό και ντοσιέ
• Μελάνι και toner εκτυπωτή
• Αυτοκόλλητα σημειώματα
• Φάκελοι
• Ετικέτες αποστολής
• Ταχυδρομικά τέλη για επαγγελματική αλληλογραφία

Ακόμη και μικρές αγορές αθροίζονται μέσα στο έτος. Η πιο σημαντική συνήθεια είναι η συνέπεια. Χρησιμοποιείτε επαγγελματική κάρτα ή επαγγελματικό λογαριασμό όποτε είναι δυνατόν και φυλάξτε τις αποδείξεις.

6. Υπολογιστές, τηλέφωνα και άλλος εξοπλισμός

Ο εξοπλισμός που χρησιμοποιείται για την επιχείρηση μπορεί να εκπίπτει, αλλά η φορολογική μεταχείριση μπορεί να διαφέρει. Ορισμένα είδη μπορούν να εκπέσουν πλήρως το έτος αγοράς, ενώ άλλα πρέπει να αποσβένονται με την πάροδο του χρόνου.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Υπολογιστές και φορητούς υπολογιστές
• Οθόνες και πληκτρολόγια
• Tablets
• Smartphones που χρησιμοποιούνται για την επιχείρηση
• Εκτυπωτές και σαρωτές
• Κάμερες και εξοπλισμό ήχου

Αν χρησιμοποιείτε το αντικείμενο τόσο για επαγγελματική όσο και για προσωπική χρήση, μπορεί να εκπίπτει μόνο το επιχειρηματικό ποσοστό. Γι’ αυτό είναι χρήσιμο, όποτε γίνεται, να διαχωρίζετε τις επαγγελματικές συσκευές από τις προσωπικές.

7. Λογισμικό και συνδρομές

Οι επαναλαμβανόμενες συνδρομές λογισμικού και ψηφιακών εργαλείων είναι συχνά εκπιπτόμενα επιχειρηματικά έξοδα. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Λογισμικό λογιστικής
• Εργαλεία διαχείρισης έργων
• Πλατφόρμες email marketing
• Συνδρομές σχεδιασμού και επεξεργασίας
• Αποθήκευση στο cloud
• Φιλοξενία ιστοσελίδας
• Υπηρεσίες ασφάλειας και backup
• Εφαρμογές και εργαλεία ειδικά για τον κλάδο

Τα έξοδα συνδρομών είναι ιδιαίτερα σημαντικά για σύγχρονες επιχειρήσεις που βασίζονται σε ψηφιακά συστήματα. Παρακολουθείτε τα μηνιαία, ώστε να μην χάνονται ανάμεσα σε προσωπικές επαναλαμβανόμενες χρεώσεις.

8. Υπηρεσία διαδικτύου και τηλεφώνου

Αν χρησιμοποιείτε υπηρεσία διαδικτύου ή τηλεφώνου για την επιχείρηση, ένα μέρος αυτών των εξόδων μπορεί να εκπίπτει. Το εκπιπτόμενο ποσό εξαρτάται από το πόση από τη χρήση είναι επαγγελματική.

Μπορεί να μπορείτε να εκπέσετε:

• Μια δεύτερη επαγγελματική τηλεφωνική γραμμή
• Μια αποκλειστική επαγγελματική σύνδεση internet
• Ένα ποσοστό ενός κοινόχρηστου λογαριασμού internet ή τηλεφώνου στο σπίτι

Όσο πιο καθαρή είναι η οργάνωσή σας, τόσο ευκολότερη είναι η έκπτωση. Μια ξεχωριστή γραμμή ή λογαριασμός για επαγγελματική χρήση συνήθως δημιουργεί απλούστερα αρχεία από το να αναμειγνύονται όλα μαζί.

9. Ενοίκιο για επαγγελματικό χώρο

Αν μισθώνετε γραφείο, κατάστημα, αποθήκη ή άλλο επαγγελματικό χώρο, το ενοίκιο μπορεί να εκπίπτει. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:

• Μηνιαίες δόσεις μίσθωσης
• Πρόσθετες χρεώσεις κτιρίου ή κοινόχρηστων χώρων, αν περιλαμβάνονται στο μισθωτήριο
• Αμοιβές που σχετίζονται με την εξέταση ή διαπραγμάτευση της μίσθωσης

Το ενοίκιο είναι συχνά ένα από τα μεγαλύτερα έξοδα μιας μικρής επιχείρησης. Φροντίστε να κρατάτε τη σύμβαση μίσθωσης και όλα τα αποδεικτικά πληρωμής.

10. Λογαριασμοί κοινής ωφέλειας

Οι υπηρεσίες κοινής ωφέλειας που χρειάζονται για τη λειτουργία της επιχείρησής σας μπορεί επίσης να εκπίπτουν. Αυτές μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Ηλεκτρικό ρεύμα
• Νερό
• Φυσικό αέριο
• Αποκομιδή απορριμμάτων
• Θέρμανση και ψύξη
• Διαδίκτυο και τηλεπικοινωνίες, αν χρεώνονται ξεχωριστά ως κοινής ωφέλειας

Αν η επιχείρησή σας μοιράζεται χώρο με προσωπική χρήση ή αν εργάζεστε από το σπίτι, ίσως χρειαστεί να κατανείμετε τα έξοδα κοινής ωφέλειας μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής χρήσης.

11. Ασφαλιστικά ασφάλιστρα

Η ασφάλιση επιχείρησης συνήθως εκπίπτει όταν προστατεύει τη λειτουργία σας. Συνήθη παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Γενική αστική ευθύνη
• Επαγγελματική ευθύνη
• Ασφάλιση εμπορικής περιουσίας
• Cyber liability insurance
• Ασφάλιση εργατικής αποζημίωσης
• Ασφάλιση διακοπής εργασιών
• Κάλυψη λαθών και παραλείψεων

Ορισμένοι ιδιοκτήτες παραβλέπουν την ασφάλιση επειδή τη θεωρούν σταθερό λειτουργικό κόστος. Στην πραγματικότητα, είναι μία από τις σημαντικότερες προστασίες που μπορεί να αγοράσει μια επιχείρηση και συχνά πληροί τις προϋποθέσεις για κανονική επιχειρηματική έκπτωση.

12. Νομικές και επαγγελματικές αμοιβές

Οι αμοιβές που καταβάλλονται σε επαγγελματίες οι οποίοι βοηθούν στη λειτουργία της επιχείρησής σας συχνά εκπίπτουν. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:

• Δικηγόρους
• Λογιστές
• Βιβλιογράφους
• Φοροτεχνικούς
• Συμβούλους
• Επιχειρηματικούς συμβούλους

Αν δημιουργήσατε την εταιρεία σας με επαγγελματική βοήθεια, διατηρούσατε υποστήριξη συμμόρφωσης ή προσλάβατε κάποιον για συμβουλές σχετικά με συμβόλαια, καταχωρίσεις ή λογιστικά συστήματα, αυτές οι αμοιβές μπορεί να πληρούν τις προϋποθέσεις.

Οι επιχειρήσεις που παραμένουν οργανωμένες με νομική και οικονομική υποστήριξη συχνά εξοικονομούν χρόνο και αποφεύγουν ακριβά λάθη.

13. Τραπεζικές χρεώσεις και έξοδα επεξεργασίας πληρωμών

Τα έξοδα επαγγελματικής τραπεζικής και επεξεργασίας πληρωμών είναι εύκολο να παραβλεφθούν, επειδή συχνά αφαιρούνται αυτόματα από τις καταθέσεις. Ωστόσο, αποτελούν νόμιμα επιχειρηματικά έξοδα.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Μηνιαίες χρεώσεις τραπεζικού λογαριασμού
• Χρεώσεις εμβασμάτων
• Προμήθειες επεξεργασίας πιστωτικών καρτών
• Χρεώσεις merchant services
• Προμήθειες πλατφορμών πληρωμών
• Χρεώσεις υπερανάληψης ή επιστροφής πληρωμών που σχετίζονται με επιχειρηματική δραστηριότητα

Αν χρησιμοποιείτε ξεχωριστή επαγγελματική τραπεζική, αυτές οι εκπτώσεις είναι ευκολότερο να παρακολουθηθούν και να συμφωνηθούν.

14. Διαφήμιση και μάρκετινγκ

Τα περισσότερα έξοδα μάρκετινγκ εκπίπτουν αν προορίζονται να προωθήσουν την επιχείρησή σας. Αυτό περιλαμβάνει:

• Σχεδιασμό και συντήρηση ιστοσελίδας
• Υπηρεσίες βελτιστοποίησης για μηχανές αναζήτησης
• Διαφημίσεις στο διαδίκτυο
• Έντυπη διαφήμιση
• Επαγγελματικές κάρτες και φυλλάδια
• Διαχείριση μέσων κοινωνικής δικτύωσης
• Χορηγίες και προωθητικές ενέργειες
• Email campaigns

Το μάρκετινγκ είναι συχνά μία από τις πιο πολύτιμες εκπτώσεις, επειδή οι επιχειρήσεις που στοχεύουν στην ανάπτυξη τείνουν να δαπανούν σημαντικά σε αυτήν την κατηγορία.

15. Έξοδα εκκίνησης

Αν μόλις ξεκινάτε την επιχείρησή σας, ορισμένα έξοδα εκκίνησης μπορεί να εκπίπτουν ή να αποσβένονται.

Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν δαπάνες που έγιναν πριν ανοίξει επίσημα η επιχείρηση, όπως:

• Έρευνα αγοράς
• Προωθητική διαφήμιση πριν την έναρξη
• Επαγγελματικές συμβουλές
• Έξοδα εκπαίδευσης για την αρχική εγκατάσταση
• Έξοδα εγγραφής και έναρξης επιχείρησης
• Έρευνα προμηθευτών και συνεργατών

Η φορολογική μεταχείριση των startup costs διαφέρει από τα συνήθη λειτουργικά έξοδα. Οι κανόνες εξαρτώνται από το είδος και το ύψος του κόστους, επομένως η προσεκτική καταγραφή από την πρώτη μέρα είναι απαραίτητη.

16. Οργανωτικά έξοδα

Τα έξοδα που σχετίζονται με τη σύσταση μιας νομικής επιχειρηματικής οντότητας μπορεί επίσης να τύχουν ευνοϊκής φορολογικής μεταχείρισης. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει δαπάνες που συνδέονται με τη σύσταση μιας LLC, εταιρείας ή εταιρικής σχέσης.

Παραδείγματα:

• Τέλη κατάθεσης στην πολιτεία
• Αμοιβές υπηρεσίας σύστασης
• Σύνταξη εγγράφων σύστασης
• Νομικές αμοιβές που σχετίζονται με τη σύσταση της οντότητας
• Αρχικά έξοδα συμμόρφωσης εταιρείας ή LLC

Αυτός είναι ένας λόγος για τον οποίο πολλοί ιδιοκτήτες ωφελούνται από τη σωστή σύσταση της επιχείρησής τους από την αρχή. Μια καθαρή διαδικασία σύστασης μπορεί να κάνει τη λογιστική παρακολούθηση και τη φορολογική αναφορά πολύ ευκολότερη αργότερα.

17. Μισθοί εργαζομένων και πληρωμές σε ανεξάρτητους συνεργάτες

Αν προσλαμβάνετε άτομα, η αμοιβή τους συχνά εκπίπτει όταν πρόκειται για συνήθες επιχειρηματικό έξοδο.

Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:

• Μισθούς
• Ωρομίσθια
• Μπόνους
• Υπερωρίες
• Φόρους μισθοδοσίας που καταβάλλει ο εργοδότης
• Πληρωμές σε contractors για νόμιμες υπηρεσίες
• Αμοιβές υπηρεσιών μισθοδοσίας

Η ταξινόμηση έχει σημασία. Οι εργαζόμενοι και οι ανεξάρτητοι συνεργάτες αντιμετωπίζονται διαφορετικά φορολογικά και η λανθασμένη ταξινόμηση μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα συμμόρφωσης. Κρατήστε αρχεία που τεκμηριώνουν τον τρόπο με τον οποίο κάθε άτομο συνεργάζεται και αμείβεται.

18. Εισφορές συνταξιοδότησης και παροχές

Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορεί να μπορούν να εκπέσουν εισφορές σε ορισμένα συνταξιοδοτικά προγράμματα και προγράμματα παροχών προς εργαζομένους.

Πιθανά παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Εισφορές SEP IRA
• Εισφορές SIMPLE IRA
• Εισφορές Solo 401(k), εφόσον είστε επιλέξιμοι
• Ρυθμίσεις επιστροφής δαπανών υγείας, όπου επιτρέπονται
• Επιλέξιμα κόστη παροχών προς εργαζομένους

Αυτές οι εκπτώσεις μπορούν να στηρίξουν τόσο τον φορολογικό σχεδιασμό όσο και τη μακροπρόθεσμη οικονομική ασφάλεια. Για πολλούς ιδιοκτήτες, ο συνταξιοδοτικός σχεδιασμός είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους να μειώσουν το φορολογητέο εισόδημα ενώ χτίζουν προσωπικό πλούτο.

19. Απόσβεση και εκπτώσεις τύπου Section 179

Ορισμένες επιχειρηματικές αγορές είναι πολύ μεγάλες για να εκπέσουν ολόκληρες ως αναλώσιμα ή συνήθη έξοδα. Αντί γι’ αυτό, μπορεί να αποσβένονται με την πάροδο του χρόνου ή, σε ορισμένες περιπτώσεις, να καταχωρίζονται ως έξοδο πιο γρήγορα βάσει ειδικών φορολογικών κανόνων.

Αυτό συχνά ισχύει για:

• Έπιπλα
• Μηχανήματα
• Οχήματα που χρησιμοποιούνται για την επιχείρηση
• Υπολογιστές και εξοπλισμό γραφείου
• Ορισμένες βελτιώσεις και εξειδικευμένα περιουσιακά στοιχεία

Η σωστή μεταχείριση εξαρτάται από το περιουσιακό στοιχείο, τον τρόπο χρήσης του και τους ισχύοντες φορολογικούς κανόνες. Πρόκειται για έναν τομέα όπου οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων πρέπει να ζητούν επαγγελματική καθοδήγηση, ειδικά όταν αγοράζουν ακριβό εξοπλισμό.

Βέλτιστες πρακτικές για τη διεκδίκηση εκπτώσεων

Οι φορολογικές εκπτώσεις είναι χρήσιμες μόνο αν υποστηρίζονται από καλά αρχεία. Δημιουργήστε ένα σύστημα που κάνει πιο εύκολη τη φορολογική περίοδο όλο το έτος.

• Χρησιμοποιείτε ξεχωριστή επαγγελματική τραπεζική και επαγγελματικές πιστωτικές κάρτες.
• Αποθηκεύετε τις αποδείξεις ψηφιακά αμέσως μόλις τις λάβετε.
• Κρατάτε αρχεία χιλιομέτρων και σημειώσεις ταξιδιών.
• Συμφωνείτε τους λογαριασμούς κάθε μήνα.
• Αποθηκεύετε τιμολόγια, συμβόλαια και statements σε ένα σημείο.
• Ελέγχετε τα έξοδα τακτικά, ώστε να μην καταχωρίζεται κάτι λανθασμένα.

Ένα καθαρό οικονομικό σύστημα διευκολύνει επίσης τον εντοπισμό χαμένων εκπτώσεων και την προετοιμασία ακριβών αναφορών για δανειστές, φοροτεχνικούς ή συνεργάτες.

Συνήθη λάθη που πρέπει να αποφεύγετε

Ακόμη και έμπειροι ιδιοκτήτες κάνουν λάθη στις εκπτώσεις. Τα πιο συνηθισμένα είναι:

• Ανάμειξη προσωπικών και επιχειρηματικών εξόδων
• Διεκδίκηση δαπανών χωρίς τεκμηρίωση
• Έκπτωση γευμάτων ή ταξιδιών που δεν σχετίζονται κυρίως με την επιχείρηση
• Παράλειψη σωστής κατανομής κοινόχρηστων εξόδων
• Υπόθεση ότι κάθε έξοδο εκκίνησης εκπίπτει αμέσως
• Λανθασμένη ταξινόμηση εργαζομένων και ανεξάρτητων συνεργατών
• Αγνόηση φορολογικών κανόνων που ισχύουν σε επίπεδο πολιτείας

Τα καλά αρχεία δεν εγγυώνται κάθε έκπτωση, αλλά βελτιώνουν σημαντικά την ικανότητά σας να τεκμηριώσετε αυτές που διεκδικείτε.

Γιατί η δομή της οντότητας έχει σημασία

Ο τρόπος με τον οποίο έχει συσταθεί η επιχείρησή σας μπορεί να επηρεάσει τον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζεστε τις εκπτώσεις, τη μισθοδοσία, την αμοιβή του ιδιοκτήτη και τη συμμόρφωση. Μια LLC, μια εταιρεία ή μια ατομική επιχείρηση μπορεί να έχει διαφορετικές ανάγκες φορολογικής αναφοράς.

Η επιλογή της σωστής δομής από νωρίς μπορεί να κάνει ευκολότερο τον διαχωρισμό επιχειρηματικών και προσωπικών οικονομικών, το άνοιγμα επαγγελματικού τραπεζικού λογαριασμού και τη διατήρηση καθαρού ίχνους εγγράφων. Αυτό έχει σημασία τόσο για την ακρίβεια των εκπτώσεων όσο και για τη μακροπρόθεσμη ανάπτυξη.

Αν ιδρύετε μια νέα εταιρεία, το Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια σωστή νομική βάση, ώστε να μπορείτε να επικεντρωθείτε στην ανάπτυξη της επιχείρησης και στη διατήρηση οργανωμένων αρχείων από την αρχή.

Τελικές σκέψεις

Οι φορολογικές εκπτώσεις για μικρές επιχειρήσεις δεν είναι απλώς θέμα τέλους έτους. Αποτελούν μέρος της καθημερινής οικονομικής διαχείρισης. Όσο πιο οργανωμένα είναι τα αρχεία σας καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους, τόσο ευκολότερο γίνεται να διεκδικήσετε τις εκπτώσεις που δικαιούστε και να αποφύγετε δαπανηρά λάθη.

Ξεκινήστε με τις κατηγορίες που ισχύουν πιο συχνά για την επιχείρησή σας και στη συνέχεια δημιουργήστε ένα απλό σύστημα για την παρακολούθησή τους μήνα με τον μήνα. Μια πειθαρχημένη προσέγγιση στις εκπτώσεις μπορεί να βελτιώσει τις ταμειακές ροές, να μειώσει το φορολογητέο εισόδημα και να σας δώσει μια πιο καθαρή εικόνα για το πώς πραγματικά αποδίδει η επιχείρησή σας.

Αν ξεκινάτε μια νέα επιχείρηση, ο έγκαιρος διαχωρισμός των οικονομικών της εταιρείας σας και η τήρηση ισχυρών αρχείων από την αρχή μπορούν να κάνουν τη φορολογική περίοδο πολύ ευκολότερη αργότερα. Μια ισχυρή βάση σύστασης και συμμόρφωσης είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να στηρίξετε αυτή τη διαδικασία.