19 pienen yrityksen verovähennystä, jotka jokaisen omistajan tulisi tietää

Pienten yritysten omistajat jättävät usein rahaa pöydälle verotuksen aikaan. Syynä ei yleensä ole se, etteikö vähennyksiä olisi olemassa. Useammin ongelma on se, että kuluja ei seurata johdonmukaisesti, yritys- ja yksityismenoja sekoitetaan keskenään tai omistaja ei ole varma, mitkä kulut ovat vähennyskelpoisia.

Yleisimpien verovähennysten tunteminen voi auttaa sinua pitämään enemmän siitä, mitä yrityksesi ansaitsee. Se voi myös parantaa kirjanpitoa, helpottaa veroilmoituksen tekemistä ja vähentää riskiä jättää laillisia vähennyksiä hyödyntämättä. Olitpa sitten perustamassa uutta yritystä, pyörittämässä vakiintunutta LLC-yhtiötä tai toimimassa toiminimellä, selkeä vähennysstrategia on tärkeä.

Tämä opas käy läpi 19 tärkeää pienen yrityksen verovähennystä sekä käytännön vinkkejä niiden dokumentointiin ja oikeaan käyttöön. Se on kirjoitettu yrittäjille, jotka haluavat luotettavan, selkokielisen yleiskatsauksen verojargonia vältellen.

Verosäännöt muuttuvat usein, ja tietyt vähennykset riippuvat yhtiömuodostasi, tulotasostasi tai siitä, miten käytät omaisuuserää. Varmista yksityiskohdat aina pätevän veroammattilaisen kanssa ennen ilmoituksen jättämistä.

Mitä tarkoittaa yrityksen verovähennys?

Verovähennys on hyväksyttävä yrityskulu, joka pienentää verotettavaa tuloa. Yleisesti vähennyskelpoisten kulujen tulee olla tavanomaisia ja tarpeellisia liiketoiminnallesi.

• Tavanomainen tarkoittaa, että kulu on alallasi yleinen ja hyväksytty.
• Tarpeellinen tarkoittaa, että kulu on hyödyllinen ja sopiva liiketoimintasi harjoittamiseen.

Tämä ei tarkoita, että jokainen kulu olisi täysin vähennyskelpoinen. Jotkin vähennykset on suhteutettava yritys- ja yksityiskäytön välillä. Toiset on poistettava ajan kuluessa. Joihinkin sovelletaan erityisiä veroviranomaisten sääntöjä.

Tärkeintä on kurinalainen kirjanpito. Jos et pysty todistamaan kulua, et välttämättä voi vähentää sitä, vaikka se olisi ollut oikea liiketoimintakulu.

1. Ajoneuvokulut

Jos käytät autoa, pakettiautoa tai kuorma-autoa yritystoimintaan, voit ehkä vähentää siihen liittyviä kuluja. Näitä voivat olla:

• Polttoaine ja öljy
• Korjaukset ja huolto
• Vakuutukset
• Rekisteröintimaksut
• Leasingmaksut
• Poistot joissakin tapauksissa
• Liiketoimintamatkoihin liittyvät pysäköinti- ja tiemaksut

Vähennyksen laskemiseen on yleensä kaksi tapaa: standardimailimenetelmä tai todellisten kulujen menetelmä. Parempi vaihtoehto riippuu ajotottumuksistasi, ajoneuvon kustannuksista ja kirjanpitotavastasi.

Pidä ajopäiväkirjaa, johon merkitset päivämäärän, määränpään, tarkoituksen ja liiketoimintaan ajetut kilometrit. Kotoa varsinaiselle työpaikalle tapahtuva työmatka ei yleensä ole vähennyskelpoinen, mutta matkustaminen yrityksen toimipaikasta toiseen on usein vähennyskelpoista.

2. Matkakulut

Liikematka voi olla vähennyskelpoinen, kun matkustat verotuksellisen kotipaikkasi ulkopuolelle työn vuoksi. Matkan on yleensä edellytettävä unta tai lepoa, ja matkan pääasiallisen tarkoituksen on oltava liiketoiminnallinen.

Yleisiä vähennyskelpoisia matkakuluja ovat:

• Lentoliput, junaliput, bussiliput tai vuokra-autot
• Hotelli tai muu majoitus
• Kuljetus lentokentälle ja takaisin
• Taksit, kyytipalvelut, shuttle-bussit tai paikallisliikenne
• Liiketoimintaan liittyvät matkatavaramaksut
• Pesula ja kemiallinen pesu matkan aikana
• Liiketoimintaan liittyvät puhelut ja internet-yhteys matkan aikana

Matkan aikana nautitut ateriat voivat myös olla vähennyskelpoisia verosääntöjen ja rajojen mukaisesti. Viihdekulut eivät yleensä ole vähennyskelpoisia.

Säilytä kuitit ja dokumentoi kunkin matkan liiketoiminnallinen tarkoitus vähennyksen suojaamiseksi.

3. Ateriat asiakkaiden, ostajien tai työntekijöiden kanssa

Liiketoimintaan liittyvät ateriat ovat usein vähennyskelpoisia, kun ne liittyvät suoraan yritykseesi tai aktiiviseen liiketoimintakeskusteluun.

Esimerkkejä voivat olla:

• Asiakkaan tapaaminen lounaalla projektin käsittelemiseksi
• Toimittajan vieminen illalliselle sopimuksen läpikäyntiä varten
• Aterian tarjoaminen henkilöstökoulutuksen yhteydessä
• Ruokailun järjestäminen henkilökunnan kokouksessa

Vähennys ei ole automaattinen. Aterian täytyy liittyä liiketoimintaan, ja ylellinen tai tuhlaileva kulutus voi aiheuttaa ongelmia. Useimmissa tapauksissa kuitit sekä osallistujien ja tarkoituksen kirjaaminen ovat olennaisia.

4. Kotitoimiston kulut

Jos käytät osaa kodistasi säännöllisesti ja yksinomaan liiketoimintaan, voit ehkä saada kotitoimiston vähennyksen.

Tämä vähennys voi koskea:

• Erillistä huonetta, jota käytetään vain liiketoimintaan
• Selkeästi erotettua työtilaa, jota käytetään hallinnollisiin tai johtamistehtäviin

Kulut voivat sisältää osan seuraavista:

• Vuokra tai asuntolainan korko
• Sähkö, vesi ja muut yleiskulut
• Kodin vakuutukset
• Korjaukset ja huolto
• Kiinteistöverot soveltuvin osin
• Internet-palvelu siltä osin kuin sitä käytetään yritystoimintaan

Voit ehkä käyttää yksinkertaistettua laskentatapaa tai varsinaista laskentatapaa. Yksinkertaistettu vaihtoehto on helpompi, mutta varsinainen laskentatapa voi joissakin tapauksissa tuottaa suuremman vähennyksen.

5. Toimistotarvikkeet

Arjessa käytettävät tarvikkeet ovat yleensä vähennyskelpoisia sinä vuonna, jona ostat ne. Yleisiä esimerkkejä ovat:

• Paperi
• Kynät ja kansiot
• Tulostimen muste ja väriaine
• Muistilaput
• Kirjekuoret
• Toimitustarrat
• Yrityspostituksessa käytetty postimaksu

Pienetkin ostot kasvavat vuoden aikana merkittäviksi. Tärkein tapa on johdonmukaisuus. Laita toimistotarvikeostot mahdollisuuksien mukaan yrityskortille tai yritystiliksi, ja säilytä kuitit.

6. Tietokoneet, puhelimet ja muut laitteet

Liiketoiminnassa käytettävät laitteet voivat olla vähennyskelpoisia, mutta käsittely vaihtelee. Jotkin esineet voidaan kuluksi kirjata kokonaan hankintavuonna, kun taas toiset on poistettava ajan kuluessa.

Esimerkkejä:

• Tietokoneet ja kannettavat tietokoneet
• Näytöt ja näppäimistöt
• Tabletit
• Yrityskäyttöön tarkoitetut älypuhelimet
• Tulostimet ja skannerit
• Kamerat ja äänilaitteet

Jos käytät laitetta sekä yritys- että yksityiskäyttöön, vain yrityskäyttöön liittyvä osuus voi olla vähennyskelpoinen. Siksi on hyödyllistä erottaa yrityslaitteet henkilökohtaisista laitteista aina kun mahdollista.

7. Ohjelmistot ja tilaukset

Toistuvat ohjelmisto- ja digityökalumaksut ovat usein vähennyskelpoisia yrityskuluja. Näitä voivat olla:

• Kirjanpito-ohjelmistot
• Projektinhallintatyökalut
• Sähköpostimarkkinointialustat
• Suunnittelu- ja editointitilaukset
• Pilvitallennus
• Verkkosivuston hosting
• Turva- ja varmuuskopiointipalvelut
• Toimialakohtaiset sovellukset ja työkalut

Tilauskulut ovat erityisen tärkeitä nykyaikaisille yrityksille, jotka tukeutuvat digitaalisiin järjestelmiin. Seuraa niitä kuukausittain, jotta ne eivät huku henkilökohtaisiin toistuviin maksuihin.

8. Internet- ja puhelinpalvelu

Jos käytät internet- tai puhelinpalvelua yritystoimintaan, osa kustannuksista voi olla vähennyskelpoinen. Vähennettävä määrä riippuu siitä, kuinka suuri osa käytöstä liittyy liiketoimintaan.

Voit ehkä vähentää:

• Erillisen yrityspuhelinlinjan
• Erillisen yritysinternet-yhteyden
• Osan jaetusta koti-internet- tai puhelinlaskusta

Mitä selkeämpi järjestely, sitä helpompi vähennys on. Erillinen linja tai tili yrityskäyttöön tekee kirjanpidosta yleensä yksinkertaisempaa kuin kaiken sekoittaminen yhteen.

9. Yritystilan vuokra

Jos vuokraat toimistoa, myymälää, varastoa tai muuta liiketilaa, vuokra voi olla vähennyskelpoinen. Tämä voi sisältää:

• Kuukausivuokrat
• Rakennuksen tai yhteisten tilojen lisämaksut, jos ne sisältyvät vuokrasopimukseen
• Vuokrasopimuksen tarkastukseen tai neuvotteluun liittyvät maksut

Vuokra on usein yksi pienen yrityksen suurimmista menoista. Säilytä vuokrasopimus ja kaikki maksutositteet.

10. Yleiskulut

Yrityksen toiminnan kannalta tarpeelliset yleiskulut voivat myös olla vähennyskelpoisia. Näitä voivat olla:

• Sähkö
• Vesi
• Kaasu
• Jätehuolto
• Lämmitys ja jäähdytys
• Internet ja tietoliikenneyhteydet, jos ne laskutetaan erillisinä yleiskuluina

Jos yrityksesi jakaa tilan yksityiskäytön kanssa tai toimit kotoa käsin, sinun on ehkä jaettava yleiskuluja yritys- ja yksityiskäytön välillä.

11. Vakuutusmaksut

Yritysvakuutus on yleensä vähennyskelpoinen, kun se suojaa toimintaasi. Yleisiä esimerkkejä ovat:

• Yleinen vastuuvakuutus
• Ammatillinen vastuuvakuutus
• Liikekiinteistön vakuutus
• Kyberturvavakuutus
• Työntekijöiden tapaturmavakuutus
• Liiketoiminnan keskeytysvakuutus
• Vastuuvakuutukset ja virhe- tai laiminlyöntivakuutukset

Jotkut omistajat unohtavat vakuutukset, koska ne tuntuvat kiinteiltä yleiskuluilta. Todellisuudessa ne ovat yksi tärkeimmistä suojista, joita yritys voi hankkia, ja ne ovat usein tavallinen vähennyskelpoinen yrityskulu.

12. Lakipalvelu- ja asiantuntijapalkkiot

Ammattilaisten palkkiot, jotka auttavat yrityksen pyörittämisessä, ovat usein vähennyskelpoisia. Näitä voivat olla:

• Asianajajat
• Kirjanpitäjät
• Palkkahallinnon hoitajat
• Veroneuvojat
• Konsultit
• Liiketoiminnan neuvonantajat

Jos peruit yrityksesi ammattilaisen avulla, ylläpidit vaatimustenmukaisuutta tai palkkasit jonkun neuvomaan sopimuksissa, viranomaisilmoituksissa tai kirjanpitojärjestelmissä, nämä palkkiot voivat olla vähennyskelpoisia.

Yritykset, jotka pysyvät järjestäytyneinä oikeudellisen ja taloudellisen tuen avulla, säästävät usein aikaa ja välttävät kalliita virheitä.

13. Pankkimaksut ja maksunvälityskulut

Yrityspankkitoiminnan ja maksunvälityksen kulut on helppo ohittaa, koska ne vähennetään usein automaattisesti talletuksista. Silti ne ovat aitoja yrityskuluja.

Esimerkkejä:

• Kuukausittaiset tilimaksut
• Tilisiirtomaksut
• Luottokorttien käsittelymaksut
• Maksupalveluiden maksut
• Maksualustan transaktiomaksut
• Liiketoimintaan liittyvät tilinylitysmaksut tai palautetun maksun maksut

Jos käytät erillistä yrityspankkitiliä, nämä vähennykset on helpompi seurata ja täsmäyttää.

14. Mainonta ja markkinointi

Useimmat markkinointikulut ovat vähennyskelpoisia, jos ne on tarkoitettu yrityksesi tunnettuuden lisäämiseen. Tähän sisältyy:

• Verkkosivuston suunnittelu ja ylläpito
• Hakukoneoptimointipalvelut
• Verkkoilmoitukset
• Printtimainonta
• Käyntikortit ja esitteet
• Sosiaalisen median hallinta
• Sponsoroinnit ja kampanjat
• Sähköpostikampanjat

Markkinointi on usein yksi arvokkaimmista vähennyksistä, koska kasvuhakuiset yritykset käyttävät tässä kategoriassa paljon rahaa.

15. Aloituskulut

Jos olet vasta käynnistämässä yritystäsi, osa aloituskuluista voi olla vähennyskelpoista tai jaksotettavaa.

Näitä voivat olla ennen liiketoiminnan virallista avaamista maksetut kulut, kuten:

• Markkinatutkimus
• Ennakkomarkkinointi
• Ammatillinen neuvonta
• Alkuvaiheen käyttöönottoon liittyvä koulutus
• Yrityksen rekisteröinti- ja käynnistyskustannukset
• Toimittaja- ja alihankkijatutkimus

Aloituskulujen käsittely eroaa tavallisista liikekuluista. Säännöt riippuvat kulun luonteesta ja määrästä, joten huolellinen seuranta alusta alkaen on olennaista.

16. Organisointikulut

Kulut, jotka liittyvät oikeudellisen yritysmuodon perustamiseen, voivat myös saada suotuisaa verokohtelua. Tämä voi sisältää LLC-yhtiön, corporationin tai partnershipin perustamiseen liittyviä kuluja.

Esimerkkejä:

• Osavaltion käsittelymaksut
• Perustamispalvelun maksut
• Perustamisasiakirjojen laatiminen
• Yrityksen perustamiseen liittyvät lakipalvelut
• Alkuvaiheen corporate- tai LLC-vaatimustenmukaisuuskulut

Tämä on yksi syy siihen, miksi monet omistajat hyötyvät siitä, että yritys perustetaan kunnolla alusta alkaen. Selkeä perustamisprosessi voi tehdä kirjanpidosta ja veroraportoinnista paljon helpompaa myöhemmin.

17. Palkat ja urakoitsijamaksut

Jos palkkaat ihmisiä, heidän korvauksensa ovat usein vähennyskelpoisia, kun ne ovat tavanomaisia yrityskuluja.

Tämä voi sisältää:

• Palkat
• Tuntipalkat
• Bonukset
• Ylityökorvaukset
• Työnantajan maksamat palkan sivukulut
• Urakoitsijoiden maksut todellisista palveluista
• Palkanlaskentapalvelujen maksut

Luokittelu on tärkeää. Työntekijöitä ja itsenäisiä urakoitsijoita kohdellaan verotuksessa eri tavoin, ja virheellinen luokittelu voi aiheuttaa vaatimustenmukaisuusongelmia. Säilytä tiedot, jotka tukevat sitä, miten kukin tekijä on palkattu ja miten hänelle maksetaan.

18. Eläkemaksut ja edut

Yrityksen omistajat voivat ehkä vähentää tiettyihin eläkejärjestelyihin ja työntekijöiden etuohjelmiin tehtyjä maksuja.

Mahdollisia esimerkkejä ovat:

• SEP IRA -maksut
• SIMPLE IRA -maksut
• Solo 401(k) -maksut, jos olet siihen oikeutettu
• Terveydenhuollon korvausjärjestelyt soveltuvin osin
• Hyväksyttävät työntekijäetuuksien kustannukset

Nämä vähennykset voivat tukea sekä verosuunnittelua että pitkän aikavälin taloudellista turvaa. Monille omistajille eläkesuunnittelu on yksi parhaista tavoista pienentää verotettavaa tuloa samalla kun kartuttaa henkilökohtaista varallisuutta.

19. Poistot ja Section 179 -tyyppiset vähennykset

Jotkin yritysostot ovat liian suuria, jotta ne voisi vähentää kerralla tarvikkeina tai tavallisina kuluina. Ne voidaan sen sijaan poistaa ajan myötä tai joissakin tapauksissa kuluksi nopeammin erityissääntöjen perusteella.

Tämä koskee usein:

• Huonekaluja
• Koneita
• Yrityskäytössä olevia ajoneuvoja
• Tietokoneita ja toimistolaitteita
• Tiettyjä parannuksia ja erikoisomaisuuseriä

Oikea käsittely riippuu omaisuuserästä, sen käyttötavasta ja voimassa olevista verosäännöistä. Tämä on alue, jossa yrityksen omistajan kannattaa pyytää ammattilaisen opastusta, erityisesti kun hankitaan kallista laitteistoa.

Parhaat käytännöt vähennysten ilmoittamiseen

Verovähennykset ovat hyödyllisiä vain, jos niitä tukevat hyvät kirjanpitotiedot. Rakenna järjestelmä, joka helpottaa veroasioita läpi vuoden.

• Käytä erillisiä yrityspankki- ja luottokorttitilejä.
• Tallenna kuitit digitaalisesti heti, kun saat ne.
• Pidä ajopäiväkirjaa ja matkamuistiinpanoja.
• Täsmäytä tilit kuukausittain.
• Säilytä laskut, sopimukset ja tiliotteet yhdessä paikassa.
• Tarkista kulut säännöllisesti, jotta mitään ei kirjata väärin.

Selkeä talousjärjestelmä helpottaa myös puuttuvien vähennysten havaitsemista ja tarkkojen raporttien laatimista lainanantajille, veroasiantuntijoille tai kumppaneille.

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Jopa kokeneet omistajat tekevät vähennysvirheitä. Yleisimpiä ovat:

• Henkilökohtaisten ja yrityskulujen sekoittaminen
• Kulujen vaatiminen ilman dokumentaatiota
• Aterioiden tai matkojen vähentäminen, jos ne eivät liity ensisijaisesti liiketoimintaan
• Jaettujen kulujen kohdistamisen unohtaminen oikein
• Olettaminen, että jokainen aloituskulu on heti vähennyskelpoinen
• Työntekijöiden ja urakoitsijoiden virheellinen luokittelu
• Osavaltiokohtaisten verosääntöjen huomiotta jättäminen

Hyvät tiedot eivät takaa kaikkia vähennyksiä, mutta ne parantavat huomattavasti kykyä perustella ne, joita haet.

Miksi yhtiömuoto on tärkeä

Se, miten yrityksesi on perustettu, voi vaikuttaa siihen, miten hallitset vähennyksiä, palkkahallintoa, omistajan palkkaa ja vaatimustenmukaisuutta. LLC-yhtiöllä, corporationilla tai toiminimellä voi olla erilaiset veroraportointitarpeet.

Oikean rakenteen valitseminen jo alussa voi helpottaa yrityksen ja henkilökohtaisten varojen erottamista, yrityspankkitilin avaamista ja siistimmän paperijäljen ylläpitämistä. Tämä on tärkeää sekä vähennysten oikeellisuuden että pitkän aikavälin kasvun kannalta.

Jos olet perustamassa uutta yritystä, Zenind voi auttaa sinua luomaan asianmukaisen oikeudellisen perustan, jotta voit keskittyä liiketoiminnan rakentamiseen ja kirjanpidon pitämiseen järjestyksessä alusta alkaen.

Loppupohdinta

Pienen yrityksen verovähennykset eivät ole vain vuoden lopun asia. Ne ovat osa päivittäistä talouden hallintaa. Mitä järjestelmällisempiä kirjanpitotietosi ovat vuoden aikana, sitä helpompi on vaatia ansaitsemiasi vähennyksiä ja välttää kalliita virheitä.

Aloita niistä kategorioista, jotka koskevat yritystäsi useimmin, ja rakenna sitten yksinkertainen järjestelmä niiden seuraamiseen kuukausi kuukaudelta. Kurinalainen lähestymistapa vähennyksiin voi parantaa kassavirtaa, pienentää verotettavaa tuloa ja antaa sinulle selvemmän kuvan siitä, miten yrityksesi todella toimii.

Jos olet perustamassa uutta yritystä, oman yrityksen talouden erottaminen ajoissa ja hyvien kirjanpitotietojen ylläpito alusta alkaen voi tehdä verokaudesta paljon helpomman myöhemmin. Vahva perustamis- ja vaatimustenmukaisuusperusta on yksi parhaista tavoista tukea tätä prosessia.