19 Pengurangan Pajak Usaha Kecil yang Perlu Diketahui Setiap Pemilik

Banyak pemilik usaha kecil membiarkan uang terlewat saat musim pajak tiba. Penyebabnya jarang karena tidak ada pengurangan pajak. Lebih sering, masalahnya adalah biaya tidak dilacak secara konsisten, pengeluaran bisnis dan pribadi tercampur, atau pemilik belum yakin biaya mana yang memenuhi syarat.

Mengetahui pengurangan pajak yang paling umum dapat membantu Anda menyimpan lebih banyak pendapatan bisnis. Hal ini juga dapat memperbaiki pencatatan, menyederhanakan pelaporan pajak, dan mengurangi risiko melewatkan pengurang pajak yang sah. Baik Anda baru memulai perusahaan baru, menjalankan LLC yang sudah mapan, atau beroperasi sebagai pemilik tunggal, strategi pengurangan pajak yang jelas sangat penting.

Panduan ini menjelaskan 19 pengurangan pajak usaha kecil yang penting, beserta tips praktis untuk mendokumentasikannya dan menggunakannya dengan benar. Artikel ini ditulis untuk pemilik bisnis yang menginginkan gambaran yang andal dan mudah dipahami, bukan jargon pajak.

Aturan pajak sering berubah, dan beberapa pengurangan bergantung pada jenis entitas, tingkat pendapatan, atau cara Anda menggunakan suatu aset. Selalu pastikan rinciannya dengan profesional pajak yang berkualifikasi sebelum mengajukan laporan.

Apa yang Termasuk sebagai Pengurangan Pajak Bisnis?

Pengurangan pajak adalah biaya bisnis yang memenuhi syarat dan mengurangi penghasilan kena pajak. Secara umum, biaya yang dapat dikurangkan harus wajar dan diperlukan untuk usaha atau bisnis Anda.

• Wajar berarti umum dan diterima dalam industri Anda.
• Diperlukan berarti membantu dan sesuai untuk operasi bisnis Anda.

Namun itu tidak berarti setiap biaya dapat dikurangkan sepenuhnya. Beberapa pengurangan harus diprorata antara penggunaan bisnis dan pribadi. Yang lain harus disusutkan seiring waktu. Ada pula yang dibatasi oleh aturan khusus IRS.

Kuncinya adalah pencatatan yang disiplin. Jika Anda tidak dapat membuktikan suatu biaya, Anda mungkin tidak bisa mengurangkannya, meskipun biaya itu sah.

1. Biaya Kendaraan Bisnis

Jika Anda menggunakan mobil, truk, atau van untuk keperluan bisnis, Anda mungkin dapat mengurangkan biaya terkait. Ini mencakup:

• Bensin dan oli
• Perbaikan dan perawatan
• Asuransi
• Biaya registrasi
• Pembayaran sewa kendaraan
• Penyusutan, dalam beberapa kasus
• Parkir dan tol yang terkait dengan perjalanan bisnis

Umumnya ada dua cara untuk menghitung pengurangan: metode tarif jarak tempuh standar atau metode biaya aktual. Pilihan terbaik bergantung pada kebiasaan berkendara, biaya kendaraan, dan sistem pencatatan Anda.

Simpan log jarak tempuh yang menunjukkan tanggal, tujuan, keperluan, dan jumlah mil yang ditempuh untuk bisnis. Perjalanan dari rumah ke tempat kerja tetap biasanya tidak dapat dikurangkan, tetapi perjalanan dari satu lokasi bisnis ke lokasi bisnis lainnya sering kali dapat dikurangkan.

2. Biaya Perjalanan

Perjalanan bisnis dapat dapat dikurangkan ketika Anda bepergian jauh dari domisili pajak untuk pekerjaan. Perjalanan umumnya harus membutuhkan tidur atau istirahat, dan perjalanan tersebut harus terutama untuk bisnis.

Biaya perjalanan yang umum dapat dikurangkan meliputi:

• Tiket pesawat, kereta, bus, atau biaya mobil sewaan
• Hotel atau penginapan
• Transportasi ke dan dari bandara
• Taksi, rideshare, shuttle, atau transportasi lokal
• Biaya bagasi yang terkait bisnis
• Laundry dan dry cleaning selama perjalanan
• Panggilan telepon bisnis dan akses internet selama perjalanan

Makanan selama perjalanan juga dapat dikurangkan, tergantung pada aturan dan batasan IRS. Hiburan umumnya tidak dapat dikurangkan.

Untuk melindungi pengurangan ini, simpan bukti pembayaran dan catat tujuan bisnis setiap perjalanan.

3. Makan Bersama Klien, Pelanggan, atau Karyawan

Makanan bisnis sering kali dapat dikurangkan jika secara langsung terkait dengan bisnis Anda atau berkaitan dengan diskusi bisnis yang aktif.

Contohnya dapat meliputi:

• Bertemu klien untuk makan siang guna membahas proyek
• Mengajak pemasok makan malam untuk meninjau kontrak
• Menyediakan makanan selama sesi pelatihan perusahaan
• Menyajikan makanan pada rapat staf

Pengurangan ini tidak otomatis. Makanan harus terkait bisnis, dan pengeluaran yang mewah atau berlebihan dapat menimbulkan masalah. Dalam kebanyakan kasus, menyimpan struk dan mencatat siapa saja yang hadir serta alasan acara makan tersebut sangat penting.

4. Biaya Kantor Rumah

Jika Anda menggunakan sebagian rumah secara rutin dan eksklusif untuk bisnis, Anda mungkin memenuhi syarat untuk pengurangan kantor rumah.

Pengurangan ini dapat berlaku untuk:

• Ruang khusus yang hanya digunakan untuk bisnis
• Area kerja yang jelas dipisahkan dan digunakan untuk tugas administratif atau manajemen

Biaya dapat mencakup sebagian dari:

• Sewa atau bunga hipotek
• Utilitas
• Asuransi pemilik rumah
• Perbaikan dan perawatan
• Pajak properti, bila diizinkan
• Layanan internet, jika menjadi bagian dari penggunaan bisnis

Anda mungkin dapat menggunakan perhitungan yang disederhanakan atau metode reguler. Opsi yang disederhanakan lebih mudah, sedangkan metode reguler kadang menghasilkan pengurangan yang lebih besar.

5. Perlengkapan Kantor

Perlengkapan harian yang digunakan untuk bisnis biasanya dapat dikurangkan pada tahun Anda membelinya. Contoh umum meliputi:

• Kertas
• Pulpen dan map
• Tinta dan toner printer
• Sticky notes
• Amplop
• Label pengiriman
• Ongkos kirim untuk surat bisnis

Pembelian kecil pun bisa bertambah besar sepanjang tahun. Kebiasaan terpenting adalah konsistensi. Usahakan membeli perlengkapan kantor dengan kartu atau akun bisnis bila memungkinkan, dan simpan struknya.

6. Komputer, Ponsel, dan Peralatan Lain

Peralatan yang digunakan untuk bisnis mungkin dapat dikurangkan, tetapi perlakuannya bisa berbeda-beda. Beberapa barang dapat dibebankan penuh pada tahun pembelian, sementara yang lain harus disusutkan seiring waktu.

Contohnya meliputi:

• Komputer dan laptop
• Monitor dan keyboard
• Tablet
• Smartphone yang digunakan untuk bisnis
• Printer dan pemindai
• Kamera dan peralatan audio

Jika barang tersebut digunakan untuk tujuan bisnis dan pribadi, hanya porsi bisnis yang mungkin dapat dikurangkan. Karena itu, sebaiknya pisahkan perangkat bisnis dari perangkat pribadi bila memungkinkan.

7. Perangkat Lunak dan Langganan

Perangkat lunak berlangganan dan alat digital yang berulang sering kali merupakan biaya bisnis yang dapat dikurangkan. Ini dapat mencakup:

• Perangkat lunak akuntansi
• Alat manajemen proyek
• Platform pemasaran email
• Langganan desain dan pengeditan
• Penyimpanan cloud
• Hosting situs web
• Layanan keamanan dan pencadangan
• Aplikasi dan alat khusus industri

Biaya langganan sangat penting bagi bisnis modern yang bergantung pada sistem digital. Catat setiap bulan agar biaya tersebut tidak hilang di antara tagihan pribadi yang berulang.

8. Layanan Internet dan Telepon

Jika Anda menggunakan layanan internet atau telepon untuk bisnis, sebagian biaya tersebut mungkin dapat dikurangkan. Jumlah yang dapat dikurangkan tergantung pada seberapa besar penggunaan yang terkait bisnis.

Anda mungkin dapat mengurangkan:

• Saluran telepon bisnis kedua
• Koneksi internet khusus untuk bisnis
• Persentase dari tagihan internet atau telepon rumah yang dipakai bersama

Semakin jelas pengaturannya, semakin mudah pengurangannya. Jalur atau akun terpisah untuk bisnis biasanya menghasilkan pencatatan yang lebih sederhana dibanding mencampur semuanya.

9. Sewa Properti Bisnis

Jika Anda menyewa kantor, toko, gudang, atau ruang bisnis lainnya, biaya sewanya mungkin dapat dikurangkan. Ini dapat mencakup:

• Pembayaran sewa bulanan
• Biaya bangunan tambahan atau area umum, jika menjadi bagian dari sewa
• Biaya terkait peninjauan atau negosiasi sewa

Sewa sering kali menjadi salah satu pengeluaran terbesar bagi usaha kecil. Pastikan Anda menyimpan perjanjian sewa dan semua bukti pembayaran.

10. Utilitas

Utilitas yang diperlukan untuk menjalankan bisnis Anda juga mungkin dapat dikurangkan. Ini dapat mencakup:

• Listrik
• Air
• Gas
• Pengangkutan sampah
• Pemanas dan pendingin ruangan
• Internet dan telekomunikasi, jika ditagihkan secara terpisah sebagai utilitas

Jika bisnis Anda berbagi ruang dengan penggunaan pribadi, atau jika Anda menjalankan bisnis dari rumah, Anda mungkin perlu mengalokasikan biaya utilitas antara penggunaan bisnis dan pribadi.

11. Premi Asuransi

Asuransi bisnis biasanya dapat dikurangkan jika melindungi operasi Anda. Contoh umum meliputi:

• Asuransi tanggung gugat umum
• Asuransi tanggung gugat profesional
• Asuransi properti komersial
• Asuransi siber
• Asuransi kompensasi pekerja
• Asuransi gangguan usaha
• Cakupan kesalahan dan kelalaian

Sebagian pemilik usaha melewatkan asuransi karena dianggap sebagai biaya tetap. Padahal, ini adalah salah satu perlindungan terpenting yang bisa dimiliki bisnis, dan sering kali memenuhi syarat sebagai pengurangan bisnis rutin.

12. Biaya Hukum dan Profesional

Biaya yang dibayarkan kepada profesional yang membantu menjalankan bisnis Anda sering kali dapat dikurangkan. Ini dapat mencakup:

• Pengacara
• Akuntan
• Bookkeeper
• Penyusun pajak
• Konsultan
• Penasihat bisnis

Jika Anda membentuk perusahaan dengan bantuan profesional, mempertahankan dukungan kepatuhan, atau menyewa seseorang untuk memberi nasihat tentang kontrak, pengajuan, atau sistem akuntansi, biaya tersebut mungkin memenuhi syarat.

Bisnis yang tetap rapi dengan dukungan hukum dan keuangan sering menghemat waktu dan menghindari kesalahan mahal.

13. Biaya Bank dan Pemrosesan Pembayaran

Biaya perbankan bisnis dan pemrosesan pembayaran mudah terlewat karena sering dipotong otomatis dari setoran. Namun, itu tetap merupakan biaya bisnis yang sah.

Contohnya meliputi:

• Biaya bulanan rekening bank
• Biaya transfer kawat
• Biaya pemrosesan kartu kredit
• Biaya merchant services
• Biaya transaksi platform pembayaran
• Biaya overdraft atau cek/bayaran ditolak yang terkait aktivitas bisnis

Jika Anda menggunakan perbankan bisnis terpisah, pengurangan ini lebih mudah dilacak dan direkonsiliasi.

14. Iklan dan Pemasaran

Sebagian besar biaya pemasaran dapat dikurangkan jika dimaksudkan untuk mempromosikan bisnis Anda. Itu mencakup:

• Desain dan pemeliharaan situs web
• Layanan optimasi mesin pencari
• Iklan online
• Iklan cetak
• Kartu nama dan brosur
• Pengelolaan media sosial
• Sponsorship dan promosi
• Kampanye email

Pemasaran sering menjadi salah satu pengurangan paling bernilai karena bisnis yang berorientasi pertumbuhan biasanya mengeluarkan banyak biaya di kategori ini.

15. Biaya Awal Usaha

Jika Anda baru memulai bisnis, beberapa biaya awal mungkin dapat dikurangkan atau diamortisasi.

Biaya ini dapat mencakup pengeluaran yang dibayar sebelum bisnis resmi dibuka, seperti:

• Riset pasar
• Iklan pra-peluncuran
• Saran profesional
• Biaya pelatihan untuk persiapan awal
• Biaya pendaftaran dan peluncuran bisnis
• Penelitian pemasok dan vendor

Perlakuan biaya awal berbeda dari biaya operasional rutin. Aturannya bergantung pada jenis dan jumlah biaya, jadi pelacakan yang cermat sejak hari pertama sangat penting.

16. Biaya Organisasi

Biaya yang terkait dengan pembentukan entitas bisnis yang sah juga dapat memperoleh perlakuan pajak yang menguntungkan. Ini dapat mencakup biaya yang berkaitan dengan pembentukan LLC, korporasi, atau kemitraan.

Contohnya:

• Biaya pengajuan negara bagian
• Biaya layanan pembentukan
• Penyusunan dokumen pendirian
• Biaya hukum yang terkait dengan pembentukan entitas
• Biaya kepatuhan awal korporasi atau LLC

Inilah salah satu alasan banyak pemilik bisnis terbantu dengan membentuk usahanya secara benar sejak awal. Proses pembentukan yang rapi dapat membuat pembukuan dan pelaporan pajak lebih mudah di kemudian hari.

17. Gaji Karyawan dan Pembayaran Kontraktor

Jika Anda mempekerjakan orang, kompensasi mereka biasanya dapat dikurangkan ketika merupakan biaya bisnis yang normal.

Ini dapat mencakup:

• Gaji
• Upah per jam
• Bonus
• Lembur
• Pajak penggajian yang dibayar pemberi kerja
• Pembayaran kepada kontraktor untuk layanan yang sah
• Biaya layanan payroll

Klasifikasi sangat penting. Karyawan dan kontraktor independen diperlakukan berbeda untuk tujuan pajak, dan salah klasifikasi dapat menimbulkan masalah kepatuhan. Simpan catatan yang mendukung bagaimana setiap pekerja dipekerjakan dan dibayar.

18. Kontribusi Pensiun dan Manfaat Karyawan

Pemilik bisnis mungkin dapat mengurangkan kontribusi ke program pensiun tertentu dan program tunjangan karyawan.

Contoh yang mungkin meliputi:

• Kontribusi SEP IRA
• Kontribusi SIMPLE IRA
• Kontribusi Solo 401(k), jika memenuhi syarat
• Pengaturan reimbursement kesehatan, bila diizinkan
• Biaya tunjangan karyawan yang memenuhi syarat

Pengurangan ini dapat mendukung perencanaan pajak sekaligus keamanan finansial jangka panjang. Bagi banyak pemilik, perencanaan pensiun adalah salah satu cara terbaik untuk menurunkan penghasilan kena pajak sambil membangun kekayaan pribadi.

19. Penyusutan dan Pengurangan ala Section 179

Beberapa pembelian bisnis terlalu besar untuk langsung dikurangkan sebagai perlengkapan atau biaya biasa. Sebagai gantinya, barang tersebut mungkin disusutkan seiring waktu atau, dalam beberapa kasus, dibebankan lebih cepat berdasarkan aturan pajak khusus.

Ini sering berlaku untuk:

• Furnitur
• Mesin
• Kendaraan yang digunakan untuk bisnis
• Komputer dan peralatan kantor
• Peningkatan tertentu dan aset khusus

Perlakuan yang tepat bergantung pada aset, cara penggunaannya, dan aturan pajak yang berlaku saat itu. Ini adalah area yang sebaiknya mendapatkan panduan profesional, terutama saat membeli peralatan mahal.

Praktik Terbaik untuk Mengklaim Pengurangan

Pengurangan pajak hanya bermanfaat jika didukung oleh pencatatan yang baik. Bangun sistem yang memudahkan musim pajak sepanjang tahun.

• Gunakan rekening bank dan kartu kredit bisnis yang terpisah.
• Simpan struk secara digital segera setelah diterima.
• Simpan log jarak tempuh dan catatan perjalanan.
• Rekonsiliasi akun setiap bulan.
• Simpan faktur, kontrak, dan laporan di satu tempat.
• Tinjau pengeluaran secara berkala agar tidak ada yang salah klasifikasi.

Sistem keuangan yang rapi juga memudahkan Anda menemukan pengurang yang terlewat dan menyiapkan laporan yang akurat untuk pemberi pinjaman, penyusun pajak, atau mitra.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Bahkan pemilik yang berpengalaman pun membuat kesalahan dalam pengurangan pajak. Yang paling umum meliputi:

• Mencampur pengeluaran pribadi dan bisnis
• Mengklaim biaya tanpa dokumentasi
• Mengurangkan makanan atau perjalanan yang tidak terutama terkait bisnis
• Lupa mengalokasikan biaya penggunaan bersama dengan benar
• Menganggap setiap biaya awal bisa langsung dikurangkan
• Salah mengklasifikasikan karyawan dan kontraktor
• Mengabaikan aturan pajak tingkat negara bagian

Catatan yang baik tidak menjamin setiap pengurangan, tetapi sangat meningkatkan kemampuan Anda untuk mendukung pengurangan yang diklaim.

Mengapa Struktur Entitas Penting

Cara bisnis Anda dibentuk dapat memengaruhi bagaimana Anda mengelola pengurangan, payroll, pembayaran pemilik, dan kepatuhan. LLC, korporasi, atau kepemilikan tunggal dapat memiliki kebutuhan pelaporan pajak yang berbeda.

Memilih struktur yang tepat sejak awal dapat memudahkan pemisahan keuangan bisnis dan pribadi, membuka rekening bank bisnis, dan menjaga jejak administrasi yang lebih rapi. Hal itu penting untuk akurasi pengurangan maupun pertumbuhan jangka panjang.

Jika Anda sedang membentuk perusahaan baru, Zenind dapat membantu Anda membangun fondasi hukum yang tepat sehingga Anda bisa fokus pada pengembangan bisnis dan menjaga pencatatan tetap teratur sejak awal.

Pemikiran Akhir

Pengurangan pajak usaha kecil bukan hanya urusan akhir tahun. Itu adalah bagian dari pengelolaan keuangan sehari-hari. Semakin rapi catatan Anda sepanjang tahun, semakin mudah untuk mengklaim pengurangan yang layak Anda dapatkan dan menghindari kesalahan yang mahal.

Mulailah dari kategori yang paling sering berlaku untuk bisnis Anda, lalu bangun sistem sederhana untuk melacaknya bulan demi bulan. Pendekatan yang disiplin terhadap pengurangan dapat memperbaiki arus kas, menurunkan penghasilan kena pajak, dan memberi gambaran yang lebih jelas tentang kinerja bisnis Anda yang sebenarnya.

Jika Anda sedang meluncurkan bisnis baru, memisahkan keuangan perusahaan sejak awal dan menjaga catatan yang kuat dari hari pertama dapat membuat musim pajak jauh lebih mudah di kemudian hari. Fondasi pembentukan dan kepatuhan yang kuat adalah salah satu cara terbaik untuk mendukung proses tersebut.