كيفية حساب تكاليف الاستعانة بمصادر خارجية لمشروع صغير
كيفية حساب تكاليف الاستعانة بمصادر خارجية لمشروع صغير
يمكن أن تساعد الاستعانة بمصادر خارجية الشركة الناشئة على التحرك بسرعة أكبر، والبقاء مركزة على الأعمال الأساسية، وتجنب التوظيف المبكر. لكن هذا القرار لا ينبغي أن يُتخذ بالاعتماد على الحدس وحده. على المؤسسين مقارنة التكلفة الحقيقية لتنفيذ وظيفة ما داخليًا مع التكلفة الإجمالية للاستعانة بمصادر خارجية.
بالنسبة لرواد الأعمال الذين يؤسسون شركة ذات مسؤولية محدودة أو شركة مساهمة، يكون هذا التحليل مهمًا بشكل خاص. غالبًا ما تحتاج الشركات في مراحلها الأولى إلى الموازنة بين الانضباط في الميزانية وبين الامتثال، والإدارة، ومسك الدفاتر، ودعم العملاء، والتسويق، وغيرها من المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً وقد تصرف الانتباه عن النمو.
يشرح هذا الدليل كيفية حساب تكاليف الاستعانة بمصادر خارجية، وما الذي يجب تضمينه في مقارنة واقعية، وكيفية تحديد ما إذا كانت الاستعانة بمصادر خارجية قرارًا ماليًا ذكيًا لعملك.
لماذا يهم تحليل تكلفة الاستعانة بمصادر خارجية
غالبًا ما تُوصف الاستعانة بمصادر خارجية بأنها وسيلة لتوفير المال، لكن التوفير ليس مضمونًا. قد تبدو المهمة أقل تكلفة على الورق، لكنها قد تكلف أكثر بعد احتساب تكاليف الانتقال، ووقت الإدارة، ومشكلات الجودة.
يساعدك التحليل الدقيق للتكلفة على:
- المقارنة بين الأمور على أساس متكافئ
- تجنب إغفال النفقات الخفية
- الفصل بين التكاليف القابلة للتجنب والتكاليف الثابتة
- فهم ما إذا كانت الاستعانة بمصادر خارجية تحسن السرعة أو الجودة أو المرونة
- اتخاذ قرارات أفضل مع رأس مال محدود للشركة الناشئة
الهدف ليس العثور على أقل فاتورة فقط. الهدف هو تحديد ما إذا كانت الاستعانة بمصادر خارجية تمنح عملك عائدًا إجماليًا أفضل من تنفيذ العمل داخليًا.
ابدأ بوظيفة العمل
قبل مقارنة التكاليف، حدّد الوظيفة التي تريد الاستعانة بمصادر خارجية لها بدقة.
كن محددًا بشأن:
- ما المهمة أو العملية التي ستُنفذ خارجيًا
- مدى تكرار العمل
- كمية المخرجات التي تحتاجها
- معيار الجودة المتوقع
- الجداول الزمنية المهمة
- البيانات أو الأنظمة أو الموافقات التي سيحتاجها المزود
الوصف المبهم يؤدي إلى مقارنة سيئة. على سبيل المثال، القول إنك تريد الاستعانة بمصادر خارجية لـ "الإدارة" وصف واسع جدًا. قد تحتاج إلى مساعدة في إصدار الفواتير، أو حفظ المستندات، أو الرد على البريد الإلكتروني، أو إدارة الجداول، أو دعم الرواتب. لكل منها تكاليف مختلفة وتوفير مختلف.
النطاق الواضح هو أساس تقدير ذي معنى للاستعانة بمصادر خارجية.
حدّد التكاليف الداخلية التي يمكنك تجنبها
الخطوة التالية هي تقدير ما تكلفه المهمة اليوم إذا أبقيتها داخل الشركة.
ركّز على التكاليف القابلة للتجنب، وليس كل التكاليف المسجلة. ستبقى بعض النفقات سواء استعنت بمصادر خارجية أم لا، ولا سيما التكاليف العامة الثابتة التي لا تتغير على المدى القصير.
التكاليف الداخلية الشائعة التي يجب تضمينها
- أجور الموظفين أو أتعاب المتعاقدين
- ضرائب الرواتب والمزايا
- التدريب والتأهيل
- البرامج أو الأدوات المستخدمة فقط لتلك الوظيفة
- المستلزمات والمواد
- المساحة المكتبية أو المعدات المرتبطة مباشرة بالعمل
- وقت الإدارة الداخلي الذي يُنفق على الإشراف على العملية
- تصحيح الأخطاء، وإعادة العمل، أو تكاليف خدمة العملاء الناتجة عن الأخطاء
التكاليف الداخلية الشائعة التي يجب استبعادها
- التكاليف الغارقة التي تم إنفاقها بالفعل ولا يمكن استردادها
- التكاليف الثابتة التي لن تتغير بسبب قرار الاستعانة بمصادر خارجية
- التكاليف العامة التي ستبقى كما هي في الحالتين
هذا التمييز مهم. أي تكلفة ليست قابلة للتجنب لا ينبغي اعتبارها وفراً ناتجًا عن الاستعانة بمصادر خارجية.
احسب التكلفة الكاملة للاستعانة بمصادر خارجية
تقارن كثير من الشركات بين تكلفة الرواتب أو العمالة الحالية وعرض سعر من مزود الخدمة وتتوقف عند ذلك. هذا الأسلوب غير مكتمل. فالتكلفة الحقيقية للاستعانة بمصادر خارجية تشمل عادةً عدة عناصر إضافية.
1. رسوم الخدمة أو سعر العقد
هذا هو المبلغ الأساسي الذي يتقاضاه المزود. وقد يكون بالساعة، أو على أساس المشروع، أو باشتراك شهري، أو مرتبطًا بالاستخدام.
2. تكاليف الإدارة والمتابعة
حتى عندما تُنفذ المهمة خارجيًا، ما زال شخص داخل شركتك يحتاج إلى إدارة العلاقة. وقد يشمل ذلك:
- مراجعة العروض
- التفاوض على الشروط
- تهيئة المزود للعمل
- مشاركة التعليمات والملفات
- متابعة الأداء
- اعتماد المخرجات
- التعامل مع الفوترة أو النزاعات
بالنسبة للشركات الصغيرة، قد يكون وقت الإدارة هذا كبيرًا.
3. تكاليف الانتقال
نقل العمل إلى خارج الشركة قد يخلق تكاليف لمرة واحدة، مثل:
- تدريب المزود
- نقل البيانات أو الملفات
- تحديث الأنظمة أو سير العمل
- رسوم الإنهاء
- تكاليف إنهاء الخدمة أو الفصل، إذا تأثر الموظفون
- انخفاض مؤقت في الإنتاجية أثناء الانتقال
4. تكاليف الجودة والمخاطر
بعض المخاطر يصعب قياسها، لكنها تظل مهمة. على سبيل المثال:
- تفويت المواعيد النهائية
- الأخطاء التي تتطلب إعادة العمل
- مخاوف الخصوصية والسرية
- مشكلات الامتثال
- عدم اتساق الخدمة
إذا تسبب مزود أقل سعرًا في مزيد من التصحيحات لاحقًا، فقد تختفي وفورات التكلفة الظاهرة.
5. احتساب أي قيمة مستردة
إذا أتاحت لك الاستعانة بمصادر خارجية بيع معدات غير مستخدمة، أو إلغاء اشتراكات البرامج، أو خفض تكاليف أخرى، فيجب خصم هذه الوفورات من إجمالي تكلفة الاستعانة بمصادر خارجية.
استخدم تحليل التكلفة التفاضلية
الطريقة الأكثر عملية لتقييم الاستعانة بمصادر خارجية هي تحليل التكلفة التفاضلية.
المعادلة بسيطة:
صافي التوفير = التكاليف الداخلية المتجنبة - إجمالي تكاليف الاستعانة بمصادر خارجية
إذا كانت النتيجة موجبة، فقد تقلل الاستعانة بمصادر خارجية من النفقات. وإذا كانت النتيجة سالبة، فمن المرجح أن يكون من الأفضل للشركة إبقاء العمل داخليًا، ما لم توجد أسباب غير مالية قوية تدفع للاستعانة بمصادر خارجية.
مثال بسيط
لنفترض أن شركة ناشئة تفكر في الاستعانة بمصادر خارجية لمسك الدفاتر الشهري.
تقدير التكلفة الداخلية الحالية
| الفئة | التكلفة الشهرية | قابلة للتجنب إذا تمت الاستعانة بمصادر خارجية |
|---|---|---|
| أجور محاسب الدفاتر | $2,000 | $2,000 |
| ضرائب الرواتب والمزايا | $400 | $400 |
| اشتراك البرنامج | $120 | $120 |
| وقت المدير الداخلي | $300 | $150 |
| تصحيح الأخطاء | $100 | $100 |
| الإجمالي | $2,920 | $2,770 |
تقدير تكلفة الاستعانة بمصادر خارجية
| الفئة | التكلفة الشهرية |
|---|---|
| خدمة مسك الدفاتر الخارجية | $1,600 |
| وقت إدارة المورد | $150 |
| الإعداد والانتقال محسوبان شهريًا | $100 |
| إجمالي تكلفة الاستعانة بمصادر خارجية | $1,850 |
صافي التوفير
$2,770 - $1,850 = $920
في هذا المثال، توفّر الاستعانة بمصادر خارجية على الشركة $920 شهريًا، بافتراض بقاء جودة الخدمة ضمن المستوى المقبول.
قارن أكثر من السعر فقط
التكلفة مهمة، لكنها ليست العامل الوحيد.
قد يكون المزود الأعلى تكلفة قليلًا هو الخيار الأفضل إذا كان يقدم:
- سرعة تنفيذ أعلى
- دقة أفضل
- ضوابط أمنية أقوى
- مرونة أكبر أثناء فترات الذروة
- خبرة متخصصة
- تقليل عبء العمل عن المؤسس
بالنسبة للشركات في مراحلها الأولى، غالبًا ما يكون الوقت ذا قيمة لا تقل عن المال. إذا أتاحت الاستعانة بمصادر خارجية للمؤسس التركيز على المبيعات أو اكتساب العملاء أو الامتثال، فقد تحقق الشركة قيمة أكبر مما يظهره الجدول المالي وحده.
اعرف أي المهام تصلح أكثر للاستعانة بمصادر خارجية
ليس كل نشاط مناسبًا للاستعانة بمصادر خارجية. المهام المتكررة، والمعيارية، وسهلة القياس غالبًا ما تكون أفضل نقطة بداية.
أمثلة تشمل:
- مسك الدفاتر
- معالجة الرواتب
- دعم العملاء
- إعداد المستندات
- جدولة المواعيد
- تنسيق وسائل التواصل الاجتماعي
- الدعم الفني الأساسي
- إنتاج الرسوم أو المحتوى
أما الوظائف التي تتطلب معرفة داخلية عميقة، أو حكمًا استراتيجيًا متكررًا، أو إشرافًا مباشرًا من المؤسس، فقد يكون من الأفضل إبقاؤها داخل الشركة مدة أطول.
أخطاء شائعة عند تقدير تكلفة الاستعانة بمصادر خارجية
احتساب التكاليف الغارقة على أنها وفورات
إذا كانت النفقات قد دُفعت بالفعل ولا يمكن استردادها، فلا ينبغي أن تؤثر في القرار.
تجاهل وقت الإدارة الداخلي
الاستعانة بمصادر خارجية لا تلغي الإشراف. ما زال هناك شخص يجب أن يدير العلاقة ويراجع النتائج.
استخدام عرض سعر غير مكتمل من المورد
قد يخفي السعر الشهري المنخفض رسوم الإعداد، أو الحد الأدنى من الالتزامات، أو رسوم الزيادة، أو حدود المراجعات.
نسيان احتكاك الانتقال
تغيير الأنظمة أو الموردين يستغرق وقتًا. وينبغي أن يكون ذلك التعطيل المؤقت جزءًا من التحليل.
المبالغة في تقدير تكلفة العمالة وحدها
قد تبدو الوظيفة منخفضة التكلفة إذا قارنت الأجور فقط. لكن عند إضافة الرواتب والأدوات والتدريب والأخطاء، قد تكون التكلفة الحقيقية أعلى بكثير.
متى تكون الاستعانة بمصادر خارجية منطقية عادةً
غالبًا ما تصبح الاستعانة بمصادر خارجية جذابة عندما:
- تكون المهمة مهمة لكنها ليست جوهرية في عرض قيمة الشركة
- يكون حجم العمل غير ثابت
- تحتاج الشركة إلى خبرة متخصصة لا تمتلكها داخليًا
- يكون توظيف موظف بدوام كامل مكلفًا للغاية
- يمكن توحيد الوظيفة وقياسها
- يرغب المؤسس في قضاء وقت أكثر على النمو والامتثال
بالنسبة للشركات التي تم تأسيسها حديثًا، يمكن أن تكون الاستعانة بمصادر خارجية وسيلة عملية للحفاظ على الهيكل الخفيف مع الاستمرار في العمل بشكل احترافي.
متى يكون إبقاء العمل داخليًا أفضل
قد يكون إبقاء المهمة داخل الشركة هو القرار الأفضل عندما:
- يكون العمل شديد الحساسية
- تتطلب مراقبة الجودة إشرافًا يوميًا
- تكون المهمة مرتبطة ارتباطًا وثيقًا بميزتك التنافسية
- يكون حجم العمل مرتفعًا بما يكفي لتبرير موظف مخصص
- يؤدي تغيير الموردين إلى قدر كبير من المخاطر أو الاضطراب
لا تحتاج الشركة إلى الاستعانة بمصادر خارجية لكل مهمة غير أساسية. النهج الأفضل هو الاستعانة بمصادر خارجية بشكل انتقائي.
إطار عملي لاتخاذ القرار للمؤسسين
إذا أردت عملية بسيطة، فاستخدم هذه الأسئلة الخمسة:
- ما هي المهمة بالضبط؟
- كم تكلفنا داخليًا اليوم؟
- كم ستكلفنا الاستعانة بمصادر خارجية، بما في ذلك الانتقال والإدارة؟
- ما المخاطر أو المقايضات المتعلقة بالجودة التي تأتي مع الاستعانة بمصادر خارجية؟
- ماذا سنفعل بالوقت أو المال الذي نوفره؟
إذا أدت الاستعانة بمصادر خارجية إلى تكلفة إجمالية أقل وعززت التركيز، فقد تكون القرار الصحيح. وإذا كانت الوفورات ضئيلة أو المخاطر عالية، فقد يكون إبقاء العمل داخليًا أفضل.
أفكار ختامية
حساب تكلفة الاستعانة بمصادر خارجية لا يقتصر على مقارنة فاتورة بأخرى. بل يتطلب رؤية كاملة للتكاليف الداخلية القابلة للتجنب، ورسوم المورد، ووقت الإدارة، وتكاليف الانتقال، والمخاطر.
بالنسبة لمؤسسي الشركات الناشئة وأصحاب الأعمال الصغيرة، غالبًا ما يكون القرار الأفضل هو الذي يدعم النمو دون إضافة أعباء غير ضرورية. من خلال استخدام تحليل منضبط للتكلفة، يمكنك تحديد ما إذا كانت الاستعانة بمصادر خارجية ستساعد عملك بالفعل على العمل بكفاءة أكبر.
إذا كنت تبني شركة وترغب في البقاء مركزًا على التأسيس، والامتثال، والنمو، فقد تكون الاستعانة بمصادر خارجية أداة مفيدة. المفتاح هو تقييمها بعناية، باستخدام الأرقام بدلًا من الافتراضات.
لا توجد أسئلة متاحة. يُرجى التحقق مرة أخرى لاحقًا.