Ako vypočítať náklady na outsourcing pre malú firmu

Outsourcing môže novej firme pomôcť rýchlejšie sa rozbehnúť, sústrediť sa na kľúčovú prácu a vyhnúť sa predčasnému prijímaniu zamestnancov. Toto rozhodnutie by sa však nemalo robiť len podľa intuície. Zakladatelia by mali porovnať skutočné náklady na zabezpečenie danej funkcie interne s celkovými nákladmi na jej outsourcing.

Pre podnikateľov, ktorí zakladajú LLC alebo korporáciu, je táto analýza obzvlášť dôležitá. Firmy v počiatočnej fáze často musia vyvažovať rozpočtovú disciplínu s dodržiavaním predpisov, administratívou, účtovníctvom, zákazníckou podporou, marketingom a ďalšími časovo náročnými úlohami, ktoré môžu odvádzať pozornosť od rastu.

Tento sprievodca vysvetľuje, ako vypočítať náklady na outsourcing, čo zahrnúť do realistického porovnania a ako sa rozhodnúť, či je outsourcing pre vašu firmu finančne rozumný.

Prečo je analýza nákladov na outsourcing dôležitá

Outsourcing sa často opisuje ako spôsob, ako ušetriť peniaze, no úspory nie sú zaručené. Úloha sa môže na papieri javiť lacnejšie, a napriek tomu vás môže stáť viac, keď započítate náklady na prechod, čas na riadenie a problémy s kvalitou.

Dôkladná analýza nákladov vám pomôže:

• Porovnávať porovnateľné s porovnateľným
• Vyhnúť sa prehliadnutiu skrytých výdavkov
• Oddeliť vyhnuteľné náklady od fixných nákladov
• Pochopiť, či outsourcing zlepšuje rýchlosť, kvalitu alebo flexibilitu
• Robiť lepšie rozhodnutia s obmedzeným štartovacím kapitálom

Cieľom nie je jednoducho nájsť najnižšiu faktúru. Cieľom je zistiť, či outsourcing prináša vašej firme lepší celkový výnos než vykonávanie práce interne.

Začnite obchodnou funkciou

Pred porovnaním nákladov si presne definujte funkciu, ktorú chcete outsourcovať.

Buďte konkrétni v tom,:

• Aká úloha alebo proces sa bude outsourcovať
• Ako často sa táto práca vykonáva
• Aký objem výstupu potrebujete
• Aký štandard kvality očakávate
• Aké termíny sú dôležité
• K akým dátam, systémom alebo schváleniam bude poskytovateľ potrebovať prístup

Nejasný opis vytvára zlé porovnanie. Napríklad tvrdenie, že chcete outsourcovať „administratívu“, je príliš široké. Môžete potrebovať pomoc s fakturáciou, archiváciou dokumentov, e-mailovou komunikáciou, správou kalendára alebo podporou miezd. Každá z týchto činností má iné náklady a iné úspory.

Jasne definovaný rozsah je základom zmysluplného odhadu nákladov na outsourcing.

Identifikujte interné náklady, ktorým sa môžete vyhnúť

Ďalším krokom je odhadnúť, koľko vás daná úloha dnes stojí, ak ju necháte interne.

Zamerajte sa na vyhnuteľné náklady, nie na každý náklad v účtovníctve. Niektoré výdavky zostanú aj po outsourcingu, najmä fixná réžia, ktorá sa v krátkodobom horizonte nemení.

Bežné interné náklady, ktoré treba zahrnúť

• Mzdy zamestnancov alebo odmena dodávateľov
• Mzdové dane a benefity
• Školenie a zaškolenie
• Softvér alebo nástroje používané len pre danú funkciu
• Spotrebný materiál a pomôcky
• Kancelársky priestor alebo vybavenie priamo viazané na prácu
• Čas interného manažmentu strávený dohľadom nad procesom
• Opravy chýb, prerábanie práce alebo náklady na zákaznícky servis spôsobené chybami

Bežné interné náklady, ktoré treba vylúčiť

• Utopené náklady, ktoré už boli vynaložené a nemožno ich získať späť
• Fixné náklady, ktoré sa rozhodnutím o outsourcingu nezmenia
• Všeobecnú réžiu, ktorá by zostala rovnaká v oboch prípadoch

Toto rozlíšenie je dôležité. Náklad, ktorému sa nedá vyhnúť, by sa nemal počítať ako úspora z outsourcingu.

Vypočítajte plné náklady na outsourcing

Mnohé firmy porovnávajú svoju súčasnú mzdovú alebo pracovnú nákladovosť len s cenou od dodávateľa a tým skončia. Tento prístup je neúplný. Skutočné náklady na outsourcing zvyčajne zahŕňajú aj niekoľko ďalších položiek.

1. Poplatok za službu alebo zmluvná cena

Ide o základnú sumu, ktorú účtuje poskytovateľ. Môže byť hodinová, projektová, predplatná alebo viazaná na využitie.

2. Náklady na riadenie a administráciu

Aj keď je úloha outsourcovaná, niekto vo vašej firme stále musí riadiť vzťah s dodávateľom. Môže to zahŕňať:

• Prehliadanie ponúk
• Vyjednávanie podmienok
• Zaškolenie poskytovateľa
• Zdieľanie pokynov a súborov
• Monitorovanie výkonu
• Schvaľovanie výstupov
• Riešenie fakturácie alebo sporov

Pre menšie firmy môže byť tento manažérsky čas významný.

3. Náklady na prechod

Presun práce mimo firmy môže vytvoriť jednorazové náklady, napríklad:

• Zaškolenie poskytovateľa
• Migráciu dát alebo súborov
• Aktualizáciu systémov alebo pracovných postupov
• Poplatky za ukončenie zmluvy
• Odstupné alebo náklady na ukončenie spolupráce so zamestnancami, ak sú dotknutí
• Dočasný pokles produktivity počas prechodu

4. Náklady na kvalitu a riziko

Niektoré riziká sa ťažko merajú, no stále sú dôležité. Napríklad:

• Zmeškané termíny
• Chyby, ktoré si vyžadujú prerábanie
• Obavy o dôvernosť
• Problémy s dodržiavaním predpisov
• Nekonzistentná úroveň služby

Ak lacnejší poskytovateľ spôsobí viac následných opráv, zdanlivé úspory môžu zmiznúť.

5. Odpočítajte prípadnú získanú hodnotu

Ak outsourcing umožní predať nevyužité vybavenie, zrušiť softvérové licencie alebo znížiť iné náklady, tieto prínosy treba odpočítať od celkových nákladov na outsourcing.

Použite analýzu rozdielových nákladov

Najpraktickejší spôsob, ako vyhodnotiť outsourcing, je analýza rozdielových nákladov.

Vzorec je jednoduchý:

Čistá úspora = Vyhnuté interné náklady - Celkové náklady na outsourcing

Ak je výsledok kladný, outsourcing môže znížiť výdavky. Ak je záporný, firma bude pravdepodobne lepšie na tom pri ponechaní práce interne, pokiaľ na outsourcing neexistujú silné nefinančné dôvody.

Jednoduchý príklad

Predpokladajme, že startup zvažuje outsourcing mesačného účtovníctva.

Odhad súčasných interných nákladov

Kategória	Mesačný náklad	Vyhnuteľné pri outsourcingu
Mzda účtovníka	$2,000	$2,000
Mzdové dane a benefity	$400	$400
Predplatné na softvér	$120	$120
Čas interného manažéra	$300	$150
Opravy chýb	$100	$100
Spolu	$2,920	$2,770

Odhad nákladov na outsourcing

Kategória	Mesačný náklad
Externá účtovná služba	$1,600
Čas na riadenie dodávateľa	$150
Nastavenie a prechod rozpočítané mesačne	$100
Celkové náklady na outsourcing	$1,850

Čistá úspora

$2,770 - $1,850 = $920

V tomto príklade outsourcing šetrí firme $920 mesačne, za predpokladu, že kvalita služby zostane prijateľná.

Porovnávajte viac než len cenu

Cena je dôležitá, ale nie je jediným faktorom.

Mierne drahší poskytovateľ môže byť stále lepšou voľbou, ak ponúka:

• Rýchlejšie dodanie
• Lepšiu presnosť
• Silnejšie bezpečnostné kontrolné mechanizmy
• Väčšiu flexibilitu v období vysokej záťaže
• Špecializované odborné znalosti
• Menšiu záťaž pre zakladateľa

Pre firmy v počiatočnej fáze je čas často rovnako cenný ako peniaze. Ak outsourcing uvoľní čas zakladateľa na predaj, získavanie zákazníkov alebo dodržiavanie predpisov, firma môže získať väčšiu hodnotu, než ukazuje samotná tabuľka.

Vedzte, ktoré úlohy sú lepšími kandidátmi na outsourcing

Nie každá funkcia je vhodná na outsourcing. Úlohy, ktoré sú opakujúce sa, štandardizované a ľahko merateľné, bývajú často najlepším východiskom.

Príklady zahŕňajú:

• Účtovníctvo
• Spracovanie miezd
• Zákaznícku podporu
• Prípravu dokumentov
• Plánovanie termínov
• Koordináciu sociálnych médií
• Základnú IT podporu
• Grafickú alebo obsahovú produkciu

Funkcie, ktoré si vyžadujú hlboké interné znalosti, časté strategické rozhodovanie alebo priamy dohľad zakladateľa, môžu byť vhodnejšie ponechať interne dlhšie.

Bežné chyby pri odhade nákladov na outsourcing

Počítanie utopených nákladov ako úspor

Ak už bol výdavok zaplatený a nedá sa získať späť, nemal by ovplyvňovať rozhodnutie.

Ignorovanie času interného manažmentu

Outsourcing neznamená, že dohľad zmizne. Niekto stále musí riadiť vzťah a kontrolovať výsledky.

Použitie neúplnej cenovej ponuky od dodávateľa

Nízka mesačná sadzba môže skrývať nastavenie, minimálne záväzky, poplatky za prekročenie limitu alebo obmedzenia počtu úprav.

Zabudnutie na trenie pri prechode

Zmena systému alebo dodávateľa trvá čas. Táto dočasná nepríjemnosť by mala byť súčasťou analýzy.

Preceňovanie samotnej práce

Funkcia sa môže zdať lacná, ak porovnávate len mzdy. Keď však pridáte dane, nástroje, školenie a chyby, skutočné náklady môžu byť oveľa vyššie.

Kedy outsourcing zvyčajne dáva zmysel

Outsourcing je často atraktívny, keď:

• Úloha je dôležitá, ale nie je jadrom hodnotovej ponuky firmy
• Objem práce je nestabilný
• Firma potrebuje odborné znalosti, ktoré interne nemá
• Zamestnať človeka na plný úväzok by bolo príliš drahé
• Funkciu možno štandardizovať a merať
• Zakladateľ chce venovať viac času rastu a dodržiavaniu predpisov

Pre novo založené firmy môže byť outsourcing praktickým spôsobom, ako zostať štíhly a zároveň pôsobiť profesionálne.

Kedy môže byť lepšie ponechať prácu interne

Ponechanie úlohy interne môže byť rozumnejšie, keď:

• Práca je veľmi citlivá
• Kontrola kvality si vyžaduje každodenný dohľad
• Úloha úzko súvisí s vašou konkurenčnou výhodou
• Objem je dostatočne vysoký na to, aby ospravedlnil samostatného zamestnanca
• Zmena poskytovateľa by priniesla príliš veľké riziko alebo narušenie

Firma nemusí outsourcovať každú nepodstatnú úlohu. Lepším prístupom je outsourcovať selektívne.

Praktický rozhodovací rámec pre zakladateľov

Ak chcete jednoduchý postup, použite týchto päť otázok:

1. Čo presne je tá úloha?
2. Koľko nás dnes stojí interne?
3. Koľko by stálo outsourcovanie vrátane prechodu a riadenia?
4. Aké riziká alebo kompromisy v kvalite s outsourcingom prichádzajú?
5. Na čo by sme použili ušetrený čas alebo peniaze?

Ak outsourcing prináša nižšie celkové náklady a lepšie sústredenie, môže to byť správne rozhodnutie. Ak sú úspory malé alebo riziká vysoké, môže byť lepšie ponechať prácu interne.

Záverečné myšlienky

Výpočet nákladov na outsourcing nie je len porovnanie jednej faktúry s druhou. Vyžaduje si úplný pohľad na vyhnuteľné interné náklady, poplatky dodávateľa, čas na riadenie, náklady na prechod a riziká.

Pre zakladateľov startupov a malých firiem je najlepším rozhodnutím zvyčajne to, ktoré podporuje rast bez zbytočnej réžie. Pomocou disciplinovanej analýzy nákladov môžete rozhodnúť, či outsourcing vašej firme skutočne pomôže fungovať efektívnejšie.

Ak budujete firmu a chcete sa sústrediť na založenie, dodržiavanie predpisov a rast, outsourcing môže byť užitočný nástroj. Kľúčom je posúdiť ho dôkladne, s číslami namiesto domnienok.