Cách Tính Chi Phí Thuê Ngoài Cho Một Doanh Nghiệp Nhỏ

Thuê ngoài có thể giúp một doanh nghiệp mới phát triển nhanh hơn, tập trung vào công việc cốt lõi và tránh tuyển dụng quá sớm. Tuy nhiên, quyết định này không nên chỉ dựa vào cảm tính. Nhà sáng lập nên so sánh chi phí thực tế khi tự thực hiện một chức năng với tổng chi phí thuê ngoài chức năng đó.

Đối với các doanh nhân đang thành lập LLC hoặc công ty cổ phần, việc phân tích này đặc biệt quan trọng. Các doanh nghiệp giai đoạn đầu thường cần cân bằng giữa kỷ luật ngân sách với tuân thủ, hành chính, kế toán, hỗ trợ khách hàng, tiếp thị và các công việc tốn nhiều thời gian khác có thể làm mất tập trung khỏi tăng trưởng.

Hướng dẫn này giải thích cách tính chi phí thuê ngoài, những yếu tố cần đưa vào một phép so sánh thực tế, và cách quyết định liệu thuê ngoài có thực sự hợp lý về mặt tài chính cho doanh nghiệp của bạn hay không.

Vì sao phân tích chi phí thuê ngoài lại quan trọng

Thuê ngoài thường được mô tả là một cách để tiết kiệm chi phí, nhưng việc tiết kiệm không phải lúc nào cũng được đảm bảo. Một công việc có thể trông rẻ hơn trên giấy tờ nhưng vẫn tốn kém hơn khi tính cả chi phí chuyển đổi, thời gian quản lý và các vấn đề chất lượng.

Một phân tích chi phí cẩn thận giúp bạn:

• So sánh trên cùng một mặt bằng
• Tránh bỏ sót các khoản chi ẩn
• Phân biệt chi phí có thể tránh được với chi phí cố định
• Hiểu liệu thuê ngoài có cải thiện tốc độ, chất lượng hoặc tính linh hoạt hay không
• Ra quyết định tốt hơn với nguồn vốn khởi nghiệp hạn chế

Mục tiêu không chỉ là tìm hóa đơn thấp nhất. Mục tiêu là xác định liệu thuê ngoài có mang lại cho doanh nghiệp của bạn lợi ích tổng thể tốt hơn so với việc tự làm hay không.

Bắt đầu từ chức năng kinh doanh

Trước khi so sánh chi phí, hãy xác định chính xác chức năng mà bạn muốn thuê ngoài.

Hãy làm rõ:

• Công việc hoặc quy trình nào sẽ được thuê ngoài
• Công việc đó diễn ra với tần suất như thế nào
• Bạn cần đầu ra bao nhiêu
• Tiêu chuẩn chất lượng bạn mong đợi là gì
• Yêu cầu về thời hạn là gì
• Nhà cung cấp sẽ cần dữ liệu, hệ thống hoặc phê duyệt nào

Một mô tả mơ hồ sẽ tạo ra phép so sánh sai lệch. Ví dụ, nói rằng bạn muốn thuê ngoài “hành chính” là quá rộng. Bạn có thể cần hỗ trợ về xuất hóa đơn, lưu trữ tài liệu, trả lời email, quản lý lịch làm việc hoặc hỗ trợ bảng lương. Mỗi hạng mục có chi phí và mức tiết kiệm khác nhau.

Xác định phạm vi rõ ràng là nền tảng của một ước tính thuê ngoài có ý nghĩa.

Xác định các chi phí nội bộ có thể tránh được

Bước tiếp theo là ước tính công việc hiện đang tốn bao nhiêu nếu bạn tiếp tục làm nội bộ.

Hãy tập trung vào các chi phí có thể tránh được, không phải mọi chi phí trên sổ sách. Một số khoản sẽ vẫn tồn tại dù bạn có thuê ngoài hay không, đặc biệt là chi phí cố định không thay đổi trong ngắn hạn.

Các chi phí nội bộ thường cần tính

• Lương nhân viên hoặc tiền công của nhà thầu
• Thuế lương và phúc lợi
• Đào tạo và hội nhập
• Phần mềm hoặc công cụ chỉ dùng cho chức năng đó
• Vật tư và nguyên liệu
• Không gian văn phòng hoặc thiết bị gắn trực tiếp với công việc
• Thời gian quản lý nội bộ dành cho giám sát quy trình
• Chi phí sửa lỗi, làm lại hoặc hỗ trợ khách hàng phát sinh do sai sót

Các chi phí nội bộ thường không nên tính

• Chi phí chìm đã chi và không thể thu hồi
• Chi phí cố định sẽ không thay đổi vì quyết định thuê ngoài
• Chi phí chung vẫn giữ nguyên dù theo cách nào

Sự phân biệt này rất quan trọng. Một chi phí không thể tránh được thì không nên được tính là khoản tiết kiệm từ thuê ngoài.

Tính tổng chi phí thuê ngoài

Nhiều doanh nghiệp chỉ so sánh chi phí lương hoặc nhân công hiện tại với báo giá của nhà cung cấp rồi dừng lại ở đó. Cách làm này là chưa đầy đủ. Chi phí thực tế của việc thuê ngoài thường bao gồm thêm nhiều khoản khác.

1. Phí dịch vụ hoặc giá hợp đồng

Đây là khoản cơ bản mà nhà cung cấp tính. Có thể theo giờ, theo dự án, theo gói thuê bao hoặc theo mức sử dụng.

2. Chi phí quản lý và hành chính

Ngay cả khi một công việc được thuê ngoài, vẫn có người trong doanh nghiệp phải quản lý mối quan hệ này. Việc đó có thể bao gồm:

• Xem xét đề xuất
• Đàm phán điều khoản
• Hội nhập nhà cung cấp
• Chia sẻ hướng dẫn và tệp
• Theo dõi hiệu suất
• Phê duyệt đầu ra
• Xử lý hóa đơn hoặc tranh chấp

Với các công ty nhỏ, thời gian quản lý này có thể rất đáng kể.

3. Chi phí chuyển đổi

Việc chuyển công việc ra bên ngoài có thể tạo ra chi phí một lần, chẳng hạn như:

• Đào tạo nhà cung cấp
• Di chuyển dữ liệu hoặc tệp
• Cập nhật hệ thống hoặc quy trình làm việc
• Phí chấm dứt hợp đồng
• Chi phí thôi việc hoặc chấm dứt quan hệ lao động, nếu có ảnh hưởng đến nhân viên
• Suy giảm năng suất tạm thời trong quá trình chuyển đổi

4. Chi phí chất lượng và rủi ro

Một số rủi ro rất khó đo lường, nhưng vẫn quan trọng. Ví dụ:

• Trễ hạn
• Sai sót cần làm lại
• Lo ngại về bảo mật thông tin
• Vấn đề tuân thủ
• Chất lượng dịch vụ không ổn định

Nếu một nhà cung cấp có giá thấp hơn nhưng tạo ra nhiều khâu sửa chữa hơn sau đó, khoản tiết kiệm bề ngoài có thể biến mất.

5. Trừ đi giá trị thu hồi được

Nếu thuê ngoài giúp bạn bán thiết bị không dùng đến, hủy đăng ký phần mềm hoặc giảm các chi phí khác, những khoản bù trừ đó nên được trừ khỏi tổng chi phí thuê ngoài.

Sử dụng phân tích chi phí chênh lệch

Cách thực tế nhất để đánh giá thuê ngoài là dùng phân tích chi phí chênh lệch.

Công thức rất đơn giản:

Tiết kiệm ròng = Chi phí nội bộ có thể tránh được - Tổng chi phí thuê ngoài

Nếu kết quả dương, thuê ngoài có thể giúp giảm chi phí. Nếu kết quả âm, doanh nghiệp có lẽ nên giữ công việc trong nội bộ, trừ khi có những lý do phi tài chính đủ mạnh để thuê ngoài.

Ví dụ đơn giản

Giả sử một startup đang cân nhắc thuê ngoài kế toán hàng tháng.

Ước tính chi phí nội bộ hiện tại

Hạng mục	Chi phí hàng tháng	Có thể tránh được nếu thuê ngoài
Lương kế toán	$2,000	$2,000
Thuế lương và phúc lợi	$400	$400
Phần mềm đăng ký	$120	$120
Thời gian của quản lý nội bộ	$300	$150
Sửa lỗi	$100	$100
Tổng cộng	$2,920	$2,770

Ước tính chi phí thuê ngoài

Hạng mục	Chi phí hàng tháng
Dịch vụ kế toán bên ngoài	$1,600
Thời gian quản lý nhà cung cấp	$150
Chi phí thiết lập và chuyển đổi phân bổ theo tháng	$100
Tổng chi phí thuê ngoài	$1,850

Tiết kiệm ròng

$2,770 - $1,850 = $920

Trong ví dụ này, thuê ngoài giúp doanh nghiệp tiết kiệm $920 mỗi tháng, với điều kiện chất lượng dịch vụ vẫn chấp nhận được.

So sánh nhiều hơn giá cả

Chi phí quan trọng, nhưng không phải yếu tố duy nhất.

Một nhà cung cấp đắt hơn một chút vẫn có thể là lựa chọn tốt hơn nếu họ cung cấp:

• Thời gian xử lý nhanh hơn
• Độ chính xác cao hơn
• Kiểm soát bảo mật tốt hơn
• Tính linh hoạt cao hơn trong mùa cao điểm
• Chuyên môn chuyên sâu
• Giảm gánh nặng công việc cho nhà sáng lập

Với các công ty ở giai đoạn đầu, thời gian thường có giá trị như tiền bạc. Nếu thuê ngoài giúp nhà sáng lập tập trung vào bán hàng, thu hút khách hàng hoặc tuân thủ, doanh nghiệp có thể nhận được nhiều giá trị hơn con số trên bảng tính thể hiện.

Biết những công việc nào phù hợp hơn để thuê ngoài

Không phải mọi chức năng đều là ứng viên tốt cho thuê ngoài. Các công việc lặp lại, có tính tiêu chuẩn hóa và dễ đo lường thường là điểm khởi đầu tốt nhất.

Ví dụ gồm:

• Kế toán sổ sách
• Xử lý bảng lương
• Hỗ trợ khách hàng
• Chuẩn bị tài liệu
• Lên lịch hẹn
• Điều phối mạng xã hội
• Hỗ trợ IT cơ bản
• Sản xuất đồ họa hoặc nội dung

Các chức năng đòi hỏi hiểu biết nội bộ sâu, phán đoán chiến lược thường xuyên hoặc sự giám sát trực tiếp từ nhà sáng lập có thể nên được giữ trong nội bộ lâu hơn.

Những sai lầm thường gặp khi ước tính chi phí thuê ngoài

Tính chi phí chìm như một khoản tiết kiệm

Nếu một khoản chi đã được thanh toán và không thể thu hồi, nó không nên ảnh hưởng đến quyết định.

Bỏ qua thời gian quản lý nội bộ

Thuê ngoài không xóa bỏ việc giám sát. Vẫn cần có người quản lý mối quan hệ và xem xét kết quả.

Dựa vào báo giá nhà cung cấp chưa đầy đủ

Một mức phí hàng tháng thấp có thể che giấu phí thiết lập, cam kết tối thiểu, phí vượt mức hoặc giới hạn chỉnh sửa.

Quên sự ma sát khi chuyển đổi

Việc chuyển hệ thống hoặc nhà cung cấp cần thời gian. Sự gián đoạn tạm thời đó nên được tính vào phân tích.

Đánh giá quá cao riêng tiền công lao động

Một chức năng có thể trông rẻ nếu bạn chỉ so sánh lương. Khi cộng thêm thuế lương, công cụ, đào tạo và lỗi sai, chi phí thực có thể cao hơn nhiều.

Khi nào thuê ngoài thường hợp lý

Thuê ngoài thường trở nên hấp dẫn khi:

• Công việc quan trọng nhưng không phải là cốt lõi trong giá trị của công ty
• Khối lượng công việc không ổn định
• Doanh nghiệp cần chuyên môn chuyên sâu mà nội bộ không có
• Tuyển một nhân viên toàn thời gian sẽ quá tốn kém
• Chức năng có thể được tiêu chuẩn hóa và đo lường
• Nhà sáng lập muốn dành nhiều thời gian hơn cho tăng trưởng và tuân thủ

Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, thuê ngoài có thể là cách thực tế để giữ bộ máy tinh gọn nhưng vẫn vận hành chuyên nghiệp.

Khi nào giữ công việc trong nội bộ có thể tốt hơn

Giữ một công việc trong nội bộ có thể là lựa chọn thông minh hơn khi:

• Công việc rất nhạy cảm
• Kiểm soát chất lượng đòi hỏi giám sát hằng ngày
• Nhiệm vụ gắn chặt với lợi thế cạnh tranh của bạn
• Khối lượng công việc đủ lớn để biện minh cho một nhân viên chuyên trách
• Việc chuyển nhà cung cấp sẽ tạo ra quá nhiều rủi ro hoặc gián đoạn

Một doanh nghiệp không cần thuê ngoài mọi nhiệm vụ không cốt lõi. Cách tiếp cận tốt hơn là thuê ngoài có chọn lọc.

Một khuôn khổ quyết định thực tế cho nhà sáng lập

Nếu bạn muốn một quy trình đơn giản, hãy dùng năm câu hỏi sau:

1. Chính xác thì công việc đó là gì?
2. Hiện nay chi phí nội bộ của nó là bao nhiêu?
3. Nếu thuê ngoài, tổng chi phí sẽ là bao nhiêu, bao gồm cả chuyển đổi và quản lý?
4. Những rủi ro hoặc đánh đổi về chất lượng nào đi kèm với việc thuê ngoài?
5. Chúng ta sẽ làm gì với thời gian hoặc tiền bạc tiết kiệm được?

Nếu thuê ngoài tạo ra tổng chi phí thấp hơn và cải thiện khả năng tập trung, đó có thể là quyết định đúng. Nếu mức tiết kiệm chỉ nhỏ hoặc rủi ro cao, giữ công việc trong nội bộ có thể tốt hơn.

Kết luận

Tính chi phí thuê ngoài không chỉ là so sánh một hóa đơn với một hóa đơn khác. Nó đòi hỏi nhìn toàn diện vào chi phí nội bộ có thể tránh được, phí nhà cung cấp, thời gian quản lý, chi phí chuyển đổi và rủi ro.

Đối với các nhà sáng lập startup và chủ doanh nghiệp nhỏ, quyết định tốt nhất thường là quyết định hỗ trợ tăng trưởng mà không làm tăng chi phí cố định không cần thiết. Bằng cách sử dụng một phân tích chi phí có kỷ luật, bạn có thể xác định liệu thuê ngoài có thực sự giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn hay không.

Nếu bạn đang xây dựng một công ty và muốn tập trung vào thành lập, tuân thủ và tăng trưởng, thuê ngoài có thể là một công cụ hữu ích. Điều quan trọng là phải đánh giá cẩn thận, bằng số liệu thay vì giả định.