Πώς να υπολογίσετε το κόστος εξωτερικής ανάθεσης για μια μικρή επιχείρηση

Η εξωτερική ανάθεση μπορεί να βοηθήσει μια νέα επιχείρηση να κινηθεί πιο γρήγορα, να παραμείνει επικεντρωμένη στις βασικές εργασίες και να αποφύγει την πρόωρη πρόσληψη προσωπικού. Όμως, η απόφαση δεν πρέπει να λαμβάνεται μόνο με βάση το ένστικτο. Οι ιδρυτές θα πρέπει να συγκρίνουν το πραγματικό κόστος της εκτέλεσης μιας λειτουργίας εσωτερικά με το συνολικό κόστος της εξωτερικής ανάθεσης.

Για τους επιχειρηματίες που ιδρύουν μια LLC ή μια εταιρεία, αυτή η ανάλυση είναι ιδιαίτερα σημαντική. Οι εταιρείες στα αρχικά στάδια συχνά χρειάζεται να ισορροπήσουν τη δημοσιονομική πειθαρχία με τη συμμόρφωση, τη διοίκηση, την τήρηση βιβλίων, την εξυπηρέτηση πελατών, το μάρκετινγκ και άλλες χρονοβόρες εργασίες που μπορούν να αποσπάσουν την προσοχή από την ανάπτυξη.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς να υπολογίσετε το κόστος εξωτερικής ανάθεσης, τι πρέπει να περιλάβετε σε μια ρεαλιστική σύγκριση και πώς να αποφασίσετε αν η εξωτερική ανάθεση είναι οικονομικά έξυπνη για την επιχείρησή σας.

Γιατί η ανάλυση κόστους της εξωτερικής ανάθεσης έχει σημασία

Η εξωτερική ανάθεση συχνά περιγράφεται ως τρόπος εξοικονόμησης χρημάτων, αλλά η εξοικονόμηση δεν είναι εγγυημένη. Μια εργασία μπορεί να φαίνεται φθηνότερη στα χαρτιά και παρ' όλα αυτά να κοστίζει περισσότερο όταν συνυπολογίσετε το κόστος μετάβασης, τον χρόνο διαχείρισης και τα ζητήματα ποιότητας.

Μια προσεκτική ανάλυση κόστους σάς βοηθά να:

• Συγκρίνετε συγκρίσιμα στοιχεία
• Αποφύγετε τα κρυφά έξοδα
• Διαχωρίσετε τα αποφεύξιμα κόστη από τα σταθερά κόστη
• Κατανοήσετε αν η εξωτερική ανάθεση βελτιώνει την ταχύτητα, την ποιότητα ή την ευελιξία
• Λαμβάνετε καλύτερες αποφάσεις με περιορισμένο αρχικό κεφάλαιο

Στόχος δεν είναι απλώς να βρείτε το χαμηλότερο τιμολόγιο. Στόχος είναι να διαπιστώσετε αν η εξωτερική ανάθεση προσφέρει στην επιχείρησή σας καλύτερη συνολική απόδοση από το να γίνεται η εργασία εσωτερικά.

Ξεκινήστε από τη λειτουργία της επιχείρησης

Πριν συγκρίνετε κόστη, ορίστε με ακρίβεια τη λειτουργία που θέλετε να αναθέσετε σε εξωτερικό συνεργάτη.

Να είστε συγκεκριμένοι σχετικά με:

• Ποια εργασία ή διαδικασία θα ανατεθεί εξωτερικά
• Πόσο συχνά εκτελείται η εργασία
• Πόσο παραγόμενο έργο χρειάζεστε
• Ποιο επίπεδο ποιότητας αναμένετε
• Ποια χρονοδιαγράμματα έχουν σημασία
• Ποια δεδομένα, συστήματα ή εγκρίσεις θα χρειαστεί ο πάροχος

Μια ασαφής περιγραφή δημιουργεί κακή σύγκριση. Για παράδειγμα, το να λέτε ότι θέλετε να αναθέσετε εξωτερικά τη «διοίκηση» είναι υπερβολικά γενικό. Μπορεί να χρειάζεστε βοήθεια με την τιμολόγηση, την αρχειοθέτηση εγγράφων, την απάντηση σε email, τη διαχείριση ημερολογίου ή την υποστήριξη μισθοδοσίας. Κάθε μία από αυτές έχει διαφορετικό κόστος και διαφορετική εξοικονόμηση.

Η σαφής έκταση εργασίας αποτελεί τη βάση για μια ουσιαστική εκτίμηση εξωτερικής ανάθεσης.

Προσδιορίστε τα εσωτερικά κόστη που μπορείτε να αποφύγετε

Το επόμενο βήμα είναι να εκτιμήσετε τι κοστίζει σήμερα η εργασία αν τη διατηρήσετε εσωτερικά.

Εστιάστε στα αποφεύξιμα κόστη, όχι σε κάθε κόστος που εμφανίζεται στα βιβλία. Ορισμένα έξοδα θα παραμείνουν είτε αναθέσετε εξωτερικά είτε όχι, ιδιαίτερα τα σταθερά γενικά έξοδα που δεν αλλάζουν βραχυπρόθεσμα.

Συνήθη εσωτερικά κόστη που πρέπει να συμπεριλάβετε

• Μισθοί εργαζομένων ή αμοιβή εξωτερικών συνεργατών
• Φόροι μισθοδοσίας και παροχές
• Εκπαίδευση και ένταξη στο έργο
• Λογισμικό ή εργαλεία που χρησιμοποιούνται μόνο για αυτή τη λειτουργία
• Αναλώσιμα και υλικά
• Χώρος γραφείου ή εξοπλισμός που συνδέεται άμεσα με την εργασία
• Χρόνος εσωτερικής διοίκησης που δαπανάται για επίβλεψη της διαδικασίας
• Διόρθωση λαθών, επανεργασία ή κόστος εξυπηρέτησης πελατών που προκύπτει από σφάλματα

Συνήθη εσωτερικά κόστη που πρέπει να εξαιρέσετε

• Βυθισμένα κόστη που έχουν ήδη δαπανηθεί και δεν ανακτώνται
• Σταθερά κόστη που δεν θα αλλάξουν λόγω της απόφασης για εξωτερική ανάθεση
• Γενικά έξοδα που θα παραμείνουν ίδια σε κάθε περίπτωση

Αυτή η διάκριση έχει σημασία. Ένα κόστος που δεν είναι αποφεύξιμο δεν πρέπει να θεωρείται εξοικονόμηση από την εξωτερική ανάθεση.

Υπολογίστε το πλήρες κόστος της εξωτερικής ανάθεσης

Πολλές επιχειρήσεις συγκρίνουν απλώς το τρέχον κόστος μισθοδοσίας ή εργασίας με μια προσφορά προμηθευτή και σταματούν εκεί. Αυτή η προσέγγιση είναι ελλιπής. Το πραγματικό κόστος της εξωτερικής ανάθεσης συνήθως περιλαμβάνει και άλλα στοιχεία.

1. Αμοιβή υπηρεσίας ή τιμή σύμβασης

Αυτό είναι το βασικό ποσό που χρεώνει ο πάροχος. Μπορεί να είναι ωριαίο, βάσει έργου, συνδρομητικό ή συνδεδεμένο με τη χρήση.

2. Κόστη διαχείρισης και διοίκησης

Ακόμη και όταν μια εργασία ανατίθεται εξωτερικά, κάποιος μέσα στην επιχείρησή σας πρέπει να διαχειρίζεται τη σχέση. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:

• Εξέταση προτάσεων
• Διαπραγμάτευση όρων
• Ένταξη του παρόχου
• Κοινοποίηση οδηγιών και αρχείων
• Παρακολούθηση της απόδοσης
• Έγκριση παραδοτέων
• Διαχείριση τιμολόγησης ή διαφορών

Για μικρότερες εταιρείες, αυτός ο χρόνος διαχείρισης μπορεί να είναι σημαντικός.

3. Κόστη μετάβασης

Η μεταφορά εργασίας εκτός της εταιρείας μπορεί να δημιουργήσει εφάπαξ κόστη, όπως:

• Εκπαίδευση του παρόχου
• Μεταφορά δεδομένων ή αρχείων
• Ενημέρωση συστημάτων ή ροών εργασίας
• Τέλη καταγγελίας σύμβασης
• Αποζημίωση ή έξοδα αποχώρησης, αν επηρεάζονται εργαζόμενοι
• Προσωρινή απώλεια παραγωγικότητας κατά τη διάρκεια της αλλαγής

4. Κόστη ποιότητας και ρίσκου

Ορισμένοι κίνδυνοι είναι δύσκολο να μετρηθούν, αλλά παραμένουν σημαντικοί. Για παράδειγμα:

• Προθεσμίες που χάνονται
• Σφάλματα που απαιτούν επανεργασία
• Θέματα εμπιστευτικότητας
• Ζητήματα συμμόρφωσης
• Ασυνέπεια στην παροχή υπηρεσιών

Αν ένας φθηνότερος πάροχος δημιουργεί περισσότερες διορθώσεις αργότερα, η φαινομενική εξοικονόμηση μπορεί να εξαφανιστεί.

5. Αφαιρέστε τυχόν ανακτημένη αξία

Αν η εξωτερική ανάθεση σας επιτρέπει να πουλήσετε αχρησιμοποίητο εξοπλισμό, να ακυρώσετε συνδρομές λογισμικού ή να μειώσετε άλλα κόστη, αυτά τα οφέλη πρέπει να αφαιρεθούν από το συνολικό κόστος της εξωτερικής ανάθεσης.

Χρησιμοποιήστε ανάλυση διαφορικού κόστους

Ο πιο πρακτικός τρόπος για να αξιολογήσετε την εξωτερική ανάθεση είναι η ανάλυση διαφορικού κόστους.

Ο τύπος είναι απλός:

Καθαρή εξοικονόμηση = Αποφεύξιμα εσωτερικά κόστη - Συνολικό κόστος εξωτερικής ανάθεσης

Αν το αποτέλεσμα είναι θετικό, η εξωτερική ανάθεση μπορεί να μειώσει τα έξοδα. Αν το αποτέλεσμα είναι αρνητικό, η εταιρεία πιθανότατα είναι καλύτερα να διατηρήσει την εργασία εσωτερικά, εκτός αν υπάρχουν ισχυροί μη χρηματοοικονομικοί λόγοι για εξωτερική ανάθεση.

Απλό παράδειγμα

Ας υποθέσουμε ότι μια νεοφυής επιχείρηση εξετάζει την εξωτερική ανάθεση της μηνιαίας λογιστικής.

Εκτίμηση τρέχοντος εσωτερικού κόστους

Κατηγορία	Μηνιαίο Κόστος	Αποφεύξιμο αν ανατεθεί εξωτερικά
Μισθοί λογιστή	$2,000	$2,000
Φόροι μισθοδοσίας και παροχές	$400	$400
Συνδρομή λογισμικού	$120	$120
Χρόνος εσωτερικού υπεύθυνου	$300	$150
Διόρθωση σφαλμάτων	$100	$100
Σύνολο	$2,920	$2,770

Εκτίμηση κόστους εξωτερικής ανάθεσης

Κατηγορία	Μηνιαίο Κόστος
Εξωτερική λογιστική υπηρεσία	$1,600
Χρόνος διαχείρισης προμηθευτή	$150
Έναρξη και μετάβαση κατανεμημένα σε μηνιαία βάση	$100
Συνολικό κόστος εξωτερικής ανάθεσης	$1,850

Καθαρή εξοικονόμηση

$2,770 - $1,850 = $920

Σε αυτό το παράδειγμα, η εξωτερική ανάθεση εξοικονομεί στην επιχείρηση $920 τον μήνα, υπό την προϋπόθεση ότι η ποιότητα της υπηρεσίας παραμένει αποδεκτή.

Συγκρίνετε περισσότερα από την τιμή

Το κόστος έχει σημασία, αλλά δεν είναι ο μόνος παράγοντας.

Ένας πάροχος με ελαφρώς υψηλότερο κόστος μπορεί παρ' όλα αυτά να είναι η καλύτερη επιλογή αν προσφέρει:

• Ταχύτερο χρόνο παράδοσης
• Μεγαλύτερη ακρίβεια
• Ισχυρότερους ελέγχους ασφάλειας
• Περισσότερη ευελιξία σε περιόδους αυξημένου φόρτου
• Εξειδικευμένη τεχνογνωσία
• Μικρότερο φόρτο εργασίας για τον ιδρυτή

Για τις εταιρείες στα αρχικά στάδια, ο χρόνος είναι συχνά εξίσου πολύτιμος με τα χρήματα. Αν η εξωτερική ανάθεση απελευθερώνει τον ιδρυτή ώστε να επικεντρωθεί στις πωλήσεις, την απόκτηση πελατών ή τη συμμόρφωση, η επιχείρηση μπορεί να κερδίσει περισσότερη αξία από όση δείχνει μόνο το υπολογιστικό φύλλο.

Γνωρίστε ποιες εργασίες είναι καλύτεροι υποψήφιοι για εξωτερική ανάθεση

Δεν είναι κάθε λειτουργία καλός υποψήφιος για εξωτερική ανάθεση. Οι εργασίες που είναι επαναλαμβανόμενες, τυποποιημένες και εύκολες στη μέτρηση είναι συχνά το καλύτερο σημείο εκκίνησης.

Παραδείγματα:

• Τήρηση βιβλίων
• Επεξεργασία μισθοδοσίας
• Εξυπηρέτηση πελατών
• Προετοιμασία εγγράφων
• Προγραμματισμός ραντεβού
• Συντονισμός κοινωνικών δικτύων
• Βασική υποστήριξη IT
• Παραγωγή γραφιστικών ή περιεχομένου

Λειτουργίες που απαιτούν βαθιά εσωτερική γνώση, συχνή στρατηγική κρίση ή άμεση επίβλεψη από τον ιδρυτή μπορεί να είναι καλύτερο να παραμείνουν εσωτερικά για περισσότερο χρόνο.

Συνηθισμένα λάθη στον υπολογισμό του κόστους εξωτερικής ανάθεσης

Μετράτε βυθισμένα κόστη ως εξοικονόμηση

Αν ένα έξοδο έχει ήδη πληρωθεί και δεν μπορεί να ανακτηθεί, δεν πρέπει να επηρεάζει την απόφαση.

Αγνοείτε τον εσωτερικό χρόνο διαχείρισης

Η εξωτερική ανάθεση δεν καταργεί την επίβλεψη. Κάποιος εξακολουθεί να πρέπει να διαχειρίζεται τη σχέση και να ελέγχει τα αποτελέσματα.

Χρησιμοποιείτε ελλιπή προσφορά προμηθευτή

Μια χαμηλή μηνιαία τιμή μπορεί να κρύβει τέλη έναρξης, ελάχιστες δεσμεύσεις, χρεώσεις υπέρβασης ή όρια αναθεωρήσεων.

Ξεχνάτε την τριβή της μετάβασης

Η αλλαγή συστημάτων ή προμηθευτών απαιτεί χρόνο. Αυτή η προσωρινή διακοπή πρέπει να περιλαμβάνεται στην ανάλυση.

Υπερεκτιμάτε μόνο την εργασία

Μια λειτουργία μπορεί να φαίνεται φθηνή αν συγκρίνετε μόνο τους μισθούς. Όταν προσθέσετε μισθοδοσία, εργαλεία, εκπαίδευση και λάθη, το πραγματικό κόστος μπορεί να είναι πολύ υψηλότερο.

Πότε η εξωτερική ανάθεση συνήθως έχει νόημα

Η εξωτερική ανάθεση συχνά γίνεται ελκυστική όταν:

• Η εργασία είναι σημαντική αλλά δεν αποτελεί βασικό στοιχείο της πρότασης αξίας της εταιρείας
• Ο όγκος εργασίας είναι ασταθής
• Η επιχείρηση χρειάζεται εξειδικευμένη τεχνογνωσία που δεν διαθέτει εσωτερικά
• Η πρόσληψη μόνιμου εργαζομένου θα ήταν υπερβολικά ακριβή
• Η λειτουργία μπορεί να τυποποιηθεί και να μετρηθεί
• Ο ιδρυτής θέλει να αφιερώνει περισσότερο χρόνο στην ανάπτυξη και τη συμμόρφωση

Για τις νεοσύστατες επιχειρήσεις, η εξωτερική ανάθεση μπορεί να είναι ένας πρακτικός τρόπος να παραμείνουν λιτές, ενώ εξακολουθούν να λειτουργούν επαγγελματικά.

Πότε η διατήρηση της εργασίας εσωτερικά μπορεί να είναι καλύτερη

Η διατήρηση μιας εργασίας εσωτερικά μπορεί να είναι πιο έξυπνη επιλογή όταν:

• Η εργασία είναι ιδιαίτερα ευαίσθητη
• Ο έλεγχος ποιότητας απαιτεί καθημερινή επίβλεψη
• Η εργασία συνδέεται στενά με το ανταγωνιστικό σας πλεονέκτημα
• Ο όγκος είναι αρκετά υψηλός ώστε να δικαιολογεί έναν μόνιμο εργαζόμενο
• Η αλλαγή παρόχου θα δημιουργούσε υπερβολικό ρίσκο ή αναστάτωση

Μια επιχείρηση δεν χρειάζεται να αναθέτει εξωτερικά κάθε μη βασική εργασία. Η καλύτερη προσέγγιση είναι η επιλεκτική εξωτερική ανάθεση.

Ένα πρακτικό πλαίσιο απόφασης για ιδρυτές

Αν θέλετε μια απλή διαδικασία, χρησιμοποιήστε αυτές τις πέντε ερωτήσεις:

1. Ποια ακριβώς είναι η εργασία;
2. Πόσο μας κοστίζει εσωτερικά σήμερα;
3. Πόσο θα κόστιζε η εξωτερική ανάθεση, συμπεριλαμβανομένης της μετάβασης και της διαχείρισης;
4. Ποιοι κίνδυνοι ή συμβιβασμοί στην ποιότητα συνδέονται με την εξωτερική ανάθεση;
5. Τι θα κάναμε με τον χρόνο ή τα χρήματα που θα εξοικονομήσουμε;

Αν η εξωτερική ανάθεση μειώνει το συνολικό κόστος και βελτιώνει την εστίαση, μπορεί να είναι η σωστή απόφαση. Αν η εξοικονόμηση είναι μικρή ή οι κίνδυνοι υψηλοί, ίσως είναι καλύτερο να διατηρηθεί η εργασία εσωτερικά.

Τελικές σκέψεις

Ο υπολογισμός του κόστους εξωτερικής ανάθεσης δεν αφορά μόνο τη σύγκριση ενός τιμολογίου με ένα άλλο. Απαιτεί πλήρη εικόνα των αποφεύξιμων εσωτερικών δαπανών, των αμοιβών του προμηθευτή, του χρόνου διαχείρισης, των εξόδων μετάβασης και του ρίσκου.

Για ιδρυτές startup και μικρών επιχειρήσεων, η καλύτερη απόφαση είναι συνήθως εκείνη που υποστηρίζει την ανάπτυξη χωρίς να προσθέτει περιττά γενικά έξοδα. Με μια πειθαρχημένη ανάλυση κόστους, μπορείτε να αποφασίσετε αν η εξωτερική ανάθεση θα βοηθήσει πραγματικά την επιχείρησή σας να λειτουργεί πιο αποτελεσματικά.

Αν χτίζετε μια εταιρεία και θέλετε να παραμείνετε συγκεντρωμένοι στην ίδρυση, τη συμμόρφωση και την ανάπτυξη, η εξωτερική ανάθεση μπορεί να είναι ένα χρήσιμο εργαλείο. Το κλειδί είναι να την αξιολογήσετε προσεκτικά, με αριθμούς και όχι με υποθέσεις.