Jak vypočítat náklady na outsourcing pro malou firmu

Outsourcing může nové firmě pomoci postupovat rychleji, soustředit se na klíčovou práci a vyhnout se příliš brzkému náboru. Rozhodnutí by se však nemělo opírat jen o intuici. Zakladatelé by měli porovnat skutečné náklady na zajištění dané činnosti interně s celkovými náklady na její outsourcing.

Pro podnikatele zakládající LLC nebo korporaci je tato analýza obzvlášť důležitá. Firmy v rané fázi často potřebují vyvažovat rozpočtovou disciplínu s dodržováním předpisů, administrativou, účetnictvím, zákaznickou podporou, marketingem a dalšími časově náročnými úkoly, které mohou odvádět pozornost od růstu.

Tento průvodce vysvětluje, jak vypočítat náklady na outsourcing, co zahrnout do realistického srovnání a jak rozhodnout, zda je outsourcing pro vaši firmu finančně výhodný.

Proč je analýza nákladů na outsourcing důležitá

Outsourcing je často popisován jako způsob, jak ušetřit peníze, ale úspora není zaručena. Úkol může na první pohled vypadat levněji a přesto stát více, jakmile započítáte náklady na přechod, čas na řízení a problémy s kvalitou.

Pečlivá analýza nákladů vám pomůže:

• Porovnávat srovnatelné položky
• Vyhnout se přehlédnutí skrytých výdajů
• Oddělit vyhnutelné náklady od fixních nákladů
• Pochopit, zda outsourcing zlepšuje rychlost, kvalitu nebo flexibilitu
• Dělat lepší rozhodnutí s omezeným startupovým kapitálem

Cílem není najít jen nejnižší fakturovanou částku. Cílem je zjistit, zda outsourcing přináší vašemu podniku lepší celkovou návratnost než interní zajištění práce.

Začněte obchodní funkcí

Než porovnáte náklady, přesně definujte funkci, kterou chcete outsourcovat.

Buďte konkrétní v tom, co potřebujete:

• Jaký úkol nebo proces bude outsourcován
• Jak často se práce opakuje
• Jaký objem výstupu potřebujete
• Jaký standard kvality očekáváte
• Jaké termíny jsou důležité
• K jakým datům, systémům nebo schválením bude poskytovatel potřebovat přístup

Nejasné zadání vede ke špatnému srovnání. Například říct, že chcete outsourcovat „administrativu“, je příliš široké. Možná potřebujete pomoc s fakturací, archivací dokumentů, odpovídáním na e-maily, správou kalendáře nebo podporou mezd. Každá z těchto činností má jiné náklady i jiné úspory.

Jasně vymezený rozsah je základem smysluplného odhadu outsourcingu.

Určete interní náklady, kterým se můžete vyhnout

Dalším krokem je odhadnout, kolik vás daný úkol stojí dnes, pokud jej ponecháte interně.

Zaměřte se na vyhnutelné náklady, ne na všechny náklady v účetnictví. Některé výdaje zůstanou stejné bez ohledu na to, zda outsourcujete, zejména fixní režie, která se v krátkém období nemění.

Běžné interní náklady, které je vhodné zahrnout

• Mzdy zaměstnanců nebo odměny externích spolupracovníků
• Mzdové daně a benefity
• Školení a zaškolení
• Software nebo nástroje používané pouze pro tuto činnost
• Materiál a zásoby
• Kancelářské prostory nebo vybavení přímo související s prací
• Čas interního vedení věnovaný dohledu nad procesem
• Náklady na opravy chyb, předělávky nebo zákaznický servis způsobený chybami

Běžné interní náklady, které je vhodné vynechat

• Utopené náklady, které již byly vynaloženy a nelze je získat zpět
• Fixní náklady, které se rozhodnutím o outsourcingu nezmění
• Obecné režijní náklady, které by zůstaly stejné v obou případech

Toto rozlišení je důležité. Náklad, kterému se nelze vyhnout, by neměl být považován za úsporu díky outsourcingu.

Vypočítejte plné náklady na outsourcing

Mnoho firem porovnává svou současnou mzdovou nebo pracovní nákladovost jen s nabídkou dodavatele a tím končí. Takový přístup je neúplný. Skutečné náklady na outsourcing obvykle zahrnují několik dalších položek.

1. Poplatek za službu nebo smluvní cena

To je základní částka účtovaná poskytovatelem. Může být hodinová, projektová, založená na předplatném nebo navázaná na využití.

2. Náklady na řízení a administrativu

I když je úkol outsourcovaný, někdo uvnitř firmy musí stále řídit vztah s poskytovatelem. To může zahrnovat:

• Prohlížení nabídek
• Vyjednávání podmínek
• Zajištění onboardingu poskytovatele
• Sdílení pokynů a souborů
• Sledování výkonu
• Schvalování výstupů
• Řešení fakturace nebo sporů

U menších firem může být tento čas na řízení značný.

3. Náklady na přechod

Přesun práce mimo firmu může vytvořit jednorázové náklady, například:

• Školení poskytovatele
• Migraci dat nebo souborů
• Úpravu systémů nebo pracovních postupů
• Poplatky za ukončení smlouvy
• Odstupné nebo náklady spojené s ukončením pracovního poměru, pokud jsou dotčeni zaměstnanci
• Dočasný pokles produktivity během přechodu

4. Náklady na kvalitu a riziko

Některá rizika se obtížně měří, ale stále jsou důležitá. Například:

• Zmeškané termíny
• Chyby, které vyžadují opravy
• Obavy o důvěrnost informací
• Problémy s dodržováním předpisů
• Nekonzistentní úroveň služeb

Pokud levnější poskytovatel později vytvoří více oprav, zdánlivá úspora může zmizet.

5. Započítejte zpět získanou hodnotu

Pokud outsourcing umožní prodat nevyužité vybavení, zrušit softwarové licence nebo snížit jiné náklady, měly by se tyto kompenzace odečíst od celkových nákladů na outsourcing.

Použijte analýzu diferenciálních nákladů

Nejpoužitelnější způsob, jak vyhodnotit outsourcing, je analýza diferenciálních nákladů.

Vzorec je jednoduchý:

Čistá úspora = Vyhnutelné interní náklady - Celkové náklady na outsourcing

Pokud je výsledek kladný, outsourcing může snížit výdaje. Pokud je výsledek záporný, je firma pravděpodobně lepší volbou udržet práci interně, pokud neexistují silné nefinanční důvody pro outsourcing.

Jednoduchý příklad

Představme si, že startup zvažuje outsourcing měsíčního účetnictví.

Odhad současných interních nákladů

Odhad nákladů na outsourcing

Čistá úspora

$2,770 - $1,850 = $920

V tomto příkladu outsourcing šetří firmě $920 měsíčně, pokud zůstane zachována přijatelná úroveň kvality služby.

Porovnávejte víc než jen cenu

Na nákladech záleží, ale nejsou jediným faktorem.

Mírně dražší poskytovatel může být stále lepší volbou, pokud nabízí:

• Rychlejší realizaci
• Lepší přesnost
• Silnější bezpečnostní opatření
• Větší flexibilitu v období zvýšené zátěže
• Specializované odborné znalosti
• Nižší pracovní zátěž pro zakladatele

U firem v rané fázi je čas často stejně cenný jako peníze. Pokud outsourcing uvolní zakladateli čas na prodej, získávání zákazníků nebo dodržování předpisů, může firma získat větší hodnotu, než ukazuje samotná tabulka.

Vědět, které úkoly jsou pro outsourcing vhodnější

Ne každá funkce je vhodným kandidátem na outsourcing. Úkoly, které jsou opakující se, standardizované a snadno měřitelné, bývají často nejlepší na začátek.

Příklady zahrnují:

• Účetnictví
• Zpracování mezd
• Zákaznickou podporu
• Přípravu dokumentů
• Plánování schůzek
• Koordinaci sociálních sítí
• Základní IT podporu
• Tvorbu grafiky nebo obsahu

Funkce, které vyžadují hluboké interní znalosti, časté strategické rozhodování nebo přímý dohled zakladatele, mohou být vhodnější k ponechání uvnitř firmy delší dobu.

Časté chyby při odhadu nákladů na outsourcing

Započítávání utopených nákladů jako úspory

Pokud už byl výdaj uhrazen a nelze jej získat zpět, neměl by rozhodnutí ovlivňovat.

Ignorování času interního řízení

Outsourcing neeliminuje dohled. Někdo stále musí řídit vztah s poskytovatelem a kontrolovat výsledky.

Použití neúplné nabídky dodavatele

Nízká měsíční sazba může skrývat vstupní poplatky, minimální závazky, poplatky za překročení limitu nebo omezení počtu revizí.

Zapomínání na třecí plochy při přechodu

Přechod mezi systémy nebo dodavateli zabere čas. Toto dočasné narušení by mělo být součástí analýzy.

Přeceňování samotné pracovní síly

Funkce může vypadat levně, pokud porovnáváte pouze mzdy. Jakmile přidáte daně, nástroje, školení a chyby, skutečný náklad může být mnohem vyšší.

Kdy outsourcing obvykle dává smysl

Outsourcing bývá atraktivní, když:

• Úkol je důležitý, ale není součástí hlavní hodnotové nabídky firmy
• Objem práce je nestálý
• Firma potřebuje specializované znalosti, které uvnitř nemá
• Najmutí zaměstnance na plný úvazek by bylo příliš drahé
• Funkci lze standardizovat a měřit
• Zakladatel chce věnovat více času růstu a dodržování předpisů

Pro nově vznikající firmy může být outsourcing praktickým způsobem, jak zůstat úsporní a přitom fungovat profesionálně.

Kdy může být lepší ponechat práci interně

Udržet úkol uvnitř firmy může být rozumnější, když:

• Práce je vysoce citlivá
• Kontrola kvality vyžaduje každodenní dohled
• Úkol úzce souvisí s vaší konkurenční výhodou
• Objem práce je dostatečně vysoký na to, aby odůvodnil samostatného zaměstnance
• Přechod na jiného poskytovatele by vytvořil příliš velké riziko nebo narušení

Firma nemusí outsourcovat každou neklíčovou činnost. Lepší přístup je outsourcovat selektivně.

Praktický rozhodovací rámec pro zakladatele

Pokud chcete jednoduchý postup, použijte těchto pět otázek:

1. Co přesně je daný úkol?
2. Kolik nás dnes stojí interně?
3. Kolik by stálo jeho outsourcování včetně přechodu a řízení?
4. Jaká rizika nebo kompromisy v kvalitě outsourcing přináší?
5. Co uděláme s časem nebo penězi, které ušetříme?

Pokud outsourcing přináší nižší celkové náklady a zlepšuje soustředění, může to být správné rozhodnutí. Pokud jsou úspory jen malé nebo rizika vysoká, může být lepší ponechat práci interně.

Závěrečné myšlenky

Výpočet nákladů na outsourcing není jen o porovnání jedné faktury s druhou. Vyžaduje úplný pohled na vyhnutelné interní náklady, poplatky dodavatele, čas na řízení, náklady na přechod a riziko.

Pro zakladatele startupů a majitele malých firem je nejlepší rozhodnutí obvykle to, které podporuje růst bez zbytečné režie. Díky disciplinované analýze nákladů můžete rozhodnout, zda outsourcing skutečně pomůže vaší firmě fungovat efektivněji.

Pokud budujete společnost a chcete se soustředit na zakládání, dodržování předpisů a růst, outsourcing může být užitečný nástroj. Klíčem je hodnotit jej pečlivě a pracovat s čísly, ne s předpoklady.