วิธีคำนวณต้นทุนการเอางานบางส่วนไปจ้างภายนอกสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
วิธีคำนวณต้นทุนการเอางานบางส่วนไปจ้างภายนอกสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
การเอางานบางส่วนไปจ้างภายนอกสามารถช่วยให้ธุรกิจใหม่เดินหน้าได้เร็วขึ้น โฟกัสกับงานหลักได้ดีขึ้น และหลีกเลี่ยงการจ้างงานเร็วเกินไป แต่การตัดสินใจนี้ไม่ควรอาศัยความรู้สึกเพียงอย่างเดียว ผู้ก่อตั้งควรเปรียบเทียบต้นทุนจริงของการทำงานนั้นภายในองค์กรกับต้นทุนรวมของการเอางานออกไปจ้างภายนอก
สำหรับผู้ประกอบการที่กำลังก่อตั้ง LLC หรือ corporation การวิเคราะห์ลักษณะนี้สำคัญเป็นพิเศษ บริษัทระยะเริ่มต้นมักต้องบริหารทั้งงบประมาณ การปฏิบัติตามข้อกำหนด งานธุรการ บัญชี การสนับสนุนลูกค้า การตลาด และงานที่ใช้เวลามากอื่น ๆ ซึ่งอาจดึงความสนใจออกจากการเติบโตของธุรกิจ
คู่มือนี้อธิบายวิธีคำนวณต้นทุนการเอางานบางส่วนไปจ้างภายนอก รายการที่ควรรวมในการเปรียบเทียบอย่างสมจริง และวิธีตัดสินใจว่าการเอางานออกไปจ้างภายนอกคุ้มค่าทางการเงินสำหรับธุรกิจของคุณหรือไม่
ทำไมการวิเคราะห์ต้นทุนการเอางานออกไปจ้างภายนอกจึงสำคัญ
การเอางานบางส่วนไปจ้างภายนอกมักถูกมองว่าเป็นวิธีประหยัดเงิน แต่การประหยัดไม่ได้เกิดขึ้นเสมอไป งานหนึ่งอาจดูถูกกว่าเมื่อมองบนกระดาษ แต่สุดท้ายอาจมีต้นทุนสูงกว่าเมื่อรวมต้นทุนการเปลี่ยนผ่าน เวลาในการบริหารจัดการ และปัญหาด้านคุณภาพเข้าไปด้วย
การวิเคราะห์ต้นทุนอย่างรอบคอบช่วยให้คุณ:
- เปรียบเทียบสิ่งที่เทียบกันได้จริง
- หลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายแฝงที่มองข้าม
- แยกต้นทุนที่หลีกเลี่ยงได้ออกจากต้นทุนคงที่
- เข้าใจว่าการเอางานออกไปจ้างภายนอกช่วยเรื่องความเร็ว คุณภาพ หรือความยืดหยุ่นหรือไม่
- ตัดสินใจได้ดีขึ้นเมื่อมีเงินทุนเริ่มต้นจำกัด
เป้าหมายไม่ใช่แค่หาตัวเลขใบแจ้งหนี้ที่ต่ำที่สุด แต่คือการพิจารณาว่าการเอางานบางส่วนไปจ้างภายนอกให้ผลตอบแทนโดยรวมที่ดีกว่าการทำงานนั้นภายในองค์กรหรือไม่
เริ่มจากนิยามหน้าที่ทางธุรกิจให้ชัด
ก่อนจะเปรียบเทียบต้นทุน ให้กำหนดหน้าที่ที่ต้องการเอาออกไปจ้างภายนอกอย่างชัดเจน
ระบุให้ละเอียดว่า:
- งานหรือกระบวนการใดที่จะเอาออกไปจ้างภายนอก
- งานนั้นเกิดขึ้นบ่อยแค่ไหน
- ต้องการผลลัพธ์ปริมาณเท่าใด
- คาดหวังมาตรฐานคุณภาพแบบใด
- กรอบเวลาที่สำคัญคืออะไร
- ผู้ให้บริการจะต้องใช้ข้อมูล ระบบ หรือการอนุมัติอะไรบ้าง
คำอธิบายที่คลุมเครือจะทำให้การเปรียบเทียบผิดพลาด ตัวอย่างเช่น การบอกว่าต้องการเอา “งานธุรการ” ไปจ้างภายนอกนั้นกว้างเกินไป คุณอาจต้องการความช่วยเหลือเรื่องออกใบแจ้งหนี้ การจัดเก็บเอกสาร การตอบอีเมล การจัดการปฏิทิน หรือการสนับสนุนงานเงินเดือน แต่ละอย่างมีต้นทุนและประโยชน์ต่างกัน
ขอบเขตที่ชัดเจนคือพื้นฐานของการประเมินการเอางานออกไปจ้างภายนอกที่มีความหมาย
ระบุต้นทุนภายในองค์กรที่คุณหลีกเลี่ยงได้
ขั้นต่อไปคือประเมินว่างานนั้นมีต้นทุนเท่าไรในปัจจุบันหากคุณยังทำเองภายในองค์กร
ให้โฟกัสที่ต้นทุนที่หลีกเลี่ยงได้ ไม่ใช่ต้นทุนทั้งหมดที่ปรากฏในบัญชี บางค่าใช้จ่ายจะยังคงอยู่ไม่ว่าคุณจะเอางานออกไปจ้างภายนอกหรือไม่ โดยเฉพาะต้นทุนคงที่ที่ไม่ได้เปลี่ยนในระยะสั้น
ต้นทุนภายในองค์กรที่ควรรวม
- ค่าจ้างพนักงานหรือค่าจ้างผู้รับจ้าง
- ภาษีเงินเดือนและสวัสดิการ
- การฝึกอบรมและการปฐมนิเทศ
- ซอฟต์แวร์หรือเครื่องมือที่ใช้เฉพาะกับหน้าที่นั้น
- วัสดุอุปกรณ์
- พื้นที่สำนักงานหรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับงาน
- เวลาของผู้บริหารที่ใช้กำกับดูแลกระบวนการ
- ต้นทุนจากการแก้ไขข้อผิดพลาด งานที่ต้องทำซ้ำ หรือการบริการลูกค้าที่เกิดจากความผิดพลาด
ต้นทุนภายในองค์กรที่มักไม่ควรรวม
- ต้นทุนจมที่จ่ายไปแล้วและไม่สามารถเรียกคืนได้
- ต้นทุนคงที่ที่ไม่เปลี่ยนเพราะการตัดสินใจเอางานออกไปจ้างภายนอก
- ค่าใช้จ่ายส่วนกลางทั่วไปที่ยังคงเท่าเดิมไม่ว่าจะเลือกแบบใด
ความแตกต่างนี้สำคัญ ต้นทุนที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ไม่ควรถูกนับเป็นเงินที่ประหยัดได้จากการเอางานออกไปจ้างภายนอก
คำนวณต้นทุนรวมของการเอางานออกไปจ้างภายนอก
หลายธุรกิจเปรียบเทียบต้นทุนแรงงานหรือเงินเดือนเดิมกับใบเสนอราคาจากผู้ให้บริการแล้วจบเพียงเท่านั้น วิธีนั้นไม่ครบถ้วน ต้นทุนจริงของการเอางานออกไปจ้างภายนอกมักมีรายการเพิ่มเติมอีกหลายส่วน
1. ค่าบริการหรือราคาตามสัญญา
นี่คือจำนวนเงินพื้นฐานที่ผู้ให้บริการเรียกเก็บ อาจเป็นรายชั่วโมง รายโครงการ แบบสมัครสมาชิก หรือคิดตามปริมาณการใช้งาน
2. ต้นทุนด้านการบริหารจัดการ
แม้งานจะถูกจ้างภายนอก ภายในบริษัทยังต้องมีคนคอยบริหารความสัมพันธ์นั้น ซึ่งอาจรวมถึง:
- ตรวจสอบข้อเสนอ
- ต่อรองเงื่อนไข
- ออนบอร์ดผู้ให้บริการ
- ส่งคำสั่งงานและไฟล์
- ติดตามผลการทำงาน
- อนุมัติผลงาน
- จัดการเรื่องใบแจ้งหนี้หรือข้อพิพาท
สำหรับบริษัทขนาดเล็ก เวลาในการบริหารจัดการนี้อาจมีนัยสำคัญ
3. ต้นทุนการเปลี่ยนผ่าน
การย้ายงานออกนอกบริษัทอาจก่อให้เกิดต้นทุนครั้งเดียว เช่น:
- การฝึกอบรมผู้ให้บริการ
- การย้ายข้อมูลหรือไฟล์
- การอัปเดตระบบหรือเวิร์กโฟลว์
- ค่าปรับหรือค่าธรรมเนียมการยกเลิก
- ค่าชดเชยหรือค่าแยกสภาพการจ้าง หากมีผลต่อพนักงาน
- การสูญเสียประสิทธิภาพชั่วคราวระหว่างเปลี่ยนระบบ
4. ต้นทุนด้านคุณภาพและความเสี่ยง
ความเสี่ยงบางอย่างวัดเป็นตัวเลขได้ยาก แต่ก็ยังสำคัญ เช่น:
- กำหนดเวลาที่พลาด
- ข้อผิดพลาดที่ต้องแก้ไขซ้ำ
- ความกังวลเรื่องความลับของข้อมูล
- ประเด็นด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด
- คุณภาพการให้บริการที่ไม่สม่ำเสมอ
หากผู้ให้บริการที่ราคาถูกกว่าทำให้ต้องแก้ไขมากขึ้นในภายหลัง เงินที่ดูเหมือนประหยัดได้ก็อาจหายไป
5. หักมูลค่าที่ได้รับคืน
หากการเอางานออกไปจ้างภายนอกทำให้คุณขายอุปกรณ์ที่ไม่ได้ใช้ ยกเลิกซอฟต์แวร์ หรือ ลดต้นทุนอื่นได้ มูลค่าส่วนนั้นควรถูกหักออกจากต้นทุนรวมของการเอางานออกไปจ้างภายนอก
ใช้การวิเคราะห์ต้นทุนส่วนต่าง
วิธีที่ใช้งานได้จริงที่สุดในการประเมินการเอางานออกไปจ้างภายนอกคือการวิเคราะห์ต้นทุนส่วนต่าง
สูตรง่าย ๆ คือ:
เงินที่ประหยัดได้สุทธิ = ต้นทุนภายในองค์กรที่หลีกเลี่ยงได้ - ต้นทุนรวมของการเอางานออกไปจ้างภายนอก
หากผลลัพธ์เป็นบวก การเอางานออกไปจ้างภายนอกอาจช่วยลดค่าใช้จ่ายได้ หากผลลัพธ์เป็นลบ บริษัทอาจควรทำงานนั้นภายในต่อไป เว้นแต่จะมีเหตุผลที่ไม่ใช่ด้านการเงินที่หนักแน่นพอ
ตัวอย่างง่าย ๆ
สมมติว่าสตาร์ทอัพกำลังพิจารณาเอางานบัญชีรายเดือนไปจ้างภายนอก
ประมาณการต้นทุนภายในองค์กรปัจจุบัน
| หมวดหมู่ | ต้นทุนต่อเดือน | หลีกเลี่ยงได้หากจ้างภายนอก |
|---|---|---|
| ค่าจ้างพนักงานบัญชี | $2,000 | $2,000 |
| ภาษีเงินเดือนและสวัสดิการ | $400 | $400 |
| ค่าสมัครซอฟต์แวร์ | $120 | $120 |
| เวลาของผู้จัดการภายใน | $300 | $150 |
| ต้นทุนจากการแก้ไขข้อผิดพลาด | $100 | $100 |
| รวม | $2,920 | $2,770 |
ประมาณการต้นทุนการเอาไปจ้างภายนอก
| หมวดหมู่ | ต้นทุนต่อเดือน |
|---|---|
| ค่าบริการบัญชีภายนอก | $1,600 |
| เวลาในการบริหารผู้ให้บริการ | $150 |
| ต้นทุนตั้งค่าและการเปลี่ยนผ่านเฉลี่ยต่อเดือน | $100 |
| ต้นทุนรวมของการเอางานออกไปจ้างภายนอก | $1,850 |
เงินที่ประหยัดได้สุทธิ
$2,770 - $1,850 = $920
ในตัวอย่างนี้ การเอางานออกไปจ้างภายนอกช่วยประหยัดธุรกิจได้ $920 ต่อเดือน หากคุณภาพการให้บริการยังอยู่ในระดับที่ยอมรับได้
เปรียบเทียบมากกว่าราคา
ต้นทุนสำคัญ แต่ไม่ใช่ปัจจัยเดียว
ผู้ให้บริการที่แพงกว่าเล็กน้อยอาจยังเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า หากเขาให้:
- เวลาส่งมอบที่เร็วกว่า
- ความถูกต้องที่ดีกว่า
- การควบคุมด้านความปลอดภัยที่แข็งแกร่งกว่า
- ความยืดหยุ่นมากกว่าในช่วงงานหนาแน่น
- ความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง
- ลดภาระงานของผู้ก่อตั้ง
สำหรับบริษัทระยะเริ่มต้น เวลาอาจมีคุณค่าไม่น้อยไปกว่าเงิน หากการเอางานออกไปจ้างภายนอกช่วยให้ผู้ก่อตั้งมีเวลาไปโฟกัสกับการขาย การหาลูกค้า หรือการปฏิบัติตามข้อกำหนด ธุรกิจอาจได้คุณค่ามากกว่าที่เห็นจากสเปรดชีต
รู้ว่างานแบบใดเหมาะกับการเอาไปจ้างภายนอก
ไม่ใช่ทุกหน้าที่จะเหมาะกับการเอาออกไปจ้างภายนอก งานที่ทำซ้ำได้ มีมาตรฐานชัดเจน และวัดผลได้ง่าย มักเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี
ตัวอย่างเช่น:
- บัญชี
- การประมวลผลเงินเดือน
- การสนับสนุนลูกค้า
- การเตรียมเอกสาร
- การจัดตารางนัดหมาย
- การประสานงานโซเชียลมีเดีย
- การสนับสนุนด้าน IT เบื้องต้น
- การผลิตกราฟิกหรือคอนเทนต์
หน้าที่ที่ต้องใช้ความเข้าใจเชิงลึกภายในองค์กร การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์บ่อยครั้ง หรือการกำกับดูแลโดยตรงจากผู้ก่อตั้ง อาจควรเก็บไว้ทำเองภายในองค์กรไปก่อน
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการประเมินต้นทุนการเอางานออกไปจ้างภายนอก
นับต้นทุนจมเป็นเงินที่ประหยัดได้
หากค่าใช้จ่ายจ่ายไปแล้วและไม่สามารถกู้คืนได้ ไม่ควรถูกใช้เป็นตัวกำหนดการตัดสินใจ
มองข้ามเวลาในการบริหารภายใน
การเอางานออกไปจ้างภายนอกไม่ได้ตัดความจำเป็นในการกำกับดูแลออกไป ยังต้องมีคนคอยบริหารความสัมพันธ์และตรวจสอบผลลัพธ์
ใช้ใบเสนอราคาผู้ให้บริการที่ไม่ครบถ้วน
อัตรารายเดือนที่ดูต่ำอาจซ่อนค่าตั้งค่า ข้อผูกมัดขั้นต่ำ ค่าบริการเกินโควตา หรือข้อจำกัดด้านการแก้ไขงาน
ลืมแรงเสียดทานจากการเปลี่ยนผ่าน
การเปลี่ยนระบบหรือผู้ให้บริการต้องใช้เวลา ความหยุดชะงักชั่วคราวนั้นควรถูกนับรวมในการวิเคราะห์
ให้ค่าน้ำหนักกับแรงงานอย่างเดียวมากเกินไป
หน้าที่หนึ่งอาจดูถูกถ้าคุณเปรียบเทียบแค่ค่าจ้าง แต่เมื่อรวมภาษี เครื่องมือ การฝึกอบรม และข้อผิดพลาด ต้นทุนจริงอาจสูงกว่ามาก
เมื่อใดที่การเอางานออกไปจ้างภายนอกมักจะคุ้ม
การเอางานออกไปจ้างภายนอกมักน่าสนใจเมื่อ:
- งานนั้นสำคัญแต่ไม่ใช่หัวใจของคุณค่าธุรกิจ
- ปริมาณงานไม่สม่ำเสมอ
- ธุรกิจต้องการความเชี่ยวชาญเฉพาะที่ไม่มีภายในองค์กร
- การจ้างพนักงานประจำจะมีค่าใช้จ่ายสูงเกินไป
- งานสามารถทำเป็นมาตรฐานและวัดผลได้
- ผู้ก่อตั้งต้องการใช้เวลากับการเติบโตและการปฏิบัติตามข้อกำหนดมากขึ้น
สำหรับธุรกิจที่เพิ่งก่อตั้ง การเอางานบางส่วนไปจ้างภายนอกอาจเป็นวิธีที่เหมาะสมในการรักษาความคล่องตัวไปพร้อมกับการดำเนินงานอย่างมืออาชีพ
เมื่อใดที่ทำเองภายในองค์กรอาจดีกว่า
การเก็บงานไว้ภายในองค์กรอาจเหมาะกว่าเมื่อ:
- งานมีความอ่อนไหวสูง
- การควบคุมคุณภาพต้องมีการดูแลทุกวัน
- งานนั้นเชื่อมโยงโดยตรงกับความได้เปรียบในการแข่งขัน
- ปริมาณงานสูงพอที่จะคุ้มกับการมีพนักงานประจำ
- การเปลี่ยนผู้ให้บริการจะเสี่ยงหรือกระทบต่อการดำเนินงานมากเกินไป
ธุรกิจไม่จำเป็นต้องเอางานที่ไม่ใช่แกนหลักทั้งหมดไปจ้างภายนอก แนวทางที่ดีกว่าคือเลือกเอาออกไปจ้างเฉพาะงานที่เหมาะสม
กรอบการตัดสินใจที่ใช้งานได้จริงสำหรับผู้ก่อตั้ง
หากต้องการขั้นตอนแบบง่าย ให้ใช้คำถาม 5 ข้อนี้:
- งานนั้นคืออะไรอย่างแน่ชัด?
- วันนี้มันมีต้นทุนเท่าไรเมื่อทำภายในองค์กร?
- หากจ้างภายนอกจะมีต้นทุนเท่าไร รวมการเปลี่ยนผ่านและการบริหารจัดการ?
- ความเสี่ยงหรือข้อแลกเปลี่ยนด้านคุณภาพมีอะไรบ้าง?
- เราจะนำเวลา หรือเงินที่ประหยัดได้ไปใช้ทำอะไร?
หากการเอางานออกไปจ้างภายนอกทำให้ต้นทุนรวมต่ำลงและช่วยเพิ่มโฟกัส อาจเป็นการตัดสินใจที่ถูกต้อง หากเงินที่ประหยัดได้มีน้อยหรือความเสี่ยงสูง การทำเองภายในองค์กรอาจดีกว่า
สรุปท้ายบท
การคำนวณต้นทุนการเอางานออกไปจ้างภายนอกไม่ใช่แค่การเปรียบเทียบใบแจ้งหนี้หนึ่งกับอีกใบหนึ่ง แต่ต้องมองให้ครบทั้งต้นทุนภายในองค์กรที่หลีกเลี่ยงได้ ค่าบริการผู้ให้บริการ เวลาในการบริหารจัดการ ค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนผ่าน และความเสี่ยง
สำหรับผู้ก่อตั้งสตาร์ทอัพและเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก การตัดสินใจที่ดีที่สุดมักเป็นการตัดสินใจที่ช่วยสนับสนุนการเติบโตโดยไม่เพิ่มภาระงานเกินจำเป็น ด้วยการวิเคราะห์ต้นทุนอย่างมีวินัย คุณจะตัดสินใจได้ว่าการเอางานออกไปจ้างภายนอกจะช่วยให้ธุรกิจดำเนินงานได้มีประสิทธิภาพขึ้นจริงหรือไม่
หากคุณกำลังสร้างบริษัทและต้องการโฟกัสกับการจดทะเบียน การปฏิบัติตามข้อกำหนด และการเติบโต การเอางานบางส่วนไปจ้างภายนอกอาจเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ สิ่งสำคัญคือการประเมินอย่างรอบคอบ โดยใช้ตัวเลขแทนการคาดเดา
ยังไม่มีคำถามในขณะนี้ โปรดกลับมาตรวจสอบอีกครั้งในภายหลัง