Küçük Bir İşletme İçin Dış Kaynak Kullanım Maliyetleri Nasıl Hesaplanır

Dış kaynak kullanımı, yeni bir işletmenin daha hızlı ilerlemesine, temel işlere odaklanmasına ve işe alımı erken yapmaktan kaçınmasına yardımcı olabilir. Ancak bu karar yalnızca sezgiyle verilmemelidir. Kurucular, bir işlevi şirket içinde yürütmenin gerçek maliyeti ile onu dış kaynakla sağlamanın toplam maliyetini karşılaştırmalıdır.

Bir LLC veya corporation kuran girişimciler için bu analiz özellikle önemlidir. Erken aşamadaki şirketler, bütçe disiplini ile uyumluluk, idari işler, muhasebe, müşteri desteği, pazarlama ve dikkatleri büyümeden uzaklaştırabilecek diğer zaman alıcı görevler arasında denge kurmak zorunda kalır.

Bu rehber, dış kaynak kullanım maliyetlerinin nasıl hesaplanacağını, gerçekçi bir karşılaştırmada nelerin dikkate alınması gerektiğini ve dış kaynak kullanımının işletmeniz için finansal açıdan akıllıca olup olmadığına nasıl karar vereceğinizi açıklar.

Dış kaynak maliyeti analizi neden önemlidir

Dış kaynak kullanımı çoğu zaman tasarruf etmenin bir yolu olarak tanımlanır, ancak tasarruf garanti değildir. Bir görev kağıt üzerinde daha ucuz görünebilir ve geçiş maliyetleri, yönetim zamanı ve kalite sorunları eklendiğinde daha pahalıya mal olabilir.

Dikkatli bir maliyet analizi size şunlarda yardımcı olur:

• Elma ile elmayı karşılaştırmak
• Gizli giderleri gözden kaçırmamak
• Kaçınılabilir maliyetleri sabit maliyetlerden ayırmak
• Dış kaynak kullanımının hız, kalite veya esneklik sağlayıp sağlamadığını anlamak
• Sınırlı başlangıç sermayesiyle daha iyi kararlar vermek

Amaç yalnızca en düşük faturayı bulmak değildir. Amaç, dış kaynak kullanımının işletmenize işi kendi bünyenizde yapmaktan daha iyi bir toplam getiri sağlayıp sağlamadığını belirlemektir.

Önce iş fonksiyonunu belirleyin

Maliyetleri karşılaştırmadan önce, dış kaynakla vermek istediğiniz tam işlevi tanımlayın.

Şunlarda net olun:

• Hangi görev veya sürecin dış kaynakla yürütüleceği
• İşin ne sıklıkla gerçekleştiği
• Ne kadar çıktı gerektiği
• Beklenen kalite standardı
• Hangi teslim sürelerinin önemli olduğu
• Sağlayıcının hangi verilere, sistemlere veya onaylara ihtiyaç duyacağı

Belirsiz bir tanım kötü bir karşılaştırma yaratır. Örneğin, "idareyi" dış kaynakla vermek istemek çok geniş bir ifadedir. Faturalama, belge dosyalama, e-posta yanıtları, takvim yönetimi veya bordro desteğine ihtiyacınız olabilir. Bunların her birinin maliyeti ve sağlayacağı tasarruf farklıdır.

Net kapsam, anlamlı bir dış kaynak tahmininin temelidir.

Şirket içinde önlenebilecek maliyetleri belirleyin

Bir sonraki adım, görevi şirket içinde tuttuğunuzda bugün size neye mal olduğunu tahmin etmektir.

Muhasebedeki her maliyete değil, önlenebilir maliyetlere odaklanın. Özellikle kısa vadede değişmeyecek sabit genel giderler, dış kaynak kullanımına geçseniz de kalmaya devam edecektir.

Dikkate alınacak yaygın şirket içi maliyetler

• Çalışan ücretleri veya yüklenici ödemeleri
• Bordro vergileri ve yan haklar
• Eğitim ve oryantasyon
• Yalnızca o işlev için kullanılan yazılım veya araçlar
• Malzemeler ve sarf giderleri
• İşe doğrudan bağlı ofis alanı veya ekipman
• Süreci denetlemek için harcanan iç yönetim zamanı
• Hatalardan kaynaklanan düzeltme, yeniden çalışma veya müşteri hizmeti maliyetleri

Hariç tutulması gereken yaygın şirket içi maliyetler

• Daha önce harcanmış ve geri alınamaz batık maliyetler
• Dış kaynak kullanım kararı nedeniyle değişmeyecek sabit maliyetler
• Her iki durumda da aynı kalacak genel giderler

Bu ayrım önemlidir. Önlenemeyen bir maliyet, dış kaynak kullanımından doğan bir tasarruf olarak görülmemelidir.

Dış kaynak kullanımının tam maliyetini hesaplayın

Birçok işletme mevcut maaş veya işçilik maliyetini bir tedarikçi teklifiyle karşılaştırıp orada durur. Bu yaklaşım eksiktir. Dış kaynak kullanımının gerçek maliyeti genellikle birkaç ek kalem içerir.

1. Hizmet ücreti veya sözleşme bedeli

Bu, sağlayıcının talep ettiği temel tutardır. Saatlik, proje bazlı, abonelik bazlı veya kullanıma bağlı olabilir.

2. Yönetim ve idare maliyetleri

Bir görev dış kaynakla sağlansa bile, işletme içinde birinin hâlâ bu ilişkiyi yönetmesi gerekir. Buna şunlar dahil olabilir:

• Teklifleri incelemek
• Şartları müzakere etmek
• Sağlayıcıyı işe almak ve sürece dahil etmek
• Talimat ve dosyaları paylaşmak
• Performansı izlemek
• Teslimatları onaylamak
• Faturalama veya ihtilafları yönetmek

Küçük şirketler için bu yönetim zamanı önemli olabilir.

3. Geçiş maliyetleri

İşi şirket dışına taşımak, aşağıdakiler gibi tek seferlik maliyetler yaratabilir:

• Sağlayıcıya eğitim vermek
• Veri veya dosya taşımak
• Sistemleri veya iş akışlarını güncellemek
• Fesih ücretleri
• Çalışanlar etkileniyorsa kıdem tazminatı veya ayrılma maliyetleri
• Geçiş sırasında geçici verimlilik kaybı

4. Kalite ve risk maliyetleri

Bazı riskleri ölçmek zordur, ancak yine de önemlidir. Örneğin:

• Kaçırılan teslim tarihleri
• Yeniden çalışmayı gerektiren hatalar
• Gizlilik endişeleri
• Uyum sorunları
• Hizmet tutarsızlığı

Daha düşük fiyatlı bir sağlayıcı daha fazla düzeltme gerektiriyorsa, görünürdeki tasarruf ortadan kalkabilir.

5. Kurtarılan değeri mahsup edin

Dış kaynak kullanımı sayesinde kullanılmayan ekipmanı satabiliyor, yazılım lisanslarını iptal edebiliyor veya başka maliyetleri azaltabiliyorsanız, bu karşılıklar toplam dış kaynak maliyetinden düşülmelidir.

Diferansiyel maliyet analizini kullanın

Dış kaynak kullanımını değerlendirmenin en pratik yolu diferansiyel maliyet analizidir.

Formül basittir:

Net tasarruf = Önlenen şirket içi maliyetler - Toplam dış kaynak maliyeti

Sonuç pozitifse, dış kaynak kullanımı giderleri azaltabilir. Sonuç negatifse, güçlü finansal olmayan nedenler yoksa şirket büyük olasılıkla işi kendi içinde tutarak daha iyi durumda kalır.

Basit örnek

Bir startup’ın aylık muhasebeyi dış kaynakla verme seçeneğini değerlendirdiğini varsayalım.

Mevcut şirket içi maliyet tahmini

Dış kaynak maliyeti tahmini

Net tasarruf

$2,770 - $1,850 = $920

Bu örnekte, hizmet kalitesi kabul edilebilir düzeyde kaldığı varsayılırsa, dış kaynak kullanımı işletmeye ayda $920 tasarruf sağlar.

Yalnızca fiyatı karşılaştırmayın

Maliyet önemlidir, ancak tek faktör değildir.

Biraz daha pahalı bir sağlayıcı yine de daha iyi seçenek olabilir, eğer şunları sunuyorsa:

• Daha hızlı teslim süresi
• Daha yüksek doğruluk
• Daha güçlü güvenlik kontrolleri
• Yoğun dönemlerde daha fazla esneklik
• Uzmanlık
• Kurucu üzerindeki iş yükünün azalması

Erken aşamadaki şirketler için zaman çoğu zaman para kadar değerlidir. Dış kaynak kullanımı kurucunun satışa, müşteri kazanımına veya uyumluluğa odaklanmasını sağlıyorsa, işletme yalnızca tablonun gösterdiğinden daha fazla değer elde edebilir.

Hangi görevlerin dış kaynak için daha uygun olduğunu bilin

Her işlev dış kaynak için iyi bir aday değildir. Tekrarlanan, standartlaştırılmış ve ölçülmesi kolay görevler genellikle en iyi başlangıç noktalarıdır.

Örnekler:

• Muhasebe
• Bordro işlemleri
• Müşteri desteği
• Belge hazırlama
• Randevu planlama
• Sosyal medya koordinasyonu
• Temel BT desteği
• Grafik veya içerik üretimi

Derin şirket içi bilgi, sık stratejik karar verme veya doğrudan kurucu gözetimi gerektiren işlevler daha uzun süre şirket içinde tutulmaya daha uygun olabilir.

Dış kaynak maliyetini hesaplarken yapılan yaygın hatalar

Batık maliyetleri tasarruf saymak

Bir gider zaten ödenmiş ve geri alınamazsa, kararın temelini oluşturmamalıdır.

İç yönetim zamanını göz ardı etmek

Dış kaynak kullanımı denetimi ortadan kaldırmaz. Birinin hâlâ ilişkiyi yönetmesi ve sonuçları incelemesi gerekir.

Eksik bir tedarikçi teklifine güvenmek

Düşük aylık bir ücret, kurulum ücretlerini, minimum taahhütleri, fazla kullanım bedellerini veya revizyon sınırlarını gizleyebilir.

Geçiş sürtünmesini unutmak

Sistem veya tedarikçi değiştirmenin zaman maliyeti vardır. Bu geçici aksama analize dahil edilmelidir.

Sadece iş gücünü aşırı önemsemek

Yalnızca ücretleri karşılaştırırsanız bir işlev ucuz görünebilir. Bordro, araçlar, eğitim ve hatalar eklendiğinde gerçek maliyet çok daha yüksek olabilir.

Dış kaynak kullanımının genellikle mantıklı olduğu durumlar

Dış kaynak kullanımı genellikle şu durumlarda cazip hale gelir:

• Görev önemli ama şirketin değer önerisinin merkezinde değilse
• İş hacmi tutarsızsa
• İşletmenin içeride sahip olmadığı uzmanlığa ihtiyacı varsa
• Tam zamanlı bir çalışan işe almak çok pahalıysa
• İşlev standartlaştırılabiliyor ve ölçülebiliyorsa
• Kurucu büyümeye ve uyumluluğa daha fazla zaman ayırmak istiyorsa

Yeni kurulan işletmeler için dış kaynak kullanımı, profesyonel biçimde faaliyet gösterirken yalın kalmanın pratik bir yolu olabilir.

İşi şirket içinde tutmak daha iyi olabilir

Aşağıdaki durumlarda bir görevi şirket içinde tutmak daha akıllıca olabilir:

• İş çok hassassa
• Kalite kontrol günlük gözetim gerektiriyorsa
• Görev rekabet avantajınızla yakından bağlantılıysa
• Hacim, özel bir çalışanı haklı çıkaracak kadar yüksekse
• Sağlayıcı değiştirmek çok fazla risk veya kesinti yaratacaksa

Bir işletmenin her temel olmayan görevi dış kaynakla vermesi gerekmez. Daha iyi yaklaşım, seçici biçimde dış kaynak kullanmaktır.

Kurucular için pratik bir karar çerçevesi

Basit bir süreç istiyorsanız şu beş soruyu kullanın:

1. Görev tam olarak nedir?
2. Bugün şirkette bize neye mal oluyor?
3. Geçiş ve yönetim maliyetleri dahil olmak üzere dış kaynakla vermenin maliyeti ne olur?
4. Dış kaynak kullanımının getirdiği riskler veya kalite ödünleri nelerdir?
5. Tasarruf edilen zaman veya parayla ne yapacağız?

Dış kaynak kullanımı daha düşük toplam maliyet sağlıyor ve odağı artırıyorsa, doğru karar olabilir. Tasarruf küçükse veya riskler yüksekse, işi şirket içinde tutmak daha iyi olabilir.

Son düşünceler

Dış kaynak kullanım maliyetini hesaplamak, yalnızca bir faturayı başka bir faturayla karşılaştırmak değildir. Önlenebilir şirket içi maliyetlerin, tedarikçi ücretlerinin, yönetim zamanının, geçiş giderlerinin ve riskin tam bir görünümünü gerektirir.

Startup kurucuları ve küçük işletme sahipleri için en iyi karar, genellikle gereksiz ek yük yaratmadan büyümeyi destekleyen karardır. Disiplinli bir maliyet analizi kullanarak dış kaynak kullanımının işletmenize gerçekten daha verimli çalışma konusunda yardımcı olup olmayacağına karar verebilirsiniz.

Bir şirket kuruyor ve odağınızı kuruluş, uyumluluk ve büyümede tutmak istiyorsanız, dış kaynak kullanımı yararlı bir araç olabilir. Anahtar, onu varsayımlarla değil, rakamlarla dikkatli biçimde değerlendirmektir.