Kuinka laskea ulkoistamisen kustannukset pienyritykselle

Ulkoistaminen voi auttaa uutta yritystä etenemään nopeammin, keskittymään ydin tekemiseen ja välttämään liian aikaista rekrytointia. Päätöstä ei kuitenkaan pidä tehdä pelkän intuition perusteella. Perustajien kannattaa vertailla, mitä toiminnon hoitaminen itse todella maksaa verrattuna ulkoistamisen kokonaiskustannuksiin.

LLC-yhtiötä tai osakeyhtiötä perustaville yrittäjille tämä analyysi on erityisen tärkeä. Varhaisen vaiheen yritysten on usein tasapainoteltava budjettikurin sekä hallinnon, kirjanpidon, asiakastuen, markkinoinnin ja muiden aikaa vievien tehtävien välillä, jotka voivat viedä huomion kasvusta.

Tämä opas selittää, miten ulkoistamisen kustannukset lasketaan, mitä realistiseen vertailuun kannattaa sisällyttää ja miten päätetään, onko ulkoistaminen taloudellisesti järkevää yrityksellesi.

Miksi ulkoistamisen kustannusanalyysi on tärkeä

Ulkoistamista kuvataan usein keinona säästää rahaa, mutta säästöt eivät ole taattuja. Tehtävä voi näyttää paperilla halvemmalta ja silti tulla kalliimmaksi, kun mukaan lasketaan siirtymiskustannukset, hallinnointiin käytetty aika ja laatuongelmat.

Huolellinen kustannusanalyysi auttaa sinua:

• Vertailemaan vertailukelpoisia vaihtoehtoja
• Välttämään piilokulujen unohtamisen
• Erottamaan vältettävät kustannukset kiinteistä kustannuksista
• Ymmärtämään, parantaako ulkoistaminen nopeutta, laatua tai joustavuutta
• Tekemään parempia päätöksiä rajallisella startup-pääomalla

Tavoitteena ei ole löytää vain halvinta laskua. Tavoitteena on selvittää, tuottaako ulkoistaminen yrityksellesi paremman kokonaisvaikutuksen kuin työn tekeminen sisäisesti.

Aloita liiketoimintatoiminnosta

Ennen kuin vertailet kustannuksia, määritä tarkasti, mikä toiminto on tarkoitus ulkoistaa.

Kerro mahdollisimman täsmällisesti:

• Mikä tehtävä tai prosessi ulkoistetaan
• Kuinka usein työ toistuu
• Kuinka paljon tuotosta tarvitset
• Mitä laatutasoa odotat
• Mitkä aikataulut ovat tärkeitä
• Mitä tietoja, järjestelmiä tai hyväksyntöjä palveluntarjoaja tarvitsee

Epäselvä määrittely johtaa huonoon vertailuun. Esimerkiksi “hallinnon” ulkoistaminen on liian laaja kuvaus. Saatat tarvita apua laskutuksessa, asiakirjojen arkistoinnissa, sähköpostivastauksissa, kalenterinhallinnassa tai palkanlaskennan tukitehtävissä. Jokaisella näistä on erilaiset kustannukset ja erilaiset säästöt.

Selkeä rajaus on mielekkään ulkoistamislaskelman perusta.

Tunnista sisäiset kustannukset, joista voit luopua

Seuraava askel on arvioida, mitä tehtävä maksaa nyt, jos pidät sen sisäisesti hoidettuna.

Keskity vältettäviin kustannuksiin, älä kaikkiin kirjanpidossa näkyviin kuluihin. Osa menoista pysyy samana siitä riippumatta, ulkoistatko työn vai et, erityisesti kiinteät yleiskustannukset, jotka eivät muutu lyhyellä aikavälillä.

Tyypillisiä sisäisiä kustannuksia, jotka kannattaa sisällyttää

• Työntekijöiden palkat tai alihankkijoiden korvaukset
• Palkkaverot ja henkilöstöedut
• Koulutus ja perehdytys
• Ohjelmistot tai työkalut, joita käytetään vain kyseiseen toimintoon
• Tarvikkeet ja materiaalit
• Työhön suoraan liittyvä toimitila tai laitteisto
• Sisäinen hallinnointiaika, joka kuluu prosessin valvontaan
• Virheiden korjaaminen, uudelleentyö tai asiakaspalvelukulut virheiden vuoksi

Tyypillisiä sisäisiä kustannuksia, jotka kannattaa jättää pois

• Menneet kustannukset, jotka on jo maksettu eikä niitä voi saada takaisin
• Kiinteät kustannukset, jotka eivät muutu ulkoistamispäätöksen vuoksi
• Yleiset overhead-kulut, jotka pysyvät samoina joka tapauksessa

Tämä erottelu on tärkeä. Kustannusta, jota ei voi välttää, ei pidä laskea ulkoistamisesta syntyväksi säästöksi.

Laske ulkoistamisen kokonaiskustannukset

Monet yritykset vertaavat nykyistä palkka- tai työvoimakustannustaan palveluntarjoajan tarjoukseen ja lopettavat siihen. Se on puutteellinen tapa. Ulkoistamisen todellisiin kustannuksiin sisältyy yleensä useita lisäeriä.

1. Palvelumaksu tai sopimushinta

Tämä on palveluntarjoajan perimä perussumma. Se voi olla tuntiperusteinen, projektiin sidottu, tilauspohjainen tai käyttöön perustuva.

2. Hallinnointi- ja ylläpitokustannukset

Vaikka tehtävä ulkoistetaan, jonkun yrityksesi sisältä täytyy silti hallita suhdetta. Tämä voi tarkoittaa:

• Tarjousten tarkastamista
• Ehtojen neuvottelemista
• Palveluntarjoajan perehdyttämistä
• Ohjeiden ja tiedostojen jakamista
• Suorituskyvyn seuraamista
• Toimitusten hyväksymistä
• Laskutuksen tai erimielisyyksien käsittelyä

Pienissä yrityksissä tämä hallinnointiaika voi olla merkittävä.

3. Siirtymiskustannukset

Työn siirtäminen yrityksen ulkopuolelle voi aiheuttaa kertaluonteisia kustannuksia, kuten:

• Palveluntarjoajan kouluttaminen
• Tietojen tai tiedostojen siirtäminen
• Järjestelmien tai työnkulkujen päivittäminen
• Irtisanomis- tai päättämiskulut
• Mahdolliset erokorvaukset, jos työntekijöihin kohdistuu muutoksia
• Väliaikainen tuottavuuden lasku siirtymävaiheessa

4. Laatu- ja riskikustannukset

Osa riskeistä on vaikeasti mitattavia, mutta silti tärkeitä. Esimerkiksi:

• Myöhästyneet määräajat
• Virheet, jotka vaativat korjaustyötä
• Luottamuksellisuuteen liittyvät huolenaiheet
• Sääntelyn noudattamiseen liittyvät ongelmat
• Palvelun epätasainen laatu

Jos edullisempi palveluntarjoaja aiheuttaa enemmän korjauksia myöhemmin, näennäinen säästö voi kadota.

5. Vähennä mahdollinen takaisin saatava arvo

Jos ulkoistaminen antaa sinun myydä tarpeettomaksi jääneitä laitteita, perua ohjelmistolisenssejä tai vähentää muita kuluja, nämä hyvitykset tulee vähentää ulkoistamisen kokonaiskustannuksista.

Käytä erotuskustannusanalyysiä

Käytännöllisin tapa arvioida ulkoistamista on erotuskustannusanalyysi.

Kaava on yksinkertainen:

Nettosäästö = Vältettävät sisäiset kustannukset - Ulkoistamisen kokonaiskustannukset

Jos tulos on positiivinen, ulkoistaminen voi vähentää kustannuksia. Jos tulos on negatiivinen, yrityksen on todennäköisesti parempi pitää työ sisäisesti, ellei ulkoistamiselle ole vahvoja ei-taloudellisia syitä.

Yksinkertainen esimerkki

Oletetaan, että startup harkitsee kuukausittaisen kirjanpidon ulkoistamista.

Nykyinen sisäisten kustannusten arvio

Kategoria	Kuukausikustannus	Vältettävissä ulkoistamalla
Kirjanpitäjän palkka	$2,000	$2,000
Palkkaverot ja henkilöstöedut	$400	$400
Ohjelmistotilaus	$120	$120
Sisäisen esimiehen aika	$300	$150
Virheiden korjaaminen	$100	$100
Yhteensä	$2,920	$2,770

Ulkoistamisen kustannusarvio

Kategoria	Kuukausikustannus
Ulkoinen kirjanpitopalvelu	$1,600
Palveluntarjoajan hallinnointiaika	$150
Käyttöönoton ja siirtymän jaksotettu kustannus kuukaudessa	$100
Ulkoistamisen kokonaiskustannus	$1,850

Nettosäästö

$2,770 - $1,850 = $920

Tässä esimerkissä ulkoistaminen säästää yritykseltä $920 kuukaudessa, olettaen että palvelun laatu pysyy hyväksyttävänä.

Vertaile muutakin kuin hintaa

Kustannus on tärkeä, mutta ei ainoa tekijä.

Hieman kalliimpi palveluntarjoaja voi silti olla parempi valinta, jos se tarjoaa:

• Nopeamman läpimenoajan
• Parempaa tarkkuutta
• Vahvempia tietoturvakäytäntöjä
• Enemmän joustavuutta kiireisinä aikoina
• Erikoisosaamista
• Vähemmän kuormitusta perustajalle

Varhaisessa vaiheessa oleville yrityksille aika on usein yhtä arvokasta kuin raha. Jos ulkoistaminen vapauttaa perustajan keskittymään myyntiin, asiakashankintaan tai sääntelyn noudattamiseen, yritys voi saada enemmän arvoa kuin pelkkä laskelma näyttää.

Tiedä, mitkä tehtävät sopivat paremmin ulkoistettaviksi

Kaikki toiminnot eivät ole hyviä ulkoistuskohteita. Toistuvat, standardoidut ja helposti mitattavat tehtävät ovat usein parhaat lähtökohdat.

Esimerkkejä ovat:

• Kirjanpito
• Palkanlaskenta
• Asiakastuki
• Asiakirjojen valmistelu
• Aikataulutus
• Sosiaalisen median koordinointi
• Perustason IT-tuki
• Graafinen tuotanto tai sisältötuotanto

Toiminnot, jotka vaativat syvällistä sisäistä tietoa, jatkuvaa strategista harkintaa tai perustajan suoraa valvontaa, kannattaa usein pitää sisäisesti pidempään.

Yleiset virheet ulkoistamisen kustannuksia arvioitaessa

Menneiden kustannusten laskeminen säästöiksi

Jos kulu on jo maksettu eikä sitä voi palauttaa, sen ei pitäisi ohjata päätöstä.

Sisäisen hallinnointiajan unohtaminen

Ulkoistaminen ei poista valvontatarvetta. Jonkun täytyy edelleen hallita suhdetta ja tarkistaa lopputulos.

Puutteellisen palveluntarjoajan tarjouksen käyttäminen

Alhainen kuukausihinta voi piilottaa käyttöönottomaksut, minimisitoumukset, lisäveloitukset tai korjauskierrosten rajoitukset.

Siirtymisen kitkan unohtaminen

Järjestelmien tai palveluntarjoajien vaihtaminen vie aikaa. Se väliaikainen häiriö pitäisi sisällyttää analyysiin.

Työvoimakustannusten yliarviointi yksinään

Toiminto voi näyttää halvalta, jos vertailet vain palkkoja. Kun lisäät verot, työkalut, koulutuksen ja virheet, todellinen kustannus voi olla paljon korkeampi.

Milloin ulkoistaminen yleensä kannattaa

Ulkoistamisesta tulee usein houkuttelevaa, kun:

• Tehtävä on tärkeä mutta ei yrityksen arvolupauksen ydin
• Työmäärä vaihtelee
• Yritys tarvitsee erikoisosaamista, jota sillä ei ole sisäisesti
• Kokopäiväisen työntekijän palkkaaminen olisi liian kallista
• Toiminto voidaan standardoida ja mitata
• Perustaja haluaa käyttää enemmän aikaa kasvuun ja sääntelyn noudattamiseen

Juuri perustetuille yrityksille ulkoistaminen voi olla käytännöllinen tapa pysyä kevyenä ja silti toimia ammattimaisesti.

Milloin työn pitäminen sisäisenä voi olla parempi vaihtoehto

Toiminto kannattaa ehkä pitää sisäisesti, kun:

• Työ on erittäin herkkä luonteeltaan
• Laadunvalvonta vaatii päivittäistä seurantaa
• Tehtävä liittyy tiiviisti kilpailuetuun
• Työmäärä on riittävän suuri oikeuttamaan oman työntekijän
• Palveluntarjoajan vaihtaminen aiheuttaisi liikaa riskiä tai häiriötä

Yrityksen ei tarvitse ulkoistaa kaikkea ei-ydintoimintaa. Parempi lähestymistapa on ulkoistaa valikoivasti.

Käytännöllinen päätösmalli perustajille

Jos haluat yksinkertaisen prosessin, käytä näitä viittä kysymystä:

1. Mikä tehtävä tarkalleen on?
2. Mitä se maksaa meille sisäisesti nyt?
3. Mitä sen ulkoistaminen maksaisi, mukaan lukien siirtymä- ja hallinnointikustannukset?
4. Mitä riskejä tai laatukompromisseja ulkoistamiseen liittyy?
5. Mihin käyttäisimme säästyneen ajan tai rahan?

Jos ulkoistaminen tuottaa alhaisemmat kokonaiskustannukset ja parantaa keskittymistä, se voi olla oikea päätös. Jos säästöt ovat pienet tai riskit suuria, työn pitäminen sisäisesti voi olla parempi vaihtoehto.

Lopuksi

Ulkoistamisen kustannusten laskeminen ei ole vain yhden laskun vertaamista toiseen. Se vaatii kokonaiskuvan vältettävistä sisäisistä kustannuksista, palveluntarjoajan maksuista, hallinnointiajasta, siirtymäkuluista ja riskeistä.

Startup-perustajille ja pienyritysten omistajille paras päätös on yleensä se, joka tukee kasvua ilman tarpeetonta yleiskustannusten lisäämistä. Kurinalaisen kustannusanalyysin avulla voit päättää, auttaako ulkoistaminen yritystäsi toimimaan aidosti tehokkaammin.

Jos rakennat yritystä ja haluat keskittyä perustamiseen, sääntelyn noudattamiseen ja kasvuun, ulkoistaminen voi olla hyödyllinen työkalu. Avain on arvioida se huolellisesti numeroiden, ei oletusten, perusteella.