Hogyan számítsuk ki a kisvállalkozás kiszervezési költségeit

A kiszervezés segíthet egy új vállalkozásnak gyorsabban haladni, a lényegi munkára összpontosítani, és elkerülni a túl korai felvételt. A döntést azonban nem szabad pusztán megérzés alapján meghozni. Az alapítóknak össze kell hasonlítaniuk egy adott feladat házon belüli ellátásának valós költségét a kiszervezés teljes költségével.

Az LLC-t vagy corporationt alapító vállalkozók számára ez az elemzés különösen fontos. A korai szakaszban lévő cégeknek gyakran egyensúlyozniuk kell a költségfegyelem és az olyan időigényes feladatok között, mint a megfelelés, adminisztráció, könyvelés, ügyfélszolgálat, marketing és más tevékenységek, amelyek elvonhatják a figyelmet a növekedéstől.

Ez az útmutató bemutatja, hogyan számítsuk ki a kiszervezési költségeket, mit érdemes belefoglalni egy reális összehasonlításba, és hogyan döntsük el, hogy a kiszervezés pénzügyileg előnyös-e a vállalkozás számára.

Miért fontos a kiszervezési költségek elemzése

A kiszervezést gyakran úgy írják le, mint költségmegtakarítási lehetőséget, de a megtakarítás nem garantált. Egy feladat papíron olcsóbbnak tűnhet, miközben a valóságban többe kerül, ha beleszámítjuk az átállási költségeket, a menedzsment idejét és a minőségi problémákat.

Az alapos költségelemzés segít:

• Összehasonlítani az összehasonlíthatót
• Elkerülni a rejtett költségek figyelmen kívül hagyását
• Elkülöníteni az elkerülhető költségeket a fix költségektől
• Megérteni, hogy a kiszervezés javítja-e a sebességet, a minőséget vagy a rugalmasságot
• Jobb döntéseket hozni a korlátozott induló tőkével

A cél nem egyszerűen a legalacsonyabb számla megtalálása. A cél annak meghatározása, hogy a kiszervezés összességében jobb megtérülést nyújt-e a vállalkozásnak, mint a munka belső elvégzése.

Kezdjük az üzleti funkció meghatározásával

Mielőtt költségeket hasonlítanánk össze, pontosan meg kell határozni azt a funkciót, amelyet kiszervezni szeretnénk.

Legyen világos:

• Melyik feladatot vagy folyamatot szervezzük ki
• Milyen gyakran jelentkezik a munka
• Mennyi teljesítményre van szükség
• Milyen minőségi szintet várunk el
• Mely határidők fontosak
• Milyen adatokat, rendszereket vagy jóváhagyásokat kell a szolgáltatónak használnia

A homályos meghatározás rossz összehasonlításhoz vezet. Például az, hogy „adminisztrációt” szeretnénk kiszervezni, túl tág. Lehet, hogy számlázásban, dokumentumok iktatásában, e-mailes válaszadásban, naptárkezelésben vagy bérszámfejtési támogatásban van szükség segítségre. Mindegyiknek eltérő költségei és megtakarítási hatása van.

Az egyértelmű hatókör a megalapozott kiszervezési becslés alapja.

Azonosítsuk azokat a házon belüli költségeket, amelyeket elkerülhetünk

A következő lépés annak becslése, hogy mennyibe kerül ma a feladat, ha házon belül tartjuk.

Az elkerülhető költségekre összpontosítsunk, ne minden könyvelésben szereplő tételre. Egyes kiadások akkor is fennmaradnak, ha kiszervezzük a munkát, különösen azok a fix általános költségek, amelyek rövid távon nem változnak.

Gyakori házon belüli költségek, amelyeket érdemes figyelembe venni

• Munkavállalói bér vagy megbízotti díj
• Bérjárulékok és juttatások
• Képzés és beillesztés
• Az adott funkcióhoz használt szoftverek vagy eszközök
• Kellékek és anyagok
• Az adott munkához közvetlenül kapcsolódó irodahelyiség vagy eszközök
• Belső vezetői idő a folyamat felügyeletére
• Hibajavítás, utómunka vagy ügyfélszolgálati költségek a hibák miatt

Gyakori házon belüli költségek, amelyeket érdemes kizárni

• Már kifizetett és vissza nem szerezhető elsüllyedt költségek
• Olyan fix költségek, amelyek a kiszervezési döntés miatt nem változnak
• Általános overhead, amely így is, úgy is ugyanaz marad

Ez a megkülönböztetés fontos. Az olyan költséget, amely nem elkerülhető, nem szabad a kiszervezésből származó megtakarításként kezelni.

Számítsuk ki a kiszervezés teljes költségét

Sok vállalkozás úgy hasonlítja össze a jelenlegi bérköltségét vagy munkadíját egy szolgáltatói árajánlattal, hogy megáll itt. Ez a megközelítés nem teljes. A kiszervezés valós költsége általában több további elemet is tartalmaz.

1. Szolgáltatási díj vagy szerződéses ár

Ez a szolgáltató által felszámított alapösszeg. Lehet óradíjas, projektdíjas, előfizetéses vagy használathoz kötött.

2. Menedzsment- és adminisztrációs költségek

Még ha egy feladatot kiszervezünk is, a vállalkozáson belül valakinek továbbra is kezelnie kell a kapcsolatot. Ez magában foglalhatja:

• Ajánlatok áttekintését
• Feltételek egyeztetését
• A szolgáltató bevezetését
• Utasítások és fájlok megosztását
• A teljesítmény figyelését
• Az eredmények jóváhagyását
• Számlázási vagy vitás ügyek kezelését

Kisebb cégeknél ez a menedzsmentidő jelentős lehet.

3. Átállási költségek

A munka vállalaton kívülre helyezése egyszeri költségeket okozhat, például:

• A szolgáltató betanítása
• Adatok vagy fájlok átvitele
• Rendszerek vagy munkafolyamatok frissítése
• Felmondási díjak
• Végkielégítés vagy elválási költségek, ha munkavállalók érintettek
• Átmeneti termelékenységcsökkenés a váltás során

4. Minőségi és kockázati költségek

Egyes kockázatok nehezen mérhetők, de így is számítanak. Például:

• Elcsúszó határidők
• Újramunkát igénylő hibák
• Bizalmassági aggályok
• Megfelelési problémák
• Inkonzisztens szolgáltatás

Ha egy olcsóbb szolgáltató később több javítást igényel, a látszólagos megtakarítás eltűnhet.

5. Vegyük figyelembe a visszanyert értéket

Ha a kiszervezés lehetővé teszi, hogy eladjunk feleslegessé vált eszközöket, lemondjunk szoftverlicencekről vagy más költségeket csökkentsünk, ezeket az összegeket le kell vonni a teljes kiszervezési költségből.

Használjunk differenciális költségelemzést

A kiszervezés értékelésének legpraktikusabb módja a differenciális költségelemzés.

Az alapképlet:

Nettó megtakarítás = Elkerült házon belüli költségek - Teljes kiszervezési költségek

Ha az eredmény pozitív, a kiszervezés csökkentheti a kiadásokat. Ha negatív, a vállalkozás valószínűleg jobban jár, ha megtartja a munkát házon belül, hacsak nincs erős nem pénzügyi oka a kiszervezésre.

Egyszerű példa

Tegyük fel, hogy egy induló vállalkozás havonta kiszervezné a könyvelést.

Jelenlegi házon belüli költségbecslés

Kategória	Havi költség	Elkerülhető, ha kiszervezik
Könyvelő bére	$2,000	$2,000
Bérjárulékok és juttatások	$400	$400
Szoftver-előfizetés	$120	$120
Belső vezető ideje	$300	$150
Hibajavítás	$100	$100
Összesen	$2,920	$2,770

Kiszervezési költségbecslés

Kategória	Havi költség
Külső könyvelési szolgáltatás	$1,600
Szolgáltató kezelésére fordított idő	$150
Beállítás és átállás havi lebontásban	$100
Teljes kiszervezési költség	$1,850

Nettó megtakarítás

$2,770 - $1,850 = $920

Ebben a példában a kiszervezés havi $920 megtakarítást jelent, feltéve, hogy a szolgáltatás minősége elfogadható marad.

Ne csak az árakat hasonlítsuk össze

A költség fontos, de nem az единetlen szempont.

Egy valamivel drágább szolgáltató is lehet jobb választás, ha az alábbiakat kínálja:

• Gyorsabb átfutás
• Pontosabb teljesítés
• Erősebb biztonsági kontrollok
• Nagyobb rugalmasság csúcsidőszakokban
• Speciális szaktudás
• Kevesebb teher az alapítón

A korai szakaszban lévő cégeknél az idő gyakran legalább olyan értékes, mint a pénz. Ha a kiszervezés felszabadítja az alapító idejét értékesítésre, ügyfélszerzésre vagy megfelelésre, a vállalkozás több értéket nyerhet, mint amit a táblázat önmagában mutat.

Tudjuk, mely feladatok alkalmasak inkább kiszervezésre

Nem minden funkció jó jelölt a kiszervezésre. Az ismétlődő, szabványosítható és könnyen mérhető feladatok gyakran a legjobb kiindulópontok.

Példák:

• Könyvelés
• Bérszámfejtés
• Ügyfélszolgálat
• Dokumentum-előkészítés
• Időpont-egyeztetés
• Közösségi média koordináció
• Alapvető IT-támogatás
• Grafikai vagy tartalomgyártás

Azok a funkciók, amelyek mély belső tudást, gyakori stratégiai döntést vagy közvetlen alapítói felügyeletet igényelnek, általában tovább maradnak házon belül.

Gyakori hibák a kiszervezési költség becslésekor

Az elsüllyedt költségek megtakarításként való kezelése

Ha egy kiadást már kifizettek, és nem lehet visszaszerezni, az nem lehet a döntés alapja.

A belső menedzsmentidő figyelmen kívül hagyása

A kiszervezés nem szünteti meg a felügyeletet. Valakinek továbbra is kezelnie kell a kapcsolatot és át kell néznie az eredményeket.

Hiányos szolgáltatói ajánlat használata

Az alacsony havi díj mögött rejtőzhet beállítási díj, minimális kötelezettségvállalás, túllépési díj vagy korlátozott javítási szám.

Az átállási súrlódás elfelejtése

A rendszerek vagy szolgáltatók váltása időt vesz igénybe. Ez az átmeneti fennakadás az elemzés része kell legyen.

A munkaerőköltség túlértékelése önmagában

Egy funkció olcsónak tűnhet, ha csak a bért hasonlítjuk össze. Amikor hozzáadjuk a járulékokat, eszközöket, képzést és hibákat, a valós költség jóval magasabb lehet.

Mikor éri meg általában a kiszervezés

A kiszervezés gyakran akkor vonzó, amikor:

• A feladat fontos, de nem a vállalat értékajánlatának központi eleme
• A munkamennyiség ingadozó
• A vállalkozásnak olyan speciális szakértelemre van szüksége, amellyel belsőleg nem rendelkezik
• Egy teljes munkaidős alkalmazott túl drága lenne
• A funkció szabványosítható és mérhető
• Az alapító több időt szeretne fordítani a növekedésre és a megfelelésre

Az újonnan alapított vállalkozások számára a kiszervezés praktikus módja lehet annak, hogy karcsúak maradjanak, miközben továbbra is professzionálisan működnek.

Mikor jobb a munka házon belül tartása

A házon belüli megoldás lehet a jobb választás, ha:

• A munka rendkívül érzékeny
• A minőségellenőrzés napi felügyeletet igényel
• A feladat szorosan kapcsolódik a versenyelőnyhöz
• A volumen elég magas ahhoz, hogy indokoljon egy dedikált munkavállalót
• A szolgáltatóváltás túl nagy kockázatot vagy zavart okozna

A vállalkozásnak nem kell minden nem alaptevékenységet kiszerveznie. A jobb megközelítés a szelektív kiszervezés.

Gyakorlati döntési keretrendszer alapítóknak

Ha egyszerű folyamatot szeretne, tegye fel ezt az öt kérdést:

1. Pontosan mi a feladat?
2. Mennyibe kerül ma házon belül?
3. Mennyibe kerülne kiszervezni, beleértve az átállást és a menedzsmentet is?
4. Milyen kockázatokkal vagy minőségi kompromisszumokkal jár a kiszervezés?
5. Mire használnánk a megtakarított időt vagy pénzt?

Ha a kiszervezés alacsonyabb teljes költséget eredményez és javítja a fókuszt, akkor ez lehet a megfelelő döntés. Ha a megtakarítás csekély vagy a kockázat magas, jobb lehet a munka házon belül tartása.

Záró gondolatok

A kiszervezési költségek kiszámítása nem csupán egy számla összehasonlítása egy másikkal. Ehhez teljes képet kell alkotni az elkerülhető házon belüli költségekről, a szolgáltatói díjakról, a menedzsmentidőről, az átállási költségekről és a kockázatról.

Induló alapítók és kisvállalkozók számára a legjobb döntés általában az, amely támogatja a növekedést anélkül, hogy szükségtelen overheadet adna hozzá. Fegyelmezett költségelemzéssel eldöntheti, hogy a kiszervezés valóban segít-e a vállalkozásnak hatékonyabban működni.

Ha vállalkozást épít, és szeretne a cégalapításra, a megfelelésre és a növekedésre koncentrálni, a kiszervezés hasznos eszköz lehet. A lényeg, hogy körültekintően, számok alapján, ne feltételezésekből induljon ki.