10 бизнес фрази, които основателите трябва да заменят за по-ясно и по-професионално писане

Ясното бизнес писане е конкурентно предимство. Независимо дали регистрирате LLC, управлявате корпорация или се занимавате с комуникация с клиенти в разрастващ се стартъп, думите, които избирате, оформят начина, по който хората възприемат вашия бизнес. Съобщение, което е директно, изчистено и човешко, може да изгради доверие. Съобщение, което е претрупано, прекалено формално или неясно, може да създаде объркване точно в момента, когато яснотата е най-важна.

За новите собственици на бизнес писането не е просто помощно умение. То е част от начина, по който продавате, обяснявате, потвърждавате и решавате проблеми. Всеки имейл до клиент, всяка вътрешна бележка, всяко съобщение до доставчик и всеки последващ контакт казва на читателите нещо за вашата компания. Ако писането ви звучи остаряло или тромаво, бизнесът ви може да изглежда по-труден за работа, отколкото е в действителност.

Това е особено важно за основателите и малките екипи, които едновременно жонглират с учредяване, съответствие, операции и обслужване на клиенти. Когато действате бързо, е лесно да се върнете към фрази, които звучат официално, но не добавят особена стойност. Резултатът е писане, което изглежда по-скоро шаблонно, отколкото уверено.

По-долу са 10 често срещани фрази, които отслабват бизнес писането, заедно с по-добри алтернативи и практични насоки за избор на език, който отразява модерна и надеждна компания.

Защо ясното бизнес писане е важно

Силното писане помага на бизнеса ви по няколко начина:

• Намалява недоразуменията.
• Помага на клиентите да действат по-бързо.
• Кара компанията ви да изглежда организирана и достоверна.
• Спестява време на екипа ви.
• Подобрява тона на трудни разговори.

За собственика на компанията яснотата не е въпрос на стил. Тя е оперативна ефективност. Колкото по-ясно можете да комуникирате политики, срокове, следващи стъпки и очаквания, толкова по-малко ще са необходимите уточняващи съобщения.

Затова заменянето на остарели фрази е повече от упражнение по стил. Това е начин да направите комуникацията си по-лесна за четене и по-лесна за доверие.

1. „Моля, имайте предвид“

Тази фраза е честа в официални имейли и уведомления, но обикновено добавя дистанция, без да добавя информация.

Вместо да пишете:

Моля, имайте предвид, че плащането ви е просрочено.

Опитайте:

Плащането ви е просрочено.

Или, ако съобщението трябва да има по-мек тон:

Плащането ви вече е просрочено. Моля, изпратете го до петък.

Директното писане не е грубо, когато е уважително. В повечето бизнес ситуации читателите предпочитат кратко изречение, което казва точно какво се случва.

2. „Любезно“

„Любезно“ често звучи остаряло или прекалено церемониално в съвременната бизнес комуникация. В много случаи „моля“ е по-опростено и по-естествено.

Вместо:

Любезно прегледайте приложеното съответствие.

Използвайте:

Моля, прегледайте приложения документ.

Съобщението е същото, но тонът е по-изчистен и по-актуален. За основатели, които комуникират с клиенти, доставчици или партньори, естественият език обикновено работи по-добре от претенциозния.

3. „Моля, не се колебайте да се свържете с мен“

Тази фраза стана популярна, защото звучи учтиво, но е толкова често срещана, че може да звучи шаблонно. Тя не добавя особена стойност и може да направи съобщението ви формално.

Вместо:

Моля, не се колебайте да се свържете с мен, ако имате въпроси.

Опитайте:

Ако имате въпроси, моля, свържете се с мен.

Или:

Пишете ми, ако имате нужда от нещо.

По-кратките фрази често звучат по-топло, защото звучат като нещо, което реален човек би казал. Това има значение, когато се опитвате да създадете професионален, но достъпен бранд глас.

4. „Под отделно писмо“

Тази фраза е старомоден начин да се каже, че нещо ще бъде изпратено отделно. На практика обикновено е излишна.

Вместо:

Подписаното споразумение се изпраща под отделно писмо.

Използвайте:

Подписаното споразумение се изпраща отделно.

Или:

Ще изпратя подписаното споразумение в отделен имейл.

Съвременната бизнес комуникация трябва ясно да показва начина на доставка. Ако изпращате документ по имейл, по пощата или с куриер, кажете го директно.

5. „Приложено моля намерете“

Тази фраза е тромава и обикновено излишна. Ако прикачвате файл или включвате документ, читателят вече разбира, че го предоставяте.

Вместо:

Приложено моля намерете нашето актуализирано споразумение за управление.

Използвайте:

Приложено е нашето актуализирано споразумение за управление.

Или:

Прикачил съм нашето актуализирано споразумение за управление.

Ако изпращате физически пакет, една ясна фраза пак е достатъчна:

В това писмо е включен подписаният формуляр.

Целта е да се намали трудността за читателя. Не трябва да се налага да се напряга, за да разбере къде е документът или защо е там.

6. „Горепосоченият“ или „горецитираният“

Тези фрази принуждават читателите да търсят другаде в съобщението, за да разберат какво имате предвид. Това прекъсва потока и създава излишно усилие.

Вместо:

По отношение на горепосочения въпрос, моля, прегледайте документите.

Използвайте:

По отношение на вашето LLC досие, моля, прегледайте документите.

Или бъдете още по-конкретни:

Моля, прегледайте документите, свързани с вашето LLC досие за Тексас.

Конкретността подобрява разбирането. Тя също помага, когато имейлите ви се препращат, търсят се по-късно или се четат извън ред. Читателят трябва да може да разбере темата, без да търси из съобщението.

7. „Моля, имайте предвид, че“

Тази фраза често сигнализира, че предстои важна информация, но може да направи изречението излишно дълго. В много случаи можете просто да посочите факта.

Вместо:

Моля, имайте предвид, че крайният срок за подаване е следващия понеделник.

Използвайте:

Крайният срок за подаване е следващия понеделник.

Ако искате да подчертаете важността, използвайте форматиране или структура вместо пълнежни думи. Например:

Важно: Крайният срок за подаване е следващия понеделник.

Или:

Крайният срок за подаване е следващия понеделник, а закъснелите подавания може да забавят обработката.

Целта е да уведомите читателя, а не да обявявате, че го уведомявате.

8. „С уважение“ в неподходящ контекст

„С уважение“ може да е подходящо в силно официални ситуации, но често звучи прекалено тромаво за рутинни бизнес съобщения, особено когато се използва като завършек или за смекчаване на несъгласие.

Вместо:

С уважение, не можем да одобрим вашата заявка.

Използвайте:

Не можем да одобрим вашата заявка на този етап.

Ако тонът трябва да остане учтив, разчитайте на структурата на изречението, а не на церемониални думи за завършек. Уважението личи в качеството на обяснението ви, а не в декоративния език.

9. „Препращам това към вас“ вместо „изпращам“ е достатъчно

В имейла „препращам“ има конкретно значение: предаване нататък на съобщение или файл, който е бил първоначално получен от някого другиго. В други контексти хората го използват, когато всъщност имат предвид „изпращам“. Това може да създаде объркване.

Вместо:

Препращам ви фактурата.

Използвайте една от следните версии, ако е подходящо:

Изпращам ви фактурата.

Прикачил съм фактурата.

Споделям фактурата по-долу.

Изберете глагола, който съответства на това, което наистина правите. Прецизните глаголи правят комуникацията по-лесна за доверие.

10. „Искрено ваш“ и други остарели завършеци

Традиционните завършеци на писма все още се срещат в някои отрасли, но много от тях вече звучат старомодно. Ако пишете на клиенти, доставчици или партньори в съвременен бизнес контекст, по-прост завършек обикновено е по-добър.

Вместо:

Искрено ваш,

Използвайте:

С уважение,

Или:

Поздрави,

Или:

Благодаря,

Най-добрият завършек зависи от отношенията и целта на съобщението. Кратък и естествен завършек обикновено звучи по-уверено от формална фраза, която принадлежи на друга епоха.

Как основателите могат да изградят по-ясен стил на писане

Замяната на няколко слаби фрази е добро начало, но ясното писане всъщност е въпрос на навици. Ако искате бизнес комуникацията ви да звучи по-професионално, съсредоточете се върху следните принципи.

Използвайте кратки изречения, когато е възможно

Кратките изречения се четат по-лесно, особено на мобилни устройства. Те също правят съобщението ви по-решително.

Сравнете тези две версии:

Искахме да ви уведомим, че за да завършим процеса, ще ни е необходим окончателният подписан документ във възможно най-кратък срок.

Моля, изпратете окончателния подписан документ до петък.

Втората версия е по-лесна за възприемане и по-трудна за погрешно тълкуване.

Поставяйте основното послание в началото

Не заравяйте заявката, крайния срок или актуализацията в средата на дълъг абзац. Започнете с важната информация.

Пример:

Вашата заявка за EIN е подадена. Ще ви уведомим, когато IRS я обработи.

Читателите оценяват, когато получат най-важното първо.

Използвайте конкретни съществителни и глаголи

Думи като „нещо“, „въпрос“ и „информация“ могат да отслабят писането, ако се използват твърде често. Ясното писане използва точни термини.

Вместо:

Трябва да прегледаме нещото, което изпратихте.

Използвайте:

Трябва да прегледаме устава, който изпратихте.

Конкретният език намалява нуждата от допълнителни уточнения и кара компанията ви да изглежда по-организирана.

Премахвайте излишните пълнежни думи

Много бизнес изречения стават по-силни, когато премахнете ненужни думи като:

• много
• само
• по същество
• всъщност
• моля, имайте предвид
• към настоящия момент

Това не означава да пишете студено или роботизирано. Означава всяка дума да върши полезна работа.

Съобразявайте тона със ситуацията

Добрият бизнес писател не звучи еднакво във всяко съобщение. Уведомление за плащане, приветствено писмо и известие за съответствие не трябва да имат идентичен тон.

Например:

• Приветственото съобщение може да звучи дружелюбно и насърчително.
• Напомнянето за съответствие трябва да звучи ясно и професионално.
• Отговорът при спор трябва да звучи спокоен и фактологичен.

Тонът е бизнес решение. Той влияе върху това как хората възприемат съобщението ви и как се чувстват към бранда ви.

Прост контролен списък за редакция на бизнес имейли

Преди да изпратите важен имейл, прегледайте го с този контролен списък:

• Ясно ли е основното послание в първото или второто изречение?
• Премахнал ли съм остарелите или прекалено формални фрази?
• Необходимо ли е всяко изречение?
• Казах ли точно какво искам от читателя?
• Професионален, но човешки ли е тонът?
• Ще има ли смисъл това съобщение, ако бъде прочетено бързо?

Ако отговорът на някой от тези въпроси е „не“, редактирайте преди изпращане.

Защо това е важно за новите собственици на бизнес

Когато стартирате компания, всеки детайл допринася за вашата достоверност. Документите за учредяване, имейлите за обслужване на клиенти, вътрешните бележки и последващите съобщения са част от цялостното преживяване, което хората имат с вашия бизнес.

Добре управляваната компания не трябва да звучи грандиозно. Тя трябва да звучи ясно, надеждно и лесна за работа.

Затова простото писане често е най-доброто писане. То показва, че уважавате времето на читателя. Намалява объркването. Помага на компанията ви да изглежда по-способна и по-отзивчива.

Ако изграждате нов бизнес, независимо дали като LLC, корпорация или нестопанска организация, комуникационните навици, които създавате сега, ще оформят начина, по който компанията ви работи по-късно. Ясното писане подкрепя по-добри решения, по-изчистени процеси и по-силни взаимоотношения с клиенти и партньори.

Заключителни мисли

Доброто бизнес писане не е въпрос на това да звучите впечатляващо. То е въпрос на това комуникацията да се разбира без усилие.

Като заменяте остарели, формални или прекалено многословни фрази с ясен език, правите съобщенията си по-силни и бизнеса си по-достоверен. Това важи независимо дали изпращате напомняне за съответствие, потвърждавате подаване, отговаряте на клиент или координирате действия с доставчик.

Най-доброто бизнес писане е директно, уважително и лесно за действие. Ако едно изречение не помага на читателя да продължи напред, вероятно трябва да бъде съкратено, опростено или премахнато.

За развиващите се компании тази дисциплина се отплаща всеки ден.