7 причини, поради които служителите не се представят добре и какво могат да направят собствениците на бизнес

Наемането на първия служител е важен момент за всеки основател. Това означава, че вашето LLC или корпорация вече не е просто идея на хартия. То се превръща в реален работещ бизнес със системи, отговорности и хора, които трябва да постигат резултати.

Но когато бизнесът започне да добавя членове на екипа, се появява един познат проблем: слабо представяне. Работата може да закъснява, качеството да спада, комуникацията да се разпада или новият служител да изглежда неангажиран. Проблемът невинаги е мързел. В много случаи слабото представяне е въпрос на управление, процеси или подходящо съответствие и може да бъде коригирано.

За собствениците на малък бизнес, особено за тези, които изграждат компания след учредяване, е от съществено значение да разбират защо служителите се представят под очакванията. Ясните очаквания, добрият подбор и силните управленски практики пазят времето ви, намаляват текучеството и помагат на компанията ви да расте върху стабилна основа.

1. Очакванията никога не са били ясно определени

Честа причина служителите да не се представят добре е проста: те не знаят точно как изглежда успехът.

Ако ролята е описана неясно или приоритетите се променят всяка седмица, служителите може да отделят време за грешните задачи. Те може да вярват, че се справят добре, докато ръководството вижда пропуснати срокове или слаби резултати.

Какво да направите

• Напишете ясни длъжностни характеристики преди наемане.
• Определете ежедневни, седмични и месечни отговорности.
• Обяснете как ще се измерва представянето.
• Поставяйте измерими цели, а не само общи указания.
• Преглеждайте очакванията по време на onboarding и отново след първите няколко седмици.

Яснотата намалява объркването и дава на служителите цел, която реално могат да постигнат. Тя също така улеснява разговорите за представянето, защото и двете страни знаят какво е било договорено.

2. Служителят не е бил достатъчно добре обучен

Дори силен кандидат може да изпитва затруднения, ако обучението е непълно. Много основатели предполагат, че интелигентният служител ще подреди всичко бързо сам. Това предположение често води до предотвратими грешки.

Обучението не е само да покажете къде се съхраняват файловете или какъв софтуер да се използва. То включва също бизнес контекст, вътрешни стандарти, комуникационни навици и правомощия за вземане на решения.

Какво да направите

• Създайте повтаряем процес на onboarding.
• Документирайте основните работни потоци и стандартните оперативни процедури.
• Свържете новите служители с мениджър или опитен член на екипа.
• Преглеждайте обучението след първите 30, 60 и 90 дни.
• Питайте новоназначените служители къде се чувстват несигурни.

Доброто обучение скъсява периода на навлизане и предотвратява превръщането на дребни грешки в скъпи проблеми. То също така дава увереност на новите служители, което често подобрява представянето бързо.

3. Ролята не е подходяща за човека

Понякога слабото представяне не е причинено от липса на усилие. Причината е несъответствие между работата и човека.

Служител може да има силни аналитични умения, но да бъде поставен в роля, която изисква постоянен контакт с клиенти. Друг може да е креативен, но да се затруднява в силно структурирана среда. Ако бизнесът пренебрегва съвместимостта, може да се окаже, че се опитва да вкара неподходящия човек на неподходящото място.

Какво да направите

• Оценявайте уменията преди наемане, а не след това.
• Съобразявайте отговорностите със силните страни на човека.
• Обърнете внимание на стила на комуникация, темпото и предпочитанията за работа.
• Преразпределяйте задачите, когато е възможно, преди да обмислите прекратяване на трудовото правоотношение.
• Използвайте изпитателни срокове, за да потвърдите навреме дали има подходящо съответствие.

По-доброто съответствие на ролята подобрява морала, резултатите и задържането на служителите. То също помага на собствениците да изградят екип, който подкрепя бизнес модела, вместо да му се противопоставя.

4. Мениджърите осигуряват твърде малко или твърде много контрол

Служителите се представят слабо, когато управлението е непоследователно. Някои са оставени напълно сами. Други са наблюдавани прекалено отблизо и губят възможността да мислят самостоятелно. И двата крайни варианта създават проблеми.

Твърде малкият контрол води до пропуснати срокове и неясна отговорност. Твърде големият контрол създава микромениджмънт, намалява доверието и може да обезкуражи инициативността.

Какво да направите

• Определете график за срещи според нивото на опит на служителя.
• Проследявайте напредъка, без да стоите над всяка задача.
• Давайте обратна връзка, която е конкретна и навременна.
• Позволявайте на способните служители да вземат решения в рамките на определени граници.
• Увеличавайте контрола само когато данните за представянето показват нужда.

Доброто управление създава структура, без да задушава инициативата. Служителите обикновено работят по-добре, когато разбират както границите, така и свободата в тях.

5. Служителят не вижда причина да му пука

Хората обикновено се представят по-добре, когато разбират защо работата им е важна.

Ако служителите смятат, че задачите им са безсмислени, повтарящи се или откъснати от целите на компанията, ангажираността спада. Работата се превръща в нещо, което просто завършват, вместо нещо, за което поемат отговорност.

Това е още по-важно в малките бизнеси. Служителите често работят по-усърдно, когато могат да видят директния ефект от своя принос върху клиентите, приходите или растежа.

Какво да направите

• Обяснете защо задачата е важна за бизнеса.
• Свържете индивидуалната работа с по-широките цели на компанията.
• Признавайте силното представяне публично, когато е подходящо.
• Създавайте възможности за поемане на отговорност.
• Предлагайте пътища за развитие, за да може служителят да вижда бъдеще в компанията.

Мотивацията не идва само от лозунги. Тя идва от смисъл, признание и усещането, че усилията водят до нещо стойностно.

6. Бизнесът няма правилните системи

Слабото представяне може да е симптом на слаби системи, а не на слаби служители.

Ако работата е разпръсната из твърде много таблици, имейли и съобщения, грешките стават по-вероятни. Ако сроковете не се проследяват, приоритетите не са видими и одобренията са непоследователни, дори способни служители ще се затруднят да постигат надеждни резултати.

Какво да направите

• Централизирайте задачите в инструмент за управление на проекти.
• Стандартизирайте повтарящите се работни потоци.
• Използвайте шаблони за често срещани документи и комуникации.
• Изградете прости процеси за одобрение.
• Редовно преглеждайте тесните места.

Системите правят представянето повторяемо. Те също така намаляват зависимостта от памет, догадки и решения в последния момент.

7. Лични проблеми или фирмена култура пречат

Понякога представянето на служител спада, защото нещо извън работата влияе върху него. В други случаи самото работно място създава стрес чрез конфликти, липса на доверие или лоша комуникация.

Собственикът на бизнес не трябва да решава всеки личен проблем, но ръководството трябва да забелязва, когато представянето се промени, и да реагира професионално.

Какво да направите

• Обръщайте внимание на внезапни спадове в представянето рано.
• Провеждайте лични, уважителни разговори.
• Попитайте дали служителят има нужда от подкрепа или яснота.
• Следете за конфликти в екипа, прегаряне или нереалистично натоварване.
• Подсилвайте култура на отговорност и уважение.

Здравословното работно място не премахва всеки проблем, но намалява напрежението, което води до избягваемо слабо представяне.

Как собствениците на малък бизнес трябва да реагират

Ако служител се представя слабо, не бързайте с обвиненията. Започнете с диагностика.

Задайте си тези въпроси:

• Беше ли очакването ясно?
• Служителят ли беше обучен правилно?
• Това ли е правилната роля за този човек?
• Системите помагат или вредят на представянето?
• Управлението последователно ли е?
• Има ли проблем с културата, който влияе на екипа?

След като установите причината, можете да изберете правилното решение. Това може да означава по-добро обучение, преразглеждане на очакванията, по-добър надзор или преназначаване.

За основателите това е част от изграждането на реален бизнес. Учредяването на юридическото лице е правният старт. Изграждането на надежден екип е това, което превръща това юридическо лице в устойчива компания.

Прост процес за подобряване на представянето

Когато представянето не отговаря на очакванията, използвайте структуриран подход:

1. Документирайте проблема.
2. Срещнете се насаме със служителя.
3. Обяснете разликата между очакването и резултата.
4. Потвърдете основната причина.
5. Поставете кратък срок за подобрение.
6. Осигурете подкрепа и последващ преглед.
7. Преоценете и решете следващата стъпка.

Този процес е справедлив, ясен и по-лесен за защита от импулсивна емоционална реакция. Той също така помага на добросъвестните служители да се подобрят, преди ситуацията да стане необратима.

Заключителни мисли

Служителите се представят слабо по много причини, а най-ефективните лидери гледат отвъд повърхността. Понякога проблемът е липса на умения. Понякога е неясна насока, слаби системи или неподходящо съответствие. В други случаи самият бизнес създава объркване, което може да бъде решено с по-добра структура.

За собствениците на малък бизнес целта не е просто да наемат хора. Целта е да изградят среда, в която хората могат да успяват. Това означава ясни роли, последователно управление, добро onboarding обучение и системи, които подкрепят растежа.

Колкото по-силна е вътрешната ви структура, толкова по-лесно става да разширявате бизнеса си с увереност.