7 lý do nhân viên làm việc kém hiệu quả và doanh chủ có thể làm gì để khắc phục

Việc tuyển nhân viên đầu tiên là một cột mốc quan trọng đối với bất kỳ nhà sáng lập nào. Điều đó có nghĩa là LLC hoặc corporation của bạn không còn chỉ là một ý tưởng trên giấy. Nó đang trở thành một doanh nghiệp vận hành thực sự với hệ thống, trách nhiệm và con người cần tạo ra kết quả.

Nhưng khi doanh nghiệp bắt đầu có thêm thành viên trong nhóm, một thách thức quen thuộc sẽ xuất hiện: hiệu suất kém. Công việc có thể bị trễ, chất lượng giảm, giao tiếp đứt đoạn, hoặc nhân viên mới có vẻ thiếu gắn kết. Vấn đề không phải lúc nào cũng là lười biếng. Trong nhiều trường hợp, đây là vấn đề về quản lý, quy trình hoặc mức độ phù hợp và có thể khắc phục được.

Đối với chủ doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là những người đang xây dựng công ty sau khi thành lập pháp nhân, việc hiểu vì sao nhân viên làm việc kém hiệu quả là rất quan trọng. Kỳ vọng rõ ràng, tuyển dụng đúng người và quản lý hiệu quả sẽ bảo vệ thời gian của bạn, giảm tỷ lệ nghỉ việc và giúp công ty phát triển trên nền tảng vững chắc.

1. Kỳ vọng chưa bao giờ được xác định rõ ràng

Một lý do phổ biến khiến nhân viên làm việc kém hiệu quả rất đơn giản: họ không biết chính xác thế nào là thành công.

Nếu mô tả công việc mơ hồ, hoặc ưu tiên thay đổi mỗi tuần, nhân viên có thể dành thời gian cho những việc không đúng. Họ có thể nghĩ rằng mình đang làm tốt trong khi quản lý lại thấy hạn chót bị bỏ lỡ hoặc đầu ra yếu.

Cần làm gì

• Viết mô tả công việc rõ ràng trước khi tuyển dụng.
• Xác định trách nhiệm hằng ngày, hằng tuần và hằng tháng.
• Giải thích cách đo lường hiệu suất.
• Đặt mục tiêu có thể đo lường, không chỉ là chỉ dẫn chung chung.
• Rà soát kỳ vọng trong quá trình onboarding và một lần nữa sau vài tuần đầu tiên.

Sự rõ ràng giúp giảm nhầm lẫn và cho nhân viên một mục tiêu thực sự có thể đạt được. Nó cũng giúp các cuộc trao đổi về hiệu suất dễ hơn vì cả hai bên đều hiểu điều đã được thống nhất.

2. Nhân viên chưa được đào tạo đủ tốt

Ngay cả một người được tuyển đúng vẫn có thể gặp khó khăn nếu việc đào tạo không đầy đủ. Nhiều nhà sáng lập cho rằng một nhân viên thông minh sẽ tự hiểu mọi thứ rất nhanh. Giả định đó thường dẫn đến những sai sót có thể tránh được.

Đào tạo không chỉ là chỉ cho ai đó nơi lưu trữ tài liệu hoặc cách sử dụng phần mềm. Nó còn bao gồm bối cảnh kinh doanh, tiêu chuẩn nội bộ, thói quen giao tiếp và phạm vi quyền ra quyết định.

Cần làm gì

• Xây dựng quy trình onboarding có thể lặp lại.
• Ghi chép các quy trình làm việc cốt lõi và quy trình vận hành tiêu chuẩn.
• Ghép nhân viên mới với quản lý hoặc thành viên giàu kinh nghiệm.
• Cập nhật đào tạo sau 30, 60 và 90 ngày đầu tiên.
• Hỏi nhân viên mới xem họ còn điểm nào chưa chắc chắn.

Đào tạo tốt giúp rút ngắn thời gian làm quen và ngăn những lỗi nhỏ trở thành sai lầm tốn kém. Nó cũng giúp nhân viên mới tự tin hơn, từ đó thường cải thiện hiệu suất nhanh hơn.

3. Vai trò công việc không phù hợp với con người đó

Đôi khi hiệu suất kém không phải do thiếu nỗ lực. Nó xuất phát từ việc công việc và con người không phù hợp với nhau.

Một nhân viên có thể rất giỏi phân tích nhưng lại bị đặt vào vai trò đòi hỏi phải tương tác khách hàng liên tục. Người khác có thể sáng tạo nhưng lại khó làm việc trong môi trường quá khuôn mẫu. Nếu doanh nghiệp bỏ qua mức độ phù hợp, họ có thể cố ép sai người vào sai vị trí.

Cần làm gì

• Đánh giá kỹ năng trước khi tuyển, không phải sau khi tuyển.
• Ghép trách nhiệm với thế mạnh của từng người.
• Chú ý phong cách giao tiếp, tốc độ làm việc và sở thích công việc.
• Khi có thể, điều chỉnh lại nhiệm vụ trước khi nghĩ đến chấm dứt hợp đồng.
• Dùng thời gian thử việc để xác nhận mức độ phù hợp sớm.

Sự phù hợp tốt hơn ở vai trò công việc sẽ cải thiện tinh thần, đầu ra và khả năng gắn bó. Nó cũng giúp chủ doanh nghiệp xây dựng một đội ngũ hỗ trợ mô hình kinh doanh thay vì chống lại nó.

4. Quản lý can thiệp quá ít hoặc quá nhiều

Nhân viên làm việc kém khi quản lý thiếu nhất quán. Có người bị để hoàn toàn tự xoay xở. Có người lại bị theo dõi quá sát đến mức mất khả năng tự chủ. Cả hai cực đoan đều gây vấn đề.

Quá ít giám sát dẫn đến trễ hạn và thiếu trách nhiệm rõ ràng. Quá nhiều giám sát tạo ra tình trạng vi quản lý, làm giảm niềm tin và có thể khiến nhân viên ngại chủ động.

Cần làm gì

• Lên lịch kiểm tra tiến độ dựa trên mức độ kinh nghiệm của nhân viên.
• Rà soát tiến độ mà không bám sát từng việc nhỏ.
• Đưa ra phản hồi cụ thể và đúng thời điểm.
• Cho phép nhân viên đủ năng lực tự quyết trong giới hạn đã xác định.
• Chỉ tăng mức giám sát khi dữ liệu hiệu suất cho thấy cần thiết.

Quản lý tốt tạo ra cấu trúc mà không bóp nghẹt sự chủ động. Nhân viên thường làm việc tốt hơn khi họ hiểu cả ranh giới lẫn khoảng tự do trong đó.

5. Nhân viên không thấy lý do để quan tâm

Con người thường làm việc tốt hơn khi họ hiểu công việc của mình có ý nghĩa gì.

Nếu nhân viên nghĩ rằng nhiệm vụ của họ vô nghĩa, lặp đi lặp lại hoặc tách rời khỏi mục tiêu công ty, mức độ gắn kết sẽ giảm. Công việc trở thành thứ họ chỉ hoàn thành thay vì thứ họ thật sự sở hữu.

Điều này còn quan trọng hơn trong doanh nghiệp nhỏ. Nhân viên thường làm việc chăm chỉ hơn khi họ thấy được tác động trực tiếp từ đóng góp của mình lên khách hàng, doanh thu hoặc tăng trưởng.

Cần làm gì

• Giải thích vì sao nhiệm vụ đó quan trọng đối với doanh nghiệp.
• Kết nối công việc cá nhân với mục tiêu lớn hơn của công ty.
• Ghi nhận thành tích tốt công khai khi phù hợp.
• Tạo cơ hội để nhân viên có quyền sở hữu công việc.
• Cung cấp lộ trình phát triển để nhân viên thấy được tương lai cùng công ty.

Động lực không chỉ đến từ khẩu hiệu. Nó đến từ ý nghĩa, sự ghi nhận và cảm giác rằng nỗ lực sẽ dẫn đến điều gì đó đáng giá.

6. Doanh nghiệp thiếu hệ thống phù hợp

Hiệu suất kém có thể là dấu hiệu của hệ thống yếu hơn là do nhân viên yếu.

Nếu công việc nằm rải rác trong quá nhiều bảng tính, email và tin nhắn, sai sót sẽ dễ xảy ra hơn. Nếu hạn chót không được theo dõi, ưu tiên không được hiển thị rõ và quy trình phê duyệt thiếu nhất quán, ngay cả nhân viên có năng lực cũng sẽ khó hoàn thành ổn định.

Cần làm gì

• Tập trung công việc vào một công cụ quản lý dự án.
• Chuẩn hóa các quy trình lặp lại.
• Dùng mẫu cho những tài liệu và trao đổi thường gặp.
• Xây dựng quy trình phê duyệt đơn giản.
• Thường xuyên rà soát các điểm nghẽn.

Hệ thống giúp hiệu suất có thể lặp lại. Chúng cũng giảm sự phụ thuộc vào trí nhớ, phỏng đoán và việc chữa cháy vào phút chót.

7. Vấn đề cá nhân hoặc văn hóa nơi làm việc đang ảnh hưởng

Đôi khi hiệu suất của nhân viên giảm vì có điều gì đó bên ngoài công việc đang ảnh hưởng đến họ. Trong những trường hợp khác, chính môi trường làm việc đang tạo ra căng thẳng thông qua xung đột, thiếu tin tưởng hoặc giao tiếp kém.

Chủ doanh nghiệp không cần giải quyết mọi vấn đề cá nhân, nhưng lãnh đạo nên nhận ra khi hiệu suất thay đổi và phản hồi một cách chuyên nghiệp.

Cần làm gì

• Xử lý sớm khi hiệu suất giảm đột ngột.
• Trao đổi riêng một cách tôn trọng.
• Hỏi xem nhân viên có cần hỗ trợ hoặc làm rõ vấn đề gì không.
• Chú ý đến xung đột nhóm, kiệt sức hoặc khối lượng công việc phi thực tế.
• Củng cố văn hóa trách nhiệm và tôn trọng.

Một môi trường làm việc lành mạnh không thể loại bỏ mọi vấn đề, nhưng nó sẽ giảm bớt ma sát gây ra hiệu suất kém có thể tránh được.

Chủ doanh nghiệp nhỏ nên phản ứng như thế nào

Nếu một nhân viên làm việc kém hiệu quả, đừng vội đổ lỗi. Hãy bắt đầu bằng việc chẩn đoán.

Hãy tự hỏi những câu sau:

• Kỳ vọng có rõ ràng không?
• Nhân viên đã được đào tạo đúng cách chưa?
• Đây có phải là vai trò phù hợp với người đó không?
• Hệ thống đang hỗ trợ hay cản trở hiệu suất?
• Việc quản lý có nhất quán không?
• Có vấn đề văn hóa nào đang ảnh hưởng đến nhóm không?

Khi đã xác định được nguyên nhân, bạn có thể chọn giải pháp phù hợp. Điều đó có thể là đào tạo tốt hơn, điều chỉnh kỳ vọng, giám sát chặt chẽ hơn hoặc phân công lại công việc.

Đối với nhà sáng lập, đây là một phần của việc xây dựng một doanh nghiệp thực sự. Thành lập pháp nhân là bước khởi đầu về mặt pháp lý. Xây dựng một đội ngũ đáng tin cậy mới là điều biến pháp nhân đó thành một công ty bền vững.

Một quy trình cải thiện hiệu suất đơn giản

Khi hiệu suất không đạt yêu cầu, hãy dùng một quy trình có cấu trúc:

1. Ghi nhận vấn đề.
2. Họp riêng với nhân viên.
3. Giải thích khoảng cách giữa kỳ vọng và kết quả.
4. Xác nhận nguyên nhân gốc rễ.
5. Đặt thời hạn cải thiện ngắn hạn.
6. Cung cấp hỗ trợ và theo dõi.
7. Đánh giá lại và quyết định bước tiếp theo.

Quy trình này công bằng, rõ ràng và dễ bảo vệ hơn so với phản ứng cảm tính. Nó cũng giúp những nhân viên có thiện chí cải thiện trước khi tình hình trở nên không thể đảo ngược.

Kết luận

Nhân viên làm việc kém hiệu quả vì nhiều lý do, và những nhà lãnh đạo hiệu quả nhất sẽ nhìn sâu hơn bề mặt. Đôi khi vấn đề là thiếu kỹ năng. Đôi khi là chỉ đạo không rõ ràng, hệ thống yếu hoặc sự phù hợp không tốt. Trong các trường hợp khác, chính doanh nghiệp đang tạo ra sự nhầm lẫn có thể được khắc phục bằng cấu trúc tốt hơn.

Đối với chủ doanh nghiệp nhỏ, mục tiêu không chỉ là tuyển người. Mục tiêu là xây dựng một môi trường để mọi người có thể thành công. Điều đó có nghĩa là vai trò rõ ràng, quản lý nhất quán, onboarding tốt và các hệ thống hỗ trợ tăng trưởng.

Cấu trúc nội bộ càng mạnh, việc mở rộng doanh nghiệp của bạn với sự tự tin càng dễ dàng.